Аудит в трудовой сфере

АУДИТ В ТРУДОВОЙ СФЕРЕ

 

1. Сущность и цели аудита в  трудовой сфере 

2. Подготовительный этап аудиторской  проверки

3. Сбор информации

4. Обработка и анализ информации 

5. Эффективность аудита в трудовой  сфере

 

1. Сущность и цели аудита в  трудовой сфере

 

Традиционный подход к управлению производством предусматривал ориентацию в первую очередь на эффективное и экономичное использование финансовых и материальных ресурсов при достижении стоящих перед предприятием целей.

 

В последние два десятилетия  с возрастанием понимания роли человека в процессе производства растет внимание к трудовым ресурсам и их роли в организации функционирования предприятия, что нашло отражение в формировании особого направления аудиторской деятельности - аудита в трудовой сфере, который позволяет убедиться, что трудовой потенциал предприятия, организации используется полностью, эффективно.

 

В западной практике значение трудовых ресурсов и отношение к ним  как к важнейшему фактору, обеспечивающему  прибыльность деятельности фирмы, уже  давно подтверждено существованием на предприятиях специальных управлений трудовыми ресурсами, в функции которых включаются организация трудовой деятельности персонала предприятия, а также анализ эффективности этой деятельности, т.е. они значительно шире, чем функции традиционных отделов кадров российских предприятий, нацеленные преимущественно на контроль за соблюдением законодательства при найме, увольнении, использовании отпусков.

 

Аудит в трудовой сфере - это периодически проводимая система мероприятий  по сбору информации, ее анализу и оценке на этой основе эффективности деятельности предприятия по организации труда и регулированию социально-трудовых отношений.

 

Объектом аудита в трудовой сфере  является трудовой коллектив, персонал предприятия, его деятельность. В целях аудита персонал предприятия и его деятельность представляются в виде системы показателей, которые позволяют охарактеризовать:

 

результативность, эффективность  функционирования трудового потенциала,

 

эффективность организации социально-трудовых отношений,

 

эффективность систем мотивации и  оплаты труда,

 

рациональность методов оценки труда,

 

эффективность организации рабочих  мест, распределения работ,

 

эффективность использования рабочего времени и т.д.

 

При этом оценка эффективности деятельности трудовых ресурсов может рассматриваться в качестве главной, глобальной цели аудита. Оценки же эффективности трудовых отношений, мотивации и оплаты труда могут выступать этапными, промежуточными, сопутствующими целями.

 

Аудит позволяет убедиться во взаимном соответствии деятельности предприятия по управлению персоналом и стратегии его развития, а также взаимном соответствии регламентации социально-трудовых отношений и законов, правил, инструкций и методик, определяющих эту деятельность. По результатам аудиторской проверки могут быть определены направления для установления, изменения или совершенствования стандартов. Проверка способствует кадровым перестановкам, улучшающим качественный состав трудовых ресурсов, продвижению наиболее перспективных сотрудников и развитию творческой активности. Что касается работы непосредственно с кадровыми службами предприятия, то здесь аудит позволяет повысить роль кадровых служб, сблизить их деятельность с целями и задачами предприятия, заострить их внимание на наиболее важных вопросах.

 

Многогранность и объемность (разнообразие) целей аудита в сфере труда  и социально-трудовых отношений  фирмы позволяет относиться к  этой процедуре как к сложному явлению, заслуживающему самостоятельного изучения.

 

Аудит в трудовой сфере может  быть рассмотрен в трех основных аспектах:

1) организационно-технологическом,

2) социально-психологическом,

3) экономическом.

 

В организационно-технологическом  аспекте аудит представляет собой  проверку документации и анализ показателей, свидетельствующих о легитимности и эффективности деятельности предприятия. В отечественной экономике труда анализ трудовых показателей на предприятиях всегда рассматривался как неотъемлемый элемент организации труда и трудовых отношений. В этой сфере был накоплен определенный конструктивный опыт, который может и должен быть эффективно использован. В западной практике аудит в трудовой сфере обычно включает анализ данных, относящихся к программам развития трудовых ресурсов, в том числе показателей текучести кадров, жалоб, прогулов, невыходов на работу, производственного травматизма, отношения персонала к работе и степени удовлетворенности трудом.

