Выбор и внедрение информационной системы для сети магазинов «ЛЕВ»

 Важное место займут антивирусные программы. Для борьбы с вирусами на компьютерах будет использоваться программа Касперского.

Результатом деятельности магазина является составление отчета и представление данных в виде документов различного назначения (заявления, приказы, бухгалтерские документы и т.д.). Обработка и оформление документов может производиться при помощи специальных программ (средств). На компьютерах магазинов будет установлена программа Microsoft Office, включающая Word, Excel, Access.

Объединение в одну систему огромного количества сложноорганизованных  и  интенсивно  взаимодействующих  между собой данных и устройств, интегрирования вычислительных ресурсов становится возможным при помощи локальной вычислительной сети. Подключение к INTERNET  будет происходить с помощью модема ADSL. Для каждого магазина так же будет приобретено по модему.

Будет производиться закупка и интеграция с компьютеризированным торговым оборудованием:

• сканеры штрих кодов Symbol LS 2208 – ручной сканер штрих-кода без управляющей кнопки, сочетает в себе высокую производительность и точность лазерного сканера с широким углом сканирования;
• принтер этикеток  Eltron LP2824 TLP - наиболее распостраненный принтер этикеток, совместим со многими программными продуктами, миниатюрен и надежен. Скорость печати до 2 IPS (50.8 мм в сек);
• денежные ящик POSIFLEX CR-3100 – оснащен регулируемыми секциями для монет и бумажных денег, а также секретным отделением для хранения документов и крупных купюр. Трехпозиционный замок обеспечивает максимальную сохранность денег.

Наибольшая степень автоматизации и удобства достигается при маркировке товаров этикетками с  штрих-кодами. Использование оборудования для работы со штрих-кодами дает сразу несколько преимуществ:

• ускоряется процесс обработки поступающих партий товара;
• возможно слежение за движением партии товаров не только по документам, но и непосредственно по штрих-коду, нанесенному на каждую упаковку;
• проще проводить учет;
• уменьшается количество ошибок при идентификации товара;
• облегчается и ускоряется работа провизоров, так как для идентификации товара им достаточно прочитать код с упаковки товара с помощью считывателя.

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3.ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ «1С: УПРАВЛЕНИЕ ТОРГОВЛЕЙ 8»

 3.1.Анализ экономической эффективности автоматизации

бизнес – процессов сети магазинов «ЛЕВ»

В магазинах очень много поступающей и исходящей информации и их работа без использования автоматизированной системы приведет к не поправимым управленческим ошибкам. Будь то небольшие магазины, оптовые базы или крупные розничные сети - все они ищут возможности для упрощения ежедневного труда кассиров-операторов, работников склада, менеджеров и торговых представителей. Кроме этого всё более актуальной становится идея уменьшения затрат на исправление случайных ошибок сотрудников. Грамотная автоматизация торговых предприятий позволяет свести саму возможность подобных ошибок к минимуму и может существенно облегчить учёт торговых операций. Спрос рождает предложение, и сегодня достаточно много производителей представляют на рынке систем автоматизации торговли свои продукты.

Обычно в технико-экономических обоснованиях автоматизации различного рода процессов в качестве цели ставят повышение производительности труда и экономию кадров. А так же ставится задача эффективного управления малым бизнесом с целью получения наибольшей прибыли (сейчас или в будущем),  решить это можно только с помощью автоматизация процессов товародвижения.

 Внедрение системы  автоматизации даёт:

• увеличение оборота товара – полный контроль товарных и финансовых потоков, прогнозирование спроса, управление закупками, номенклатурой товаров, розничными ценами;
• экономию средств – за счет оптимизации складских запасов уменьшается «залёживание» продукции, экономится площадь на складе, сокращение штата сотрудников.

Автоматизация позволяет повысить прибыль за счет:

• повышение производительности труда персонала благодаря упрощению работы: все операции линейного персонала, от кассира до администратора торгового зала автоматизированы,сотрудники работают под объективным контролем, без ошибок и с максимальной отдачей;
• исключение ошибок кассиров;
• снижение уровня злоупотреблений со стороны персонала;
• снижение убытков при потере качества товаров.

