Проект совершенствования менеджмента фирмы

Полезен и актуален опыт совершенствования управления в американских
компаниях,    где реорганизация рассматривается не . как "пожарное"
мероприятие, а как плановый постоянный процесс управляемого развития.

В совершенствовании менеджмента таких компаний можно выделить
несколько характерных моментов. В их числе:

предварительный анализ подготовленности фирмы к внедрению новых

методов управления, к следованию новым направлениям развития

бизнеса;

составление проекта по перестройке;

- создание структуры руководства проектом;

- формирование особых методов и форм контроля, позволяющих
корректировать ход проекта.

Такие компании не только определяют, обладает ли предприятие
достаточными финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами для
нововведения, но и выявляют основные организационные и психологические
барьеры на его пути. В организационном плане препятствиями могут стать:

- конфликт между подразделениями;

- недостаточно развитая сеть коммуникаций между ними;

- слабая поддержка руководства;

- противоречие между сложившейся системой стимулирования и новыми
требованиями к организации работы;

- бюрократическое сопротивление любым нововведениям, стремление
сохранить сложившиеся отношения взаимоподчиненности.

Из всех барьеров американские специалисты наибольшее значение
придают заинтересованности в новых методах управления высших
управляющих фирмы. Поддержка руководства важна при внедрении любых
нововведений, а новшества в управлении изменяющие, перераспределяющие
полномочия и ответственность, процедуры принятия решений тем более
требуют внимания со стороны руководителей компании.

Если предоставить руководителю достаточно простые процедуры
формирования стратегии и обсудить расстановку приоритетов, организация
может разработать "Проект совершенствования управления компанией",
реализация которого даст возможность преодолеть негативные тенденции и
перейти к конкурентоспособному развитию. В такой ситуации компания может
повысить эффективность своей работы минимально на 10-20%.'

Основным направлением работы руководства компании и консультантов
является   проработка перспектив ее развития за счет активизации и
использования внутреннего потенциала:

• формулировка долгосрочных и среднесрочных целей развития ("чего мы
хотим достигнуть");

• оценка стартового состояния ("где мы находимся");

• выявление ключевых проблем ("барьеров"), возникающих на пути
продвижения к цели;

• выявление стратегии и тактики достижения целей с выделением
первоочередных задач;

• фиксация рекомендуемых изменений в компании, которые необходимы
для повышения эффективности ее функционирования и развития, и в
первую очередь - создание эффективной системы управления.

Для обеспечения устойчивого конкурентоспособного развития компании
придется провести ряд серьезных изменений и перейти на инновационный
путь развития.

Совершенствование управления - слабоструктурированная проблема.

Перед руководителями компании, которые осознают, что изменений не
избежать,    встает сложная задача разработки и реализации проекта
совершенствования   управления,   которая   должна   предусматривать
существенное изменение существующих бизнес процессов.

Полная диагностика деятельности организации помогает в понимании
сути происходящего.Теоретически и концептуально объект (компания)
является сложным. На первом этапе проведение полной диагностики
организации  помогает  руководителю  преодолеть  в  сжатые  сроки
теоретическую сложность своего объекта, а также компенсировать недостатки
существующей   модели   компетенции   (например,   отсутствие   ряда
управленческих  систем)  компании  за  счет  привлечения  внешних
консультантов, которые понимают с какой проблемой они имеют дело и
располагают соответствующим "инструментальным ящиком".

Разработать концепцию совершенствования управления без поддержки
достаточно трудно

На втором этапе этот вид сложности преодолевается путем разработки
концепции совершенствования управления - самого трудного процесса, в
котором приходится участвовать руководителям предприятий. Примечательно,
что здесь исследования проводятся уже с использованием основных
положений "теории функционирования фирмы"  и привлечением теорий и
методов таких дисциплин, как "стратегический менеджмент", "стратегический
маркетинг", "реинжиниринг бизнес-процессов".

Основная особенность этого этапа подготовки совершенствования
управления состоит в том, что консультанты и руководители осуществляют
работу, в первую очередь, не с количественными, а с качественными
объектами, то есть с такими понятиями как: "видение", "миссия фирмы",
"критические факторы успеха", "цели и корпоративные стратегии", "сегменты
рынка", "бизнес - процесс", "портрет предприятия", "специализация", "модель
существующего бизнеса", "стратегический продукт", "идеи проектов".

Это совершенно непривычно и необычно для "технологических
профессионалов", привыкших иметь дело с количественными объектами. Но

только таким образом удается вскрыть, насколько это вообще возможно,
существующее "качество" компании, создать концепцию совершенствования
управления.

Цель - создать пакет стратегий совершенствования управления - .четкие
стратегические действия по преобразованию видов деятельности предприятия,
выраженные в терминах: "расширить", "создать новый бизнес", "разработать
продукт" и так далее. При отсутствии четкой концепции проблема
совершенствования      менеджмента      фирмы      еще      остается
слабоструктурированной и не может иметь правильного решения.

«При разработке  проекта совершенствования  управления  лучше
использовать базовый принцип метода управления проектами: "...все данные
поступают в виде проектов...»'.

Преодолев на первых двух этапах сложность добывания знаний о
предпосылках, причинах необходимости реализации проекта, на третьем этапе
приступают к разработке проекта совершенствования управления, который
может относиться ко всему предприятию или захватывать отдельные сектора.

«Из этого определения следует, что совершенствование управления
компанией может и должно осуществляться как один крупный проект и через
проекты. Первые шаги, которые надо совершить, чтобы обеспечить появление
программы совершенствования управления в виде проекта, - это добиться,
чтобы команда проекта стала активно использовать базовый принцип метода
управления проектами:  "Все данные поступают в  виде проекта".
Совершенствование менеджмента может приобрести ясный и строгий облик
"Потока проектов", который также отражает и происходящее в этот момент
изменение модели компетенции компании»2.

