Анализ и совершенствование адаптации персонала в компании "Стар-трэвел"

Наставникам, осуществляющим стажировку вновь принятых работников, устанавливается доплата за наставничество согласно Положения о премировании.

Наставник должен обладать достаточным объемом знаний, умений и навыков (профессиональных и методических), желанием работать с новым работником, отзывчивостью, должен быть дисциплинированным, исполнительным, коммуникабельным и т.д.   В случае, если учить профессии не нужно, наставником может быть и руководитель подразделения. В этом случае, помимо выполнения своих функций в процессе управления адаптацией, он выполняет и функции, предусмотренные для наставника без доплаты за наставничество.

Наставник при выходе нового сотрудника на работу обязан:

1. Провести вводный  инструктаж, включающий в себя:

- знакомство с подразделением: организация и структура, направление  деятельности, взаимодействия с  другими подразделениями компании, взаимоотношения рабочих групп внутри подразделения

- рабочие обязанности  и ответственность: детальное  описание текущей работы и  ожидаемые результаты, разъяснение  важности данной работы, нормативы качества выполнения работы и оценка исполнения, длительность рабочего дня и расписание

- правила поведения  на рабочем месте: перерывы (перекуры, обед), телефонные переговоры личного характера в рабочее время

- требования к внешнему  виду (спецодежда)

- формы оплаты труда

- обеспечение рабочего  места расходными материалами 

- контактные телефоны, необходимые для работы.

2. В течение всего  испытательного срока курировать  процесс обучения работника, узнавать  об успехах, помогать устранить  проблемы.

3. Критерии адаптации  для рабочих:

- выполнение норм выработки;

- выполнение сменно-суточных заданий;

- овладение рабочим  местом (оборудованием, операциями) в соответствии с техническими условиями;

- качество работы

- соблюдение трудовой  дисциплины;

- способность влиться  в коллектив (наоборот, отторжение  коллективом).

По результатам первой недели работы ставятся цели и задачи на испытательный срок (стажировку на рабочем месте)– заполняется Приложения №2, с которым наставник и руководитель знакомят по подпись стажёра.

По окончании испытательного срока (стажировки) руководитель подразделения совместно с наставником оценивают результаты адаптации сотрудника, заполняют Приложение №3 («Отчёт о процессе адаптации») и принимают решение о завершении испытательного срока (стажировки).

Стажёр заполняет Приложение № 4 («Оценочный лист сотрудника, прошедшего испытательный срок).  Заполненные приложения № 3 и №4 передаются Директору по персоналу и далее охраняться в личном деле сотрудника.

Программа адаптации  новых сотрудников (руководителей  и специалистов) состоит из 5 этапов и рассчитана на весь испытательный срок. Программа адаптации выдаётся сотруднику в первый рабочий день менеджером по подбору и представлена в приложении №1

1 этап.  До начала  работы нового сотрудника:

- департамент по работе  с персоналом доводит до сведения  всех работников информацию о выходе на работу нового сотрудника в виде информационного сообщения. В сообщении указывается Ф.И.О. сотрудника, отдел, должность, его основные обязанности, адрес электронной почты, номер кабинета и телефон.

- руководитель подразделения  корректирует свой рабочий график на день выхода на работу нового сотрудника, выделяя время для проведения процедуры знакомства, либо назначает ответственное лицо вместо себя, проверяет наличие должностной инструкции, а также контролирует подготовку рабочего места для нового сотрудника, в том числе заполняет заявку для отдела IT и отдела АХО (установка необходимого программного обеспечения, организация рабочего места).

2 этап - общий. В первый  день работы сотрудника:

- отдел кадров производит  оформление документов о приеме на работу в соответствии с действующим законодательством.

- Главный инженер проводит  вводный инструктаж по охране  труда и технике безопасности.

- сотрудник департамента  по работе с персоналом проводит  экскурсию по компании, сообщает  новому сотруднику сведения о компании: история; организационная структура; руководство компании; правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты, имеющие отношение к трудовым функциям специалиста, стиль управления, особенности культуры, традиции, нормы и т. д., принятые в организации. Объем информации, представляемой новому сотруднику для ознакомления, зависит от уровня занимаемой им должности.

