Совершенствование управления выставочной деятельностью предприятия на примере ООО «ПК «Агромастер»

- Проводится выбор и  инструктаж сотрудников. Обычно на выставки ездят сотрудники отдела продаж, генеральный директор и сотрудник отдела снабжения (для поиска потенциальных поставщиков запчастей). Так же на выставку ездят сборщики, которые в свою очередь собирают стенды, подиум и технику;

- Заказываются различного  рода баннеры, листовки, буклеты, визитки, каталоги. Формируются раздаточные  пакеты в достаточном количестве,  содержащие раздаточный материал (рекламные листовки, ручка и блокнот с логотипом компании, каталоги). Для крупных клиентов и дилеров подготавливаются подарки с символикой ПК «Агромастер», такие как бейсболки, футболки, текстильные пакеты, ручки, блокноты и т.д.;

- Подготавливаются видеоролики  с работой сельскохозяйственной  техники для их демонстрации  на выставке. В случае, если на  выставку везут сельхозтехнику, производится ее демонтаж и подготовка для дальнейшей транспортировки;

- Сотрудники приобретают  одинаковую одежду для работы  на стенде, которую так же оплачивает  бухгалтерия;

- Далее, после проведения  подготовки, бухгалтерия оплачивает на руки каждому сотруднику средства на собственные расходы;

- Сотрудники вместе с оборудованием отправляются на место проведения выставки. Происходит это обычно за 1-2 дня до начала выставки для того, чтобы обустроится и подготовить выставочный стенд;

- Монтируется выставочный стенд. Необходимо так же творчески подойти к оформлению стенда. Чем интереснее, необычнее оформление стенда, тем больше привлечет он к себе посетителей. Оформление стенда должно соответствовать стилю предприятия, виду деятельности и ожиданиям посетителей. Это обеспечивает доверие посетителей представляемой на стенде фирме. Средства оформления стендов и методы показа экспозиции довольно разнообразны. Выбор их зависит от многих параметров – направление фирмы, ее целей, возможностей, вида продукции, а так же конкретной выставки, на которой она экспонируется. Следует помнить, что выставка – это грандиозное массовое мероприятие, где участвуют сотни предприятий и каждое из них принимает свои меры для привлечения посетителей к своему стенду, используя: движущиеся объекты; людей в необычной одежде – старинной, сказочной, в театральных и купальных костюмах и т.д.; оригинальную подсветку и освещение; шары, транспаранты, табло над стендом; музыкальный ансамбль, звуковые эффекты (музыка, смех, необычные звуки); оптические и лазерные эффекты; видеоролики интересного содержания на больших экранах; оригинальные указатели в зале (следы, стрелки и т.д.). Из всего этого выбирается и используется наиболее выигрышные и доступные для компании средства, в основном это весьма оригинальная подсветка выставочной площади, интересное оформление самого стенда и видеоролики на большом экране;

- Ежедневно, после окончания  выставки, сотрудники производят расчет эффективности проведенного дня. Подсчитывают заключенные договора, проведенные переговоры, полученные и розданные визитки и т.д.;

- После закрытия выставки, сотрудники возвращаются обратно, подсчитывают эффективность и  отдачу от проделанной работы.

Пользуясь информацией ознакомления работников компании с результатами выставки, проанализированы итоги участия ПК «Агромастер» в выставке: организационные итоги выставки (удачный выбор места, планировка стенда привлекала большое количество посетителей, соответствие площади стенда количеству экспонатов, заказано необходимое количество дополнительных услуг и оборудования, из заполненных анкет посетителей наблюдаются их серьезные отношения к продукции компании с возможным дальнейшим заключением соглашений о покупке товара); коммерческие итоги (согласно журналу регистрации, 1227 посетителей осмотрели экспозицию компании; розданы все рекламные и информационные материалы с реквизитами предприятия; заключено 12 договоров с дилерами на поставку сельхозтехники). Первоначальный анализ подтверждает эффективность проведенного выставочного мероприятия. Однако из-за специфики производимой продукции (высокая стоимость машин) для производственной компании «Агромастер» существует возможность заключения послевыставочных соглашений и еще много месяцев после ее закрытия, в течение которых какой-либо изначально кажущийся малозначимым контакт может развиться в коммерческие отношения и наоборот. Чтобы сделать верные выводы, необходимо время и правильный контроль результатов участия в ней.

III. ПРОЕКТ ВЫСТАВОЧНОГО МЕРОПРИЯТИЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННОЙ ТЕХНИКИ

3.1. Технико-экономическое обоснование участия в выставке

Ежегодно в России проводится большое количество отраслевых выставок, направленные на улучшение функционирования сельскохозяйственной отрасли, обмен опытом и заключение новых партнерских соглашений. Как правило эти выставки сугубо отраслевые, то есть на них присутствуют в основном представители сельскохозяйственной отрасли и журналисты, освещающие эти мероприятия. Выставки сельхозтехники дают уникальный шанс представителям отрасли со всего мира встретиться, обменяться опытом, почерпнуть новые идеи, наладить контакты, провести переговоры, заключить сделки о сотрудничестве. Участие в выставке дает возможность поддерживать высокую конкурентоспособность компании и узнать о последних событиях в отрасли.

