Внутрибанковские операции

Кроме того, в нем также должны найти  отражение возлагаемые на систему внутреннего контроля требования к соблюдению надлежащего порядка хранения и использования печатей, штампов, бланков с тем, чтобы исключить возможность их утери или использования в корыстных целях. Учет печатей и угловых штампов банка ведется, как правило, в специальной книге, где указываются фамилии и должности лиц, у которых они находятся и которым выдаются под роспись.

Кредитная политика – внутренний банковский документ, регламентирующий принципы кредитования клиентов и формализованные правила осуществления и оформления ссудных операций. Данный документ должен быть обязательно согласован с главным бухгалтером и утвержден руководством кредитной организации.

Документооборот представляет собой движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Документооборот в банкедолжен обеспечивать следующее:

1. Все документы,  поступающие в операционное время  в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, должны оформляться и отражаться по счетам кредитной организации в этот же день. Бухгалтерскими проводками также оформляются операции по счетам аналитического учета внутри одного счета второго порядка. Документы, поступившие во внеоперационное время, должны отражаться по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени определяется кредитной организацией и оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов.

2. Если необходимо  по принятым документам осуществить  перевод денежных средств с корреспондентских счетов в кредитных организациях, то операции совершаются в порядке, установленном нормативными актами. Оплата расчетных и кассовых документов производится в пределах наличия средств на счете плательщика на начало дня и, по возможности, с учетом поступления средств текущим днем или в пределах суммы овердрафта, определенной договором.

3. Утром следующего  рабочего дня документы необходимо  передать работнику, на которого возложено составление сводных платежных поручений для оплаты с корреспондентских счетов, и в этот же день эти расчетные документы с описью передаются  для оплаты с корреспондентских счетов. Реестры помещаются в документы текущего дня. При наличии возможности оплаты документов с корреспондентских счетов операции, указанные в настоящем пункте, могут проводиться текущим днем. Эти документы в реестры принятых документов не включаются.

4. Выписки из  корреспондентских счетов кредитные  организации должны получать  не позднее следующего дня  до начала рабочего дня кредитной  организации. Полученные выписки обрабатываются; и операции, отраженные в них, включаются в баланс кредитной организации днем их проводки по корреспондентскому счету. Зачисление (списание) денежных средств по счетам клиентов производится в соответствии с расчетными документами, послужившими основанием для совершения этих операций (если иное не предусмотрено в договоре с клиентом). В тех случаях, когда поступившие суммы не могут быть проведены по счетам клиентов, они отражаются на счетах по учету средств клиентов по незавершенным расчетным операциям при осуществлении расчетов через подразделения с последующим отнесением на счета клиентов либо на счета до выяснения.

Основными этапами документооборота являются:

1. Составление  первичных документов в процессе  оперативной работы.

2. Прием документов  бухгалтерией к исполнению.

3. Проверка документов  и отражение их в бухгалтерских  счетах.

4. Передача документов  в архив.

В ходе первого этапа документооборота необходимо организовать выполнение основных требований по оформлению первичных документов, подтверждающих факт осуществления банковских операций.

Все операции осуществляются кредитной организацией в соответствии с законом Украины «О банках и банковской деятельности» и перечнем операций, установленных лицензией Национального банка.

 Внутрибанковские  документы должны сожердат обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления  документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен  документ;

г) содержание хозяйственной  операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи  указанных лиц.

Совершение операций в кредитной организации может происходить на основании электронного платежного документа; а в случаях, установленных законодательством, в виде договора – его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронные платежные документы должны содержать все реквизиты расчетных документов, предусмотренные утвержденными форматами и нормативными актами Национального банка

Бумажные копии  электронных платежных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также те, которые должны быть приложены к выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации и подписями ее работников.

Каждый документ должен содержать в себе:

• номер счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись; в необходимых  случаях и другие реквизиты;

• дата проводки;

• подпись бухгалтерского работника, оформившего документ, а  по операциям, подлежащим дополнительному контролю, подписи бухгалтерского и контролирующего работников, и по операциям кредитной организации, связанным с перечислением средств клиентам, другим организациям, – подписи руководителя кредитной организации и главного бухгалтера или уполномоченных ими лиц. Если основанием для совершения бухгалтерской записи послужило распоряжение, подписанное руководителем кредитной организации и главным бухгалтером, то в этом случае выписанный расчетный документ визируется бухгалтерским и контролирующим работниками.

В ходе второго этапа документооборота на основании принятых к исполнению расчетных и кассовых документов клиентов проводятся операции по их счетам.

Операции, совершаемые без документов клиентов кредитной организации, оформляются документами, составляемыми кредитной организацией, согласно требованиям настоящих Правил и иных нормативных актов по отдельным операциям на бланках действующих форм, в частности приходные и расходные кассовые и мемориальные ордера, распоряжения уполномоченных сотрудников и др.

