Совершенствование административных методов управления на примере Министерства образования, культуры и спорта Калужской области

• информационная политика Министерства образования, культуры и спорта Калужской области - создание и поддержка системы движения кадровой информации;

• финансовая политика - формулирование принципов распределения средств, обеспечение эффективной системы стимулирования труда;

• политика развития персонала Министерства образования, культуры и спорта Калужской области - обеспечение программы развития, профориентация и адаптация сотрудников, планирование индивидуального продвижения, сформирование команд, профессиональная подготовка и повышение квалификации;

• оценка результатов деятельности Министерства образования, культуры и спорта Калужской области - анализ соответствия кадровой политики и стратегии организации, выявление проблем в кадровой работе, оценка кадрового потенциала.

  После анализа литературы  отечественных и зарубежных авторов, выбрана 3-х этапная методика по  совершенствованию административных  методов управления в  Министерстве образования, культуры и спорта Калужской области, которая представляется наиболее оптимальной.

Этап 1. Согласование принципов и целей работы с персоналом, с принципа-ми и целями организации в целом, стратегией и этапом ее развития.

       Для этого необходимо  провести анализ корпоративной  культуры, стратегии и этапа развития организации, спрогнозировать возможные изменения, конкретизировать образ желаемого сотрудника, пути его формирования и цели работы с персоналом. Так как в процессе разработки стратегии административных методов управления приходится учитывать множество факторов со сложными взаимосвязями, нужно уделять больше внимания оценке совместимости, непротиворечивости отдельных решений, регулировать связи между  фазами реализации и постановки (уточнения) целей.

       На этом этапе, целесообразно описать требования к сотруднику организации, принципы его существования в организации, возможности роста, требования к развитию определенных способностей и т.д. Важно, чтобы учитывался каждый из указанных компонентов.

Этап 2. Разработка программ, путей достижения целей кадровой работы, конкретизированных с учетом условий нынешних и возможных изменений ситуации.

       Для этого необходимо  построить систему процедур и  мероприятий по достижению целей, своего рода кадровых технологий, закрепленных в документах, формах, и обязательно с учетом как нынешнего состояния, так и возможностей изменений. Существенный параметр, оказывающий влияние на разработку таких программ, как например, о приемлемых инструментах и способах воздействия, их согласование с ценностями организации.

       Применительно  к Министерству образования, культуры и спорта Калужской области такими программами могут быть: концепция корпоративной культуры, программа подбора и расстановки персонала, формирование кадрового резерва, оценка персонала и ряд других.        

Этап 3. Разработка процедур диагностики и прогнозирования кадровой ситуации.

       Для этого необходимо выделить индикаторы состояния кадрового потенциала, разработать программу постоянной диагностики и механизм выработки конкретных мер по развитию и использованию знаний, умений и навыков персонала. Целесообразны оценка эффективности кадровых программ и раз-работка методики их оценки.

       Правильно выбранный  механизм разработки административных  методов управления обеспечивает:

• своевременное укомплектование кадрами рабочих и специалистов в целях обеспечения бесперебойного функционирования отделов Министрерства,
• своевременного освоения новой продукции;

формирование необходимого уровня трудового потенциала коллектива Министерства образования, культуры и спорта Калужской области при минимизации затрат (экономия в разумных пределах издержек, связанных с наймом работников; подготовкой кадров с учетом не только расходов в текущем периоде, но и на последующую переподготовку и повышение квалификации и т.д.);   

• стабилизацию коллектива Министерства образования, культуры и спорта Калужской области благодаря учету интересов работников, предоставления возможностей для квалификационного роста и др.;
• формирование более высокой мотивации к высокопроизводительному труду;
• рациональное, использование рабочей силы по квалификации и в соответствии со специальной подготовкой и т.д.

Однако достижение этих результатов возможно при правильной оценке осуществимости кадровой политики в конкретных организационно-технических и социальных условиях.  Руководство Министерства совместно с руководителями отделов и департаментов Министерства и кадровой службой вырабатывают и реализуют кадровую политику Министерства. Реализация принципов кадровой политики ведется по следующим направлениям:

       - определение  потребности в кадрах и источников  ее удовлетворения

       - подбор, расстановка  кадров и стабилизация трудовых  коллективов

       - повышение квалификации  кадров в Министерстве и вне его

       - оценка качества труда

       - мотивационный  механизм стимулирования трудовой  деятельности.

Все направления по совершенствованию административных методов управления связаны единой целью Министерства – повышением производительности труда на основе максимально возможной реализации потенциальных способностей работников.  

Риск не реализовать административные методы управления  либо реализовать со значительно меньшим эффектом может быть связан:

• с изменением общей стратегии и деятельности Министерства образования, культуры и спорта Калужской области как реакции на неблагоприятное изменение ситуации с организацией культурно-массовых и образовательных мероприятий;    
• с изменением ситуации на территориальном  рынке труда;
• с трудностями быстрой окупаемости средств, вкладываемых в рабочую силу;
• с нежеланием работников реагировать, и действовать в нужном для Министерства образования, культуры и спорта Калужской области направлении и т.д.

       Сейчас основными  требованиями, которые предъявляются к использованию административных методов управления, являются:

• -  разработка системы научно обоснованного изучения способностей и склонностей работников, их профессионального и должностного продвижения в соответствии с деловыми и личностными качествами; широкое внедрение целенаправленной подготовки нужных для организации работников;
• - проведение мероприятий кадровых служб по стабилизации коллективов, повышению эффективности их деятельности;31
• - переход от преимущественно административно-командных методов управления кадрами к использованию экономических, социальных и нравственно-психологических стимулов;32

Важнейшей функцией службы управления персоналом Министерства образования, культуры и спорта Калужской области является понимание и реализация в применении административных методов управления общих замыслов руководства по развитию учреждения.

