Порядок и особенности оформления документов при переводе работника на другую работу

5. Дополнение и исключение фраз, формулировок и слов. При дополнении текста договора новым пунктом нумерация пунктов продолжается. Например, если последний пункт в трудовом договоре – 25, то в соглашении можно написать: Дополнить трудовой договор пунктом 26 следующего содержания: «...».

6. Иногда требуется добавить не новые предложения, абзацы или пункты, а всего несколько слов. В таком случае изменения можно внести следующим образом: «Абзац третий пункта 6.2 после слов «правил перевозки» дополнить словами «и обслуживания пассажиров». Когда дополняемые слова находятся в конце предложения, рекомендуем следующие конструкции: «Пункт 3 дополнить словами «, до истечения 6 месяцев». Дополнить подпункта «б» пункта 12 следующими словами: «и обеспечение безопасности труда».

7. Если необходимо заменить слова или предложения, возможны следующие формулировки: «В подпункте «а» пункта 2.2 слово «заполнение» заменить на слово «соблюдение» в соответствующем падеже.

8. Если содержание пункта, подпункта или раздела трудового договора в связи с изменениями существенно меняется, лучше изложить его в новой редакции. Этот прием удобен и при повторном внесении изменений в структурную единицу договора. К примеру: «Пункт 3.1 изложить в следующей редакции: «По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам Работнику на основании его письменного заявления может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью не более 40 дней в году».

9. При необходимости исключения из текста трудового договора слов, словосочетаний или предложений укажите конкретный пункт, подпункт или раздел договора, откуда они исключаются: «В пункте 4.1 исключить слова «правил проезда и провоза багажа». Если планируется исключить из текста пункт, подпункт, абзац или целый раздел, их надо четко обозначить, при этом именно исключать, а не признавать их утратившими силу: «Пункт 3.2 исключить». Если исключение пункта в разделе вызвало сбой нумерации, можно следующей фразой в соглашении исправить ситуацию: «Пункт 3.2 из раздела 3 исключить; Пункты 3.3 и 3.4 считать пунктами 3.2 и 3.3 соответственно».

10. Бывает, что трудовой договор не структурирован и внести в него изменения достаточно проблематично. Но сделать это все-таки возможно с помощью следующих формулировок: «Абзац, начинающийся словами «...», после слов «...», дополнить словами «...», исключить из абзаца десятого договора предложение, начинающееся со слов «...», дополнить абзац шестой следующим предложением: «...».

11. Для лучшего понимания текста трудового договора иногда требуется выделить абзац или даже пункт. Данная правка может быть выражена так: Выделить в отдельный абзац предложение, начинающееся словами: «Работник имеет право на полную достоверную информацию об условиях труда...».

Бывает, что изменения затрагивают очень большое количество пунктов, подпунктов и разделов, например при переводе с одной должности на другую изменится наименование должности, наименование отдела, права и обязанности работника ввиду новой трудовой функции, условия оплаты труда и прочие условия. В таких случаях рекомендуем приложением к соглашению оформить трудовой договор с внесенными изменениями. Для этого в соглашениях обычно используют следующую формулировку: «Для облегчения пониманий условий трудового договора последний печатается в виде отдельного документа с изменениями, внесенными настоящим соглашением, и является приложением к нему». При этом необходимо на экземпляре старого трудового договора сделать пометку: «С 15 января 2010 г. используется текст трудового договора с изменениями, внесенными дополнительным соглашением от 30 декабря 2009 г.».

Поскольку дополнительным соглашением мы меняем лишь некоторые из условий трудового договора, остальные остаются неизменными, о чем в конце дополнительного соглашения обязательно нужно сделать пометку. Кроме этого, необходимо зафиксировать порядок вступления в силу данного соглашения и указать количество экземпляров – оно должно соответствовать количеству экземпляров трудового договора.

1. Условия трудового договора, не затронутые настоящим соглашением, остаются неизменными.

2. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 12 марта 2008 г. № 36.

3. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах по одному для каждой из сторон и вступает в силу с 13 января 2010 г.

 

1.4.3. Правила оформления приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу

 

Перевод работника на другую работу (должность) внутри организации должен осуществляться в соответствии с приказом, который составляется на основании заявления о переводе или докладной записки с обоснованием перевода. Приказ может быть оформлен как в произвольном виде, так и с применением унифицированных форм. При этом, независимо от выбранной формы, документ составляется в одном экземпляре работником кадровой службы, подписывается руководителем организации, а также самим работником.

Для составления приказа в произвольной текстовой форме используется фирменный бланк организации, оформленный в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-9711.

Текст приказа должен начинаться со слова «ПЕРЕВЕСТИ», без вступительной части (преамбулы).

Далее по тексту необходимо указать:

• фамилию, имя, отчество и текущую должность работника;
• название подразделения и новой должности, на которую переводится работник;
• дату начала, срок, условия работы и оплаты труда в новой должности;
• основание перевода (вид, мотив).

Существуют же унифицированные формы № Т-5 и Т-5а (см. ПРИЛОДЕНИЕ Б, ПРИЛОЖЕНИЕ В), которые содержат все необходимые реквизиты и графы, для правильного оформления и издания приказа о переводе одного или нескольких работников. Поэтому рекомендуется использовать именно их. На обратной стороне формы № Т-5 также допускаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

В случае перевода работника на постоянную работу, в унифицированной форме № Т-5 графа «по» реквизита «Дата» не заполняется или в ней ставится прочерк. 

