Выбор и внедрение информационной системы для сети магазинов «ЛЕВ»

Вероятностные методы:

• Real Options Valuation, ROV - справедливая цена опционов.
• Applied Information Economics - прикладная информационная экономика [35].

3.3. Расчет экономической эффективности информационной системы «1С: Управление торговлей 8»

Внедрение информационных технологий сопряжено с капитальными вложениями на приобретение технических средств и на разработку проектов, выполнение подготовительных работ и подготовку кадров. Поэтому внедрению должно предшествовать экономическое обоснование целесообразности внедрения.

Эффективность информационной системы означает, что должна быть исчислена эффективность применения автоматизированных информационных технологий.

Под эффективностью автоматизированного преобразования экономической информации понимают целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных.

Источниками эффективности системы комплексной автоматизации «1С: Управление торговлей 8» являются:

• обеспечение учета товара в магазинах «ЛЕВ»  режиме реального времени;
• автоматизация работы сотрудников по ведению базы данных, подготовке сопроводительных документов и маркировке всех поступающих в магазин товаров этикетками со штрих-кодом;
• усовершенствование учета операций по перемещению товаров. Учет ведется на основе первичных документов в режиме реального времени;
• увеличение пропускной способности магазинов за счет:

- моментального получения бухгалтером информации о наличии товара в магазинах «ЛЕВ»;

- ускорения денежных расчетов  с покупателем;

- исключения ошибок при  оформлении чека;

- бесперебойного снабжения магазинов необходимыми товарами. 

• выполнение аналитических расчетов потребности магазинов «ЛЕВ» по ассортименту и количеству товара. Представление результатов расчетов в наглядном виде для формирования руководством магазинов оптимальной стратегии закупок. Это позволит:

- увеличить общий оборот сети магазинов;

- значительно расширить  ассортимент товаров;

- сократить количество  остатков на складе до минимума.

В первой главе данной работы были проанализированы затраты времени на ведение необходимой документации. Они составляли от 2 часов. После внедрения системы комплексной автоматизации, процесс оприходования товара и обработки документов ведется автоматически, что значительно экономит время сотрудников сети магазинов «ЛЕВ». С момента поставки товара до момента его поступления в магазины будет проходить намного меньше времени.

Рассмотрим расчет экономической эффективности внедрения информационной системы. Расчет будет производится приблизительно, так как нельзя досконально знать все нюансы.

После внедрения автоматизации, заказы товара формируются с учетом реального спроса покупателей, следовательно, может расширяться ассортимент товара.

Так как руководство  магазинов «ЛЕВ» пересмотрит свою ассортиментную политику, то каждый четвертый из ранее уходивших без покупки, так как продавцы не успевают обслуживать всех из-за загруженности, теперь будет за счет автоматизированной системы больше времени уделять покупателям, а это примерно 7%  больше продаж от общего числа посетителей. Соответственно увеличится прибыль фактически на 80 % , соответственно внедренная система окупится быстрее.

Основой для расчета годового экономического эффекта является методика, которая предусматривает сопоставление приведенных затрат по базовому (обработки информации в ручную) и внедряемому (обработки информации с помощью автоматизированной системы) вариантам.

Уменьшение прямых затрат.

Годовой экономический эффект определяется по формуле:

Э = [( Тб + Ен * Кб ) - ( Тв + Ен * Кв )]*B                        (1)

где  Тб,Тв - годовые текущие затраты в базовом и внедряемом вариантах;

Кб,Кв - капитальные вложения в базовом и внедряемом вариантах;

Ен - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений, равный 0.33;

B - число единиц программного продукта, внедрённого в текущем году.

Срок окупаемости затрат в годах определяется по формуле:

Ток = ( Кв - Кб ) / Э                                                           (2)

При определении экономического эффекта, в расчете капитальных и текущих затрат, учитываются только те статьи затрат, которые имеют различие в базовом и внедряемом вариантах.

Сведения о базовом и внедряемом вариантах.

При расчете экономического эффекта в качестве базового варианта принят ручной метод обработки документации, а это примерно 3 человека.

При внедрении автоматизированной системы обработку документации будет вести один человек в одном магазине, а не два как ранее, который будет работать на персональном компьютере, используя «1С:Управление торговлей» и 50 % времени.

Капитальные затраты.

Капитальные затраты представляются как разовые затраты, необходимые для приобретения программного продукта, оборудования, требуемого инвентаря и т.д.

Капитальные затраты в базовом варианте определяются затратами на организацию рабочего места теперь уже продавца – кассира, сюда будет входить компьютер, сканеры штрих кодов, принтер этикеток, денежные ящик. Суммарная их стоимость составляет 30000 руб.

Кб = 30000 руб.

Капитальные затраты во внедряемом варианте определяются стоимостью «1С:Управление торговлей 8» - 15000 и установки оборудования 30000 руб.

Кв = 15 000 + 30000 = 45000 руб.                                         (3)

Текущие затраты.

Текущие расходы складываются из заработной платы работников и других расходов, связанных с обслуживанием выполнением проводимых работ.

Заработная плата определяется как сумма основной заработной платы и отчислений на социальное страхование.

Текущие расходы, связанные с затратами на обслуживание выполняемых работ (организация работ, амортизация и ремонт оборудования, использование производственных площадей, обеспечение энергией и другие статьи затрат) могут рассматриваться как конкретные статьи затрат или как накладные расходы, составляющие определенный процент от заработной платы.

Например, в выполнении выше указанных расчетов заняты, тем или иным образом 3 человека с зарплатой в 5500 рублей каждый, в среднем на выполнение данной задачи используют 50 % рабочего времени. Их годовая заработная плата равна:

Зоб = 3*5500*12*0,5 = 99000 руб.

