Понятие, функции, задачи менеджмента

Анализ содержания управления организацией показал, что, в сущности, вся система пронизана организационно-распорядительной деятельностью. 

Организационно-административное воздействие включает в себя следующие  компоненты: виды и типы воздействия, адресат, постановка задания и определение  критерия его выполнения, установление ответственности, инструктаж подчиненных и т.д.

В организации эти методы служат средством прямого воздействия на процесс производства и труд работников, что позволяет координировать выполнение ими отдельных функций или решение общей задачи. Это создает благоприятные условия для существования и развития управляемой системы, оказывает целенаправленное воздействие на объект управления. К характерным особенностям прямого воздействия относится непосредственная связь руководителя и подчиненного. Однако в целом прямые воздействия, в конечном счете, ведут к усилению пассивности подчиненных, а иногда и к скрытому неповиновению. Поэтому наиболее эффективны косвенные методы воздействия, которые осуществляются посредством постановки задачи и создания стимулирующих условий.

Экономические методы управления

Экономическим методам управления отводится центральное место. Это обусловлено тем, что отношения управления определяются в первую очередь экономическими отношениями и лежащими в их основе объективными потребностями и интересами людей.

В отличие от организационно-административных экономические методы руководства предполагают разработку общих планово-экономических показателей и средств их достижения.

Это своего рода экономический механизм в хозяйственных отношениях. В результате повышения действенности экономических рычагов и стимулов формируются такие условия, при которых трудовой коллектив и его члены побуждаются к эффективной работе не столько административным влиянием (приказы, директивы, указания и т.п.), сколько экономическим стимулированием. На основании экономических методов управления должны развиваться и укрепляться организационно-административные и социально-психологические методы, повышаться профессионализм и культура их применения.

Конкретный набор и  содержание рычагов экономического воздействия определяются спецификой управляемой системы. В соответствии с этим в управленческой практике экономические методы руководства чаще всего выступают в следующих формах: планирование, анализ, хозрасчет, ценообразование, финансирование.

Социально-психологические  методы

Установлено, что результаты труда во многом зависят от целого ряда психологических факторов. Умение учитывать эти факторы и с  их помощью целенаправленно воздействовать на отдельных работников поможет  руководителю сформировать коллектив  с едиными целями и задачами. Социологические  исследования свидетельствуют о  том, что если успех деятельности хозяйственного руководителя на 15 % зависит  от его профессиональных знаний, то на 85 % - от умения работать с людьми.

Зная особенности поведения, характера каждого отдельного человека, можно прогнозировать его поведение в нужном для коллектива направлении. Это связано с тем, что каждой группе свойствен свой психологический климат. Поэтому существенным условием образования и развития трудовых коллективов является соблюдение принципа психофизиологической совместимости.

Недостаточное внимание к  социальным и психологическим аспектам управления вызывает нездоровые взаимоотношения в коллективе, что снижает производительность труда. Как показывает практика, формирование здорового морально-психологического климата, воспитание чувства товарищеской взаимопомощи и коллективизма более активно идет в коллективах рыночного типа. Таким образом, чтобы воздействие на коллектив было наиболее результативным, необходимо не только знать моральные и психологические особенности отдельных исполнителей, социально-психологические характеристики отдельных групп и коллективов, но и осуществлять управляющее воздействие. Для этих целей применяются социально-психологические методы, которые представляют собой совокупность специфические способов воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах, а также на социальные процессы, протекающие в них. Они основаны на использовании моральных стимулов к труду, воздействуют на личность с помощью психологических приемов в целях превращения административного задания в осознанный долг, внутреннюю потребность человека. Это достигается посредством приемов, которые носят личностный характер (личный пример, авторитет и т.д.).

