Системный подход в теории организации

В таблице рассмотрена схема реализации основных и специализированных функций управления торговым предприятием.

Функцию планирования выполняют все работники аппарата управления, каждый по своему направлению деятельности. Необходимо отметить, что планированию инновационной деятельности на предприятии должного внимания не уделяют.

Выполнение функции организации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий функционирования. Это – процесс объединения людей и средств для достижения поставленных организацией целей.

Схема организационной структуры управления была рассмотрена в главе 2.2. и представлена на рисунке 2.2.1. Схема является линейно-функциональной и оптимальной с точки зрения масштабов предприятия и специфики основной деятельности.

Рассмотрим использование функции мотивации на основе иерархии потребностей Маслоу в таблице 2.3.2.

Таблица 2.3.2

Реализация функции мотивации по иерархии потребностей Маслоу
в магазине ООО «Кристина»

Таким образом, на анализируемом предприятии используются все средства, удовлетворяющие потребности на всех уровня иерархии потребностей Маслоу. Однако самая важная потребность – физиологическая - удовлетворяется некачественно. Снижение заработной платы приводит к ухудшению качества жизни работников.

Если рассмотреть другие теории мотивации, то можно сделать вывод, что на анализируемом предприятии должного внимания использованию мотивации работников не уделяется. Между тем, различные теории мотивации содействуют значительному усовершенствованию конкретных управленческих подходов.

          Определение того, достигла ли организация своих целей, следует ли и когда начинать процесс адаптации, достигается с помощью контроля.

Согласно данным таблицы 2.3.1 функцию контроля осуществляют все работники аппарата управления.

Используются разнообразные формы контроля:

      наблюдения с использованием различных контрольно-измерительных приборов за состоянием товарных запасов поступающих и имеющихся на складе и в торговом зале;

      финансовые и бухгалтерские документы;

      письменные отчеты директору о работе;

      регулярные совещания и обсуждения проблем.

На предприятии четко проработана система контроля за товарными запасами. Однако на предприятии не разработана система контроля персонала. Для этого необходимо:

• установить осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;

• обсуждать с сотрудниками ожидаемые результаты;

• устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;

• избегать чрезмерного контроля;

•  вознаграждать за достижение стандарта.

Таким образом, проведенный анализ реализации основных функций менеджмента показал, что на предприятии реализуются все функции, кроме планирования инноваций. Основные функции закреплены за работниками аппарата управления в составе четырех человек. Каждый из них отвечает за направление деятельности предприятия и имеет четкое представление о своих обязанностях, закрепленных в должностных инструкциях. На предприятии не в достаточно полной мере используется функция мотивации работников и не разработана система контроля персонала.

Выводы по главе

         Торговое предприятие ООО «Кристина» находится по адресу: г. Тольятти, ул. Маршала Жукова, дом 46. Основными видами деятельности ООО «Кристина» является продажа швейных машинок, тканей и фурнитуры.

В качестве организационно-правовой формы было выбрано общество с ограниченной ответственностью.

Анализ основных экономических показателей деятельности магазина показал, что эффективность работы предприятия в 2006 году повышается, но незначительно. Отрицательным моментом является снижение средней заработной платы в целом на предприятии, что приводит к низкой мотивации труда. Эффективность использования основных фондов предприятия не повышается. Динамика рентабельности продаж в 2004 и 2005 году составляла 31,9%, а в 2006 году увеличилась до 35,3%. Данному торговому предприятию необходимо изыскивать резервы повышения товарооборота и снижения издержек обращения. При этом некоторую часть средств направить на повышение заработной платы.

Структура управления предприятием является линейно-функциональной и оптимальной с точки зрения масштабов предприятия и специфики основной деятельности.

Все работники аппарата управления имеют образование, соответствующее занимаемой должности. По возрасту самое большое количество рабочих составляет в возрасте 31-40 лет, затем следует количество рабочих в возрасте до 30 лет – 3 человека.

Стаж работников магазина ООО «Кристина» можно отнести к среднему, так как работают 4 человека со стажем 6-10 лет, 6 человек со стажем 4-5 лет и 3 человека со стажем до 3 лет.

На исследуемом торговом предприятии интенсивность движения кадров низкая. Коэффициент текучести составил 0,08. Соответственно кадры на предприятии постоянные.

Работники АУП обеспечены современными техническими средствами управления на общую стоимость 113,5 тыс. руб. Стоимость средств оргтехники на одного человека аппарата управления составляет 28,375 тыс. руб. В то же время, у работников АУП отсутствуют специальные программы, обеспечивающие эффективное выполнение основных функций: планирование, анализ, исследования рынка.

Исследование санитарно-гигиенических условий труда на рабочих местах специалистов выявило, что в холодный период времени года температурный режим не соответствует нормативному значению.

Проведенный анализ реализации основных функций менеджмента показал, что на предприятии реализуются все функции, кроме планирования инноваций. Основные функции закреплены за работниками аппарата управления в составе четырех человек. Каждый из них отвечает за направление деятельности предприятия и имеет четкое представление о своих обязанностях, закрепленных в должностных инструкциях.

На предприятии не в достаточно полной мере используется функция мотивации работников и не разработана система контроля персонала.

3. Рекомендации по реализации основных функций менеджмента

3.1. Мероприятия по совершенствованию реализации основных функций менеджмента

В результате проведенного анализа реализации основных функций менеджмента ООО «Кристина» были выявлены следующие недостатки.

1.            Снижение средней заработной платы, что приводит к низкой мотивации труда.

2.            Отсутствие специальных программных продуктов, способствующих повышению эффективности реализации функций менеджмента.

3.            Отсутствие работы по планированию инноваций.

4.            Отсутствие системы мотивации персонала в соответствии с разработанными теорией менеджмента содержательными и процессуальными теориями мотивации.

5.            Отсутствие разработанной системы контроля персонала.

6.            Несоответствие температурного режима в холодное время года в кабинетах работников аппарата управления санитарно-гигиеническим требованиям.

Выявленные недостатки в реализации функций менеджмента позволяют определить следующие направления работы предприятия.

Необходимо проводить мероприятия, позволяющие повысить заработную плату работников за счет экономии средств. Это мероприятие позволит повысить мотивацию труда работников.

В настоящий момент существует весьма широкий спектр специализированных программных продуктов, функциональные возможности которых разнообразны. Для своевременного реагирования на изменения в законодательстве на рынке предлагаются несколько программных продуктов, среди которых наибольшую популярность приобрели системы Консультант Плюс и Гарант.

Для выполнения функции планирования в настоящее время существует весьма широкий спектр специализированных программных продуктов. Наиболее часто применяются следующие пакеты прикладных программ:

COMFAR и PROPSPIN, созданные при ООН по промышленному развитию;

Пакет «Альт-Инвест» фирмы «Альт» (Санкт-Петербург);

Пакет «Projekt Expert» фирмы «ПРО-ИНВЕСТ Консалтинг».

В настоящее время разработаны специальные компьютерные информационные системы, связывающие электронные кассовые терминалы с информационной системой предприятия. Это позволяет руководству в любой момент получить информацию о продажах конкретных товаров, общих объемах продаж по магазинам и категориям, причем данные обновляются в режиме реального времени. Как следствие, сокращаются инвестиции в товарные запасы; повышается уровень обслуживания покупателей и эффективность управленческого труда.

Информационные системы менеджмента — это компьютерные системы, обеспечивающие необходимую информацию и поддержку принятия управленческих решений.

Для успешной реализации функции контроля необходимо разработать систему контроля персонала:

• установить осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;

• обсуждать с сотрудниками ожидаемые результаты;

• устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;

• избегать чрезмерного контроля;

•  вознаграждать за достижение стандарта.

Реализация указанных мероприятий позволит полностью автоматизировать процессы планирования и анализа информации, тем самым, повысив качество и оперативность принятия управленческих решений. В результате происходит изменение некоторых коэффициентов, характеризующих уровень организации управленческого труда (см. таблицу 3.1.1).

Таблица 3.1.1

Количественная оценка уровня организации управленческого труда