Выбор и внедрение информационной системы для сети магазинов «ЛЕВ»

Фирмой «1С» при поддержке технических специалистов корпорации Microsoft разработан открытый стандарт обмена коммерческой информацией CommerceML и XML-схема обмена по этому стандарту.

Использование обмена информацией по стандарту  CommerceML позволяет:

• формировать коммерческие предложения по имеющейся в информационной базе номенклатуре товаров;
• публиковать коммерческие предложения и каталоги на любой Web-витрине, поддерживающей стандарт CommerceML;
• подготавливать и отправлять электронные документы;
• рассылать прайс-листы организациям (клиентам, партнерам и т.д.);
• собирать информацию о товарах, контрагентах, ценах и т.п. для последующего анализа рынка.

Автоматизированный магазин означает более высокую точность и оперативность учета. Предполагается, что продажи будут регистрироватся с помощью контрольно-кассовых машин (ККМ), которые подключены к информационной базе. Но основным инструментом продавца-кассира является персональный компьютер, подключенный к информационной базе. ККМ и прочее торговое оборудование, в свою очередь, подключаются к компьютеру.

Продавец-кассир указывает отпускаемые товары на экране компьютера в соответствующем списке. Кассовый чек пробивается контрольно-кассовой машиной автоматически. Каждая продажа регистрируется в информационной базе документом «Чек ККМ», который формируется автоматически.

Продавец-кассир должен оформлять завершение каждой кассовой смены в соответствии с действующими правилами использования контрольно-кассовой техники. В частности, из контрольно-кассовой машины нужно выводить так называемый «z-отчет» и регистрировать его в бумажной «Книге кассира-операциониста».

Помимо этого, в ходе регламентных операций, завершающих кассовую смену, в информационную базу вносится документ «Отчет о розничных продажах», заполняемый автоматизированным способом.

Для регистрации поступления товара будет  использоваться документ «Поступление товаров и услуг». С помощью этого документа в информационную базу вводятся сведения о стоимости, цвете, фасоне, размере и т.д.. Кроме того, поступление товара  может быть зарегистрировано на основании документов «Приходный ордер на товары», «Оприходование товаров», «Перемещение товаров» и некоторых других документов.

Списание товара из магазина будет оформляться с помощью документа «Перемещение товаров».

При продажи товара будет  использоваться  документ «Реализация товаров и услуг». В общем случае одинаковые товары, относящиеся к разным привозам в разное время, могут иметь разные стоимости. Поэтому в настройках учетной политики «ЛЕВ» следует выбрать правило определения стоимости товара при их выбытии со склада. Для определения стоимости товара при их выбытии конфигурация ориентируется на способы, разрешенные в российском бухгалтерском учете:

• по себестоимости первых по времени поставок (ФИФО);
• по себестоимости последних по времени поставок (ЛИФО);
• по средней себестоимости.

Ведение учета стоимости товара в разрезе складов позволяет в дальнейшем получать информацию о стоимости товара находящегося в каждом магазине «ЛЕВ», что удобно использовать для целей инвентаризации, для оценки стоимости товара, закрепленной за каждым материально-ответственным лицом.

В  «1С: Управление торговлей 8»  удобные помощники помогут в формировании и заполнении документов планирования. Для формирования детализированных планов на основе обобщенных используется перенос данных между планами различных типов.

Среди новых возможностей подсистем планирования необходимо отметить:

• возможность формирования планов закупок и продаж по различным сценариям с учетом разных вариантов и версий одного плана;
• составление как обобщенных планов (с детализацией до уровня номенклатурных групп), так и детализированных планов (с детализацией до уровня номенклатурных позиций и характеристик товаров);
• составление планов по количественным и (или) суммовым показателям;
• распределение плановых показателей по периодам;
• формирование потребностей с возможностью консолидация потребностей по различным источникам данных: планы закупок, планы продаж, заказы покупателей;
• корректировка потребностей
• формирование сводной потребности;
• план-фактный анализ закупок и продаж.

Web-приложение  «Удаленный склад» предназначено для автоматизации складского учета в магазинах, имеющих склады, физически удаленные от центрального магазина. Web-приложение «Удаленный склад», работающее совместно с конфигурацией «Управление торговлей», обеспечивает удаленный доступ к информационной базе конфигурации «Управление торговлей» через Интернет и реализует основной набор функций, обеспечивающий работу удаленного склада по оприходованию, отгрузке, списанию и инвентаризации товаров. Использование механизма доступа к данным через Web в режиме «реального времени» делает данные по работе удаленного склада действительно оперативными и позволяет отказаться от использования синхронизируемых между собой двух (или более) экземпляров информационной базы, избежать связанной с этим неактуальности информации и возможных конфликтов синхронизации [50].

Эффективность торговой деятельности магазинов «ЛЕВ» и работы в целом во многом определяется разумной политикой ценообразования. Для помощи пользователям  и руководству магазинов в решении этой задачи в состав конфигурации включена специальная подсистема ценообразования. Подсистема ценообразования является набором механизмов, позволяющих выполнять следующие функции:

• хранение и автоматическое обновление информации о ценах поставщиков;
• хранение информации об отпускных ценах предприятия;
• хранение скидок и наценок по отношению к объему продаж (причем скидки могут быть суммовыми, то есть устанавливаемыми автоматически при превышении суммы документа продажи заданного порога);
• механизмы для расчета одних цен на основании других цен;
• формирование прайс-листа с отпускными ценами.

Сведения об отпускных ценах предприятия вносятся в информационную базу специальными документами «Установка цен номенклатуры».

Цены могут быть скорректированы непосредственно продавцом. Кроме того, к ценам может быть применен механизм дополнительных скидок или наценок. Скидки устанавливаются специальным документом. В документе задается значение скидки в процентном выражении, период действия, условия предоставления. При формировании документа продаж отпускные цены будут автоматически скорректированы, если выполнится условие предоставления какой-либо скидки.