 «1С:Управление торговлей 8» повысит  эффективность работы  предприятия за счет автоматизации  рутинных операций, за счет ведения  учета в реальном масштабе  времени, за счет быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях. Система очень быстро запускается в эксплуатацию и начинает приносить отдачу. При изменении масштабов, подходов к управлению или организации работ на предприятии перестройка системы не требует больших затрат. Это достигается за счет построения бизнес-решений на мощной современной технологической платформе. Важным достоинством системы «1С:Предприятие» является ее широкая популярность: более 3000 специализированных фирм и множество сертифицированных специалистов готовы помочь вашему предприятию в установке, эксплуатации и дальнейшем совершенствовании системы автоматизации.

Использование информационных систем для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.

Автоматизация магазинов «ЛЕВ» позволит:

• повысить эффективность управления сетью магазинов за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных;
• улучшит делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур;
• снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях;
• обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления;
• директору анализировать деятельность своих всех магазинов и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства;
• повысить эффективность обмена данными между всеми магазинами «ЛЕВ»;
• гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.

Автоматизация — не самоцель, а целенаправленная деятельность по рационализации и оптимизации организационно-штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов, информационная поддержка связанных с этим мероприятий.

В будущем руководство магазинов «ЛЕВ» будет увеличивать сеть, открывая дополнительные магазины в других городах и расширяя свой ассортимент товара.

 С помощью «1С:Управление торговлей 8»  контролировать и управлять за деятельностью отдаленных магазинов будет намного легче.

Стоимость автоматизации варьируется в достаточно больших пределах в таблице 3.1. указаны различные варианты и их стоимость. Три основные составляющие стоимости автоматизации:

• программное обеспечение;
• оборудование;
• зарплата специалистов.

Таблица 3.1.

Минимальная стоимость из трех вариантов

Вариант	Стоимость, руб.	Примечание
Эконом	От 8500 руб.	1 рабочее  место (товаровед, бухгалтер)
Стандарт	От 14 500 руб.	До 3 рабочих  мест (товаровед, бухгалтер, продавец).
Оптима	От 23 000 руб.	До 3 рабочих мест (товаровед, бухгалтер) + 1 рабочее место кассира

 

В настоящее время существует уже довольно много примеров систем автоматизации бизнеса. Например независимый или сетевой магазин или бутик по продаже одежды, обуви, аксессуаров и другой продукции. Спецификой данной сферы бизнеса является необходимость учитывать товар в разрезах (например, цвет, размер), взаиморасчеты по каждому клиенту, обладать оперативной информацией о реальных остатках и наносить штрихкод. В данном проекте предлагается использовать программный продукт "1С: Торговля и склад 7.7" как для складского товарного учета, так и в качестве кассовой программы, т. е. подключить фискальный регистратор, дисплей покупателя, сканер штрих кода, принтер этикеток.

Магазин по продаже аудио-видео, компьютерных, компакт-дисков, книг, компьютерных аксессуаров. Этот проект подходит также и магазину фирменной одежды. Спецификой данных магазинов является то, что процесс продажи товара включает в себя консультации продавца о свойствах товара (низкая интенсивность продаж и необходимость получать полную информацию о товаре). Предлагается использование программы «1С: 7.7 «Торговля и Склад» как для складского товарного учета, так и в качестве кассовой программы - то есть подключить к программе фискальный регистратор, сканер штрихкода, дисплей покупателя, а также, для нанесения на товар штрихкода, - принтер этикеток. 

Магазин по продаже товаров для животных (например, корм, в том числе весовой) или весового товара (мясо). Специфика такого магазина заключается в необходимости взвешивания нефасованного товара (кормов) в процессе продажи. Рабочее место кассира (POS) включает в себя программное обеспечение Frontol для WinCE, системный блок, TFT монитор 8.4", фискальный регистратор, весы, сканер штрихкода, программируемую клавиатуру. Место товарного учета оборудовано персональным компьютером с установленной программой «1С:Предприятие 7.7 «Торговля и склад», к которому подключается сканер штрихкода и принтер этикеток. Во время работы из складской программы производится выгрузка базы товаров в POS, а из кассовой - данных о продажах в расходный документ.

