Шпаргалка по «Психологии»

5) При согласии партнера пойти на уступку не следует рассматривать и в дальнейшем использовать это как проявление его слабости. Напротив, желательно показать, что подобные действия со стороны партнера позволяют выйти на договоренности и в этом смысле усиливают позиции обеих сторон.

 

 

 

Вопрос 21

Особенности ведения переговоров  с представителями зарубежных делегаций.

В ходе деловых контактов  с представителями зарубежных фирм и организаций необходимо помнить, что участниками этих контактов  являются граждане разных государств. От правильной организации и проведения переговоров во многом зависит будущее  принятых решений. На секретаря ложится  большая организационная работа. Выполняя профессиональные обязанности, секретарю-референту необходимо учитывать  некоторые национальные особенности  делового общения и ознакомить с  ними руководителя.

В каждой стране и у каждого  народа существуют свои традиции и  обычаи делового общения и деловой  этики.

Национальный стиль -- это  наиболее распространенные особенности  мышления, восприятия, поведения. Они  не будут обязательными чертами, характерными для всех представителей страны, а только типичными для  них.

Знание национальных особенностей может служить ориентиром поведения  партнера по бизнесу.

Готовясь к переговорам с французскими коллегами, надо помнить, что Франция -- одна из старейших наций на европейском континенте. Французы скорее галантны, чем вежливы, скептичны и расчетливы, хитроумны и находчивы. Они никогда не желают рисковать. Переговоры ведут жестко, давят своей конфронтацией.

Если предстоит встреча  с французской делегацией, то переговоры нужно провести исключительно корректно, сдержанно и помнить об этих особенностях.

Во время деловых переговоров  с представителями Китая надо иметь в виду, что китайские участники очень внимательны к сбору информации относительно предмета обсуждения, и к партнерам по переговорам.В китайской делегации, как правило, много экспертов, например, эксперт по финансовым вопросам, техническим и т.д.

Надо помнить, что специфика  переговоров с китайской делегацией заключается в следующем: гостеприимство, стремление склонить партнера к принципам, благоприятным для китайской  стороны, терпение, отсутствие всяких эмоций, подчеркнутое внимание ко всем участникам переговоров, а не только к руководителям.

При общении с японскими коллегами можно отметить особенности их национального характера: трудолюбие, сильно развитое эстетическое чувство, приверженность традициям, дисциплинированность, преданность авторитету, чувство долга, вежливость, аккуратность, самообладание, бережливость, любознательность, стремление к согласованным действиям в группе.

При переговорах с японцами неприемлемо никакое давление. Необходимо избегать физического контакта -- рукопожатие  нежелательно.

Американцы внесли значительный элемент демократизма и прагматизма в практику делового общения.Они самостоятельны и независимы. Американцы прямые люди, ценят в людях честность и откровенность, быстро переходят к сути разговора и не тратят время на формальности.

В США разработана целая  теория ведения переговоров. У них  существует специально созданная должность  “конфликтолог”, который всегда присутствует на переговорах.. Американцы берегут  время и ценят пунктуальность. Они пользуются ежедневниками и  живут по расписанию. В деловом  общении американцы энергичны, настроены  на интенсивную работу.

При общении с партнерами из Германии следует обратить внимание на то, что немцы отличаются трудолюбием, прилежанием, пунктуальностью, бережливостью, рациональностью, организованностью, педантичностью, стремлением к упорядоченности.

Деловые связи с немецкими  фирмами можно установить путем  обмена письмами с предложениями  о сотрудничестве.

При встрече с делегацией из Германии нужно всегда помнить: первое -- точность, пунктуальность, опрятность.

Английские традиции предписывают сдержанность в суждениях как знак уважения к собеседнику. Британская натура склонна к выжиданию и неторопливым поискам компромисса. При всей своей приветливости и доброжелательности, англичане остаются абсолютно непоколебимы во всем, что касается соблюдения каких-то правил, а тем более законов.

Не следует начинать переговоры с английскими фирмами без  тщательной подготовки и согласования. Не обязательно и сообщать своим  английским партнерам о своем  прибытии и адресе, если согласованы  сроки и программа пребывания. Пунктуальность в Великобритании -- жесткое правило. На честное слово англичан можно положиться. Они достаточно гибки и охотно откликаются на инициативу противоположной стороны. Традиционным для британцев было и есть умение избегать острых углов во время переговоров.

Ознакомившись с национальными  особенностями ведения переговоров  с представителями зарубежных фирм, можно избежать оплошностей и  провести переговоры на достойном уровне. Переговоры считаются успешными, если обе стороны высоко оценивают  их результаты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос 22

Требования к организации и  проведению деловых совещаний.

Для достижения целей совещания  необходимо досконально подготовить  и четко организовать их проведения с учетом совокупности обязательных элементов.

Подготовка совещания  начинается с определения необходимости  и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования  необходимости совещания нужно сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения. Необходимо проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего руководителя; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания. И если после этого убедится в полезности совещания, ее можно проводить. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.

Во время подготовки повестки дня необходимо определить: 1) тему соответствующего совещания  и содержание обсуждаемых проблем; 2) условия, которые должен удовлетворять  конечный результат совещания, для  определения цели совещания; 3) кто  и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно создать  рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных  совещаний в подразделениях).

Во время решения вопроса  о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к  формированию списка по количественным и качественным составом. К участию  в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме Основной критерий отбора участников будущей деловой совещания - это  компетентность именно в вопросах повестки дня.

Надо определить день и  время проведения. Лучший день для  совещания - среда или четверг, так  как недельная кривая работоспособности  имеет заметный спад в понедельник  и в пятницу.

Ошибки, которых чаще всего  допускаются при определении  продолжительности совещания: не регламентируется продолжительность совещания; не соблюдается  установленная продолжительность  совещания; совещания планируются  слишком длинными; не делаются перерывы; не ограничивается время на доклады  и выступления; неумение кратко и  ясно излагать свои мысли.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых  совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседание лучше  созвать в специально оборудованных  для этой цели помещениях.

Помещение должно иметь  хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и относительную  влажность воздуха, удобные для  работы мебель, вентиляцию и т.д.

Подготовка участников совещания - последний этап подготовительной работы в процедуре организации  деловых совещаний, когда предусматривается  предварительное ознакомление всех участников с повесткой дня, необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее  тематику и задачи совещания.

Каждый руководитель должен правильно определить процедуру  проведения совещания в зависимости  от поставленной цели. Но даже когда  ее удачно сформулировано, всегда существует скрытый уровень целей, о которых, как правило, не говорят, но с которыми необходимо считаться.

Оптимальная продолжительность  совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40-45 минут. Через 40-60 минут после начала совещания в его участников ослабляется  внимание: начинается шум, лишние движения, разговора. Если обстоятельства требуют  более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10-15-минутный перерыв.

Завершающий этап организации  и проведения совещания - это принятие решения и согласования условий  его реализации. Решения на совещании  принимается всеми вместе и каждым в отдельности. Решения могут  приниматься двумя путями: 1) специально избранная комиссия по подготовке решения  заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания  вносят свои коррективы и принимают  его по результатам голосования; 2) председатель собрания подводит итоги  обсуждения и формулирует решение. После принятия решения определяется лицо (группа лиц), которая осуществляет его выполнение и контроль за исполнением.

 

Вопрос 23

Психологические особенности публичного выступления.