Понятие, функции, задачи менеджмента

Партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта; общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела; основная задача делового общения  – продуктивное сотрудничество.

 

2. Классификация, виды и формы общения

В жизни человека практически  нет периода, когда он находится  вне общения. Общение классифицируется по содержанию, целям, средствам, функциям, видам и формам. Специалисты выделяют следующие формы общения.

Непосредственное общение  является исторически первой формой общения людей друг с другом. Оно  осуществляется с помощью органов, данных человеку природой (голова, руки, голосовые связки и т. д.). На основе непосредственного общения на более  поздних этапах развития цивилизации  возникли различные формы и виды общения. Например, опосредованное общение, связанное с использованием специальных  средств и орудий (палка, след на земле и т.п.), письменности, телевидения, радио, телефона и более современных  средств для организации общения и обмена информацией.

Межличностное общение связано  с непосредственными контактами людей в группах или парах. Оно подразумевает знание индивидуальных особенностей партнера и наличие  совместного опыта деятельности, сопереживания и понимания.

Массовое общение –  это множественные связи и  контакты незнакомых людей в обществе, а также общение с помощью  средств массовой информации (телевидение, радио, журналы, газеты и т. д.).

Специалисты в сфере торговли и обслуживания в своей повседневной деятельности сталкиваются с проблемами межличностного общения.

В психологии выделяют три  основных типа межличностного общения: императивное, манипулятивное и диалогическое.

Императивное общение  – это авторитарная (директивная) форма воздействия на партнера по общению. Его основной целью является подчинение одним из партнеров себе другого, достижение контроля над его  поведением, мыслями, а также принуждение  к определенным действия и решениям. В данном случае партнер по общению  рассматривается как бездушный  объект воздействия, как механизм, которым  надо управлять; он выступает пассивной, «страдательной» стороной. Особенность  императивного общения в том, что принуждение партнера к чему-либо не скрывается. В качестве средств влияния используются приказы, указания, требования, угрозы, предписания и т. п.

Манипулятивное общение сходно с императивным. Основной целью манипулятивного общения является оказание воздействия на партнера по общению, но при этом достижение своих намерений осуществляется скрытно. Манипуляцию и императив объединяет стремление добиться контроля в том, что при манипулятивном типе партнер по общению не информирует о своих истинных целях, цели скрываются или подменяются другими.

При манипулятивном типе общения партнер не воспринимается как целостная уникальная личность, он является носителем определенных, «нужных» манипулятору свойств и качеств. Например, неважно, насколько добр человек, что его доброту можно использовать в своих целях. Однако нередко человек, выбравший в качестве основного именно этот тип отношений с другими, в конечном итоге сам становится жертвой собственных манипуляций. Самого себя он тоже воспринимает как фрагмент, руководствуется ложными целями и переходит на стереотипные формы поведения. Манипулятивное отношение к другому приводит к нарушению доверительных связей, построенных на дружбе, любви, взаимной привязанности.

Императивная и манипулятивная формы межличностного общения относятся к монологическому общению. Человек, рассматривая другого как объект своего воздействия, по сути, общается сам с собой, со своими задачами и целями. Он не видит истинного собеседника, игнорирует его, то есть человек видит вокруг себя не людей, а своих «двойников».

Диалогическое общение является альтернативной императивному и манипулятивному типам межличностного общения. Оно основано на равноправии партнеров и позволяет перейти от фиксированной на себе установки к установке на собеседника, реального партнера по общению.

Диалогическое общение предполагает внимательное отношение к собеседнику, к его вопросам.

По своему назначению общение  многофункционально. В психологии выделяется пять основных функций.

Прагматическая функция  общения реализуется при взаимодействии людей в процессе совместной деятельности.

Формирующая функция проявляется  в процессе развития человека и становления  его как личности.

Функция подтверждения состоит  в том, что только в процессе общения  с другими мы можем понять, познать  и утвердить себя в собственных  глазах. К знакам подтверждения можно  отнести знакомства, приветствия, оказание знаков внимания.