 

В социально-психологическом аспекте  аудит в трудовой сфере - это оценка социально-трудовых отношений на предприятии, включающая наряду с изучением документации проведение самостоятельных опросов, анкетирований, индивидуальных и коллективных бесед, интервью с работниками различных уровней и категорий. Таким образом выявляются оценка работниками социально-трудовых отношений на предприятии, основные факторы трудовой мотивации и резервы совершенствования деятельности фирмы с субъективных позиций.

 

Экономический аспект аудита в трудовой сфере - это определение:

1) конкурентоспособности предприятия  в трудовой сфере, которая оценивается  путем сравнения экономических и социальных показателей деятельности предприятия с законодательно установленными нормами и нормативами или со средними и лучшими в отрасли показателями на аналогичных предприятиях;

2) эффективности функционирования  служб управления трудовыми ресурсами, выявление их роли в повышении конкурентоспособности предприятия;

3) экономической эффективности  самого аудита, сравнение затрат  на проведение аудиторской проверки  с ее результатами.

 

Подобно финансовым проверкам аудит  в трудовой сфере должен проводиться периодически, чтобы убедиться в выполнении поставленных задач. Анализ и оценка какого-то одного показателя или явления в отрыве от других не дают желаемого результата, - необходим комплексный анализ, который предполагает изучение уровня и динамики любого отдельного показателя в тесной взаимосвязи с изменениями уровня и динамики всех других. Наиболее эффективна проверка, предоставляющая полную и достоверную информацию о результатах внедрения программ управления и развития персонала, рассматриваемых как вклад в решение стратегических задач организации.

 

Хотя обычно проверка программы  развития трудового потенциала сосредоточена  на анализе функционирования службы развития персонала и ее отделов, в целом проверка не должна ограничиваться лишь этим. Она предполагает изучение организации управления персоналом на данном предприятии, включая анализ деятельности управляющего персонала на разных уровнях управления. Наибольшее внимание должно быть уделено оценке эффективности деятельности службы развития персонала на оперативном уровне в зависимости от ее влияния на поведение и отношение к работе сотрудников и объема его услуг менеджерам и служащим.

 

Проверка сама по себе дает лишь необходимую  информацию о состоянии дел на предприятии, которая реального практического значения может и не иметь. Только подготовка на ее основе программы преобразования социально-трудовых отношений и разработка алгоритмов управленческих решений по практическому ее осуществлению могут реально повлиять на эффективность деятельности предприятия.

 

Осуществление проверки предполагает разделение работы на несколько этапов:

 

подготовительный, включающий разработку подходов к проведению проверки;

 

этап сбора информации;

 

этап анализа и обработки  информации;

 

этап оценки эффективности аудиторской проверки.

 

Основное содержание этих этапов мы и предполагаем рассмотреть далее.

 

2. Подготовительный этап аудиторской  проверки

 

Аудит представляет собой форму  научно-практического исследования, поэтому важно, чтобы его результаты были основаны на объективных, сравнимых и достоверных данных. При проверках допускается использование любых видов документации по труду и трудовым отношениям. В дополнение к анализу документации обычно проводятся опросы менеджеров, управляющих трудовыми ресурсами, работников отделов кадров и службы управления персоналом в целом, выборочного числа лиц руководящего персонала и подчиненных.

 

Одной из наиболее важных задач аудита в трудовой сфере является, как  отмечено выше, определение эффективности  осуществления программы управления и развития трудовых ресурсов (подразумевается, что такая программа существует на каждом предприятии). Поэтому перед началом проверки цели и задачи программы должны быть четко определены, а если необходимо, уточнены. Это особенно важно, если в проверке участвуют внешние ревизоры. Эта проверка должна включать по крайней мере три целевые функции:

 

оценку взаимосвязи и непротиворечивости общегосударственных законов, отраслевых инструкций и внутрифирменных правил и установок;

 

оценку соответствия программы организационным целям предприятия, ее обоснованности и напряженности;

 

оценку хода выполнения программы.

 

Кроме этого, необходимо тщательно  проверить правила и методики, чтобы определить, насколько они  отвечают поставленным задачам.

 

Чисто технологически процесс аудита трудовых ресурсов, как считают специалисты, должен состоять из шести ступеней.

