Особенности системы набора персонала в дошкольном учреждении

 

- секретарь-стенографистка;

 

- секретарь-машинистка;

 

- делопроизводитель.

 

Проанализируем процесс формирования документооборота Государственного учреждения здравоохранения Областная детская клиническая больница: документооборот состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (главным врачом, заместителями главного врача, врачами-специалистами, заведующими отделениями, начальниками отделов и т.д.) и пунктами технической обработки документов: отделом документационного обеспечения управления.

 

Поступающий в Областную детскую клиническую больницу документы образуют поток входящей корреспонденции, которая проходит необходимые стадии обработки (поступление документации; регистрация или отправка поступившей документации: почтой, по факсимильной и электронной связи, лично на руки; передача документации на рассмотрение руководства: главного врача или его заместителей; передача документов непосредственным исполнителям или в подразделения; ведение контроля исполнения документов).

 

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками Государственного учреждения здравоохранения Областная детская клиническая больница, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

 

Кроме того, в организации циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы, - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников - исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

 

Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

 

Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этого организуется вся работа отдела документационного обеспечения, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами оргтехники.

 

Для передачи документов учреждения используются: телефон, факсимильные аппараты, компьютеры. В некоторых случаях информация поступает непосредственно в структурные подразделения, конкретным сотрудникам, на персональные компьютеры, минуя отдел документационного обеспечения. Одним из сдерживающих факторов массового перехода к более быстрым способам пересылки корреспонденции являются проблемы юридической силы корреспонденции. Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретают важнейшее значение для всей организации документооборота.

 

Обработка поступивших документов проводится в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончания, а также в нерабочие дни.

 

Корреспонденция, не вскрывающаяся при поступлении и обработке, сразу же сортируется по адресатам. При распределении документации по исполнителям для большинства документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их содержанием. Делопроизводитель или секретарь главного врача самостоятельно распределяет документы на потоки - для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При распределении документов учитывается:

 

- важность содержания;

 

- вид документа: закон, распоряжение, приказ, письмо, отчет и т.д.;

 

- сложность и новизна  поставленных вопросов;

 

- авторство, т.е. общественное  положение лица - автора документа, место учреждения-отправителя в  структуре управления, роль общественной  организации в жизни общества;

 

- реальная срочность исполнения  документа.

 

Главный врач, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае, отдел документационного обеспечения должен быть уведомлен, кому документ определен на исполнение, и какое решение принято руководителем и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документа.

 

Главный врач не должен задерживать документы, оставлять их у себя на неопределенный срок; документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день (в исключительных случаях - на следующий день) возвращены в отдел документационного обеспечения.

 

В процессе исполнения документов сотрудники ведут собственный документооборот. Они пользуются документным и архивным фондами организации, инструкциями и ведомственными справочниками (телефонным, по делопроизводству и др.), номенклатурой дел, стандартами на документацию, а также средствами оргтехники. Исполнитель получает в соответствии с имеющимся правом доступа запрашиваемую им информацию, несет ответственность за полноту, своевременность, достоверность и конфиденциальность используемой информации.

 

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности, например, при группировании различных опросов, отчетов, заявлений, жалоб граждан, других документов. Но в отделе данная последовательность составления дел обычно не применяется.

 

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.

 

В отделе документационного обеспечения создается своя номенклатура дел, которая составляется на следующий год в последнем квартале текущего года и после оформления утверждается главным врачом и приобретает статус нормативного акта. Утвержденная номенклатура дел в отделе действует в течение года. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный главным врачом, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный делопроизводителем и архивариусом Государственного учреждения здравоохранения Областная детская клиническая больница, является документом постоянного срока хранения организации.

 

Передача документов в архив

 

Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности учреждения здравоохранения, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или иное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от времени происхождения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

 

В своей практической деятельности архивы органа или учреждения здравоохранения руководствуются законодательством Российской Федерации, нормативными и методическими документами Росархива, других организаций Федеральной архивной службы России, положениями об архивах учреждения здравоохранения.

 

Архивы учреждения здравоохранения хранят документы аппарата указанных органов, а также организаций - предшественников.

 

В архивы учреждения здравоохранения передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

 

После окончания делопроизводственного года (оперативного хранения документов в отделе документационного обеспечения) к номенклатуре дел отделом документационного обеспечения (делопроизводителем) составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

 

- дела со сроками хранения  до 10 лет;

 

- дела со сроком хранения  свыше 10 лет;

 

- дела со сроком хранения  «постоянно».