Функция организации и  поддержания межличностных отношений. В ходе общения мы оцениваем людей, устанавливаем эмоциональные отношения, причем один и тот же человек в  разных ситуациях может вызвать  различное отношение. Эмоциональные  межличностные отношения встречаются  в деловом общении и накладывают  на деловые отношения особый отпечаток.

Внутриличностная функция общения – это диалог с самим собой. Благодаря этой функции человек принимает решения и совершает значимые постуки.

Кроме того, выделяются несколько  видов общения, среди которых  можно отметить следующие.

«Контакт масок». В процессе общения нет стремления понять человека, не учитываются его индивидуальные особенности, поэтому данный вид общения принято называть формальным. В ходе общения используется стандартный набор масок, которые стали уже привычными (строгость, вежливость, безразличие и т. п.), а также соответствующий им набор выражений лица и жестов. В ходе беседы часто применяются «расхожие» фразы, позволяющие скрыть эмоции и отношение к собеседнику.

Примитивное общение. Данный вид общения характеризуется  «нужностью», т. е. человек оценивает  другого как нужный или ненужный (мешающий) объект. Если человек нужен, с ним активно вступают в контакт, мешает – «отталкивают» резкими  репликами. После получения от партнера по общению желаемого теряют дальнейший интерес к нему и, более того, не скрывают этого.

Формально-ролевое общение. При таком общении вместо понимания  личности собеседника обходятся  знанием его социальной роли. В  жизни каждый из нас играет множество  ролей. Роль – это способ поведения, который задается обществом, поэтому  продавцу, кассиру сберегательного  банка не свойственно вести себя как военачальнику. Бывает, что в течение одного дня человеку приходится «играть» несколько ролей: компетентный специалист, коллега, руководитель, подчиненный, пассажир, любящая дочь, внучка, мать, жена и т. д.

Деловое общение. В этом виде общения учитываются особенности  личности, возраст, настроения собеседника, но интересы дела являются более важными.

Светское общение. Общение  беспредметное, люди говорят не то, что думают, а то, что положено говорить в подобных случаях. Вежливость, такт, одобрение, выражение симпатий – основа данного вида общения.

Общение осуществляется при  помощи вербальных (словесных) и невербальных средств.

 

3. Нормы и принципы делового общения

Умение вести себя с людьми надлежащим образом является одним из важнейших, если не важнейшим, фактором, определяющим шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или предпринимательской  деятельности.

Для того чтобы цель делового общения была успешно реализована, в современной психологической  науке выделяют основные этико-психологические принципы делового общения, к которым относят:

1) принцип создания условий для выявления творческого потенциала и профессиональных знаний личности, на основе которого возможно согласовать личные цели сотрудника с общими целями организации;

2) принцип полномочий и ответственности, регламентирующий деловое общение в рамках служебных прав и обязанностей в соответствии со служебным статусом сотрудника, оценку его деловых качеств и использование его квалификации и опыта.

Джен Ягер в книге «Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса» выделяет шесть следующих основных принципов:

1. Пунктуальность (делайте  все вовремя). Только поведение человека, делающего все вовремя, является нормативным. Опоздания мешают работе и являются признаком того, что на человека нельзя положиться. Принцип делать все вовремя распространяется на все служебные задания. Специалисты, изучающие организацию и распределение рабочего времени, рекомендуют прибавлять лишних 25 % к тому сроку, который, на ваш взгляд, требуется для выполнения порученной работы.

2. Конфиденциальность (не  болтайте лишнего). Секреты учреждения, корпорации или конкретной сделки необходимо хранить так же бережно, как тайны личного характера. Нет необходимости пересказывать кому-либо услышанное от сослуживца, руководителя или подчиненного об их служебной деятельности или личной жизни.

3. Любезность, доброжелательность  и приветливость. В любой ситуации необходимо вести себя с клиентами, заказчиками, покупателями и сослуживцами вежливо, приветливо и доброжелательно. Это, однако, не означает необходимости дружить с каждым, с кем приходится общаться по долгу службы.

