Совершенствование административных методов управления на примере Министерства образования, культуры и спорта Калужской области

Характер и сила воздействия нормирования в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области  определяются его содержанием и формой. Нормативы, служащие измерителем количества и качества труда, как правило, доводятся в форме заданий. Работник знает, что его труд будет объективно оценен, так как имеется общая для находящихся в одинаковых условиях основа для сравнения, соблюдается мера труда и потребления. Это побуждает его трудиться лучше.

Способ организации, при котором преобладает воздействие путем нормирования, имеет достоинства и недостатки.

К достоинствам относятся:

• гибкость управления,
• стимулирование самоуправления и творчества,
• сочетание с экономическими методами,
• расширение самостоятельности коллектива и неформальной сферы его отношений как внутренних, так и внешних.

Недостатки нормирования: некоторое снижение четкости и определенности в постановке задач, оперативности их выполнения (по сравнению с регламентированием). Эффективность этого способа воздействия зависит от научной обоснованности нормативов, полноты учета нормообразующих факторов.

Оптимальное соотношение гибкости и стабильности в управлении Министерство образования, культуры и спорта Калужской области обеспечивается за счет правильных пропорций между нормированием и регламентированием.

Инструктирование в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области   — это разработка и доведение до исполнителя свода правил его поведения или перечня наставлений методического характера. По характеру действия оно делится на регламентирующее, которое предписывает безусловное выполнение (инструкции по технике безопасности), и методическое, позволяющее исполнителю самому разрабатывать решения или производить действия, но по определенной методике. По времени действия инструкции делятся на долгосрочные и кратковременные. Лишь первые из них используются при построении организационного механизма.

Достоинства этого способа управления заключаются в следующем: инструкции вносят ясность во взаимоотношения работников, исключают необходимость многократно разъяснять, кому, что, где и когда делать. Они доводятся до исполнителя на длительный срок, повышают чувство ответственности и позволяют работать более организованно и ритмично, экономя управленческий труд. Инструкции в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области  способствуют внедрению достижений научно-технического прогресса, повышают качество и эффективность работы.

Недостатки инструктирования Министерство образования, культуры и спорта Калужской области в  могут проявляться при нетворческом использовании инструкций и рекомендаций. Конкретные условия всегда более разнообразны, чем их отражение в инструкциях, поэтому необходимо учитывать специфические условия и возможности производства.

Рассмотренные способы организационного воздействия взаимозаменяемы. Выбор определяется условиями производства и характеризует стиль руководства. Гибкий руководитель использует разнообразные средства с учетом форм организации труда и экономических отношений, характера и состояния человека и т. д. 

Оперативно-распорядительное в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области  воздействие состоит в регулировании и устранении проблем, возникающих в ходе производства, то есть выражает динамику процесса управления. Оно дополняет, конкретизирует и доводит до исполнения организационное воздействие.

В Министерстве образования, культуры и спорта Калужской области процесс труда осуществляется на значительной территории, подвергается воздействию природных факторов, рыночной конкуренции, рисков, затрудняющих управление и выводящих систему из равновесия. Поэтому для достижения непрерывности и ритмичности производственных процессов, согласованного и четкого действия больших групп работников даже в условиях хорошо налаженного организационного механизма приходится прибегать к указаниям, распоряжениям, отдавать приказы, принимать постановления, направленные на устранение возникающих диспропорций, выход из сложных ситуаций технического, технологического и экономического характера. Все эти мероприятия называются оперативно-распорядительными и обеспечивают выполнение планов и графиков работы, а также контроль за их выполнением.

Опыт руководителей Министерство образования, культуры и спорта Калужской области позволил выделить общие правила и требования к распоряжениям и указаниям.

Распоряжения и указания в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области  должны быть:

• исчерпывающими и краткими, содержать всю необходимую для исполнителя информацию;
• конкретными, четко ограничивающими круг обязанностей исполнителя; точными и ясными, исключающими возможность различных толкований;
• адресными, то есть поручаться конкретному исполнителю, исключать обезличку;
• несиюминутными, содержать задание исполнителю на продолжительный отрезок времени: подчиненный должен иметь возможность продумать наиболее рациональные методы и приемы его выполнения;
• без мелочной опеки;
• не категоричными, чтобы не унижать человеческое достоинство подчиненного.

Руководству Министерство образования, культуры и спорта Калужской области необходимо проверять, как отданные распоряжения понял и усвоил исполнитель. Нужны последующий контроль и проверка исполнения.

Распорядительное воздействие в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области осуществляется в форме приказов, распоряжений, постановлений общего собрания и собрания уполномоченных, постановлений, в процессе проведения планерок и со вещаний.

Приказы издаются на в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области только руководителями линейных служб в порядке исполнения постановлений и распоряжений вышестоящих органов.

Приказ является письменным или устным требованием руководителя Министерство образования, культуры и спорта Калужской области к подчиненным выполнить определенное задание с указанием сроков выполнения, используемых средств и других условий. Выполнение приказа в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области обязательно для всех работников Министерство образования, культуры и спорта Калужской области, к которым он относится.

Распоряжения в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области может отдавать каждое должностное лицо по вопросам, которые входят в его компетенцию. Например, Министры Министерства образования, культуры и спорта Калужской области издает распоряжения, по организации мероприятий  в области управления делами культуры, образования и спорта в калужской области, главный экономист — планово-экономической деятельности и т.д.

 Распоряжение отличается от  приказа тем, что его можно  обжаловать у руководителя предприятия.