Главная цель применения этих методов - формирование в коллективе положительного социально-психологического климата, благодаря чему в значительной мере будут решаться воспитательные, организационные и экономические задачи. Другими словами, поставленные перед коллективом цели могут быть достигнуты с помощью одного из важнейших критериев эффективности и качества работы - человеческого фактора. Умение учитывать это обстоятельство позволит руководителю целенаправленно воздействовать на коллектив, создавать благоприятные условия для труда и в конечном счете формировать коллектив с едиными целями и задачами.

Основное средство воздействия  на коллектив - убеждение. Убеждая, руководитель должен максимально полно учитывать  природу человеческого поведения  и человеческих отношений в процессе совместной деятельности. Понимание  руководителем биологической природы  и внутреннего мира личности помогает ему подобрать наиболее эффективные  формы сплочения и активизации  коллектива Объектом же социально-психологического руководства в трудовом коллективе являются взаимоотношения работников, их отношение к средствам труда и окружающей среде.

Необходимость использования  в практике управления организацией социально-психологических методов руководства очевидна, так как они позволяют своевременно учитывать мотивы деятельности и потребности работников, видеть перспективы изменения конкретной ситуации, принимать оптимальные управленческие решения.

Приемы и способы социально-психологического воздействия во многом определяются подготовленностью руководителя, его  компетентностью, организаторскими способностями  и знаниями в области социальной психологии

Социально-психологические  методы руководства требуют, чтобы во главе коллектива были люди достаточно гибкие, умеющие использовать разнообразные аспекты управления. Успех деятельности руководителя в этом направлении зависит от того, насколько правильно применяет он различные формы социально-психологического воздействия, которые в конечном счете сформируют здоровые межличностные отношения. В качестве основных форм такого воздействия можно рекомендовать: планирование социального развития трудовых коллективов, убеждение как метод воспитания и формирования личности, экономическое соревнование, критику и самокритику, постоянно действующие производственные совещания, которые выступают как метод управления и как форма участия трудящихся в управлении, различного рода ритуалы и обряды.

 

2. Самоменеджмент

Самоменеджмент - это организация руководителем организации своей собственной деятельности. Данный процесс предполагает четкое планирование своего рабочего и свободного времени.

На рабочем месте менеджер обязан четко распланировать свой рабочий  день в соответствии с теми обязанностями, которые ему необходимо выполнить:

руководителю рекомендуется  проранжировать по степени важности и срочности стоящие перед ним задачи;

распределить время на их выполнение с небольшим запасом  для разрешения экстренных вопросов (при форс-мажорных обстоятельствах).

Сначала внимание важным и  срочным делам, а затем уже  распределить остальные задачи (срочные, но менее важные или менее ответственные; важные но не срочные; несрочные и не требующие особых усилий и ответственности) между подчиненными.

Себе в этом случае руководитель может оставить решение только тех  задач, с которыми его сотрудники справиться не могут.

Составление ежедневного  графика, где фиксируются все  решенные, и нерешенные вопросы позволяет руководителю экономить свое время.

Он служит в помощь выполнению служебных обязанностей. Для этого  можно завести две папки, в  одной из которых предварительно вечером будут складываться не просмотренные  документы, а во второй - просмотренные. В каждой из папок должен находиться пронумерованный список документов регулярно обновляемый по мере их рассмотрения.

Указываются также люди и  должности, которым он был передан. В папке для решенных дел, кроме  вышеперечисленного, должна стоять еще и дата подписи руководителем.

Работа менеджера в  первую очередь заключается в  его умении общаться и руководить людьми, умении вести за собой.. Для  эффективной работы предприятия  ему необходимо постоянно поддерживать свой авторитет у подчиненных, а  для этого руководитель должен совершенствовать свои личные и профессиональные качества, так как легче всего работники  подчиняются руководителю, уровень  которого заметно выше. Менеджер должен быть терпим и справедлив, но тверд и уверен в себе. Воспитание в себе этих качеств и постоянный самоконтроль являются залогом успешной работы руководителя. Не стоит забывать о том, что руководитель должен служить примером для подражания.