В кассовых и  мемориальных ордерах на оприходование  и списание ценностей и документов, хранящихся в кладовой, итоговые суммы повторяются прописью.

Для сокращения записей в лицевых счетах по ряду операций составляются сводные ордера. Если к сводному ордеру прилагаются первичные документы, на основании которых составлен ордер, в нем делается ссылка на количество приложенных документов.

Обязательным  этапом документооборота являетсятретий этап – проверка расчетных и кассовых документов и отражение их на бухгалтерских счетах.

Проверка наличия  на расчетных и кассовых документах соответствующих подписей уполномоченных работников кредитной организации возлагается на работников, занятых передачей документов (информации) на обработку. В кредитных организациях, учет которых ведется на ЭВМ, эта проверка возлагается на старшего по должности работника приказом руководителя кредитной организации. Для выполнения указанной проверки составляются перечни операций, подлежащих дополнительному контролю со стороны должностных лиц кредитной организации. Перечни, а также образцы подписей работников кредитной организации, выполняющих контрольные функции, должны находиться у работников, осуществляющих указанный контроль.

Право подписания расчетных и кассовых документов, предоставляемое работникам, оформляется распоряжением руководителя кредитной организации.

Право контрольной (первой) подписи без ограничения  суммой операций на расчетных и кассовых документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют по должности руководители и главные бухгалтеры кредитных организаций или по их поручению доверенные лица.

Предоставление  права контрольной (первой) подписи  тому или иному должностному лицу не исключает возможности выполнения этим лицом (кроме главного бухгалтера) функций ответственного исполнителя по определенному кругу операций. В таком случае им контролируются документы по операциям, выполняемым другими работниками.

Главный бухгалтер кредитной организации обязан следить за тем, чтобы соответствующие образцы подписей были идентичны и своевременно переданы под расписку в кассу бухгалтерским и контролирующим работникам. Главный бухгалтер обязан следить за своевременным внесением изменений в образцы подписей, которыми пользуются его работники в своей работе.

Один комплект образцов подписей должностных лиц  кредитной организации хранится у главного бухгалтера для учета лиц, которым предоставлено право той или иной подписи на расчетных и кассовых документах.

Для проверки соответствия подписей правомочных должностных лиц кредитной организации на принимаемых к исполнению расчетных и кассовых документах утвержденным образцам, работники должны иметь образцы их подписей.

Контролирующие  работники должны пользоваться своими экземплярами образцов подписей работников кредитной организации, а также образцов подписей и оттисков печатей на документах, представляемых клиентами. Этим работникам запрещается пользоваться тем же экземпляром карточек с образцами подписей и оттисков печатей клиентов и образцов подписей работников кредитной организации, которыми пользуются работники бухгалтерии.

В карточках  с образцами подписей и оттиска  печати клиентов у исполнителей и контролеров регистрируются номера выданных данным клиентам денежных чеков для проверки номеров чеков, предъявляемых к оплате.

Работа бухгалтерии  банка по отражению принятых документов в учете должна учитывать следующие  организационные моменты.

Прежде всего, бухгалтерские операции должны выполнять работники, для которых их выполнение закреплено должностными инструкциями. В эту категорию входят работники, занятые приемом, оформлением, контролем расчетных, кассовых и других документов, отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учета, кроме работников, обрабатывающих информацию на ЭВМ и не входящих в структуру бухгалтерского аппарата.

Все работники  бухгалтерии при выполнении ими  бухгалтерских операций и ведении  бухгалтерского учета подчиняются  главному бухгалтеру банка.

Организация работы бухгалтерского аппарата строится по принципу создания одного бухгалтерского подразделения (департамента, управления), образования специализированных отделов, объединения в отделах работников в операционные бригады, предоставления работникам прав ответственных исполнителей, которым поручается единолично оформлять и подписывать документы по выполняемому кругу операций, за исключением документов по операциям, подлежащим дополнительному контролю.

Конкретные обязанности  работников и распределение обслуживаемых ими счетов определяет главный бухгалтер банка или по его поручению начальники отделов. Главный бухгалтер утверждает положения об отделах.

Распоряжения  руководителя кредитной организации  по ведению бухгалтерского учета и конкретные обязанности бухгалтерских работников, закрепление за ними обслуживаемых счетов, а также вносимые изменения оформляются в письменной форме.

Кредитная организация  самостоятельно определяет продолжительность операционного дня (времени), представляющего собой часть рабочего дня (календарные дни, а также выходных дней, перенесенных на рабочие дни). В течение операционного дня производится обслуживание клиентов, прием документов для отражения в учете (кроме консультационной работы, которая может проводиться весь рабочий день). Конкретное время начала и конца операционного дня (времени) определяется кредитной организацией и доводится до сведения обслуживаемой клиентуры.

Организация рабочего дня бухгалтерских работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские  отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, что осуществляется на последнем четвертом этапе документооборота.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские  отчеты и балансы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные  вручную первичные документы  текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.