Отчет по практике в АТ "Брокбізнесбанк"

Касові документи - документи (касові ордери та відомості на виплату грошей, розрахункові документи, квитанції програмно-технічних комплексів самообслуговування, відомості закупівлі сільськогосподарської продукції, інші прибуткові та видаткові касові документи), за допомогою яких відповідно до законодавства України оформляються касові операції, звіти про використання коштів, а також відповідні журнали встановленої форми для реєстрації цих документів та книги обліку [23].

Касовий ордер - первинний документ (прибутковий або видатковий касовий ордер), що застосовується для оформлення надходжень (видачі) готівки з каси. Форми касових ордерів, що використовуються спеціалізованими підприємствами та установами Національного банку України, які не мають оборотної каси, установлюються відповідним нормативно-правовим актом Національного банку України [24].

Розрахунковий документ - документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених цим Законом, і зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну [25].

Відповідно до Інструкції "Про касові операції в банках України" встановлюються наступні вимоги щодо формування та пакування банкнот (монет):

• банкноти (монети) мають бути розсортовані за номіналами,  
  кожен номінал - на придатні до обігу, зношені, значно зношені та з  
  дефектами виробника, а банкноти також відповідно до їх розмірів;
• розсортовані за номіналами і розмірами банкноти формуються  
  лицьовим боком догори в одному напрямку та пакуються окремо;
• надірвані та розірвані (розрізані) на дві частини банкноти  
  мають бути склеєні прозорими клейкою полімерною або за допомогою  
  клею паперовою стрічкою завширшки не більше ніж 10 мм у такий  
  спосіб, щоб це не призводило до склеювання сусідніх банкнот у  
  корінці. Склеювати розірвані на дві частини банкноти потрібно  
  впритул без накладання однієї частини на іншу;
• банкноти, що розірвані (розрізані) більше ніж на дві частини,  
  площа кожної з яких менше ніж 55% початкової площі банкноти, не  
  склеюються, вкладаються до окремого конверта та в установленому  
  порядку передаються на дослідження до територіального управління  
  як сумнівні.

Банкноти, що не викликають сумніву щодо їх справжності, але  
пошкоджені, розірвані (розрізані) та склеєні в установлений вище  
спосіб, у тому числі банкноти з утраченими частинами (якщо  
залишилося не менше ніж 55% початкової площі банкноти),  
відсортовують до значно зношених банкнот і пакують окремо.

 Банки пакують  окремо прийняті від правоохоронних  органів  
банкноти, оброблені спеціальними хімічними реактивами під час  
проведення слідчо-оперативних заходів (для уникнення забруднення  
перерахування таких банкнот доцільно здійснювати в захисних  
латексних рукавичках або за допомогою пінцета).

До значно зношених відсортовують банкноти, які склеєні з  
порушенням установлених вимог, що перешкоджає їх обробленню на  
автоматизованих системах оброблення банкнот.

 Банкноти, пошкоджені вогнем, водою, хімікатами тощо, площа  
яких під час приймання та оброблення може стати меншою, ніж 55% їх  
початкової площі, територіальні управління Національного банку  
приймають відповідно до вимог Правил визначення платіжності та  
обміну банкнот і монет Національного банку України [21].

Розглянемо порядок здійснення касових операцій прибутковими касами.

Готівка приймається за такими документами: оголошення на внесення готівки, повідомлення, прибуткові касові ордери.

За оголошенням на внесення готівки приймаються гроші від суб’єктів господарської діяльності для зарахування внесених сум на їхній поточний рахунок, а також від громадян до вкладів (про що робиться запис у вкладній книжці).

Платежі від населення приймаються за повідомленням. Всі інші надходження, в тому числі і від працівників банку, оформлюються прибутковими касовими ордерами з видачею підписаних касиром копій прибуткових ордерів з відбитком їх печатки.

Найбільша сума готівки проходить через касу банку за оголошенням на внесення готівки. По суті, даний прибутковий документ складається з трьох окремих документів, а саме: оголошення, квитанції і ордера.

Відповідальні працівники (операціоністи) перевіряють наявність реквізитів (назва установи — здавача грошей, сума цифрами і прописом, номер поточного рахунку), після чого оголошення з квитанцією і ордером передається до каси. Далі касир виконує свої контрольні функції, перевіряючи наявність і тотожність підписів операційних працівників, звіряючи їх із зразками, що є у нього. Викликаючи особу, яка вносить гроші, поаркушним перерахуванням приймає їх.

В обов’язковому порядку касир звіряє суму, вказану у прибутковому документі з сумою, фактично виявленою при перерахуванні. У разі відповідності цих сум, касир підписує і ставить печатку на квитанції і повертає її особі, яка здавала гроші, а об’яву залишає у себе як документ, що засвідчує факт приймання грошей. Ордер повертається відповідальному працівнику, який веде касовий журнал.

Після здійснення всіх записів відповідно до ордерів, за особовими рахунками контрагентів, оголошення передаються власникам рахунків разом із виписками з їх поточних рахунків. Наявність ордерів дає змогу клієнтам слідкувати за правильністю записів, проведених за їх поточними рахунками. Впродовж операційного дня суми прийнятих грошей реєструються в касовому журналі.

За різних причин фактична сума готівки, що пред’явлена до перерахування і здачі в установу банку може не відповідати сумі, зазначеній в оголошенні на внесення готівки. При виявленні розбіжностей касир пропонує здавачу переписати даний прибутковий документ, вказавши у ньому суму, що фактично виявлена при поаркушному перерахуванні. У даному випадку, первісний документ касир перекреслює і на звороті квитанції до нього записує суму, що фактично виявлена при перерахуванні. Повний документ (оголошення, квитанція і ордер) передаються назад операційному працівнику, який викреслює в касовому журналі попередню суму і записує нову, за умови, що здавальник переписав документ, який знову надсилається до каси.

Якщо ж клієнт, оформивши оголошення на внесення готівки, гроші до каси не вніс, то документ також повертається операційним працівникам до з’ясування. Причина вказується на квитанції за підписом керівника і головного бухгалтера, що дає право викреслити в касових журналах зазначені суми, а прибуткові документи знищити.

Впродовж дня касири згідно з прибутковими грошовими документами ведуть облік прийнятих і зданих грошових сум в окремій Книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), а наприкінці операційного дня складають Довідку касира прибуткової каси про суму прийнятих грошей та кількість прибуткових документів, що поступили до каси, звіряючи загальну суму за довідкою з фактичною сумою наявних грошей. Елементом внутрішнього банківського контролю за проведенням касових операцій є те, що довідка не тільки підписується касиром, але і обороти звіряються з записами в касових журналах операційних працівників. Важливість контролю полягає в тому, що звірка оформлюється підписами касира в касових журналах і, відповідно, операційних працівників на довідці касира.

Прийняті за операційний день гроші касир формує у пачки і разом із прибутковими документами і довідкою касира прибуткової каси здає завідувачу під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), який звіряє суму готівки і кількість прибуткових документів із записами за довідкою касира і підписує довідку.

Гроші, що не сформовані у повні пачки (по 100 штук за одним номіналом) завідувач каси передає для об’єднання одному з касирів також під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей).

При великих сумах готівки, касири можуть передавати гроші, що надійшли до прибуткової каси, завідувачу каси кілька разів протягом операційного дня знову ж таки під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей). У цьому разі до передачі грошей, касир особисто має переконатися в тому, що фактична сума грошей відповідає загальній сумі, вказаній у прибуткових документах, за якими вони прийняті.

Наведена схема документообігу дає підставу вважати, що ведення книги обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей) також є елементом внутрішньобанківського контролю при здійсненні касових операцій.

Уся готівка, що надійшла до закінчення операційного дня, оприбутковується до операційної каси і зараховується на відповідні поточні рахунки контрагентів або синтетичні балансові рахунки за балансом комерційного банку у той самий робочий день [26].

Розглянемо порядок здійснення операцій видатковими касами банку.

Основним документом для одержання готівки є грошовий чек встановленої форми. За внутрішньобанківськими операціями використовується видатковий касовий ордер. Цей документ також заповнюється індивідуальними позичальниками, що одержують позики в банках, вкладниками і пенсіонерами.

В оформленні видаткових касових операцій, крім відповідального виконавця і касира, з метою безпеки і захисту документообігу, бере участь контролер видаткових операцій.

Для проведення видаткових операцій, завідувач касою видає касирам під звіт готівку під розписку в книзі прийнятих і виданих грошей (цінностей). Щоразу після одержання суми в підзвіт та сплати видаткових документів, касир видаткової каси проводить відповідні записи в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), вказуючи кількість проведених документів і залишок підзвітних сум.

Відповідальний працівник, приймаючи чеки та інші документи на одержання готівки, перевіряє наявність необхідної суми на поточному рахунку клієнта і достовірність самого чека, зіставляє підписи, печатку і номер чеку із зразками, поданими до банку.

За паспортом встановлюється особа одержувача, підпис якої поміщений на зворотньому боці чека. Відриваючи від чеку контрольну марку, що повертається одержувачу, відповідальний працівник передає чек контролеру з видаткових касових операцій, у функції якого входить повторний контроль достовірності чека і правильності його заповнення, а також реєстрація чека у видатковому касовому журналі. Провівши цю роботу, контролер передає чек безпосередньо касирові до виконання.

Одержавши видатковий чек, касир перевіряє тотожність підписів службових осіб, які мають право дозволити видачу грошей із зразками, що є у касира і зіставляє суму, проставлену у документі цифрами та літерами.

Далі касир за номером чека викликає одержувача. Приймаючи від нього контрольну марку, переконується у наявності у чеку даних паспорта, що засвідчують особу одержувача і його розписки в одержанні грошей. Звіривши номер контрольної марки або талона в касу з номером на відповідному видатковому документі наклеює марку на чек, а талон до ордеру і видає вказану суму.

Наприкінці операційного дня касир підраховує залишок грошей в касі, зіставляючи його з розрахунковим (виходячи із суми прийнятих грошей у підзвіт і сумою сплачених видаткових документів) та складає відповідну довідку касира видаткової каси, підписує довідку, а підсумкові касові обороти звіряє із записами в касових журналах операційних працівників. Звірка підтверджується підписами касира в касових журналах і операційних працівників — на довідці касира.

Залишок грошей і видаткові касові документи за день разом із довідкою касира передаються завідувачу касою під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей).

Перевіривши довідку, завідувач каси підписує її і підшиває в документи дня.

Установи банків можуть заздалегідь проводити підготовку го- тівки для видачі клієнтам за їх попередніми заявками. Підготовка і пакування готівки проводиться на підставі одержаних від клієн- тів чеків.

Підготовлені до видачі мішки можуть вкладатися в загальний мішок або візок, який замикається на ключ, пломбується касиром. До нього прикріплюється ярлик із зазначенням загальної суми вкладених грошей, а також проставляється дата, підпис і іменний штамп касира. Підготовлена готівка разом із видатковими документами приймається від касира завідувачем касою під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей).

Розкриття мішків проводиться безпосередньо клієнтами у відведеному для цього місці під наглядом працівника банку, який зрізає пломби з мішків і пачок, якщо клієнт не перераховує (по аркушах) готівку в банку.

В установах банків можуть створюватись об’єднані каси — прибутково-видаткові. Приймання і видача грошей у цих касах здійснюється в порядку, встановленому відповідно для прибуткових і видаткових кас.

Після закінчення операційного дня, касир складає зведену довідку про касові обороти, на зворотному боці якої вказує суму надходження [27].

Розглянемо організацію та порядок роботи каси перерахування.