Магазин по продаже бытовой химии, товаров для дома, посуды. Специфика автоматизации торговли и учета здесь заключается в том, что в подобного рода магазинах реализуется, как правило, штучный (не весовой) товар, поставщики часть его поставляют в ассортименте, причем в сопроводительных документах не разделяется продукция с разными штрихкодами (например, одна марка мыла разного цвета и запаха); также, зачастую не на весь товар производителем наносится штрихкод. В данном случае рабочее место кассира (POS) включает в себя программное обеспечение Frontol для Windows CE ,системный блок, 9" монитор, фискального регистратор, сканер штрихкода, программируемую клавиатуру. Место товарного учета оборудовано персональным компьютером с установленной программой «1С:Предприятие 7.7 «Торговля и склад», к которому подключается сканер штрихкода и принтер этикеток. Из складской программы производится выгрузка базы товаров в POS, а из кассовой - данных о продажах в расходный документ.

Магазин по продаже продуктов питания. Спецификой таких магазинов являются: высокая интенсивность продаж; необходимость фасовки различного весового товара; наклейка этикеток с внутренним штрихкодом на продукцию, не имеющую кода или с дублированным кодом; несколько рабочих мест кассиров. В данном проекте предусмотрено два рабочих места кассира (2 POS-терминала), включающих в себя системный блок, 8" монитор, кассовое программное обеспечение Frontol Супермаркет v.4, фискальный регистратор, программируемую клавиатуру, сканер штрихкода, дисплей покупателя. Место товарного складского учета оборудовано персональным компьютером с установленной программой «1С:Предприятие 7.7 «Торговля и склад», к которому подключается сканер штрихкода и принтер этикеток. Для фасовки весового товара используются четверо весов с печатью термоэтикеток, подключенных к месту учета через локальную вычислительную сеть. Из складской программы производится выгрузка базы товаров в POS-терминалы и весы, а из кассовой программы - выгрузка данных о продажах в расходный документ складской программы.

У каждого  малого бизнеса есть свои особенности,  влияющие на способы автоматизации, состав, используемого для автоматизации, торгового оборудования и программ складского, товарного, бухгалтерского учета.

Основными требованиями к системе автоматизации магазина являются: стабильность и надежность работы, простота в освоении и в работе, легкость в обслуживании, хорошее соотношение цена - качество - функциональность.

По данным специалистов фирмы «1С», на 1 апреля 2008 года было реализовано более 100000 различных комплектов «1С». По отраслям продажи распределились примерно следующим образом: 66% – промышленность, 12% – торговля, 8% – прочие, 7% – транспорт и связь, 5% – строительство, 2% – сельское хозяйство.

3.2.Выбор методики расчета экономической эффективности внедрения информационной системы

Оценка экономической эффективности ИТ-проекта является обязательной составляющей его технико-экономического обоснования. И, хотя, конкретный будущий экономический эффект оценить непросто, тем не менее, это обязательно надо пытаться сделать. В целом, можно выделить несколько основные группы методов, позволяющих определить эффект от внедрения: финансовые (они же количественные), качественные и вероятностные. У каждого метода, финансового или не финансового, есть свои минусы. Понятно, что автоматизация - тонкий процесс, и далеко не в каждом бизнес-процессе можно оценить финансовую составляющую эффекта от нее.  Перечислим наиболее известные методики.

Финансовые методики:

• NPV (Net present value) - чистый приведенный доход или чистая приведенная стоимость, это зависит от формулировки
• IRR (Internal rate of return) - внутренняя норма доходности или внутренняя норма рентабельности, это тоже зависит от формулировки
• Payback - срок окупаемости инвестиций
• GCF = чистая прибыль + неденежные доходы
• NCF = GCF + NWC (net working capital) + Inv (изменение инвестиций во внеоборотные активы)
• ROI (Return On Investment) - возврат на вложенные инвестиции
• ТСО (Total Cost of Ownership) - совокупная стоимость владения: понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период жизненного цикла последней