Понятие контроля, условия  его реализации, этапы

     Во-первых, контроль – это  одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы  в полной мере все  другие функции.

     Во-вторых, контроль – это  процесс обеспечения  достижения организацией своих целей.

     Цель  контроля – предотвращение ошибок.

Контроль – это наблюдение и регулирование процессов и деятельности людей в организации для достижения запланированных целей.

Цель  контроля – обеспечить менеджеров информацией для оценки выполнения запланированных показателей деятельности организации и соответствия разработанным планам в определенный период времени.

Управление, а  значит и контроль включают в себя распределение и комбинирование следующих основных ресурсов организации: материальных, человеческих, финансовых и информационных.

Контроль  материальных ресурсов включает контроль запасов сырья, материалов, незавершенного производства и готовой продукции на складе организации и в торговле. Однако запасы должны быть достаточными, чтобы обеспечить непрерывность производства и реализации продукции.

Кроме того, контроль материальных ресурсов включает контроль качества продукции и технических  характеристик оборудования.

Контроль  человеческих ресурсов включает оценку и контроль качества отбора, распределения работников в организации, их подготовку и развитие, оценку деятельности и ее результатов, уровни вознаграждения персонала и его справедливость.

Контроль  информационных ресурсов включает маркетинговые прогнозы и прогнозы продаж, производственные планы, анализ внешней среды, экономические прогнозы и паблик рилейшнз.

Финансовые  ресурсы находятся в центре рисунка, так как все перечисленные ресурсы имеют стоимостную оценку, в связи с чем финансовые ресурсы взаимосвязаны с контролем за ними. Финансовые ресурсы – это денежные средства организации, которые формируются при ее образовании и пополняются в результате производственно-хозяйственной деятельности за счет реализации товаров и услуг, выбывшего имущества, а также путем привлечения внешних источников финансирования. Они обеспечивают движение и использование всех других ресурсов в организации.

Финансовых ресурсов должно быть достаточно, чтобы обеспечить текущее функционирование и устойчивое развитие организации в долгосрочной перспективе.

Уровневый подход к классификации контроля выделяет три вида контроля: производственный, организационный и стратегический.

Производственный (операционный) контроль фокусируется на одной или нескольких производственных системах в организации. Контроль качества – один из видов производственного контроля.

Организационный контроль связан с функционированием организации в целом. Он регулирует ее деятельность в соответствии с целями, планами и нормативными показателями.

Стратегический  контроль отслеживает процесс адаптации организации к внешней среде, поддерживает баланс в системе «организация-среда» и способствует достижению миссии и стратегических целей организации.

Этапы процесса контроля

Независимо от типов и количества контрольных  систем, необходимых организации, существует четыре основных этапа любого процесса контроля.

Первый этап в контрольном процессе – установление стандартов.

Стандарт –  это эталон, норма, требование, контрольная  цифра, с которыми сравниваются результаты деятельности людей и организации  в целом. Они должны разрабатываться  на основе целей и задач организации. В более широком понимании  стандарты отражают организационную  стратегию.

Второй этап в процессе контроля – измерение фактических результатов деятельности контролируемого объекта. На этом этапе необходимо определить качественные и количественные методы измерения. Данная проблема является сложной, так как результаты некоторых видов деятельности, например управленческой, не поддаются непосредственному измерению.

Третий этап – сравнение фактических результатов и стандартов, разработанных на первом этапе.

Достигнутые результаты могут превышать, быть ниже или соответствовать  разработанным стандартам.

Прежде чем  предпринимать корректирующие действия, необходимо решить, какое расхождение  со стандартами допустимо, а какое  требует устранения.

Заключительный  этап в контролирующем процессе –  оценка результатов и осуществление корректирующих действий. На этом этапе руководствуются сравнением, сделанным на предыдущем этапе. После оценки возможны три варианта действий.

1. Поддержание существующего положения, когда достигнутые показатели соответствуют стандартам или отклонение от них допустимо.

2. Исправление отклонения фактических результатов от стандарта.

3. Изменение стандартов, которые могут быть либо слишком высокими, либо слишком низкими.

Формами оперативного контроля являются предварительный, текущий  и заключительный контроль.

Предварительный контроль отслеживает качество и количество ресурсов на входе в организацию, перед тем как они станут частью производственной системы.

Текущий контроль осуществляется в течение процесса преобразования ресурсов, которые организация имеет на входе, в продукты, которые она имеет на выходе.

Заключительный  контроль сфокусирован на выходах организации, здесь проверяются результаты деятельности организации после завершения производственного процесса. Заключительный контроль в основном не столь эффективен, как первые две формы контроля, так как осуществляется после того, как получен конечный результат. Однако он обеспечивает менеджеров важной информацией для будущего планирования и создает базу для вознаграждения работников.  

Цели  организации. Управление по целям.

Цели организации - результаты, которых стремится достичь организация, и на достижение которых направлена ее деятельность.