Руководитель должен уметь  отдыхать, чтобы способность легко  расслабиться и быстро собраться  с мыслями позволила менеджеру  не накапливать утомление, которое  зачастую приводит к раздражительности, падению внимания и снижению продуктивности работы как его самого, так и  предприятия в целом. В данном направлении разработано достаточно большое количество способов релаксации (расслабления), таких как прослушивание  успокаивающей музыки, установка  в офисе аквариума, медитация, аутотренинг, основанный на самовнушении и получивший в последнее время признание, и т. д.

 

Тема 11. Коммуникативность и управленческое общение.

 

1. Коммуникация  и эффективность управления

Коммуникация - как форма общения двух и более субъектов контактирования - является естественной и неотъемлемой частью процесса управления. Поскольку общение подразумевает обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемого сообщения, то можно говорить уже о коммуникационном процессе.

Для начала необходимо знать, что к основным функциям коммуникаций относятся:

1) информативная - передача  истинных или ложных сведений;

2) интерактивная /побудительная/ - организация взаимодействия между  людьми /согласованность действий, распределение функций, влияние  на настроение, убеждения, поведение  собеседника - через внушение, приказ, просьбу, убеждение и т.д./;

3) перцептивная - восприятие друг друга партнерами в ходе общения и установление на этой основе взаимопонимания;

4) экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

Эффективная коммуникация предполагает также наличие у менеджера  коммуникативной компетентности, т.е. способности устанавливать и  поддерживать необходимые контакты с другими людьми, а именно: достигать  взаимопонимания, ясного представления  о ситуации и предмете общения.

Что может помешать этому?

а) стереотипы - упрощенные мнения относительно отдельных лиц или  ситуации;

б) «предвзятые представления»- склонность отвергать все, что противоречит собственным взглядам, что ново, необычно;

в) плохие отношения между  людьми;

г) отсутствие внимания и  интереса собеседника;

д) пренебрежение фактами, т.е. привычка спешить с выводами /заключениями/ при отсутствии достаточного числа фактов;

е) ошибки в построении высказываний: неправильный выбор слов, сложность  сообщения, слабая убедительность, нелогичность;

ж) неверный выбор стратегии  и тактики общения;

з) смешение видов общения.

 

2. Составляющие  коммуникационного процесса в  организациях

Люди обмениваются информацией, то есть вступают в коммуникационный процесс на самых разных уровнях  и используя различные виды коммуникаций. Они общаются в группах, выступают  на собраниях /«летучках», «планерках»/, читают корреспонденцию, пишут письма, составляют записки и отчеты, общаются по телефону, по факсу, электронную  почту, просматривают и пишут  сами видеоленты, делают рекламу и  т.д. - любой из этих способов общения  вписывается в определенный вид /тип/ коммуникаций:

1) с внешней средой - с  государственными и негосударственными  службами, правоохранительными органами, потребителями, конкурентами, посредниками, кредиторами, рынком труда и  т.д.

2) межуровневые /вертикальные/ - внутри организации, сверху вниз  и снизу вверх, или по нисходящей и по восходящей;

По нисходящей сообщается информация о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.д. По восходящей - подается сигнал «на верх» о возникших проблемах, об открывшихся эффективных методах работы /о «рационализме снизу»/, об атмосфере в коллективе;

3) горизонтальные - обмен  информацией между различными  отделами для согласования действий /программ, уровня требований/, для  консультирования или проведения  совместных исследований.

Горизонтальные потоки сообщений  в организации имеют место  чаще, чем вертикальные. Одна из причин состоит в том, что люди более  всего расположены говорить свободно, и открыто с собеседниками - равными себе, чем, например, с «начальством». Горизонтальный обмен информацией менее подвержен искажениям, т.к. у работников одного ранга взгляды совпадают чаще, да и информация носит в основном координационный характер, тогда как у вертикальных /сверху - вниз/ - приказной, директивный, распорядительный.