В случае временного перевода, не всегда получается определить его точную дату окончания. К таким случаям можно отнести: замещение отсутствующего работника, время отсутствия которого неизвестно (например: при нахождении работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им установленного возраста); при переводе работника на другую работу по медицинскому заключению (например: временный перевод на облегченную работу в связи с беременностью работницы, до ухода в отпуск по беременности и родам). В приведенных случаях в форме приказа не может быть указана конкретная дата окончания перевода (во всяком случае на момент составления приказа). Существует несколько способов решения данной проблемы:

 В строке  «по» реквизита «Дата» формы № Т-5 (графа 9 формы № Т-5а)12 необходимо указать событие, наступление которого (по согласованию сторон) обозначало бы окончание времени перевода работника. Событие должно быть описано словами полностью, для этого допускается изменение размеров соответствующей графы.

 Графа «по» не заполняется до момента свершения события, согласованного сторонами. В этом случае при составлении приказа событие указывается в графе «вид перевода» формы № Т-5, а графа «по» заполняется только после наступления события.

Согласно Трудовому кодексу РФ, если работник в соответствии с медицинским заключением переводится внутри организации на другую нижеоплачиваемую работу, за ним «сохраняется средний заработок по прежней работе в течение одного месяца со дня перевода, а при переводе в связи с трудовым увечьем, профессиональным заболеванием или иным повреждением здоровья, связанным с работой, – до установления стойкой утраты профессиональной трудоспособности либо до выздоровления работника».

Для того, чтобы бухгалтерия правильно произвела начисления работнику руководитель может издать отдельный приказ, но также можно отразить данный момент и в унифицированной форме № Т-5. Для этого в разделе «тарифная ставка (оклад)» допускается добавление свободных строк.

 

1.4.4. Особенности внесения в трудовую  книжку работника записи о  переводе на другую постоянную работу

 

В трудовую книжку вносятся только записи о переводе на другую постоянную работу13.

Временный перевод по производственной необходимости в трудовой книжке отражать не нужно. Перевод к другому работодателю отражается в трудовой книжке двумя записями: об увольнении с прежней работы и о приеме на новую. При этом в записи об увольнении переводом нужно указать, в каком порядке производится перевод – по просьбе сотрудника или с его согласия.

Как отразить в трудовой книжке перевод работника на другую работу, когда первоначально перевод был временным, а затем стал считаться постоянным в связи с тем, что по окончании срока перевода прежняя работа работнику не была предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать (ч.1 ст.72 ТК РФ).

 Сложность  в данной ситуации заключается  в том, что факт перевода работника  на другую работу не может  быть зафиксирован в трудовой книжке в момент его осуществления, так как временные переводы в трудовую книжку не вносятся («Правила ведения и хранения трудовых книжек»). Только после того как условие о временном характере перевода утратило силу и перевод стал считаться постоянным, можно и нужно сделать соответствующую запись в трудовой книжке работника. В данном случае дата внесения записи о переводе не совпадает с датой самого перевода, причем временная дистанция между этими датами может измеряться и годами. Поэтому при внесении записи в трудовую книжку необходимо будет оперировать обеими датами: и датой самого перевода, и датой признания его постоянным, что весьма необычно для традиционной структуры записи о переводе работника на другую постоянную работу.

 Таким образом в графе 2 проставляется дата внесения записи о переводе (после издания приказа о признании перевода постоянным). Приказ издается после подписания соглашения с работником о признании перевода постоянным.

 В графе 3 делается  запись о переводе с дополнительным указанием его фактической даты, т. е. даты, с которой начался временный перевод (дата приказа о временном переводе).

 В графе 4 соответственно  делается ссылка на два приказа: на приказ о временном переводе  и на приказ о признании  этого перевода постоянным.

 

1.4.5. Особенности внесения записи  о переводе в личную карточку работника

Личная карточка работника – основной документ по учету личного состава, она заводится на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли работа основной или по совместительству, постоянной, временной или сезонной. Данная карточка ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии и закрывается при увольнении работника.

Личная карточка является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.

Личная карточка состоит из 11 разделов (см. Приложение Г):

I. Общие сведения;

II. Сведения о  воинском учете;

III. Прием на  работу и переводы на другую  работу;

IV. Аттестация;

V. Повышение квалификации;

VI. Профессиональная  переподготовка;

VII. Награды (поощрения), почетные звания;

VIII. Отпуск;

IX. Социальные  льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;

X. Дополнительные  сведения;

XI. Основание  прекращения трудового договора (увольнения).

Сведения из разделов III и XI являются наиболее важными. Записи в этих разделах производятся на основании приказа (распоряжения) о приёме на работу (формы № Т-1 и № Т-1а), приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5) и приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (формы № Т-8, № Т-8а). Сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

В раздел «Приём на работу и переводы на другую работу» вносятся сведения по мере работы работника в организации.

В разделе необходимо указывать следующие сведения:

• дату приема (перевода);
• структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
• должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
• оклад или тарифную ставку, надбавку.

В графе «Основание» раздела «Прием на работу и переводы на другую работу» напишется дата и номер приказа о переводе сотрудника. В завершение сотрудник организации должен расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки». Сведения должны соответствовать записям в трудовой книжке, повторяя дату, номер приказа о приёме, переводе работника, название должности, структурного подразделения. Кроме того, в конце каждой записи в разделе III личной карточки проставляется подпись работника о том, что он ознакомлен с записью, сделанной в его трудовой книжке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Практика оформления документов при переводе работника на другую работу