Выбор и внедрение информационной системы для сети магазинов «ЛЕВ»

Функциональность системы соответствует основным бизнес - процессам предприятий, а принцип модульности дает возможность постепенно вводить систему в эксплуатацию, безболезненно проводя процесс реформирования. Основные подсистемы корпоративной системы управления предприятием «Компас»:

• управление финансам;
• бюджетирование;
• модели учета;
• документооборот;
• управление закупками, запасами и продажами;
• управление активами;
• управление персоналом;
• расчет заработной платы;
• кадровый учет;
• управление трудовыми ресурсами.

2.4.6.«1С: Управление торговлей 8 »

 «1С:Управление торговлей 8» - это современный инструмент повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

Прикладное решение позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Предметная область, автоматизируемая прикладным решением «1С: Управление торговлей 8», может быть представлена в виде следующего рисунка 6.

Рис. 6.  Автоматизация прикладных решений

Прикладное решение автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:

• управление отношениями с клиентами;
• управление продажами (включая оптовую, розничную торговлю);
• управление закупками;
• анализ цен и управление ценовой политикой;
• управление складскими запасами;
• управление денежными средствами;
• учет коммерческих затрат;
• учет НДС;
• мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

В информационной базе прикладного решения регистрируются как уже совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции. «1С: Управление торговлей 8» автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств.  Дополнительные сервисные возможности включают веб - приложения «Удаленный склад» и «Управление заказами».

Прикладное решение рассчитано на любые виды торговых операций. Реализованы функции учета от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов. Решение позволяет вести управленческий учет по торговому предприятию в целом.

«1С: Управление торговлей 8» — это готовое прикладное решение, в основе которого  лежит мощная технологическая платформа нового поколения «1С: Предприятие 8». В комплект поставки программного продукта, помимо платформы, входит конфигурация «Управление торговлей».

 «1С: Управление торговлей 8» повышает эффективность работы предприятия за счет автоматизации рутинных операций, за счет ведения учета в реальном масштабе времени, за счет быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях. Система очень быстро запускается в эксплуатацию и начинает приносить отдачу. При изменении масштабов, подходов к управлению или организации работ на предприятии перестройка системы не требует больших затрат. Это достигается за счет построения бизнес - решений на мощной современной технологической платформе. Важным достоинством системы «1С: Предприятие» является ее широкая популярность: более 3000 специализированных фирм и множество сертифицированных специалистов готовы помочь вашему предприятию в установке, эксплуатации и дальнейшем совершенствовании системы автоматизации [52].

Руководителям и специалистам торговых подразделений в новом прикладном решении уделен максимум внимания тому, чтобы обеспечить эффективность ежедневной работы. Широкие возможности подготовки всех необходимых документов, управления товародвижением и ценообразованием, приема заказов и контроля их исполнения, оптимизации складских запасов, анализа товарооборота, планирования закупок и поставок сделают ее вашим надежным помощником — за какое бы направление или участок вы ни отвечали. «1С: Управление торговлей 8» позволит создать в компании единое информационное пространство, организовать четкое взаимодействие подразделений, поможет сотрудникам работать единой командой.

Конфигурация управление торговлей позволяет автоматизировать задачи контроля и анализа торговых операций в комплексе со смежными задачами управленческого учета:

• планирование продаж и планирование закупок;
• управление отношениями с клиентами (CRM);
• управление поставками и запасами;
• управление взаиморасчетами с контрагентами и др.

Тем самым обеспечивается эффективное управление торговым бизнесом современного предприятия. Конфигурация поддерживает следующие разновидности торговли: оптовую, розничную, комиссионную торговлю, прием товаров на комиссию, продажу в кредит, торговлю по заказам.

Автоматизирован учет операций поступления и реализации товаров и услуг, включая оптовую, комиссионную и розничную торговлю.

Для розничной торговли поддерживаются технологии работы как с автоматизированными, так и не автоматизированными торговыми точками.

Автоматизированная торговая точка означает более высокую точность и оперативность учета.

Оформление продаж в автоматизированная торговая точка (торговых залах, собственных магазинах) производится с использованием различного торгового оборудования: контрольно-кассовые машины, сканеры штрих-кодов и т.д. [48].

В результате анализа автоматизированных информационных систем руководство магазинов «ЛЕВ» решило, что таковой системой является «1С: Управление торговлей 8», так как оно более полно соответствует потребностям нашего малого бизнеса.

Подходит отраслевая принадлежность выбранной системы – торговля, а в будущем не только розничная, но оптовая.

