Организация личной трудовой деятельности специалиста

 

Руководители магазинов и продавцы (10 магазинов)

 

 

 

   

 

Руководители магазинов и продавцы (около 60 магазинов)

 

                                        

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1. Структурная схема управления ООО «Оптима»

 

Из представленной на рисунке 1 развернутой схемы фирмы видно, что структура управления ООО «Оптима» состоит из следующих составляющих:

- Учредитель;

- Заместители директора;

- Директоров дивизионов;

- Руководителей направлений в каждом дивизионе;

- Руководителей магазинов в каждом из направлений и все остальные сотрудники магазина.

На фирме 4 уровня управления. Все уровни соединяются вертикальными связями. Эти связи действуют постоянно, служат каналом передачи распорядительной и отчетной информации, создают тем самым стабильность в организации. При большом количестве уровней организационной иерархии существует опасность искажения информации передаваемой по вертикальным связям.

Выполняемые функции:

 Учредитель является основателем фирмы. Он не занимается деятельностью фирмы, но имеет право принимать важные решения, право голоса и окончательного принятия решения  всегда остается за ним. Он может как создать, так и распустить фирму, подчинить и т.д.

Учредителю подчиняются все заместители. Они обеспечивают соблюдение обязательных с учетом профиля и специализации деятельности фирмы розничной торговли требований, установленных для фирмы в государственных стандартах, санитарных, ветеринарных, противопожарных правилах и других нормативных документах; организовывают, планируют и координируют деятельность фирмы; ведут переговоры, связанные с поставками, заказами и реализацией товаров; оформляют договоры поставки, купли - продажи, комиссии и т.д.; разрабатывают и реализуют коммерческие условия заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивают степень возможного риска; выявляют потенциальных и перспективных покупателей товаров и устанавливают деловые контакты; принимают участие в ценообразовании, прорабатывает психологические аспекты переговоров о цене, определяют способы обоснования цены, определяют формы расчетов по договорам, разрабатывают и применяет схемы скидок в зависимости от различных факторов.

Определяет способы и формы исполнения обязательств, разработки преддоговорной документации, согласование разногласий, анализ документации покупателей.

Директора дивизионов оформляют, получают лицензии, соответствующие разрешения и иные документы (сертификаты соответствия, гигиенические заключения) и представляют их, либо часть информации, содержащейся в этих документах для ознакомления покупателям; обеспечивают наличие оборудования, инвентаря в соответствии с требованиями стандартов необходимых для сохранения качества и безопасности товаров при их хранении и реализации в месте продажи; организуют сбор информации о спросе на товары, причинах его изменения (повышения, понижения), анализируют потребности покупателей; поддерживают контакт с постоянными клиентами, перезаключают договоры с ними.

Руководители направлений доводят до покупателей сведения об организационно-правовой форме юридического лица, фирменное наименование, юридический адрес и пр., курируют работу магазинов, продавцов и администраторов; анализируют результаты продаж и качества обслуживания покупателей, разрабатывают и проводят мероприятия по повышению качества торгового процесса; принимают решения о перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников, применяют меры поощрения отличившихся работников, налагают взыскания на нарушителей производственной и трудовой дисциплины

Продавцы и руководители магазинов создают надлежащие условия торгового обслуживания, а также возможность правильного выбора товаров покупателями; руководители осуществляют поставленные задачи, несут ответственность за выполнение плана, разрабатывают график работы; осуществляют прием товара по соответствующим документам, распаковывают товар, очищают товар от загрязнения, изучают особенности новых товаров, выкладывают товар на полки; подготавливают рабочее место к работе; проверяют наличие и  правильность ценников; следят за чистотой и порядком на полках; обслуживают и консультируют покупателей, выявляют их потребности, производят расчет с покупателями; обучают продавцов-стажёров; участвуют в проводимых ревизиях и инвентаризациях; по окончании рабочего дня снимают кассу, и сдают магазин под охрану в установленном порядке.

 

1.3. Основные виды деятельности

 

ООО «Оптима» представляет собой частную фирму, которая занимается оптовой и розничной продажей парфюмерии, косметики, бытовой химии и товаров для дома. В ассортименте магазинов представлены такие известные марки как Лореаль, Гарньер, Нивея, Калина, Проктер энд Гэмбл, Шварцкоп. Среди магазинов есть как маленькие магазины, так и супермаркеты. Есть так же один магазин направления бьюти в ТРК «Столица». А так же открылся новый магазин формата дисконт – цены на весь ассортимент ниже, чем в остальных магазинах.

Так же компания осуществляет оптовые продажи со склада. Компания сотрудничает с такой крупной фирмой города как ИП Плёнкин (ТГ Ижтрейдинг).

 

2. Научно-методические основы  организации личной трудовой  деятельности

 

2.1. Методы самоанализа  использования времени и личного  рабочего стиля

 

Для анализа и рационализации трудового процесса, разработки норм затрат труда необходимо тщательно изучить затраты рабочего времени исполнителя работ и времени использования оборудования. Основой для такого изучения служит соответствующая классификация этих затрат по категориям. Она создает определенное единообразие, что позволяет применять единые методы изучения и анализа затрат или потерь рабочего времени, единые нормативные материалы и методы нормирования труда. В качестве удовлетворяющих требованиям всех отраслей приняты дифференцированные классификации затрат рабочего времени исполнителя.

Изучение затрат рабочего времени и времени использования оборудования  производится с целью:

- выявления структуры затрат  рабочего времени, устранения потерь  и непроизводительных затрат  рабочего времени, путем более  полного использования возможностей  оборудования, технологии, организации  труда и производства;

- выявления и оценки применяемых методов и приемов труда;

- определение оптимального варианта  содержания и последовательности  выполнения отдельных элементов  операции;

- расчета норм и нормативов;

- выявления причин невыполнения  и значительного перевыполнения  норм.

