Разработка системы автоматизации бухгалтерского и управленческого учета

Разрабатываемая система должна сохранить все  функциональные возможности типовой  конфигурации, дополнив ее новыми возможностями.

Для автоматизации  деятельности торговой организации необходима универсальная программа, предназначенная для автоматизации бухгалтерского, налогового, управленческого учета. Система «1С:Бухгалтерия 8.0», на базе которой будет разрабатываться программа, оперативно отражает изменения в законах и отчетности, бухгалтерский и налоговый учет  ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. В состав программы включен план счетов бухгалтерского учета, формы бухгалтерской отчетности и налоговые декларации, формы статистики, отчетность предприятия по НДФЛ и взносам в ПФР. Методика бухгалтерского учета обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции, как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пользователи могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета. «1С:Бухгалтерия 8.0» обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В этом случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.

Но прикладное решение «1С:Бухгалтерия 8.0» можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета, а для автоматизации управленческого учета и учета торговых операций необходимо дополнить существующую конфигурацию следующим функционалом.

Учет  торговых операций

При поступлении  товаров, материалов, продукции, полуфабрикатов, тары с оптового склада на розничный цена поступления и цена дальнейшей реализации отличается – происходит наценка. Автоматизированный учет операций поступления необходим для того, чтобы в нем назначить те цены, по которым товарно-материальные ценности (ТМЦ) будут продаваться в рознице. Продажа ТМЦ в розничной торговле всегда производится только по тем ценам, по которым ТМЦ был передан на розничный склад.

Для реализации данной функции необходима возможность регистрации документа поступления. Также следует учесть, что для розничной торговли поддерживается технология работы как с автоматизированными (АТТ), так и неавтоматизированными торговыми точками (НТТ). Сумма поступления и сумма  ТМЦ списывается в зависимости от вида торговой точки. Торговая точка считается автоматизированной, если ее средства технического обеспечения или специфика торговой деятельности позволяют ежедневно формировать детальный отчет о проданных товарах для последующего ввода в информационную базу. Торговая точка считается неавтоматизированной, если ежедневной регистрации проданных товаров в ней не ведется.

Розничные цены фиксируются в момент передачи ТМЦ в розницу или при переоценке (изменении цены) товаров. Переоценка происходит при поступлении новой партии товаров на склад в разрезе конкретного склада. Данная процедура уместна в случаях: изменения конъюнктуры рынка; изменения спроса на товары; ухудшения качественных характеристик товаров (устаревание моделей и фасонов, ухудшение товарного вида, частичная потеря свойств и др.); морального устаревания этих ценностей. Переоценка товаров может происходить в сторону снижения цен, так и в сторону их повышения – т.е. путем либо уценки, либо дооценки товаров. Следует отметить, что организациями розничной торговли товары учитываются по покупным ценам – т.е. по стоимости приобретения товаров за минусом НДС, или по продажным ценам, включающим торговую наценку, суммы НДС и налога с продаж.

Управленческий  учет

Для успешного  функционирования и стратегического  планирования предприятий торговли требуется не только вести бухгалтерский и налоговый учет, но и анализировать свою деятельность.

Анализ  продаж (анализ сбытовой деятельности) необходим для поддержки принятия тактических и стратегических решений, в первую очередь планирование деятельности и организация работы сбытовых подразделений.

При этом можно определить причинно-следственные связи, которые приводят или могут привести к изменениям в продажах компании, параметры, влияющие на возможности увеличения продаж; разработать рекомендации и определить методы, которые позволят использовать имеющиеся у компании возможности и избежать угроз.

Методика  анализа прибыльности продаж заключается в группировке информации обо всех продажах, произведенных за указанный период. Формируется, как и по конкретному складу и по всем складам в целом, так и по конкретной ТМЦ. Необходимо детализировать информацию по складу или номенклатуре. Следует заметить, что анализ не допустим для НТТ.

Менеджерам для принятия более продуманных решений и улучшения показателей бизнес-деятельности необходимо реализовать «ABC – анализ».

Этот  вид анализа предназначена для расчета таких характеристик, как сумма отгруженного ТМЦ по ценам отгрузки, величина и процент прибыли, вычисляемой исходя из суммы отгрузки и себестоимости на дату отгрузки любой из этих характеристик ТМЦ.

Данные  о прибыльности ТМЦ выводятся в виде диаграммы так, чтобы можно было провести сравнительный анализ прибыльности различных ТМЦ в денежном выражении, рассчитанной как в абсолютном выражении, так и в процентном отношении. АВС – анализ проводится по различным показателям: объемам продаж (выручка по отгрузке), прибыли по отгрузке и процентам прибыли по отгрузке.

