Совершенствования системы управления предприятием

Одной из форм проектного управления является формирование специального подразделения — проектной команды, работающей на временной основе. В ее состав обычно включают необходимых специалистов, в том числе и по управлению. Руководитель проекта наделяется так называемыми проектными полномочиями. В их числе ответственность за планирование проекта, за состояние графика и ход выполнения работ, за расходование выделенных ресурсов, в том числе и за материальное поощрение работающих. В связи с этим большое значение придается умению руководителя сформировать концепцию управления проектом, распределить задачи между участниками команды, четко определять приоритеты и ресурсы, конструктивно подходить к разрешению конфликтов. По завершении проекта структура распадается, а сотрудники переходят в новую проектную структуру или возвращаются на свою постоянную должность (при контрактной работе — увольняются). Такая структура обладает большой гибкостью, но при наличии нескольких целевых программ или проектов приводит к дроблению ресурсов и заметно усложняет поддержание и развитие производственного и научно-технического потенциала организации как единого целого. При этом от руководителя проекта требуется не только управление всеми стадиями жизненного цикла проекта, но и учет места проекта в сети проектов данной организации [17, с. 59].

С целью облегчения задач координации в организациях сознаются штабные органы управления из руководителей проектов или используются так называемые матричные структуры.

 

Рисунок 8 – Матричная структура управления

 

Матричная структура (рисунок 8) представляет собой решетчатую организацию, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей.  С одной стороны, непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал и техническую помощь руководителю проекта, с другой – руководителю проекта (целевой программы), который наделен необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления в соответствии с запланированными сроками, ресурсами и качеством. При такой организации руководитель проекта содействует с двумя группами подчиненных: с постоянными членами проектной группы и с другими работниками функциональных отделов, которые подчиняются ему временно и по ограниченному кругу вопросов. При этом сохраняется их подчинение непосредственным руководителям подразделений, отделов, служб.

Полномочия руководителя проекта могут варьироваться от полной власти над всеми деталями проекта до простых канцелярий полномочий. Руководитель проекта контролирует работу всех отделов над данным проектом, руководители функциональных отделов – работу своего отдела (и его подразделений) над всеми проектами

Матричная структура представляет собой попытку использовать преимущества как функционального, так и проектного принципа построения организации и  по возможности избежать их недостатков.

Матричная структура управления позволяет достичь определенной гибкости, которая никогда не присутствует в функциональных структурах, поскольку в них все сотрудники закреплены за определенными функциональными отделами. В матричных структурах можно гибко перераспределять кадры в зависимо от конкретных потребностей каждого проекта. Матричная организация дает большую возможность координации работ, характерную для дивизиональных структур. Это достигается за счет создания должности руководителя проекта, который координирует все связи между участниками проекта, работающими в различных функциональных отделах [18, с. 112].

Среди недостатков матричной  организации обычно подчеркивается сложность, а иногда и непонятность ее структуры, наложение вертикальных и горизонтальных полномочий подрыв принцип единоначалия, что часто приводит к конфликтам и к трудностям в принятии решений. При использовании матричной структуры наблюдается более сильная, чем в традиционных структурах, зависимость успеха от личных взаимоотношений между сотрудниками

Несмотря на все эти сложности, матричная организация используется во многих отраслях промышленности, особенно в наукоемких производствах (например, в производстве электронной техники), а также и в некоторых организациях непроизводственной сферы [18, с. 32].

Многосторонность содержания структур управления предопределяет множественность принципов их формирования. Прежде всего, структура должна отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной. Она должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления, последние определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями и расширяются, как правило, в направлении более высоких уровней управления. В качестве примера можно привести типовую схему управления предприятием (рисунок 9).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 9 – Элемент схемы структуры аппарата управления

                     предприятием ОАО Пигмент

 

Любую перестройку структуры  управления необходимо оценивать, прежде всего с точки зрения достижения поставленных перед ней целей. Немаловажное значение имеет также реализация принципа соответствия между функциями и полномочиями, с одной стороны, и квалификацией и уровнем культуры — с другой.

Полномочия руководителя любого уровня ограничиваются не только внутренними факторами, но и факторами внешней среды, уровнем культуры и ценностными ориентациями общества, принятыми в нем традициями и нормами. Другими словами, структура управления должна соответствовать социально-культурной среде, и при ее построении надо учитывать условия, в которых ей предстоит функционировать. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, действующие успешно в других организациях, обречены на провал, если условия работы различны.

 В условиях нормально  развивающейся (не кризисной) экономики реорганизация направлена чаще всего на то, чтобы путем совершенствования системы управления повысить эффективность работы организации, при этом главными факторами улучшения являются рост производительности труда, ускорение технического развития, кооперация в принятии и реализации управленческих решений и т.д. В кризисный период изменения в структурах управления направлены на создание условий для выживания организации за счет более рационального использования ресурсов, снижения затрат и более гибкого приспособления к требованиям внешней среды [29, с. 115].

В целом рациональная организационная  структура управления предприятием должна отвечать следующим требованиям:

-обладать функциональной пригодностью, гарантировать надежность и

  обеспечивать управление на всех уровнях;

-быть оперативной, не отставать от хода производственного процесса;

-иметь минимальное количество уровней управления и рациональные

 связи между органами управления;

-быть экономичной, минимизировать затраты на выполнение

  управленческих функций.

