Внутрибанковские операции

банки обязаны  хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве кредитных организаций определяется Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Сохранность первичных  документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер банка.

Выдача первичных  документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных  документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу банка.

На практике в коммерческом банке может быть составлен регламентированный график внутрибанковского документооборота, который предусматривает используемые в ходе совершения операций формы первичных документов (типовые унифицированные или разработанные и утвержденные банком самостоятельно), структурные подразделения банка, ответственные за их составление, порядок визирования и контролирования документов, сроки обработки и отражения документов в бухгалтерском учете банка. Составленный и согласованный график документооборота должен быть утвержден руководителем кредитной организации и доведен до всех структурных подразделений банка для исполнения.

 

 

 

 

 

 

 

 

Схема документооборота внутрибанковских операций

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Синтетический учет

Синтетический учет обобщает данные аналитического учета.

Задачи синтетического учета:

1. сгруппировать  данные аналитического учета  по определенным признакам (балансовым  счетам);

2. проверить правильность ведения аналитического учета.

Сгруппированные данные синтетического учета используются для анализа и управления банковской деятельностью.

Основные регистры синтетического учета: кассовые журналы, ежедневные балансы,проверочные ведомости.

Кассовые журналы  – содержат записи документов по приходу  и расходу кассы. В них указываются номера лицевых счетов клиентов, символы кассового плана и суммы операций. По операционного времени подсчитываются итоги по кассовым журналам, которые затем сверяются с данными прихода и расхода оборотных ведомостей банка.

В проверочных  ведомостях печатаются итоги оборотов по каждому действовавшему в течение  дня лицевому счету и остатки  по действующим и недействующим  лицевым счетам, а также итоги  оборотов и остатков по балансовым счетам и общие итоги по ведомости.

Эти ведомости  используются для контроля за правильностью  выведенных остатков в лицевых счетах. Сверка данных аналитического учета и синтетического учета производится в процессе обработки информации автоматическим способом. Таким же способом накапливаются обороты по балансовым счетам и составляются месячные и годовые оборотные ведомости.

Баланс банка  составляется ежедневно и отражает состояние привлеченных и собственных средств банка, а также их размещение в кредитные и другие операции.

По данным баланса  контролируется:

• формирование и размещение денежных ресурсов;

• состояние  кредитных, расчетных, кассовых и других банковских операций;

• правильность отражения операций в бухгалтерском  учете.

Ежедневные балансы составляются по данным сводных карточек.

Бухгалтерские балансы ежедневно составляются всеми кредитными организациями.

Учитывая то, что банки получают выписку по своему корреспондентскому счету утром следующего рабочего дня, а по корреспондентским счетам в других банках, соответственно, еще позже, баланс банка должен быть со-ставлен, на следующий рабочий день. Правильность составления ежедневного баланса контролируется равенством итогов остатков по активу и пассиву, также как и правильность остатков актива и пассива по внебалансовым счетам и соответствием итога предыдущего баланса плюс итог оборотов прихода минус итог оборотов расхода по бухгалтерскому журналу за тот день, за который составляется баланс.

В настоящее  время, в условиях сплошной автоматизации, ведение бухгалтерского журнала в банках нецелесообразно.

При учете валютных операций следует отметить, что аналитический  учет ведется в иностранной валюте и гривневом эквиваленте данной валюты, а синтетический учет только в гривневом эквиваленте.

Проверка лицевых счетов производится ответственными исполнителями, которым поручено ведение этих счетов. При этом проверяется, все ли записи в лицевых счетах обоснованы соответствующими документами, прошедшими контроль со стороны полномочных работников банка и подписанными ими при оформлении операций, правильно ли перенесены в лицевые счета соответствующие реквизиты и суммы документов.

С целью недопущения  появления активных остатков по пассивным  счетам и пассивных остатков по активным счетам, банк проверяет на «красное сальдо» остатки по лицевым счетам. Данная процедура во многих программах операционного дня автоматизирована.

 

 

5.Порядок  проведения аудита и внутрибанковского контроля

Совокупность  приемов и методов, применяемых  учетно-операционными работниками для контроля банковских операций, называют внутрибанковским контролем. Главная задача такого контроля – обеспечение законности выполняемых операций и сохранности средств и ценностей.

Внутрибанковский  контроль бывает текущий и последующий. Текущий контроль в процессе документооборота заключается в проверке законности операций, соблюдении правил их совершения и правильности оформления документов. К текущему контролю относится также проверка регистров аналитического и синтетического учета при заключении операций за день. Такой контроль выполняют ответственные исполнители, бухгалтеры,

операционисты, контролирующие их работники, начальники отделов. Ответственные исполнители при оплате денежно-расчетных документов проверяют наличие средств на расчетном счете организации, а также наличие права на получение денежных средств в пределах установленных лимитов кредитования или лимитов финансирования капитальных вложений. При недостаточности или отсутствии средств, но при наличии права на банковский кредит документы оплачиваются со ссудных счетов. Затем проверяются документы с точки зрения законности совершаемой операции и по форме их заполнения. В процессе проверки документов по существу операции выясняется целевое использование средств. При этом важно следить за строго целевым использованием банковских ссуд (текущий контроль при этом осуществляют сотрудники кредитного отдела).