 

К ним так же относятся «переходящие» дела и дела, сроки хранения которых определены не окончательно, - «с отметкой ЭПК».

 

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в отделах, других структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

 

Прием и регистрация обращений граждан

 

Прием и регистрация обращений граждан осуществляется одним из сотрудников отдела документационного обеспечения. В случае поступления документа непосредственно в какое-либо структурное подразделение учреждения здравоохранения он должен быть передан в отдел документационного обеспечения или соответствующему ответственному лицу для регистрации.

 

При поступлении повторных обращений граждан им присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого документа. В верхнем правом углу повторных обращений и на карточках делается отметка «Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка.

 

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

 

Работа с документами для служебного пользования

 

Гриф «Для служебного пользования» ставится на отдельных документах (изданиях) нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц.

 

Документы (издания) с грифом «Для служебного пользования»:

 

Необходимость проставления грифа «Для служебного пользования» определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

 

Документы (издания) с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

 

Уничтожение дел, документов с грифом «Для служебного пользования» происходит в том случае, если они утратили практическое значение и не имеют исторической ценности.

 

 

3. Оценка эффективности  реализации проекта совершенствования  электронного документооборота

 

 

3.1 Проблемы, существующие  в отделе документационного обеспечения

 

 

Обучение и повышения квалификации работников

 

В отделе документационного обеспечения работают специалисты со следующим образованием:

 

- среднее специальное  юридическое образование с незаконченным  высшим образованием по государственному  и муниципальному управлению (опыт  работы в данном учреждении - 7 лет);

 

- среднее техническое  образование по обслуживанию  электронно-вычислительных машин (опыт  работы в данном учреждении - 3,5 года). Специалист начал обучение  по среднему специальному образованию  «Государственное и муниципальное  управление»;

 

- среднее специальное  образование по специальности  «Социальный работник» (специалист  временно принятый на период  нахождения основного работника  в отпуске по уходу за ребенком  до трех лет) (опыт работы 0,7 года).

 

Делая вывод из вышесказанного, можно сказать, что работа в отделе документационного обеспечения строится в основном не на базовых знаниях, а на опыте работы. У большинства работников отдела существует необходимость пройти повышение квалификации по специальности «Делопроизводство и документооборот на предприятии».

 

По договоренности с руководством учреждения здравоохранения данная проблема решаема. В декабре 2009 года один специалист прошел повышение квалификации по данной специализации.

 

Отсутствие качественного контроля деятельности отдела;

 

Около семи лет назад, когда создавался отдел документационного обеспечения, должностной инструкцией были предусмотрены следующие должности (таблица 6).

 

Таблица 6. Список должностей, предусмотренных должностной инструкцией

 

Структурное подразделение 

Наименование должности 

Количество должностей 

Основание 

 

1 

2 

3 

4 

 

Отдел документационного обеспечения 

Заведующий канцелярией - начальник отдела 

0,25 

п. 1.1.11 приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 22.05.2001 г. №165 

 

Канцелярия 

Секретарь главного врача 

1,00 

Вместо 1,00 (одной) должности секретаря - машинистки п. 1.1.13 приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 22.05.2001 г. №165 

 

Делопроизводитель 

0,50 

п. 1.1.12 приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 22.05.2001 г. №165 

 

ИТОГО: 

1,75 

 

 

Машбюро 

Секретарь - машинистка 

1,00 

п. 1.1.13 приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 22.05.2001 г. №165 

 

 

 

Начальник документационного отдела фактически совмещал должности заведующего канцелярией, делопроизводителя и секретаря главного врача. В машбюро 2 ставки - секретарь-машинистка и секретарь-стенографистка, а также оператор копировальных и множительных машин и 2 архивариуса. В связи с частой сменой работников в отделе возникла сложная ситуация. Работник в должности начальника документационного отдела перевелся в отдел кадров, а на его месте остался секретарь главного врача с совмещением должности делопроизводителя. Фактически отдел остался без начальника. Не ведется отчетность по ведению документационного оборота, нет качественного контроля по ведению документации. Хотя документационный отдел и подчиняется заместителю главного врача по организационно-методической работе, он не в состоянии вести качественный контроль работы отдела.

 

К тому же в связи с сокращением в отделе остались следующие должности:

 

- секретарь главного врача 1,0 ставка;

 

- секретарь-машинистка 1,0 ставка;

 

- секретарь-стенографистка 1,0 ставка;