1.3 Основные направления перестройки организационных структур

         управления

 

В настоящее время выделены следующие основные направления  перестройки организационных структур управления на современном этапе [19, с. 209]:

1. В принципах управления: периодическое соотношение между  централизацией и децентрализацией  в управлении в связи с изменением  стратегических приоритетов, активизацией  или ослаблением эффективности  взаимодействия между подразделениями. Усиление программно-целевого управления для консолидации ресурсов компании на более передовых направлениях научно-технических исследований или на разработке и выполнении крупномасштабных проектов, требующих объединения специалистов одного профиля в одном подразделении.

2. В аппарате управления: перегруппировка подразделений;  изменение взаимосвязей между  ними, характера взаимодействия, распределения  полномочий и ответственности;  реорганизация внутренних структур  в результате поглощения других  фирм или продажи производственных предприятий, в нее не вписывающихся. Выделение в самостоятельные хозяйственные подразделения программно-целевых проектных групп венчурного характера или создание на их базе новых подразделений; изменение характера межфирменных связей путем частичного взаимопроникновения, участия в акционерном капитале. Усиление интеграции формально независимых небольших компаний в научно-производственные комплексы крупных корпораций; усиление активности в реорганизации научно-производственных комплексов наукоемких отраслей. Создание в аппарате управления все большего числа промежуточных управленческих звеньев специализированных подразделений, курирующих производственные подразделения, в которых не растут объемы продаж продукции и прибыль, и у которых возникают проблемы взаимодействия с другими хозяйственными подразделениями и административными службами.

3. В функциях управления: усиление стратегического планирования  и прогнозирования, опирающегося  на разработку долгосрочной экономической и технической политики. Усиление контроля над качеством продукции на всех этапах от разработки продукта до его серийного выпуска. Придание приоритетного значения информатике и экономическому анализу деятельности фирмы на основе совершенствования учета и отчетности на базе всестороннего применения электронно-вычислительной техники, придание большего, чем раньше, значения вопросам производства и управления персоналом. Привлечение работников к участию в акционерном капитале фирмы путем приобретения акций, участия в решении вопросов на заседаниях Совета директоров. Поощрение работников за разработки новых идей в области совершенствования технологии производства, создания и внедрения новой продукции. Усиление внимания к социально-психологическим аспектам управления. Усиление внимания в области маркетинговой деятельности к разработке мероприятий, форм и методов для достижения конечных результатов, намечаемых в программе маркетинга по продукту и по производственному отделению, на усиление хозяйственных взаимосвязей с другими подразделениями компании и с функциональными службами; повышение эффективности затрат на проведение маркетинговой деятельности.

4. В хозяйственной деятельности: изменение технологического процесса; применение гибких автоматизированных  технологий, широкого использования  роботов, станков с числовым программным управлением; углубление межфирменного сотрудничества на международном уровне в области специализации и кооперирования производства, выполнения крупных совместных научно-производственных программ и соглашений об экономическом и научно-техническом сотрудничестве; создание совместных производственных предприятий не только в области разработки природных ресурсов, но, в особенности, в наукоемких перспективных отраслях развитых стран.

Согласно классической теории организации, структура организации должна разрабатываться сверху вниз. Нет ничего удивительного, что последовательность разработки организационной структуры схожа с последовательностью элементов процесса планирования. Вначале руководители должны осуществить разделение организации на широкие сферы, затем поставить конкретные задачи – подобно тому, как в планировании сначала формулируются общие задачи, а потом составить конкретные правила [20, с. 32].

Последовательность действий структуры организации следующая:

1. Осуществить деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии.

2. Установить соотношение  полномочий различных должностей.

3. Определить должностные  обязанности как совокупность  определенных задач и функций и поручите их выполнение конкретным лицам.

Появившаяся в итоге  разработки организационная структура  – это не застывшая форма. Поскольку  организационные структуры основываются на планах, то существенные изменения  в планах могут потребовать соответствующих изменений в структуре.

Оперативное управление производством  характеризуется принятием управленческим персоналом решений в реально  складывающейся производственной ситуации. В этих условиях разработанные плановые задания или решения руководителей производственных подразделений должны обеспечить строгий и четкий во времени порядок выполнения запланированных работ.

На межцеховом уровне оперативное  управление осуществляется для решения  принципиальных вопросов снятия, замены запущенных в производство изделий, включения в программу выпуска новых изделий, обеспечения внешних поставок комплектующих изделий, использования внутренних материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

В настоящее время процедуры  оперативного управления все больше переплетаются с технологией и регулированием (диспетчеризацией) производства [21, с. 58].

Оперативное управление производством  осуществляется на основе непрерывного слежения за ходом производства, оказывая целенаправленное воздействие на коллективы.

Это достигается:

- строгим распределением работ на короткие периоды времени;

- четкой организацией сбора и обработки информации о ходе   производства;

- комплексным использованием средств вычислительной техники для

  подготовки вариантов управленческих решений;

- повседневным анализом и владением управленческим персоналом

  производственной ситуацией в каждом звене предприятия;

- своевременным принятием  решений и организацией работы  по предупреждению нарушений  в ходе производства или для  быстрого его восстановления в случае отклонения от запланированной траектории управления.

На структуру управления влияет значительное число факторов, к важнейшим из которых относятся: отраслевая принадлежность предприятия, масштаб и номенклатура производства, особенности применяемых технологических процессов, уровень специализации, кооперирования и комбинирования предприятия. От степени рациональности структуры управления в значительной степени зависит уровень технико-экономических показателей производства. Правильно построенная структура управления предприятием создает предпосылки высокой оперативности управления, согласованной работы его структурных подразделений.