Ответственный исполнитель и контролер обязаны  исходя из содержания документа проверить, соблюдены ли правила расчетов. Платежные требования с приложением товарно-транспортных накладных на оборудование, строительные материалы, а также заявления и телеграммы об отказах от акцепта принимаются операционистами для оформления оплаты лишь после предварительной проверки их работниками кредитного отдела.

Зачисляя средства на счет получателя, ответственный исполнитель убеждается в наличии на копии документа подписи того работника банка, который проводил операцию по списанию средств со счета плательщика. Подпись свидетельствует о проверке подлинности документа. Особенно тщательно контролируются операции по перечислению средств на счетах вкладов граждан в учреждения Сберегательного банка, во избежание незаконного перечислении средств во вклады или текущие счета в этом банке. Все записи аналитическом учете подвергаются последующей проверке. Записи, производимые на машинах операторами, контролируются, как, правило, ответственными исполнителями.

Заявления на выдачу лимитированных чековых книжек, а  также акцепт платежных поручений заверяются подписью контролирующего работника. Главный бухгалтер или его заместитель контролируют операции по: переадресовке и возврату сумм; дополнительному взысканию пени; высылке дубликатов документов; закрытию расчетных и текущих счетов;

взысканию с  клиентов штрафов за нарушение правил совершения расчетных операций; внутрибанковским операциям.

Проверяются и  подписываются контролирующими  работниками расчетно-денежные документы и записи в аналитическом учете по: счетам вкладов граждан и военнослужащих, взысканию с клиентов штрафов за нарушение правил совершения расчетных операций; основным средствам банка, малоценным быстроизнашивающимся предметам; расчетам с хозрасчетными

предприятиями банка; дебиторами и кредиторами  банка (только по дебету); суммам, перечисленным  до выяснения; хозяйственным материалам; расходам будущих периодов; операционным и разным доходам и расходам; расходам на содержание аппарата управления банка; внебалансовым счетам марок государственной пошлины, разных ценностей и документов (в части списания ценностей) и бланков строгой отчетности.

Дополнительно контролируются также операции по: текущим субсчетам и транзитным счетам общественных фондов, текущим счетам уполномоченных лиц; лицевым счетам выплат по пенсиям и счетам государственного бюджета; ссудным счетам индивидуальных заемщиков; другим счетам и операциям по отдельным решениям банков. При совершении кассовых расходных операций задача предварительного контроля, выполняемого централизованно контролером, сводится к тому, чтобы предупредить оплату неправильно оформленных документов без предварительной проверки их ответственным исполнителем. Контролирующий работник проверяет правильность оформления каждого расходного кассового документа. При использовании именных денежных чеков, по которым выдаются наличные деньги клиентам, необходимо проследить наличие отметки о предъявлении паспорта получателем денег, а также его расписки на чеке и на расходных кассовых ордерах. Кроме того, сличаются подписи лиц, правомочных подписывать чеки, оттиск печати на чеке и его номер с образцами, указанными в карточке образцов подписей и печати при открытии счета; подпись ответственного исполнителя сопоставляется с имеющимся образцом. Затем контролер подписывает

чек или расходный  кассовый ордер и заносит сумму  в расходный кассовый журнал. Кассовые работники контролируют и подписывают все кассовые документы, а также внебалансовые ордера, на основании которых принимаются и выдаются ценности и деньги. Главный бухгалтер следит за оформлением открытия расчетных и текущих счетов клиентов, организует контроль и повсеместное наблюдение за его осуществлением на всех участках учетно-

операционной  и кассовой работы в соответствии с общими правилами и инструкциями по отдельным операциям. Главный бухгалтер и его заместитель контролируют исправления в лицевых счетах, открытие и закрытие счетов, начисление процентов по ним, использование бланков строгого учета, квитанций о приеме наличных денег. Главный бухгалтер ежедневно проверяет: заключение кассовых операций; полноту оприходования денег как инкассированных, так и принятых вечерней кассой, сводку оборотов и баланс задень; правильность формирования и хранения денежно-расчетных документов и всех учетных материалов.

Главный бухгалтер  учреждения банка несет полную ответственность  за состояние учета и внутрибанковского контроля на всех участках учетно-операционной и кассовой работы. Последующий контроль в учреждениях банков осуществляют главный бухгалтер, его заместители, специальные инспектора по контролю. В процессе проверки устанавливается законность совершенных операций, правильность их учета и оформления надлежащими документами. При последующем контроле все участки учетно-операционной работы подлежат проверке, как правило, не реже одного раза в квартал. В порядке такого контроля проводятся ревизии.

Результаты  последующих проверок, выявленные в ходе их проведения недостатки, меры по устранению должны рассматриваться руководством учреждений банков. Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку.

После установления законности операции проверяется правильность оформления документа: составление его на бланке установленной формы, заполнение всех необходимых реквизитов, бухгалтерские проводки, а также соответствие имеющимся образцам подписей и оттиска печати на документе.

Для предоставления незаконного авансирования поставщиков  при оплате платежных поручений  и расчетных чеков контролируются: наименование товаров и услуг  ссылка на номера товарно-транспортных накладных поставщиков, дата отгрузки товара. При этом сличаются первые экземпляры с копиями, которые служат основанием для записей по корреспондирующим счетам.