       Так как в  области работы с кадрами наступает новый период, характеризующийся возрастанием внимания к личности работника и поискам новых стимулов. Учитывая это были выявлены некоторые типичные проблемы в кадровой политике как в российских организациях (по анализу литературы), так и конкретно в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области. И поэтому, целесообразным представляется проектная концепция кадровой политики, где будут освещаться пути решения проблем, на основе анализа теоретического и практического материала.

Совершенствование административных методов управления в кадровой политики Министерства образования, культуры и спорта.  Работа с кадрами в Министерстве образования, культуры и спорта Калужской области находится под влиянием одновременного действия таких факторов, как достижение экономических целей организации, его обязательствами перед экономическими партнерами и обществом, ожиданиями своих сотрудников в обеспечении соответствующего социального и культурного уровня. Поэтому эта работа дифференцируется по видам  деятельности Министерства, но основывается на общих директивах организации и определенных в них основных позициях по ведению кадровой политики. Административные методы управления Министерства образования, культуры и спорта Калужской области конкретизирует положения направляющих директив и детализирует содержащиеся в них цели, чтобы сформировать единое понятие внутри самого Министерства. Они должна мотивировать сотрудников, находящихся на руководящих постах, помочь им разъяснить и довести общую основу кадровой политики до всех сотрудников и в рамках практической работы воплощать ее в жизнь. Кроме того, концепция кадровой политики должна способствовать формированию положительного образа организации в глазах общества в части ее отношения к своим работникам. Для этого в  Министерстве образования, культуры и спорта Калужской области  больше внимания нужно отводить формированию коллективов специалистов, умеющих решать организационные и научно-технические задачи на современном уровне, активному привлечению молодых работников к разработке и реализации различных программ. В системе подготовки специалистов, ставится задача перейти к обучению по индивидуальным программам, включающим перечень учебных дисциплин, основанный на последующих должностных обязанностях. Для этого предполагается установить более тесные контакты Министерства с вузами для согласованной разработки требований к обучению молодых специалистов, отвечающих современному уровню управления персоналом.33

Следует заинтересовать квалифицированных кандидатов для работы в организации. Поэтому  Министерство образования, культуры и спорта Калужской области должен выглядеть на рынке труда как привлекательный, перспективный работодатель. Этому может способствовать налаживание и поддержание контактов с высшими учебными заведениями. Для работы в данной отрасли следует подбирать сотрудников, подходящих как по личным, так и по деловым качествам, которые будут использовать свои способности и готовность к работе на благо достижения целей Министерства. Следует предоставить всем кандидатам и сотрудникам, при соответствующей квалификации, равные шансы в профессиональном развитии. При наборе сотрудников, которых предполагается использовать на руководящих должностях, следует обращать внимание на способность и готовность брать на себя новые и более значительные задачи. В рамках достижения целей организации следует предоставить сотрудникам возможность полностью реализовать свои знания, опыт и поддерживать их путем предоставления соответствующих должностей и личного мотивирования.

Заработная плата и социальное обеспечение. Следует дифференцировать заработную плату сотрудников Министерства образования, культуры и спорта Калужской области согласно индивидуальной постановке задач и личной производительности труда. Для этого руководители  Министерства образования, культуры и спорта Калужской области должны знать требования к различным функциям и результатам работы своих сотрудников. Кроме того, на размер заработной платы оказывает влияние экономический успех соответствующего подразделения организации, в котором трудится сотрудник. Организации могут добавлять к заработной плате сотрудников еще добровольные фирменные социальные блага. Структура и размеры социальных благ зависят как от социальной среды, так и от финансовых возможностей организации, с принятием во внимание официально установленное государственное и тарифное социальное обеспечение.

Квалификация сотрудников. Затраты на приведение квалификации сотрудников Министерства образования, культуры и спорта Калужской области в соответствие с существующими и потенциальными потребностям практики являются капиталовложением в будущее организации. Уже в начале рабочей жизни следует передать сотрудникам отделов Министерства образования, культуры и спорта Калужской области необходимые знания и способность брать на себя ответственность за свою деятельность внутри организации. Путем делового тренинга сотрудники во время работы должны успеть адаптироваться к изменяющимся и возрастающим требованиям. Сотрудники Министерства образования, культуры и спорта Калужской области должны проявлять инициативу в повышении своей квалификации, что будет способствовать поддержанию и расширению возможностей использования сотрудника. Профессиональный квалификационный рост можно дополнить мероприятиями, содержание которых выходит за рамки специальности сотрудника. Они направлены на получение сотрудником дополнительных знаний прежде всего о своей организации и окружающей его среде. Кроме того, эти мероприятия должны способствовать развитию личности сотрудника и его подготовке к ответственным руководящим заданиям. Целью квалификационного роста сотрудников Министерства образования, культуры и спорта Калужской области является увязывание способностей и интересов сотрудника с требованиями как отделов и рабочих групп, так и всей организации. Руководители  Министерство образования, культуры и спорта Калужской области должны позволять сотрудникам при возникающей необходимости принимать участие в соответствующих мероприятиях по повышению квалификации. Разработка концепций кадровой политики в  Министерство образования, культуры и спорта Калужской области сегодня все теснее должна увязываться с целью эффективного использования персонала. Эффективность организационной структуры Министерства характеризуется, такими показателями, как: степень выполнения заданий; удовлетворенность работника своим делом; длительное отсутствие, непосещение и текучесть рабочей силы; количество острых конфликтов, количество жалоб, несчастных случаев и других инцидентов. Для того чтобы организация жила и процветала, важно, чтобы учитывался каждый из указанных компонентов и по каждому из этих пунктов должны достигаться определенные цели.34