Далее  можно рассмотреть те преимущества, которые предоставляет
руководителям  возможность  полного  или  частичного  использования
некоторых элементов метода управления проектами, - самого мощного в
данных условиях инструмента реализации проектов совершенствования
управления фирмой.

Переход от абстрактных идей к проекту совершенствования управления
фирмой можно осуществить через управление предметной областью проектов

Содержательно богатая идеями концепция на третьем этапе должна
быть преобразована в Программу действий, то есть мы должны не только
совершить переход от абстрактного представления идеи к ее конкретному
воплощению, но и сохранить при этом те ценные конструктивные идеи,
которые были наработаны на двух этапах подготовки.

«Руководитель не должен забывать, что он член команды, но за счет этой
процедуры на самом деле происходит удивительное превращение - вместо
статуса "владелец концепции" он получает статус "владелец проекта", что,
безусловно, должно работать на преодоление кризиса доверия»3.

Основной подход, который можно использовать на этой стадии - с
минимальными затратами построить в пределах предприятия минимально
возможный на данный момент времени уровень компетенции, связанный не
только с управлением предметной областью проекта (цели, задачи, работы
проекта, их объемы и потребляемые ресурсы), а также внедрить в текущее

1,2 http://www.projectmanagement.ru/

3   http://www.pmsoft.ru/

управление   философию   планирования   комплекса   мероприятий   по
совершенствованию управления в виде системы планов проектов.

Практический опыт планирования проектов показывает, что даже при
"точечном" воздействии происходит довольно быстрое изменение модели
компетенции предприятия в лучшую сторону (в исходной модели
планирование на основе интуиции или планирование с использованием
аналогий; в улучшенной модели - планирование, использующее ситуационный
анализ проекта, оценку длительности работ, календарное и сетевое
представление,   систему   бюджетов   проектов,   пакеты   работ   по
совершенствованию менеджмента).

В процессе подготовки планов проектов оценивается логическая
реализуемость задач, определяются ресурсы и организация проектов,
оценивается физическая реализуемость проектов, то есть возможность
успешной реализации при имеющихся ресурсах, составляется перечень
результатов проекта, список ключевых событий, определяется расчетная
стоимость задач, дается оценка рискам. Уже на этой стадии, за счет
предварительного   планирования,   делается   прогноз   стоимости   и
продолжительности проекта при сделанных предположениях.

Выявление участников проекта снижает риски.

Одним из методов для эффективной работы с внешней средой является
установление приоритетов для требуемых связей с участниками проекта, на
основе анализа этих участников проекта. Такой анализ предполагает
выявление всех возможных участников, которые могут воздействовать на
проект, а затем классификацию по степени их воздействия.

Нужно учитывать, что цели проекта должны отражать интересы всех
участников, всегда помнить, что даже ничтожная группа участников может
найти в проекте фатальную щель и остановить его.

Анализ позволяет определить роли различных участников и использовать
эту информацию для улучшения восприятия проекта во внешней и внутренней
среде предприятия, определить реальную природу бизнеса каждой группы
участников и соответственно их интересов в проекте, обеспечить понимание
их стимулов и поведения, оценить их возможного поведения в различных
обстоятельствах, определить ключевые сферы, от которых в наибольшей
степени зависит отношение к проекту.

Ключом к управлению сложными проектам является понимание
структуры проекта.

Понимание "анатомии" проекта  всеми сотрудниками представляется
особенно важным при подготовке и реализации программы реструктуризации.
Способность выявления, анализа, раскрытия структуры систем, подсистем и
компонентов является просто необходимой для руководителя   крупного
проекта.

Одним из подходов, применяемых на данном этапе, является создание
структуры декомпозиции большого проекта на отдельные проекты, которые
принято называть "комплексами работ".

По определению: «структура декомпозиции работ - это иерархическое деление проекта на естественные
элементы с целью обеспечения его контроля и управления. Кроме этого можно
использовать хорошо известные РЕК.Т - диаграммы»1.

Определенная часть работ по реализации проектов обычно связана с
подготовкой отчетов и презентаций, а также большим количеством
обсуждений, проводимых с сотрудниками предприятия или с потенциальными
инвесторами. Графическое представление взаимосвязей между проектами
является хорошей основой для начала любой рабочей встречи .

Для целого ряда проектов вопрос о том, когда их надо запускать, имеет
решающее значение, поэтому   следует искать эффективные подходы к
решению этой задачи. Классификация проектов позволяет сделать так, чтобы
каждый   конкретный   проект   был   проанализирован   сотрудниками
соответствующей квалификации. Такой качественный анализ связей между
проектами дополнительно позволяет более конкретизировать или просто
увидеть некоторые детали проекта совершенствования управления, которые
трудно различать за потоками событий.

Развитие проектов нужно и можно держать под контролем.

При разработке проекта руководитель находится на пересечении
информационных потоков, в которых понятие "проект" трактуется достаточно
широко. Каждый проект от возникновения идеи до полного своего завершения
проходит ряд последовательных ступеней своего развития, т.е. имеет
типичный жизненный цикл: идея; концепция; планирование; выполнение;

окончание. Нужно осуществлять текущий контроль на каждой стадии
жизненного цикла проекта.

Какие же возможности предоставляет нам использование отдельных
элементов метода управления проектами?

«В базовую версию процесса совершенствования управления удается
ввести множество новых понятий, конкретизирующих состав информации по
проекту. На основе этой информации могут быть оперативно внесены
следующие изменения в сеть проектов:

проведено переопределение целей отдельного проекта;