Для того, чтобы сделать участие в выставке более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, предприятие должно тщательно спланировать свою работу. Процесс организации участия в выставке представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий.

Участие в выставке является частью маркетинговой политики компании и несет в себе огромные возможности для предприятия.

Для продвижения на рынок новых разработок, усовершенствованной техники, разработанной применительно к конкретным условиям эксплуатации, ПК «Агромастер» выбирает такой способ коммуникации как выставки. В настоящее время весьма актуальны выставочные шоу с привлечением специалистов. Их отличие в том, что техника представлена в работе (показательная пахота, посев и т.д.). Это позволяет наглядно продемонстрировать функции, свойства и надежность выпускаемой продукции, а так же удобство эксплуатации ресурсосберегающей техники.

Получение максимальной отдачи от выставочной деятельности возможно только при правильной разработке общего перспективного плана участия компании в тематических выставках, конференциях и других мероприятиях и плана каждого конкретного мероприятия в отдельности.

План должен включать в себя перечень задач, которые должны быть выполнены в результате участия в выставке: основные цели участия в тех или иных мероприятиях; перечень мероприятий, предполагаемых к выполнению в процессе подготовки выставки, во время ее проведения и по ее завершению; перечень целевой аудитории, с которой предполагается проводить работу (приглашенные на выставку, конкуренты, потенциальные клиенты, партнеры и т.д.). Как говорилось ранее, для достижения результата в поставленных задачах, необходимо составить план выставочных мероприятий. План организации выставок рассчитывается на один год. В настоящее время, в России существует огромное количество выставок сельскохозяйственной техники, проводящихся в разных городах и регионах. Каждая из них имеет свою масштабность и значимость, свою публику. Поскольку ПК «Агромастер» нацелена на максимальный результат и готова вложить немалые деньги для участия в выставках, то следует останавливать свой выбор на крупных выставках в больших городах.

Так же ПК «Агромастер» следует принимать участие не только в отраслевых выставках, но и в универсальных. Таким образом компания сможет найти новых дилеров и оптовых покупателей там, где нет их конкурентов, а значит возможность заключения контрактов гораздо выше.

Годовой план участия в крупных выставках на 2015 г. представлен в таблице 3.1.

Таблица 3.1. – план участия в выставках на 2015 г.

     Помимо крупных выставок, представленных в таблице 3.1., производственная компания «Агромастер» планирует участие в выставках, организованных дилерами компании. Число выставочных мероприятий такого типа составляет около 10-15 в год. Затраты на участие в выставках, организованных собственными дилерами отсутствуют, т.к. все затраты берет на себя дилер.

     Несмотря на то, что  выставочная деятельность компании  находится на высоком уровне и является экономически эффективной, для завоевания новых рынков ПК « Агромастер» следует расширить свою выставочную деятельность.

     Целью ежегодных выставок является укрепление своих позиций на рынке, изучение спроса на продукцию при прямом контакте с потребителями, а также заключение прямых и долгосрочных договоров с оптовыми покупателями.

     В этой связи производственной компании «Агромастер» рекомендуется поучаствовать в отраслевых выставках за рубежом, поскольку на них заключаются контракты и налаживаются более тесные связи с зарубежными оптовыми покупателями. Так, компании, помимо участия в традиционных для нее выставках (в России, Казахстане и Молдове), предлагается поучаствовать в следующих выставках, представленных в таблице 3.2.

Таблица 3.2. – предлагаемые крупные зарубежные выставки

     Участие в выставках за пределами России принесет компании «Агромастер» возможность партнерства с новыми дилерами и оптовыми покупателями сельхозтехники. Исходя из многолетнего опыта работы с дилерами Казахстана и Молдовы, можно сделать вывод, что техника компании вызывает большой интерес и всегда отличалась высоким спросом. Как показывает опыт проведенных за рубежом выставок, как правило, по их итогам заключается минимально 5 контрактов, при этом средняя выручка по одному контракту составляет около 13,5 млн. рублей.

      Благодаря тому, что производимая компанией «Агромастер» сельскохозяйственная техника является ресурсосберегающей, она будет особо интересна дилерам и покупателям из стран, где развитие сельскохозяйственной отрасли не стоит на месте.

     Для наглядности рассмотрим участие ПК «Агромастер» на выставке «БЕЛАГРО – 2015».

     Агропромышленную выставку «БЕЛАГРО», аналогов которой по масштабности в Белорусской республике нет, по праву можно считать ежегодным обобщением передового международного опыта в сельскохозяйственном машиностроении, поиска оригинальных инновационных решений в сфере экологически безопасных материалов и безотходных технологий. Лучшие торговые марки, ведущие компании и новаторы агропромышленного рынка ежегодно выбирают выставку «Белагро» как лучшую площадку для демонстрации новых товаров и услуг.