Ориентация системы на самые ключевые решения задач при автоматизации сети магазинов «ЛЕВ» - организация единого среди магазинов, одинакового понимания сущности бизнес-процессов, единой методологии бухгалтерского учета, унификации нормативно-справочной информации, учет реализации товара (продажа, возвраты, сезонный товар, знание ходового товара и т.д.), учет ассортимента ( модели, размеры и т.д.), повышение производительности труда персонала благодаря упрощению работы, исключение ошибок кассиров, снижение уровня злоупотреблений со стороны персонала,

 культура обслуживания  привлечет дополнительных покупателей  и т.д.

Программный продукт «1С: Управление торговлей 8» обладает подходящими функциональными возможностями.

В информационной базе прикладного решения регистрируются как уже совершенные, так и планируемые хозяйственные операции. «1С:Управление торговлей 8» автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств. Дополнительные сервисные возможности включают web приложения «Удаленный склад» и «Управление заказами».

 Прикладное решение  рассчитано на любые виды торговли. Реализованы функции учета, от  ведения справочников и ввода  первичных документов до получения  различных аналитических отчетов.

 Решение позволяет  вести управленческий учет по  торговой компании в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг.

 «1С:Управление торговлей 8» обеспечивает автоматический  подбор данных, необходимых для  ведения бухгалтерского учета, и  передачу этих данных в «1С:Бухгалтерию 8». Кроме того, предусмотрена передача данных в бухгалтерские конфигурации системы программ «1С:Предприятие 7.7».

Благодаря этим и другим функциональным возможностям «1С:Управление торговлей 8» позволит повысить эффективность работы торговой сети магазинов. Программный продукт адресован как сотрудникам различных подразделений, так и руководству компаний, работающих в сфере торговли.

Стандартный договор на поставку системы «1С: Управление торговлей 8» предполагает: обучение пользователей на территории заказчика, выполнение совместно с заказчиком контрольного примера, адаптацию системы под специфические требования заказчика, гарантийное сопровождение системы в течение одного года с момента ввода ее в промышленную эксплуатацию (консультации, модификация системы при изменении Законодательства, бесплатная поставка новых версий). 

Ведь у большинства компаний нет штатного ИТ-специалиста, поэтому, как правило, установку, настройку и сопровождение информационных систем сотрудники осуществляют самостоятельно или привлекают внешних специалистов. Так же и в нашем случае руководство магазинов «ЛЕВ» будет привлекать  внешних специалистов для установки, настройки и сопровождения автоматизированной системы, так как самостоятельно не справиться с данной задачей без помощи. В настоящее время в городе Кинешма специалистов по «1С» достаточно много.

Выбранная система подходит по ценовой категории.

 На сегодняшний день услугами «1С»  пользуются более 3000 предприятий торговли России: сети супермаркетов ТД "Столица", ТД "Бурда Моден", бутики модной одежды и аксессуаров "Garderobe Men", "Garderobe Weekend", "Yamamay", "Olsen", "Master Bike", сеть салонов "Actual", "Anistel", «Lo», салоны обуви "Salita" и «Обувь Испании», сеть салонов детской одежды "Beba kids", и джинсовой одежды Джинсико, магазины автозапчастей «Грант», аптеки «36,6», Банки. "ПитерСофт", торговый холдинг "Снарк", торговый дом "Позитрон-Энерго", "ПетроИнТрейд" и другие.

2.5.Внедрение информационной системы «1С: Управление торговлей 8»

Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления.

1. Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии.

2.Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия.

3.Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах. Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

     4.Сопротивление сотрудников предприятия.

     5.Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы.

     6.Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

При наличии информационной системы, руководитель имеет возможность получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информацию руководитель получает в удобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов.

Руководители магазинов «ЛЕВ», принявшие решение автоматизировать свой бизнес, должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение информационной системы, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того:

• создать у сотрудников всех уровней твердое ощущение неизбежности внедрения;
• наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку часто возникает сопротивление сотрудников (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций);
• всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.

Особое внимание при внедрении автоматизированной системы следует уделить обучению сотрудников. Обычно для изучения и упорядочения бизнес-процессов предприятия приглашают внешних консультантов из специализированных агентств и компаний (разумеется, данный процесс не обходится без участия самих специалистов предприятия). Все действия подтверждаются документально. Это является естественным и необходимым элементом организации работы перед автоматизацией, позволяющим не только оптимизировать текущую деятельность, но и сделать процесс менее зависимым от конкретных людей.

Для установления оборудования и программного обеспечения, а так же после реализации программного продукта «1С: Управление торговлей 8» , ее сопровождение, для этого будут приглашаться  специалисты.

С переходом магазинов на учет с помощью средств вычислительной техники возрастает роль обмена информацией в электронном виде. Применение открытых общепризнанных стандартов электронного обмена информацией позволяет существенно снизить затраты на организацию информационного взаимодействия за счет унификации обмена коммерческой информацией между магазинами.