Первая - формализация идеи проведения аудиторской проверки, определение  ее целей и гипотетических выгод  для предприятия от ее проведения.

На второй ступени подбирается персонал для организации проверки, и в случае необходимости проводится его учеба.

Третья ступень - сбор отчетных данных по работе с кадрами на различных  уровнях управления трудовыми ресурсами.

Четвертая- предварительная подготовка отчетов по проверке и обсуждение их с линейными руководителями.

Пятая - предоставление отчета управляющему персоналом и выработка совместно  с ним основных рекомендаций по совершенствованию  управления кадрами.

Шестая- внедрение корректирующих мер в процесс жизнедеятельности предприятия.

 

Для проведения проверки можно привлекать сотрудников данного предприятия  или представителей сторонних организаций. В каждом из этих подходов есть свои достоинства и недостатки. Свои работники  больше знают об организации, и им легче определить, какие аспекты требуют оценки, им проще проводить опросы и анкетирования, так как они в меньшей степени рассматриваются проверяемыми как угроза, т.е. нечто враждебное. Вместе с тем им сложнее посмотреть на проблемы "со стороны", они сами во многом свыклись с существующим порядком, а следовательно, им крайне трудно быть абсолютно объективными в оценках.

 

Такие качества, как объективность  и независимость, больше присущи  внешним ревизорам, которым нет  необходимости заботиться о "чести  фирмы", которые не зависят от руководителей предприятия и которые, наконец, являясь специалистами в области персонала, в курсе самых новых идей и достижений. Наиболее эффективным можно считать привлечение к проведению аудита внешних проверяющих, имеющих опыт как в организации труда и управлении трудовыми ресурсами на предприятии, так и в вопросах трудового права. Это целесообразно, поскольку организация труда тесно связана с трудовым законодательством, а оценка легитимности деятельности фирмы является одной из целей аудита.

 

3. Сбор информации

 

Рассмотрим более детально основные источники информации, используемой при проведении аудита в трудовой сфере. Такими источниками являются:

 

законы и инструкции,

 

трудовые показатели,

 

анкетирования и интервью работников.

 

Количество законов и инструкций, регламентирующих управление трудом, весьма велико. Предполагается, что предприятия (организации) в соответствии с ними разрабатывают собственные программы и методики. Высшее руководство предприятия может в результате аудиторской проверки еще раз уточнить, насколько следуют законам и инструкциям управляющие различных уровней. Равные возможности занятости, техника безопасности и охрана здоровья, пенсионные программы- вот те основные макроэкономические проблемы, реализация которых на микроуровне может быть проверена в процессе аудита в трудовой сфере. Оценку состояния этой работы на фирме можно дать не только на основе проверки документации и отчетности, но и на базе анализа анкет, опросных листов, в результате бесед с сотрудниками.

 

Руководители предприятий должны активно работать над соответствием  деятельности организации законам  и инструкциям, причем важно не только разработать эффективные правила  и методики, но и убедиться, что  подчиненные их полностью понимают. Очень часто принимается как данность, что работники знают все инструкции, касающиеся их прав и обязанностей, однако опытные аудиторы полагают, что проверка знания работниками своих должностных инструкций, трудового законодательства, так же необходима, как проверка знаний техники безопасности и охраны труда.

 

Специфическая цель аудиторской проверки заключается в том, что она  не только определяет, насколько соблюдаются  в организации законы, правила  и инструкции, но и одновременно в ходе индивидуальных и групповых  бесед и встреч с сотрудниками, анализа материалов анкет и опросных листов дает возможность выявить устаревшие инструкции и требования, которые не были своевременно обновлены или отменены. Выход с законотворческой инициативой в вышестоящие органы и последующее устранение таких ограничений может само по себе стать источником роста производительности труда или по крайней мере облегчить и упростить работу менеджеров и персонала.

 

Рассматривая анализ трудовых показателей  предприятия как элемент аудиторской  проверки, следует осуществить научно обоснованную выборку из общего массива показателей наиболее репрезентативных с точки зрения воздействия на эффективность и прибыльность предприятия. Анализ показателей может быть технически упрощен и содержательно обогащен, если изначально структурировать их по крупным блокам типа: