Формування системи управління адаптацією персоналу

Підрозділ з управління адаптацією має виконувати наступні функції : вивчення та прогнозування кон'юнктури ринку праці , проведення заходів з адаптації до нього , здійснення відповідної пере структуризації кадрового потенціалу ; наймання і відбір персоналу з використанням професіограм , розстановкою кадрів , закріпленням ротацій і внутрішньо фірмовими переміщеннями кадрів , формуванням стабільного трудового колективу; організацією взаємодії з регіональною системою управління адаптацією на взаємовигідних умовах.

Керівництву організації слід визначити документацію , необхідну для розробки, впровадження і підтримки в робочому стані процесу управління адаптацією і підтримки результативного та ефективного його функціонування .

Характер і ступінь документованості повинні відповідати вимогам , потребам і очікуванням співробітників і організації . Документація може бути в будь-якій формі або на будь-якому носії , виходячи з потреб організації .

Розробку , використання і управління документацією слід оцінювати з урахуванням результативності і ефективності організації на основі наступних критеріїв:

- Функціональність (швидкість обробки ) ;

- Простота у використанні ;

- Поточні вимоги до співробітників ;- Порівняння з кращими системами документації .

Спочатку необхідно розробити такі нормативні документи:

1 . Посадова інструкція співробітника , за яким закріплюється функція  з управління адаптацією ;

2 . Положення про адаптацію персоналу .

Положення про адаптацію персоналу - організаційний документ , відповідно до якого здійснюється управління адаптацією персоналу . На його основі розробляється методика управління адаптацією персоналу .

Положення складається з чотирьох частин.

• У першій частині - «Загальні положення» - визначається поняття адаптації , а також умова , при настанні якого застосовується дане положення ( «прийом нового працівника »).
• У другій частині «Цілі і завдання управління адаптацією персоналу » встановлюються загальні цілі та завдання управління адаптацією персоналу .
• Третьою частиною «Етапи управління адаптацією персоналу » визначаються етапи управління адаптацією персоналу : планування заходів , організація та проведення передбачених планом процедур , періодичність оцінки , варіанти оціночних рішень і склад оціночних груп .
• У четвертій частині «Розподіл функцій з управління адаптацією персоналу » розподіляються функції з управління процесом адаптації між суб'єктами адаптації: керівником , спеціалістом відділу кадрів і наставником.
• Посадова інструкція менеджера по персоналу - документ, що регламентує діяльність посади менеджера з персоналу і містить вимоги до працівника, що займає цю посаду.

Дана посадова інструкція складена інспектором з кадрів на основі типових вимог до посади , що містяться в Кваліфікаційний довіднику посад керівників , спеціалістів та інших службовців , але з урахуванням діяльності . Згідно посадової інструкції , функція з управління адаптацією закріплюється за менеджером з персоналу.

 

3.2 Вдосконалення технології процесу адаптації персоналу

 

Технологія процесу адаптації складається з трьох великих етапів, що включають в себе комплекс заходів , що припадають на конкретний етап адаптації.

Етапам технології процесу адаптації передував підготовчий етап - розробка документаційного забезпечення процесу адаптації. Згідно посадової інструкції , розробка документаційного забезпечення процесу адаптації закріплена за менеджером з персоналу.

Документи, необхідні для реалізації процесу адаптації співробітників , складаються в довільних формах з урахуванням діяльності організації , затверджуються і підписуються директором з персоналу та директором.

Набір документів , що супроводжують процес адаптації на кожному його етапі , представлений нижче. Етапи адаптації співробітників визначені третю частиною «Етапи управління адаптацією персоналу » Положення про адаптацію персоналу . На підготовчому етапі менеджером з персоналу були розроблені наступні документи:

• Інформаційна брошура ;
• Проекти загальної та спеціалізованої програм адаптації співробітника;
• Тесту для вибору наставника ;
• Адаптаційний лист;
• Методичні рекомендації з оцінки рівня адаптації ;
• Бланк оцінки адаптації ;
• Відгук про роботу нового співробітника в період адаптації ;
• Анкета співробітника;
• Висновок про підсумки адаптації.

Надалі розроблені документи будуть застосовуватися в процесі адаптації. У разі відсутності змін і доповнень до цих документів підготовчий етап буде відсутня . [ 17 , c . 122] .

 Перший  етап технології процесу адаптації

1 ) Розробка інформаційної брошури. Менеджер по персоналу в день підписання між працівником і організацією трудового договору ( контракту) зустрічається з новим працівником , вручає інформаційну брошуру про підприємство .

На ознайомчому етапі роботи з адаптуючими проводяться заходи , що сприяють прискоренню оволодіння інформацією про підприємство в цілому ( про діяльність , дані про вище керівництво , кадровій політиці , про критерії оцінки дій працівника , існуючому контролі і т.д.).

Розробка матеріалів інформативного характеру для нових працівників є інструментом їх інтеграції в систему підприємства . Основними перевагами інформаційних матеріалів є наступні:

- Видаються кожному новому працівникові  і він може скористатися ними  в будь-який час ;

- Такі матеріали є важливим засобом задоволення потреби нових працівників в отриманні поточної інформації ;

- Інформаційні матеріали дають  можливість новим співробітникам  сприймати інформацію незалежно  від емоцій або чийогось впливу;

- Можливість поверхневого первинного ознайомлення з новою обстановкою , що прискорює інтеграцію нових працівників в систему підприємства.

ІНФОРМАЦІЙНА БРОШУРА ДЛЯ СПІВРОБІТНИКІВ

Загальний блок інформації (для нових працівників )

1 . Історія створення організації  та основні етапи її розвитку .

2 . Види діяльності організації , стратегічні завдання , сьогоднішня  ситуація ( фінансовий стан , соціальні  та громадські проекти тощо) .

3 . Організаційна структура ( схема  з поясненнями , опис основних  функцій підрозділів , комунікацій) .

4 . Дані про вище керівництво (П.І.Б. , фотографія , розклад роботи і прийому з особистих питань , телефон , деякі відомості загального характеру).

5 . Кадрова політика .

6 . Норми корпоративної культури .

7 . Ділова і виробнича етика .

Спеціальний блок інформації ( окремо для кожної професійної та посадової категорії працівників )

1 . Дані про безпосереднє керівництво .

2 . Функції підрозділу , в яке  спрямований новий працівник .

3 . Взаємовідносини з іншими  підрозділами .

4 . Зміст майбутньої роботи та  її результатів .

5 . Важливість даної роботи для  роботи підрозділу і всього  підприємства в цілому. Зв'язок  її з іншими роботами в підрозділі (у Центрі ) .

6 . Критерії оцінки діяльності  працівника і існуючий контроль .

7 . Організація процесу праці ( робочий  час , оплата праці).

8 . Можливість професійного зростання , кар'єри.

9 . Додаткові вимоги до працівника (зовнішній вигляд , спосіб життя  та ін.)

10 . Нормативна інформація щодо  роботи в підрозділі.

2 ) Розробка загальної та спеціалізованої  програм адаптації .Менеджер з персоналу знайомить нового співробітника з його загальної та спеціалізованої програмами адаптації , тобто інформує про розроблені заходи щодо управління його адаптацією , терміни їх проведення .Загальна програма адаптації є організаційним документом з управління адаптацією , складеними для конкретного працівника на період ознайомчого етапу адаптації. Вона містить перелік планованих заходів по включенню працівника в нову для нього виробничу та соціальну середу (із зазначенням термінів проведення та відповідальних осіб ) .

Серед заходів виділяють такі як:

- Передача адаптованими інформації , що дають загальні уявлення про підприємство ;- Представлення адаптанта керівнику , пояснення завдань і вимог до роботи ;

- Інформування про норми поведінки  і внутрішнього розпорядку підприємства;

- Включення до соціально-психологічні відносини в підрозділі , уявлення працівника колективу , співробітникам інших підрозділів , з якими він буде взаємодіяти ;-

 Заходи , що сприяють розвитку  базового рівня професійних навичок і умінь (навчання , формальне чи неформальне наставництво ) ;

- Заходи, спрямовані на прискорення  процесу освоєння сукупності  умов , необхідних для працівника під час праці ( санітарно-гігієнічних , технологічних ) ;

- Інформування про внутрішньої  економічної ситуації , що склалася на підприємстві : норми оплати, утримання , яким чином виплачуються гроші , способи участі у прибутку та ін.

На основі загальної програми адаптації менеджер з персоналу розробляє проект спеціалізованої програми адаптації для конкретного нового співробітника з урахуванням його особистісних особливостей . Спеціалізована програма адаптації охоплює питання , пов'язані конкретно з яким-небудь підрозділом або робочим місцем. Проект узгоджується з керівником структурного підрозділу, до якого прийнятий новий працівник . У процесі узгодження керівник може вносити зміни в спеціалізовану програму адаптації. [ 2 , c . 176 ] .

Після узгодження протягом 2-3 днів спеціаліст відділу кадрів доводить до відома осіб, що у процесі управління адаптацією персоналу, утримання і терміни проведення заходів , передбачених програмою .Менеджер з персоналу призначає час зустрічі в перший день роботи нового співробітника.

3 ) Розробка тесту для вибору  наставника. Для прискорення процесу адаптації на стадії ознайомлення може використовуватися механізм формального і неформального наставництва . У першому випадку необхідно чітко визначити наставника з числа працівників підрозділу .При зарахуванні нового співробітника в підрозділ , менеджер з персоналу спільно з безпосереднім керівником підбирають для нього наставника ( якщо прийнято рішення , що наставництво необхідно ) .

Наставник повинен володіти достатнім обсягом знань , умінь і навичок ( професійних і методичних), бажанням працювати з новим працівником , чуйністю , повинен бути дисциплінованим , виконавчим , комунікабельною і т.д. Дуже важливо , щоб новий співробітник і наставник підходили один , для цього менеджер з персоналу окремо з кожним з кандидатів у наставники проводить бесіду , тестує і на основі своїх висновків і результатів тестування приймає рішення про те, до якого наставнику буде доцільніше прикріпити новачка.

Наставництво закріплюється розпорядженням керівника підприємства на період від 1 до 6 місяців ( в залежності від наявного стажу роботи у адаптанта ) .Наставником може бути і безпосередній керівник . У цьому випадку , крім виконання своїх функцій у процесі управління адаптацією , він виконує і функції, передбачені для наставника.

Підбір наставника повинен проводиться дуже ретельно і з урахуванням його психологічної сумісності з новим працівником. Для цього на основі спеціалізованої літератури нами був розроблений тест для вибору наставника, який враховує поєднання педагогічних здібностей наставника (вміння передавати свої навички ) і його професіоналізму.

4 ) Інформування співробітника  про критерії оцінки результатів  адаптації та терміни проведення  оцінки . Співробітник повинен знати , що паралельно з етапом його безпосередньої роботи буде йти оцінка поточних результатів адаптації ( через 1 місяць і через 3 місяці з початку роботи).

5 ) Перший робочий день. Дуже  важливим для адаптанта і його  подальшої діяльності є перший  день роботи . Тому необхідно чітко організувати цей день , щоб адаптант відчув свою цінність для підприємства і одночасно усвідомив своє місце в ієрархії організаційних і професійних відносин .У перший робочий день працівника зустрічає менеджер з персоналу , цікавиться інформацією , яку той почерпнув з інформаційної брошури , відповідає на виниклі питання. У ході бесіди важливо зняти зайву напругу у працівника , розкріпачити його , дати зрозуміти його цінність і значимість для ефективної роботи підприємства .

Другий етап технології процесу адаптації

Полягає в представленні працівника безпосередньому керівнику і робочому колективу .

1 ) Представлення працівника безпосереднього  керівника. У призначений день  менеджер з персоналу проводжає  нового співробітника на його  робоче місце і представляє безпосереднього керівника.

Від керівника працівник в усному і графічному вигляді отримує спеціальні відомості про роботу  ( про функції підрозділу , організаційній структурі , взаєминах з іншими підрозділами , взаєминах між різними родами діяльності всередині підрозділу). [ 7 , c . 154 ] .

Більш детально роз'яснюється спеціальна частина інформаційної брошури і даються відповіді на виниклі питання. Керівник також доводить до відома працівника основні правила і вимоги до роботи , до яких відносяться:

• правила , характерні тільки для даного виду роботи або для даного підрозділу ;
• відносини з працівниками , що не належать до даного підрозділу;
• особливості соціально-психологічного клімату трудової групи , норми поведінки;
• контроль і оцінка виконання роботи ;
• контроль за порушеннями і т.д.;
• використання обладнання ;
• правила техніки безпеки;
• обов'язки підприємства по відношенню до працівника (заохочення за сумлінну працю , матеріальна допомога тощо);
• особливості комунікацій підприємства.