Зсб = 0.37 * Зоб = 36630руб.

Зб = Зоб + Зсб =99000+36630 = 135630 руб.

Накладные расходы приняты равными 50 % заработной платы:

Нб = 135630 * 0.5= 67815 руб.

Текущие расходы в базовом варианте составляют:

Тб = 135630+67815 = 203445 руб.

При внедрении автоматизированной системы будет занят 1 человека с зарплатой в 7000 руб. выполняет работу с использованием программы за 50 % времени. Его годовая заработная плата за аналогичную работу равна:

Зов = 1*7000*12*0.5=42000 руб.

Звс = 0.37*42000 = 15540 руб.

Зв = 42000+15540=57540 руб.

Накладные расходы приняты равными 50 % заработной платы:

Нв = 57540*0,5 = 28770руб.

Текущие расходы во внедряемом варианте составляют:

Тв = 28770+57540=86310 руб.

Расчет экономического эффекта.

Предполагается, что годовой эффект использования автоматизированной системы расчетов составит:

Э =(203445 +0,33*30000) - (86310+0,33*45000) = 112185 руб.

Уменьшение трудоемкости и числа работников дает возможность получить годовой экономический эффект при использовании «1С:Управление торговлей 8» 112185руб.

Расчетный коэффициент экономической эффективности определяется следующим образом:

 Ер = Э/Кб,                                                            (4)

  Ер Ен                                                                (5)

где Ен - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений, равный 0.33;

К - единовременные капитальные затраты, руб.              (3)

Получаем расчетный коэффициент экономической эффективности равный:

Ер = 112 185/30 000 = 3,74

Коэффициент экономической эффективности больше нормативный коэффициент эффективности затрат, следовательно, капиталовложения экономически целесообразны.

Срок окупаемости затрат на автоматизацию (в годах):

Ток = (45000-30000) / 112185 =0,15; т.е. приблизительно 2 месяца.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 Стремительное развитие товарных и финансовых рынков в России явилось мощным толчком к интенсивному нарастанию процессов автоматизации во всех сферах жизни общества. Изменились подходы к оценке роли информации и информационному обслуживанию производственно-хозяйственной, управленческой деятельности и различных категорий пользователей.

Современное общество живет в период, характеризующийся небывалым увеличением информационных потоков. Информация пронизывает все стороны деятельности субъектов экономики и производства. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской сфере.

Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, торговая деятельность. Роль информации в общественной жизни существенно меняется. Информация приобретает преобразующий, определяющий характер. Качественно новое обслуживание информационных процессов человеческой деятельности связано с использованием современной персональной электронно-вычислительной технике, систем телекоммуникаций, созданием сетей ЭВМ.

Актуальность вопросов автоматизациии всех сфер общественно-экономической жизни вполне очевидна. Потребность в разработке и применении эффективных и адекватных реальной действительности компьютерных программ и технологий сегодня возрастает.

 Актуальность выбранной темы дипломного проекта в том ,что на современном этапе руководителю важно иметь информацию не только о достигнутых успехах (давать оценку уже свершившимся фактам), но создавать на предприятии комплексные информационные системы, позволяющие ему осуществлять мониторинг всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия — отслеживание протекающих на малом предприятии процессов в режиме реального времени; составление оперативных отчетов о результатах работы за короткие промежутки времени; сравнение целевых результатов с фактически достигнутыми.

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса, процесса управления.

          

В дипломном проекте был проведен комплексный анализ управления малого предприятия сети розничных магазинов «ЛЕВ», в результате которого был выявлен ряд недостатков в работе магазинов, а именно:

• трудоемкий процесс оприходования товара;
• ведение документации вручную;
• длительный и трудоемкий процесс инвентаризации;
• высокая трудоемкость работы персонала магазинов с большим товарным ассортиментом;
• сложности с учетом остатков товара в магазинах;
• отсутствие полноценного и детального учета движения товаров и финансовых средств на любой момент времени.

На основании этих недостатков в работе данного малого предприятия было принято решение о внедрении комплексной автоматизации на основе программно-аппаратного комплекса «1С: Управление торговлей 8 ». В составе комплекса реализована возможность автоматизации прихода товара, процесса торговли и складского учета на основе современных информационных технологий.

«1С: Управление торговлей 8 » обеспечивает полный учет движения товара от инвентаризации и прихода до перераспределения по магазинам розничной продажи в реальном времени с ведением всей необходимой документации, позволяет не только производить товароматериальный учет, но и получать точную информацию о прибыли в любой момент времени.

Накопленная информация по розничным продажам поможет руководству магазинов «ЛЕВ» сформировать ассортимент, соответствующий реальному спросу. В тоже время, формируемый ассортимент всегда будет удовлетворять требованиям покупателей.

Преимущества автоматизации работы малого предприятия розничной сети магазинов «ЛЕВ»:

• ускоряется процесс оприходования товара и его подготовки к розничной реализации;
• ускоряется процесс обслуживания клиентов;
• появляется возможность оперативно контролировать расходование товаров, включая розничное звено, автоматизировать расчет объемов заказов товаров с целью минимизации товарных запасов и сроков оборачиваемости денежных средств;
• повышается оперативность и достоверность учета товаров;
• полностью автоматизируется процесс подготовки регламентированных отчетов по товару;
• облегчается и существенно ускоряется процесс инвентаризации товарных запасов;
• повышается достоверность справок по наличию товаров;
• вся деятельность по товарным запасам и финансовым средствам становиться "прозрачной" для руководства сети магазинов «ЛЕВ»;
• снижается загрузка персонала магазинов по учету товаров и, особенно, по отчетности.