Самоуправление в менеджменте

Рассмотрим на примере менеджера отдела развития сайтов (далее - ОРС) интернет-компании «N» такие методы повышения эффективности управления временем, как построение матрицы Эйзенхауэра и хронометраж. Построим матрицу Эйзенхауэра (см. рис. 1).

D	несрочные/важные			срочные/важные	A
	продвижение («раскрутка» сайта) продажи выставление счетов подписание актов учет доменов: смена ns, контроль дат оплаты и т.д.		важность	-взаимодействие с клиентами -«тушение  пожаров» -контроль исполнения - техподдержка
			срочность
	-			технический надзор за хостинговыми площадками создание и управление e-mail
C	несрочные/неважные			срочные/менее важные	B

Рис. 1. Матрица Эйзенхауэра

Построив матрицу Эйзенхауэра, были определены наиболее приоритетные дела менеджера отдела ОРС. К срочным/важным (квадрант А) были отнесены взаимодействие с клиентами (встречи с клиентами, обсуждение условий сотрудничества и т. д.), «тушение пожаров» (быстрое устранение проблем), контроль исполнения, техподдержка; к срочным/менее важным (квадрант В) - технический надзор за хостинговыми площадками, создание и управление e-mail; к несрочным/важным (квадрант D) - продвижение («раскрутка» сайта), продажи, выставление счетов, подписание актов, учет доменов. Несрочные и неважные дела выявлены не были.

Проведем анализ видов деятельности, входящих в полномочия менеджера отдела развития сайтов, и расхода времени на них, используя метод хронометража, а также выявим основных «воров» времени.

Таблица 2.1 -  Анализ видов деятельности и расхода времени менеджера ОРС

Вид деятельности
Дорога (от офиса до клиента)	Затруднено движение из-за «пробки»	10:05 - 10:25
Встреча с клиентом «N» (обсуждение условий дальнейшего сотрудничества)	Менеджер ОРС опоздал на встречу на 10 минут	10:25 - 10:55
Дорога (до клиента «NN» в том же районе)		10:55 - 11:00
Выставление счета клиенту «NN» и подписание акта	Неформальное общение	11:00 - 11:25
Дорога до клиента «NNN»	Путь в объезд «пробки»	11:25 - 11:55
Встреча с клиентом «NNN»: подписание акта, обсуждение дальнейшего сотрудничества	Отвлечение на телефонные звонки	12:00 - 12:40
Дорога (в офис)		12:40 - 12:50
Обед		13:00 - 14:00
Техподдержка: 1) Составление договоров на хостинговые услуги	Отвлечение на случайные звонки, просмотр почты.	14:00 - 14:30
2) Продление доменов	Разговоры с коллегами на отвлеченные темы	14:30 - 15:05
3) Мониторинг работоспособности  хостинга		15:05 - 15:20
4) Добавление информации о домене и хостинге в файл учета	Помощь коллеге	15:20 - 15:45
Продвижение («раскрутка» сайта)		15:45 - 16:15
Делегирование задач: 1) технический надзор за хостинговыми площадками		16:15 - 17:00
2) Создание и управление e-mail
3) Учет доменов: смена ns, контроль дат оплаты
Продажи	Важный звонок	17:00 - 18:20
Контроль исполнения	Общая усталость сотрудников к концу дня	18:20 - 19:00

Хронометраж выявил, что утренние часы рабочего дня представлены активными видами деятельности - личными встречами с клиентами, развозом и подписанием актов и счетов.

В анализируемый день одним из «воров» времени стала дорожная «пробка», которая стала причиной опоздания менеджера ОРС на встречу с клиентом на 10 минут. По методу хронометража было выявлено, что обычно дорога в тот район занимает 7-10 минут вместо 20 минут, затраченных на анализируемую дату.

Выставление счета клиенту и подписание акта занимает не больше 15 минут, но в данном случае неформальное общение «поглотило» еще 10 минут времени менеджера ОРС. Дорога обратно в офис заняла полчаса, так как менеджер ОРС был вынужден искать альтернативный путь в объезд «пробки». Таким образом, можно сделать вывод, что большое количество времени было потрачено на дорогу - 13,5% всего рабочего дня.

Также анализ выявил, что большую часть времени после полудня занимает техподдержка - почти 22% всего рабочего времени. Причем большая часть «воров» времени приходится именно на виды деятельности, которыми она представлена. При составлении договоров на хостинговые услуги, менеджеру ОРС позвонила жена. После разговора он проверил почту, просмотрел новости и только затем продолжил работу, которую в дальнейшем прерывали разговоры с коллегами на отвлеченные темы и помощь, которая потребовалась одному из сотрудников отдела.

Далее был выявлен самый эффективный для работы промежуток дня - с 15:00 до 18:00 часов, так как менеджер ОРС не отвлекался на посторонние дела и успел выполнить все поставленные задачи в запланированные сроки. Однако контроль исполнения прошел в напряженной обстановке на фоне общей усталости сотрудников компании.

На основании проведенного анализа были разработаны следующие рекомендации по эффективному распределению времени:

1) Выходом из  проблемы потери времени является  то, что менеджеру необходим набор теоретических и практических знаний по тайм-менеджменту, которые он сможет применять для повышения эффективности работы своего предприятия. Рекомендуется слушать аудио-курсы тайм-менеджмента, находясь в автомобиле по пути в офис или домой, что позволит избежать пустой траты времени в дороге.

2. Не нужно тратить время в ожидании.

Невозможно совсем исключить ожидания из своей жизни - встречи с клиентами, дорожные «пробки». Всегда необходимо брать с собой что-нибудь, что нужно сделать - отчет, который необходимо прочесть или просто чистый лист бумаги, на котором можно будет написать план задач. Используя гарнитуру для телефона, даже в дороге можно отвечать на важные звонки.

3. Так как развоз и подписание актов и счетов занимает большое количество времени (только на дорогу тратится около 13,5% всего рабочего дня) и является обязательной рутинной работой, не требующей специальных знаний, то данный вид деятельности можно делегировать.

Таким образом, менеджер отдела развития сайтов мог бы в утренние часы осуществлять продажи и контролировать исполнение, что привело бы к повышению эффективности работы компании. Доходы от данных видов деятельности превысили бы расходы на заработную плату дополнительного сотрудника.

Исходя из этого, следует сделать вывод, что чем большую ценность для организации представляет работник, который эффективно использует свои полномочия и время, тем больше организация подстраивается под его рабочее расписание. То есть заинтересованность в том или ином специалисте у руководителя повышает внимание к выполнению его поручений и усиливает концентрацию на технике личного планирования времени данного сотрудника.

4. Использование методов повышения эффективности управления временем научит расставлять приоритеты и выявлять основные причины потери времени.

Самоменеджмент научит максимально использовать собственные возможности. Для этого необходимо:

1. Заранее планировать рабочий день, расставляя приоритеты (используя матрицу Эйзенхауэра).
2. Сократить непродуктивное общение, которое отвлекает от выполнения задач.
3. Завести органайзер (бумажный или электронный) для наиболее эффективного планирования.

«Метод помидора» применительно к особенно важным делам позволит повысить фокусировку над ними. Не отвлекаясь от задач ни на звонки, ни на e-mail, ни на коллег в течение 25 минут, можно выполнить все дела быстро и эффективно. Чем больше «помидоров» будет «съедено» менеджером в течение рабочего дня, тем выше будет результат его деятельности. Данный метод можно представить в виде таблицы, в которую записываются все задачи на день, определяется время работы и заносится результат.

На примере менеджера отдела развития сайтов интернет-компании «N» предложим вариант распределения рабочего времени с учетом предыдущей рекомендации, а именно делегирования дополнительному сотруднику развоза и подписания актов и выставления счетов клиентам.

Таблица 1.2 - Распределение времени выполнения задач используя «Метод помидора»

Задача	Количество «помидоров»	Результат
Контроль исполнения	2(до обеда)+3(после обеда)
Техподдержка	3
Продвижение («раскрутка» сайта)	1
Продажи	4(до обеда) +3(после обеда)
Делегирование задач: учет доменов	1
Делегирование задач: технический надзор за хостинговыми площадками	1
Делегирование задач: создание и управление e-mail	1

В последний столбец менеджеру будет необходимо записать, выполнена или не выполнена та или иная задача.

5. Так как менеджер ОРС относится к типу людей, которые наиболее работоспособны в вечерние часы (к так называемым «совам»), то ему, следовательно, необходимо ставить в утренние часы менее важные задачи, а в часы после полудня более значимые для компании.

Особое внимание следует уделить распределению дел в интервале от 15:00 до 18:00 часов, когда эффективность работы наиболее высокая.

6. Чтобы избавиться от некоторых «поглотителей» времени, необходимо отвечать не на все звонки. Согласно принципу Парето, 20% входящих электронных писем и звонков приносит 80% дохода компании. Поэтому имеет смысл отвечать на звонки лишь важных клиентов. В остальных же случаях можно записать на голосовую почту сообщение, которое устроило бы большинство желающих «срочно» что- либо обсудить.

Почти все данные рекомендации могут применить и другие сотрудники интернет-компании «N». То, насколько успешно менеджер будет применять в своей работе методы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально. Для того чтобы с помощью постановки конкретных целей, правильной постановки приоритетов и планирования своего времени добиться большей эффективности работы, необходимо приложить определенные усилия и затратить немного времени.

 

 

Глава 2 Анализ самоменеджмента в организации

2.1 Организационно-правовая характеристика предприятия

Объектом прохождения преддипломной практике является туристическая фирма ООО «ВИП Трэвел», офис которой расположен по адресу город Нижний Новгород улица Полтавская дом 22. Юридический адрес компании 603005, г. Нижний Новгород, ул. Пискунова, д.14а.

ООО «ВИП Трэвел», имеет расчет счет в банке

ИНН 5260136980 / КПП 526001001

Р/с: 40702810301000002555

Банк: ФАКБ «Российский капитал»(ОАО)Нижегородский г. Н.Новгород

К/с: 30101810300000000821

БИК 042202821

Код по ОКОГУ: 49013

Код по ОКПО: 73945854

Код по ОКВЭД: 63.30

Компания имеет заключенный с ЗАО «Страховая группа «Спасские ворота» договор (приложение 3) страхования гражданской ответственности туроператора в сфере международного и внутреннего туризма (размер финансового обеспечения 10 млн. рублей), аккредитацию при Представительстве МИД России в Нижнем Новгороде, внесена в Единый федеральный реестр туроператоров (реестровый номер МВТ 00419). Все наши сотрудники – квалифицированные, опытные профессионалы, и их серьезное отношение к качеству предоставляемых услуг позволяют компании предлагать самые лучшие возможности для отдыха и путешествий, как в России, так и зарубежом.

Компания ООО «ВИП Трэвел» стала лауреатом конкурса "Лидеры нижегородской туристской индустрии 2006 - 2007", организованного Министерством поддержки и развития малого предпринимательства, потребительского рынка и услуг Нижегородской области, победителем в номинации «Лучшая база отдыха в Нижегородской области».

Основными задачами конкурса являются выявление организаций, вносящих значительный вклад в развитие туристской индустрии на территории Нижегородской области, и оказывающих наиболее качественные услуги в сфере туризма.

ООО «ВИП Трэвел» с каждым клиентом заключает договор о реализации туристического продукта, договор на выездной туризм. Так же ООО «ВИП Трэвел» принимает заявки на оказание услуг по реализации туристического продукта

ООО «ВИП Трэвел» предоставляет своим клиентам туры по России, детский отдых, экскурсии, экзотический отдых, горнолыжные курорты, лечение и оздоровление, так же у ООО «ВИП Трэвел» есть своя загародная база расположена в Зеленом городе.

Коттеджный комплекс расположен в хвойно-лиственном лесопарке курортного поселка Зеленый Город всего в 35км от Нижнего Новгорода. Зеленый Город является особо охраняемой природной территорией, имеющей статус курортной зоны, и считается одним из экологически чистых мест нашего региона. Живописный колорит русского пейзажа с гармонично вписавшимися в него деревянными двухэтажными коттеджами, умеренно-континентальный климат, богатый фитонцидами воздух создают благоприятные условия для отдыха здесь в любое время года.

Коттеджный комплекс состоит из девяти уютных коттеджей, максимально комфортабельных и оборудованных современной техникой. Все номера выдержаны в спокойной цветовой гамме, наиболее располагающей к отдыху. В каждом номере имеется телевизор. В настоящее время максимальная вместимость коттеджей - 60 человек.

На территории находится банный комплекс. В этом году, летом планируется к вводу в эксплуатацию кафе с двумя залами (банкетный и конференц-зал), открытый бассейн с подогревом (только в летнее время), а в следующем - физкультурно-оздоровительный комплекс с просторным спортивным залом, большим бассейном, тренажерным залом, массажным кабинетом. Пока это единственный комфортабельный коттеджный комплекс в Нижегородской области, расположенный в курортной зоне и максимально приближенный к Нижнему Новгороду. Это идеальное место как для любителей проводить выходные за городом, так и для организации всевозможных деловых мероприятий.

К услугам относится

• Охраняемая территория
• Кафе: русская и европейская кухня; банкетный зал на 50 посадочных мест; конференц-зал на 40-50 посадочных мест (аппаратура для праздничных мероприятий, плазменный телевизор)
• Банный комплекс: финская сауна, турецкая баня; гидромассажная ванная "джакузи", бассейн; полностью оборудованная кухня, банкетный зал, бильярд, мини-зал с тренажерами
• Активитеты: прокат велосипедов, коньков, лыж; экскурсионное обслуживание