Предусмотрена возможность предоставления скидок по информационным картам (дисконтным картам контрагента).  Предусмотрена работа со считывающим устройством для магнитных карт. При этом обслуживается два вида карт: дисконтная карта покупателя и регистрационная карта сотрудника. Дисконтная карта покупателя служит для предоставления скидок покупателю.

Для распространения среди клиентов предприятия прайс-лист можно распечатать или преобразовать в файл формата MS Excel. Информация о ценах поставщиков — закупочных ценах может вноситься в регистры информационной базы и обновляться при записи документов, фиксирующих поступление товаров. Помимо закупочных цен, в информационную базу могут вноситься другие типы цен поставщиков и прочих контрагентов — оптовые, мелкооптовые и розничные. Благодаря этому у пользователей появляется возможность сопоставлять отпускные цены своего предприятия с отпускными ценами конкурентов.

В конфигурации налажен обмен каталогами товаров, пакетами предложений и заказами в соответствии с требованиями второй редакции стандарта CommerceML. Если информационная система делового партнера поддерживает этот же стандарт, то это позволит быстро и просто обмениваться с деловым партнером деловыми предложениями и большими объемами информации о товарах и ценах.

Для улучшения своей работы с клиентами в магазинах «ЛЕВ»  может быть использована возможность проведения опросов и анкетирования клиентов:

• хранение списка вопросов и типовых анкет для анкетирования;
• автоматическая рассылка вопросов и анкет по электронной почте с заданным списком рассылки;
• фильтрация полученных анкет в списке полученной электронной корреспонденции и регистрация результатов анкетирования;
• проведение анализа результатов анкетирования клиентов.

Появилась возможность задания дополнительных условий к договорам с контрагентами. Дополнительные условия поставок предусмотрены как для поставщиков, так и для покупателей и оформляются отдельным документом. В дополнительных условиях поставки определяется периодичность поставок товаров, объем поставки в суммарном выражении и фиксирование цен и объема продаж (покупок) по каждой номенклатурной позиции с учетом характеристик товаров. Предусмотрен контроль за выполнением условий поставки в разрезе общих условий и с детализацией по каждой номенклатурной позиции.

В системе предусмотрена возможность разделения прав доступа пользователей к данным на уровне записей. В конфигурации реализована настройка для следующих рабочих мест:

• менеджер по продажам;
• менеджер по закупкам;
• заведующий складом;
• кладовщик;
• кассир;
• оператор ККМ .

Для работы в небольших магазинах реализован новый удобный интерфейс кассира, который позволит повысить скорость обслуживания покупателей. Реализована возможность назначения штрих-кода для совокупности параметров товара: единица измерения, характеристика товара, серия товара, качество товара.

 Широкие возможности  подготовки всех необходимых  документов, управления товародвижением и ценообразованием, приема заказов и контроля их исполнения, оптимизации складских запасов, анализа товарооборота, планирования закупок и поставок сделают «1С: Управление торговлей 8»  вашим надежным помощником — за какое бы направление или участок вы ни отвечали. «1С: Управление торговлей 8» позволит создать в магазинах единое информационное пространство, организовать четкое взаимодействие подразделений, поможет сотрудникам работать единой командой.

Внедрение «1С»,  происходит как правило по одному из следующих внедрений:

1.Стандартное внедрение «1С».

Стандартное внедрение «1С» – это внедрение типовой (или с не значительными изменениями) конфигурации «1С».

Стандартное внедрение «1С» состоит из нескольких этапов:

1. Выбор необходимой конфигурации «1С», или нескольких конфигураций самим Заказчиком или с помощью наших специалистов.
2. Установка программы «1С».
3. Настройка параметров учета и учетной политики.
4. Консультация пользователей по работе с программой «1С».
5. Ввод системы в промышленную эксплуатацию.
6. Сопровождение программы «1С» (обновление релиза конфигураций, обновление платформы «1С»)
7. Внесение изменений в типовую конфигурацию после ввода системы в промышленную эксплуатацию.

Пункт № 7 может отсутствовать, если у Заказчика нет необходимости модифицировать конфигурацию «1С». Если никакие изменения в программу не вносились, она называется «типовой». Следует заметить, что в данном варианте внедрения «1С», Заказчик самостоятельно определяет какие изменения необходимо внести в типовую конфигурацию «1С». В зависимости от специфики предприятия, начало работы с типовой конфигурацией от момента установки может занять от нескольких часов до нескольких дней. Внесение изменений в конфигурацию может быть выполнено на любом этапе использования программы. Модификация системы может выполняться как на базе почасовой работе специалиста «1С» при небольших объемах работ, так и работ по выполнению настроек в соответствие с техническими заданиями.

2. Проектное внедрение  «1С».

Проектное внедрение «1С» это серьезный шаг по автоматизации предприятия на базе «1С». Как правило, проектное внедрение «1С» то же  состоит из нескольких этапов: Выбор необходимой конфигурации «1С», или нескольких конфигураций самим заказчиком или с помощью наших специалистов.

1. Обследование предприятия.
2. Составление технического задания по настройке системы автоматизации (или созданию системы автоматизации).
3. Составление план-графика внедрения 1С.
4. Выполнение настроек в соответствие с техническим заданием.
5. Тестирование системы автоматизации силами разработчика.
6. Установка программы «1С».
7. Консультация пользователей по работе с системой автоматизации .
8. Тестирование системы автоматизации силами Заказчика.
9. Исправление ошибок в системе автоматизации.
11. Ввод системы автоматизации в опытную эксплуатацию.
12. Ввод системы автоматизации в промышленную эксплуатацию.