- сотрудник отдела  информационных технологий проводит  инструктаж по использованию  технических средств (АТС, персональный компьютер). Регистрирует нового сотрудника как пользователя сети, объясняет особенности использования возможностей сети компании и дает вводные консультации по пользованию конкретными программными продуктами. Объясняет особенности пользования внутренней АТС компании.

- руководитель подразделения  знакомит с рабочим местом: показывает  рабочий стол, оснащение, места  хранения документов, методической  литературы и других рабочих материалов общего пользования.

- руководитель подразделения  представляет нового сотрудника подчиненным, коллегам.

Обсуждает задачи, которые  должен будет решать сотрудник, должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией,

Объясняет обязанности  других сотрудников в подразделении, принятых методов планирования, отчетности и контроля, порядка взаимодействия с другими отделами.

Представляет наставника из числа опытных сотрудников подразделения.

3 этап - индивидуальный. В первую неделю работы сотрудника:

Руководитель подразделения  составляет по окончании первой недели работы сотрудника Индивидуальный план (цели и задачи) прохождения  испытательного срока, который  доводится до сотрудника под роспись – Приложение №2.

А также составляется план дальнейших  необходимых встреч.

Сотрудники отдела продаж требуют максимально персонифицированной программы адаптации и расписания встреч из-за уникальности выполняемых функций.

Программа должна включать: детальное ознакомление с  услугами компании, продукцией, ценами, особенностями работы с теми или иными заказчиками-клиентами и т.д.

4 этап. В первый месяц:

Руководитель подразделения  должен  еженедельно проводить  краткие встречи  с новым сотрудником, направленные на прояснение возникающих  затруднений и трудностей при  выполнении работы.

Сотрудник департамента по работе с персоналом (Менеджер по подбору персонала, приведший нового сотрудника в Компанию, или Директор по персоналу)должен постоянно отслеживать, как к новому сотруднику относятся в коллективе, проводить встречи, беседы, формальные и неформальные, направленные на прояснение обстановки в рабочей группе новичка.     

5 этап. Окончание испытательного  срока:

За 3 рабочих дня до окончания испытательного срока  нового сотрудника сотрудник департамента по работе с персоналом напоминает руководителю подразделения и сотруднику об окончании испытательного срока и передает новому сотруднику для заполнения оценочный лист - Приложение №4.

Адаптация считается успешной, если сотрудник усвоил и закрепил необходимый объем знаний и навыков, требующихся для работы, принят коллективом, принимает и разделяет корпоративные ценности Компании.

Руководитель подразделения  после обсуждения с наставником  и сотрудником департамента по работе с персоналом оценивает результаты адаптации и выполнения «Индивидуального плана работы на испытательный срок» (Приложение №2) нового сотрудника, заполняет «Отчет о процессе адаптации» - (Приложение №3) и принимает решение о завершении испытательного срока. Все документы передаются директору департамента по работе с персоналом и хранятся в личном деле сотрудника.

В случае успешного прохождения адаптации нового сотрудника руководитель подразделения может ходатайствовать о досрочном завершении испытательного срока.

Руководитель подразделения  обязан в течение 2-х рабочих дней сообщить сотруднику результаты прохождения испытательного срока и дать рекомендации по дальнейшей работе в компании. Но, в данный момент не все сотрудники компании «Стар-трэвел» довольны в полной мере имеющейся системой адаптации, поэтому ее необходимо совершенствовать, что и будет сделано в следующем пункте данной работы.