Выделяют главную  целевую функцию, или миссию организации, определяющую основные направления  деятельности фирмы.

Миссия - основная главная цель организации, ради которой она и создана.

Цели различают:

1. По масштабу деятельности: глобальные или общие; локальные или частные.
2. По актуальности: актуальные (первоочередные) и неактуальные.
3. По рангу: главные и второстепенные.
4. По временному фактору: стратегические и тактические.
5. По функциям управления: цели организации, планирования, контроля и координирования.
6. По подсистемам организации: экономические, технические, технологические, социальные, производственные, коммерческие и т.д.
7. По субъектам: личные и групповые.
8. По осознанности: действительные и мнимые.
9. По достижимости: реальные и фантастические.
10. По иерархии: высшие, промежуточные, низшие.
11. По взаимоотношениям: взаимодействующие, индифферентные (нейтральные) и конкурирующие.
12. По объекту взаимодействия: внешние и внутренние

При определении  миссии организации необходимо учитывать:

- формулировку  задачи организации с точки  зрения производства ею товаров  или услуг, а также основных  рынков и ключевых технологий, используемых в организации; 
- положение фирмы по отношению к внешней среде; 
- культуру организации: какой рабочий климат существует в данной организации; какой тип работников привлекает данный климат; каковы основы взаимоотношений руководителей фирмы с рядовыми сотрудниками; 
- кто является клиентами (потребители), какие потребности клиентов (потребителей) фирма может успешно удовлетворить.

Миссия организации  является основой при формулировке ее целей. Цели представляют собой отправную  точку при планировании.

Эффективным методом  управления является метод управления по целям.

Он состоит  из четырех этапов:

1. Формулировка четких и кратких целей.
2. Разработка наилучших планов достижения этих целей.
3. Контроль, анализ и оценка результатов работы.
4. Корректировка результатов в соответствии с запланированными.

Выработка целей  осуществляется в нисходящем порядке  по иерархии от высшего руководства  к последующим уровням управления. Цели нижестоящего управляющего должны обеспечивать достижение целей его  начальника. На данном этапе выработки  целей обязательна обратная связь, то есть двусторонний обмен информацией, что необходимо для их согласования и обеспечения непротиворечивости.

Планирование  определяет, что необходимо сделать  для достижения данной цели. Можно  выделить несколько стадий планирования:

- определение  задач, которые надо решить  для достижения целей. 
- установление последовательности выполнения операций, создание календарного плана. 
- уточнение полномочий персонала для выполнения каждого вида деятельности. 
- оценка временных затрат. 
- определение затрат на ресурсы, необходимые для осуществления операций, посредством разработки бюджета. 
- корректировка планов действий.

Термин "Управление по целям" впервые был введен и  популяризирован Питером Друкером в 1954 году в книге "The Practice of Management"^[1].

 
Суть управления по целям заключается  в кооперативном процессе определения  целей, выбора направления действий и принятии решений. Важной частью управления по целям является измерение и  сравнение текущей эффективности  деятельности сотрудников между  собой и с набором установленных  стандартов. В идеале, когда сотрудники сами вовлекаются в процесс постановки целей и определения направления  действий, необходимых для их достижения, в этом случае сотрудники более мотивированы на выполнение их обязанностей.

Виды  планирования и планов

Планирование - это определение системы целей  функционирования и развития организации, а также путей и средств  их достижения.  

Любая организация  не может обходиться без планирования, так как необходимо принимать  управленческие решения относительно: 

• распределения ресурсов;
• координации деятельности между отдельными подразделениями;
• координации с внешней средой (рынком);
• создания эффективной внутренней структуры;
• контроля за деятельностью;
• развития организации в будущем. Планирование обеспечивает своевременность решений, позволяет избегать поспешности в решениях, устанавливает четкую цель и ясный способ ее реализации, а также даст возможность контролировать ситуацию.

 

В общем, в процессе планирования можно  выделить: 

• процесс целеполагания (определение системы целей);
• процесс сочетания (координации) целей и средств их достижения;
• процесс развития или единство существующей системы работы организации с ее будущим развитием.

 

Целеполагание - это процесс разработки системы целей, начиная от общих целей организации и заканчивая целями отдельных ее подразделений. В результате получается дерево целей, которое лежит в основе всего процесса планирования. 

Само по себе наличие цели еще не означает, что  она будет достигнута, необходимо наличие соответствующих материальных, финансовых и людских ресурсов. При  этом часто от количества этих ресурсов зависит уровень достижения цели. Так, например, для создания предприятия  в определенной отрасли необходимы первоначальные вложения не менее №  млн рублей. Этот финансовый ресурс обязательно должен быть в наличии, и тогда будет обеспечено сочетание  цели и средства ее достижения. Как  результат координации появляются планы, в которых сочетаются мероприятия  по достижению целей, сроки, средства и  исполнители.