В зависимости от назначения, количества объектов наблюдения, степени детализации изучаемых затрат рабочего времени применяются следующие виды наблюдения:

- фотография рабочего времени;

- самофотография;

- хронометраж.

В данной курсовой работе в качестве метода самоанализа использования времени и личного рабочего стиля  применена  фотография рабочего времени. (все расчеты и наблюдения, а также анализ представлены в разделе 3.1)

Фотографией рабочего времени называется изучение затрат рабочего времени или времени использования оборудования на протяжении рабочей смены или ее части с помощью детальной фиксации данных, характеризующих их продолжительность и структуру. Она производится с целью:

- выявления недостатков в организации  труда и производства, приводящих  к прямым потерям и нерациональным затратам рабочего времени, а также к простоям оборудования, и разработки организационно- технических мероприятий по устранению выявленных недостатков;

- изучения, обобщения и распространения  передового производственного опыта;

- установления норм обслуживания и нормативов численности рабочих;

- получения исходных данных для разработки нормативов, подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, времени на отдых и личные надобности, определения оперативного времени на ручные работы;

- выявления причин невыполнения  и значительного перевыполнения  норм выработки отдельными рабочими.

Независимо от вида наблюдений, проведение каждой из них состоит из нескольких этапов:

1. подготовка к наблюдению;

2. проведение наблюдения;

3. обработка данных наблюдения;

4. анализ результатов и подготовка  мероприятий по совершенствованию  организации труда и по установлению  нормативов.

При подготовке к наблюдению изучаются технологический процесс, который выполняется исполнителем, организация труда на рабочем месте, порядок обслуживания, технические характеристики, режимы работы и состояние оборудования. Заполняется лицевая сторона наблюдательного листа. Если  фотография проводится с целью разработки нормативов, то на этом этапе выявляются и устраняются недостатки, приводящие к прямым потерям и нерациональным затратам рабочего времени. Только после этого приступают к проведению наблюдения.

Особое значение имеет правильный выбор рабочего при проведении наблюдений, на основе которых будут устанавливаться нормы и разрабатываться нормативы. При этом надо учитывать следующее. Нормы и нормативы должны рассчитываться с учетом передовых методов и приемов труда. Интенсивность труда при их применении у рабочих в силу психофизиологических особенностей  будет разной, а норма должна предусматривать среднюю интенсивность труда рабочего, овладевшего передовыми приемами и методами труда. В связи с этим рекомендуется проводить наблюдения за рабочими, квалификация которых соответствует разряду работы и которые имеют стаж работы от 4 до 20 лет и средний процент выполнения норм в данной работе.

Если основным назначением фотографии  является выявление потерь  рабочего времени и простоев оборудования, то она должна проводиться без предварительного вмешательства в существующую организацию труда и обслуживания рабочего места и оборудования. Однако для более качественного проведения наблюдения необходимо предварительное изучение организации недостатков труда и обслуживания рабочего места.

При использовании метода моментальных наблюдений предварительно разрабатывается маршрут обхода и устанавливаются  фиксажные пункты. Определяется также необходимое  число  наблюдений или моментов.

Важными элементами подготовки являются ознакомление рабочего, за которым проводится наблюдение,  с его характером и разъяснения цели.

Перед началом наблюдения в наблюдательную карту заносятся общие сведения, касающиеся обследуемого оборудования и рабочего.

При индивидуальной фотографии рабочего времени объектом изучения является рабочий, работающий на определенном рабочем месте. Это позволяет проводить наиболее полное и всестороннее изучение и измерение затрат рабочего времени.

К наблюдению приступают после проведения подготовительной работы в момент начала рабочей смены или выбранного для изучения отрезка смены.

Учитывая, что рабочий может приступить к работе или ее подготовке до начала рабочей смены, наблюдатель должен быть на рабочем месте за 10-15 минут до начала смены. Наблюдение и измерение ведутся по текущему  времени. В наблюдательном листе указываются все действия исполнителя и перерывы в работе в том порядке, в каком они происходят фактически, с одновременной фиксацией текущего времени окончания каждого вида затрат и потерь, которое в свою очередь является началом следующего вида затрат (смотри таблицу 1). Особенно четко следует отличать элементы подготовительно-заключительной работы от оперативной работы и работы по обслуживанию рабочего места, а также перерывы организационно-технического характера от перерывов, зависящих от рабочего.

Для получения результатов с высокой степенью достоверности наблюдения должны проводиться 3-5 дней. При этом наблюдается начало, середина и конец рабочей недели.

Обработка результатов наблюдения заключается в вычислении продолжительности затрат рабочего времени по каждой из отмеченных категорий затрат рабочего времени путем вычитания из текущего времени каждого последующего замера текущего времени предыдущего замера. После этого по всем замерам в графе «Индекс» согласно принятой классификации проставляется краткое обозначение данного вида затрат или потерь рабочего времени. Дальнейшая обработка состоит в выборке и составлении сводки одноименных затрат времени. Для анализа составляется фактический и нормативный балансы рабочего времени (смотри таблицу 2). При составлении нормативного баланса все нерациональные затраты и прямые потери рабочего времени исключают, за счет этого увеличивается оперативное время. Подготовительно-заключительное время, время организационного и технического обслуживания, время на отдых и личные надобности рассчитываются в процентах к полученному оперативному времени по соответствующим нормативам.

 

2.2. Разработка системы  целей деятельности специалиста