3.2. Совершенствование системы адаптации в компании

Рассмотрим инструменты адаптации, которые помогут избежать стрессовых ситуаций и помочь в адаптации сотрудников в компании Стар-трэвел:

. «Welcome! Тренинг»

«Welcome! Тренинг» (или вводный курс «Добро пожаловать в Компанию!») – это последний шанс влюбить новичка в компанию. Поэтому помимо передачи новых знаний о компании и существующих порядках, другой целью «Welcome! Тренинга» является формирование и повышение лояльности новых сотрудников к компании. Важно понимать, что «Welcome! Тренинг» не является тренингом в привычном понимании этого слова, то есть не направлен на отработку каких-либо навыков. Формы проведения «Welcome! Тренинга»

1. Аудиторный тренинг.  Это классический вариант проведения вводного обучения. Преимуществами такой формы обучения является реальное общение как с сотрудниками, проводящими обучение (что дает возможность получить ответы на все интересующие вопросы и познакомиться со старожилами компании), так и с новичками из других подразделений (опыт показывает, что люди, пришедшие в компанию одновременно, часто заводят приятельские отношения и держатся вместе).

2. Электронный курс (e-learning). Использование такой формы обучения рекомендуется, если:

А. В обучении участвуют сотрудники удаленных офисов. В этом случае сам курс, к которому имеют доступ сотрудники всех подразделений, готовится и периодически обновляется сотрудниками службы персонала основного офиса. Б. В компанию одновременно приходит много новичков, что может быть обусловлено разными причинами: стадией активного роста компании, процессами слияний и поглощений, текучестью персонала. В настоящее время специализированные провайдеры предлагают услуги по разработке электронных версий адаптационных курсов. Стиль разрабатываемых программ совершенно различный: от строгого (преимущественно для банковских и финансовых структур) до веселого (когда тренинг разработан в виде игры или мультфильма).

3. Смешанный вариант.  Такое обучение включает как  аудиторные модули, так и элементы электронного обучения. Данный формат становится наиболее распространенным, так как позволяет разрабатывать сбалансированные программы, определяя, какая часть информации может быть изучена новичками самостоятельно, а в каких случаях целесообразно «живое» общение.

Продолжительность «Welcome! Тренинг» Продолжительность «Welcome! Тренинга» зависит от потребностей компании, а именно, от объема той информации, которую планируется донести до новых сотрудников. Опыт показывает, что программа, как правило, длится от 2 часов до 2 дней. Некоторые компании проводят тренинг продолжительностью до 5 рабочих дней, но такие программы скорее можно отнести к полноценному обучению, которое включает в себя вводный курс. Периодичность «Welcome! Тренинг» Периодичность проведения «Welcome! Тренинга» зависит от того, насколько часто и в каком количестве в компанию приходят новые сотрудники. Это могут быть и еженедельная, и ежемесячная программы. Проведение обучения в конкретный день недели в строго определенное время, допустим, в пятницу с 12.00 до 16.00, хорошо тем, что позволяет запомнить линейным руководителям то, в какое время новый сотрудник его подразделения будет отсутствовать. Содержание «Welcome! Тренинг» Традиционно «Welcome! Тренинг» включает в себя ряд информационных блоков.

1. Сведения о компании. Этот блок призван познакомить  участников тренинга с историей  организации, ее настоящим и  будущим. Новички узнают следующую  информацию о компании: история  создания; видение, миссия; стратегические  приоритеты и цели на текущий период; структура, ключевые фигуры; корпоративные мифы, истории успеха; основные клиенты и партнеры; освещение деятельности в средствах массовой информации.

Одной из совершаемых  ошибок является использование в  подготовке данного блока презентаций, разработанных департаментами маркетинга и продаж и ориентированных на клиентов компании. Важно помнить, что клиенты являются внешним окружением компании и входят в другую целевую аудиторию, что непосредственно влияет на расстановку акцентов.

2. Информация о производимых продуктах / оказываемых услугах. Данный блок должен содержать следующую информацию:

описание сегмента рынка, в котором работает компания; позиция  компании на рынке; основные конкуренты; основные характеристики продукта/услуги.

Даже в том случае, если среди новичков нет сотрудников департамента продаж, которым придется работать с клиентами, рекомендуется не подходить к данному блоку формально. Любому сотруднику, независимо от его должности, будет интересно узнать специфические вещи о том, как производится продукция или как осуществляется выполнение услуг клиента, будь это нефтяная компания, игрок телекоммуникационного или алкогольного рынка. При подготовке данного блока важно определить объем информации и глубину подачи материала.