Постановления в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области  — распорядительный документ коллегиальных органов, например общего собрания коллектива. 
Планерки в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области  — важнейшая форма оперативного распорядительства в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области. Непосредственное общение руководителей Министерство образования, культуры и спорта Калужской области  со специалистами, бригадирами, заведующими отделами и другими руководителями подразделений позволяет получить детальную информацию о положении дел и наметить план-наряд на предстоящий период.

Совещания в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области — одна из форм оперативного распорядительства. Хорошо организованные собрания, совещания и заседания — эффективные рычаги управления, поскольку позволяют одновременно информировать подчиненных об итогах работы, распределять задания, согласовывать сроки выполнения работ, обсуждать различные варианты решений, поощрять передовиков и т. д. Совещания в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области следует созывать лишь в тех случаях, когда действительно необходимо коллективно решить ряд вопросов. Следует помнить, что Объем информации, которую получает руководитель на совещании, не всегда оправдывает отрыв от работы большого числа специалистов. 
Важной формой распорядительного воздействия являются также устные указания, которые отдают своим подчиненным руководители всех уровней управления. Они относятся непосредственно. К подчиненному и предписывают, кто, где, когда и как должен действовать.

Расширение сферы действия административных методов в управлении Министерство образования, культуры и спорта Калужской области  требует частичного перехода от жестких методов воздействия (приказов и распоряжений) к более гибким (организационный инструктаж, рекомендации). Это увеличивает самостоятельность подразделений и способствует развитию творчества и инициативы работников.

Таким образом, формы распорядительного воздействия в Министерстве образования, культуры и спорта Калужской области применяются в управлении для решения задач различной сложности. Например, число устных указаний наибольшее на низших ступенях и наименьшее на средних и высших. Объем распорядительных воздействий в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области зависит также и от качества подготовки кадров управления, их умения, опыта, авторитета, инициативы и других факторов. Вместе с тем формы распорядительного воздействия в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области  взаимосвязаны, а также сочетаются с другими формами административного воздействия в системе организационно-распорядительных методов управления.

Распорядительное воздействие больше, чем организационное, нуждается в контроле исполнения.

Предпосылками для успешного выполнения приказов, постановлений и распоряжений в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области являются их обоснованность, своевременность принятия и доведения до исполнителей, определение ответственных за исполнение.

Когда издается административный акт, должно быть ясно, кто несет за него ответственность, если решение не принимается и воздействие затягивается. Как бы ни было хорошо обосновано и сформулировано распоряжение, за ним должна следовать организация его выполнения. Контроль и проверка исполнения принятых приказов, постановлений и т. д. являются важнейшей частью организаторской работы.

К административному контролю в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области предъявляются определенные требования.

В  Министерство образования, культуры и спорта Калужской области он:

• выявляет количество и качество основной работы в Министерство образования, культуры и спорта Калужской области, степень использования резервов;
• осуществляется только в отношении того, за что проверяемый несет персональную ответственность;
• проводится ответственным и компетентным работником,
• он должен быть объективным, исключает формальный подход охватывать все звенья цепи;
• завершаться анализом результатов с выявлением недостатков их причин, резервов.

2.3.   Анализ влияния административных методов на  кадровую политику и управление персоналом в  Министерство образования, культуры и спорта Калужской области

       На 31.11.2005 общая численность работников  Министерства образования, культуры и спорта Калужской области Калужской области составила

Численность занятых на 31.11.05 работников Министерства различного возраста -121 человек (по убыванию их количества) распределена следующим образом:

• 45 работника (33,7 %) находятся в возрасте от 40 до 50 лет;
• 40работников (30,5 %) - в возрасте от 30 до 40 лет;
• 23 работников (22,1 %) - в возрасте от 18 до 30 лет;
• 13 работников (13,7 %) - в возрасте свыше 50 лет.

В Министерстве сохраняются устойчивые тенденции медленного омоложения кадрового состава  при снижении количества работающих пенсионеров.

Анализ образовательного уровня работников показывает, что на 31.12.03 в  Министерстве работает 101 человек (19,8 %) с высшим образованием, из них  56 человек имеют высшее техническое образование, 17 – высшее экономическое (8 по связи), 51 работник (29,4 %) историческое образование.

        В 2004 – 2005  годах была продолжена работа по решению и развитию задач кадровой политики  Министерства образования, культуры и спорта Калужской области, которая определяет генеральную линию и основные принципы в работе с персоналом предприятия  на длительную перспективу.

Главные задачи кадровой политики:

• подбор кадров, способных эффективно решать поставленные перед ними задачи, их расстановка, ротация, карьерный рост;
• повышение квалификации кадров, создание кадрового резерва предприятия;
• прогнозирование и удовлетворение потребности в молодых специалистах;
• укрепление трудовой  дисциплины;
• создание стимулов для высокопроизводительного, эффективного труда (реализация основных принципов корпоративной культуры);
• повышение социальной защищенности работников.

Ключевыми компонентами кадровой политики Министерства образования, культуры и спорта Калужской области Калужской области являются подбор и расстановка кадров, трудовая дисциплина на предприятии, совершенствование морального и материального стимулирования и другое.

Сущность подбора состоит в том, что на основе общих и конкретных требований, предъявляемых к кандидатам на данную должность, и оценки всех имеющихся претендентов на эту должность принимается решение по выбору наилучшего из кандидатов. Подбор осуществляется в двух разновидностях: набор и выдвижение. Набор - назначение, которое связано с привлечением специалистов со стороны. Выдвижение -  назначение работающего в данном коллективе человека на новую, более высокую по вертикали должность.