ABC-анализ  строится на том принципе (закон  Парето), что, как правило, 80% от  всего объема продаж (прибыли)  фирмы достигается за счет  не более, чем 20% товаров, и,  наоборот, 80% всех ТМЦ дают не  более 20% оборота. В связи с  этим все ТМЦ  можно разбить  на 3 группы: A - ТМЦ, дающие 80% прибыли.  В такую группу попадают те  ТМЦ, которые в основном определяют  обороты всей фирмы, C – 80% ТМЦ с наименьшей важностью, доля участия которых в обороте фирмы невелика, B – все остальные ТМЦ, занимающие промежуточное положение между группами A и С. Используя фильтры, можно отобрать все ТМЦ, дающие 80% всей прибыли фирмы или 80% всей выручки по отгрузке.

При учете  товара всегда необходимо своевременное  получение информации об остатках товаров по конкретному складу. При этом следует учитывать не только прибытие и выбытии товара за указанный период, но и движение с одного склада на другой. Начальный остаток выводится на начало периода, на конец - конечный остаток.

При учете  товаров не следует забывать о  взаиморасчетах с контрагентами. Необходима информация о задолженности на начало и конец выбранного периода по договорам с этими контрагентами.

Реализовав возможность получения информации о приходе и расходе товара в разрезе конкретного склада, можно использовать остатки по сумме поступления на начальную дату по конкретному складу, приход товаров по документу, документ поступления и, соответственно, расход по документу, документ выбытия, остатки по сумме поступления на конечную дату по конкретному складу.

В связи  с конфиденциальностью данных разрабатываемая  система должна поддерживать необходимый  уровень безопасности информации, соответствующий  современным требованиям, предъявляемым к информационным системам.

Предполагается, что при работе пользователей с разрабатываемой системой, для поддержания целостности данных и корректности работы, должны выводиться запросы, сообщения об ошибках, подтверждения и необходимая информация.

2. Аналитическая часть
1. Анализ подобных систем

Программы для  автоматизации бухгалтерских операций в нашей стране занимают большую  часть рынка программных продуктов, но с каждым годом требования пользователей  к бухгалтерским программам всё  возрастают и возрастают. Важно заметить, что практически невозможно разработать настолько гибкую систему для учета бухгалтерских операций, которая удовлетворяла потребностям каждой отрасли торговли, производства и т.д. Поэтому разработчики направляют свои усилия на создание автоматизированных систем, направленных на определенный вид деятельности предприятия. Программные решения в области торговли появляются и развиваются с наибольшей динамикой, так как торговая сфера сегодня приобретает все большие перспективы. Это создает сильную конкуренцию, но чем выше конкуренция, тем больше шансов победить у тех разработчиков, которые используют современные технологии для создания и совершенствования своих программ.

Бесспорно, на российском рынке ведущее положение  занимает компания «1С». Наибольшую популярность в сфере торговли занимают такие программы этой компании, как «1С:Торговля и Склад 7.7», «1С:Управление торговлей 8.0» и «1С:Аспект 7.7». По состоянию на ноябрь 2006 года выполнено и выполняется более 7500 внедрений «1С:Управление торговлей 8.0».

Создание подобных систем имело место, не только на базе «1С», но и при помощи других технологий.

В группу лидирующих компаний – поставщиков комплексных решений в сфере автоматизации торговых предприятий входит компания «Алгоритм АКС», осуществляющая продажу и установку торгового оборудования и программного обеспечения. Компания «Алгоритм АКС» - официальный партнер компании «Island Pacific» (США), обладающий эксклюзивными правами на распространение торговой системы «Retail Pro» в России и странах ближнего зарубежья. Торговая система «Retail Pro», разработка американской компанией RTI . Система предназначена для автоматизации магазинов оптово-розничной торговли: бутиков, салонов, универмагов, сетей непродуктовых магазинов. «Retail Pro» - мировой лидер среди систем управления розничной торговли, насчитывает более 25000 пользователей в 73 странах мира.

Компания  «Columbus IT» предоставляет единые интегрированные программные продукты для любых операторов розничного рынка — от небольших магазинов до глобальных розничных сетей.  Боле чем 2000 магазинов по всему миру пользуются розничными решениями от «Columbus IT». Решение «Retail Chain Manager» на базе «Microsoft Dynamics AX» предназначено для средних и крупных торговых предприятий, работающих в сфере торговли бытовой техникой, одеждой и обувью, предметами повседневного спроса, а также эксклюзивными товарами (ювелирные изделия, мебель под заказ).

Также на предприятиях торговли России успехом пользуется универсальная программа автоматизации бухгалтерского и управленческого учета «Турбо Бухгалтер» – разработка Долгопрудненского Исследовательского Центра (г. Москва). По итогам конкурса «Бизнес-Софт» модель аналитического учета в программе «Турбо Бухгалтер» была признана лучшей.

Подобнее  остановимся на указанных программах, проанализируем их достоинства и  недостатки, сравним с разрабатываемой на базе этого дипломного проекта автоматизируемой системой.

«Retail Pro»

Система предназначена  для автоматизации магазинов  оптово-розничной торговли: бутиков, салонов, универмагов, сетей непродуктовых магазинов.