4. Внимание к окружающим (думайте о других, а не только  о себе). Внимание к окружающим должно распространяться на сослуживцев, начальников и подчиненных. Уважайте мнение других, старайтесь понять, почему у них сложилась та или иная точка зрения. Всегда прислушивайтесь к критике и советам коллег, начальства и подчиненных. Когда кто-то ставит под сомнение качество вашей работы, покажите, что цените соображения и опыт других людей. Уверенность в себе не должна мешать вам быть скромным.

5. Внешний облик (одевайтесь как положено). Главный подход – вписаться в ваше окружение по службе, а внутри этого окружения – в контингент работников вашего уровня. Необходимо выглядеть самым лучшим образом, то есть одеваться со вкусом, выбирая цветовую гамму к лицу. Важное значение имеют тщательно подобранные аксессуары.

6. Грамотность  (говорите и пишите хорошим  языком). Внутренние документы или письма, направляемые за пределы учреждения, должны быть изложены хорошим языком, а все имена собственные переданы без ошибок. Нельзя употреблять бранных слов. Даже если вы всего лишь приводите слова другого человека, окружающими они будут восприняты как часть вашего собственного лексикона. 

Деловое общение должно строиться  на основе таких моральных качеств  личности и категорий этики, как  честность, правдивость, скромность, великодушие, долг, совесть, достоинство, честь, придающих  деловым отношениям нравственный характер.

На характер общения оказывает  влияние темперамент его участников. Традиционно выделяют четыре типа темперамента: сангвинический, флегматический, холерический, меланхолический.

Успешность делового общения  во многом зависит не только от умения говорить, но и от умения слушать  собеседника. Все понимают, что слушать  можно по-разному. Представление  о том, что «слушать» и «слышать»  – это не одно и то же, зафиксировано  в русском языке самим фактом наличия разных слов для обозначения  эффективного и неэффективного слушания.

Неумение слушать – основная причина неэффективного общения, именно оно приводит к недоразумениям, ошибкам и проблемам. При кажущейся простоте (некоторые думают, что слушать – значит просто помалкивать), слушание – сложный процесс, требующий значительных психологических энергозатрат, определенных навыков и общей коммуникативной культуры.

Выделяют два  вида слушания: нерефлексивное и рефлексивное слушание.

Нерефлексивное  слушание – это умение внимательно молчать, не вмешиваясь в речь собеседника своими замечаниями. Слушание этого вида особенно полезно, когда собеседник проявляет такие глубокие чувства, как гнев или горе, горит желанием высказать свою точку зрения, хочет обсудить наболевшие вопросы. Ответы при нерефлексивном слушании должны быть сведены к минимуму типа: «Да!», «Ну и ну!»,«Продолжайте», «Интересно!» и т.д.

В деловом, как и в любом  другом общении, важно сочетание  нерефлексивного и рефлексивного  слушания. Рефлексивное слушание представляет собой процесс расшифровки смысла сообщений. Выяснить реальное значение сообщения помогают рефлексивные ответы, среди которых выделяют выяснение, перефразирование, отражение чувств и резюмирование.

Выяснение представляет собой обращение к говорящему за уточнениями при помощи ключевых фраз типа: «Я не понял», «Что вы имеете в виду?», «Пожалуйста, уточним это» и т.п.

Перефразирование  – собственная формулировка сообщения! говорящего для проверки его точности. Ключевые фразы: «Как я понял вас...», «Вы думаете, что...», «По вашему мнению...».

При отражении чувств акцент делается на отражении слушающим эмоционального состояния говорящего при помощи фраз: «Вероятно, вы чувствуете...», «Вы несколько расстроены...» и т.д.

При резюмировании подытоживаются основные идеи и чувства говорящего, для чего используются фразы: «Вашими основными идеями, как я понял, являются...», «Если теперь подытожить сказанное вами, то...». Резюмирование уместно в ситуациях при обсуждении разногласий в конце беседы, во время длительного обсуждения вопроса, при завершении разговора.

 

4. Деловая беседа

Деловая беседа является основной и наиболее распространенной формой делового общения. Практика деловых  отношений показывает, что в решении  проблем, связанных с межличностным  контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют  налаживать контакт друг с другом.