Порядок и особенности оформления документов при переводе работника на другую работу

 

 

 

 

1.3. Отличие перевода на другую работу от перемещения

 

Необходимо четко разделять понятия «перевод» и «перемещение» сотрудника на другую работу. Исходя из текста ст. 72 Трудового кодекса РФ, перемещение  на другую работу – это перевод, сделанный в пределах специальности, квалификации или должности и не противоречащий условиям трудового договора, и не требует согласия работника при перемещении:

• на другое рабочее место на том же предприятии, учреждении или организации;
• в другое структурное подразделение в той же местности;
• поручение работы на другом механизме или агрегате.

Следовательно, перемещение на другую работу отличается от перевода следующей совокупностью признаков:

• «старой» и «новой» однородностью работы, поручаемой работнику;
• нахождение работника по месту «старой» и «новой» работы, в одной и той же структурной подчиненности;
• одна и та  же административно-территориальная принадлежность места «старой» и «новой» работы.

Бывают случаи, когда перемещение, формально отвечающее перечисленным выше указанным признакам, может оказать существенное влияние на жизненные интересы личности. Так как перемещение работника может осуществляться администрацией только в том случае, если он не противопоказан по состоянию здоровья работника, кроме того, перемещение работника на условиях предусмотренных в п.3 ст.72 Трудового Кодекса, и  не может вступать в противоречие с трудовым договором, если в нем было заранее оговорено конкретное рабочее место того или иного сотрудника. Следует отметить и такой важный правовой аспект отличия перемещения от перевода, как необязательность согласия работника на перемещение, в соответствии со п.3 ст.72 Трудового Кодекса. Если в результате перемещения у работника уменьшается заработок по независящим от него причинам, то ему производится доплата до прежнего заработка в течение двух месяцев со дня перемещения.

 

1.4. Порядок и особенности оформления  документов при переводе на другую работу

 

1.4.1. Оформление заявления или  представления о переводе как  начальный этап документирования перевода

 

Каждое передвижение работника по карьерной лестнице от приема на работу до увольнения сопровождается его заявлением (см. Рисунок 2) с просьбой о соответствующих переменах в трудовой биографии. Есть некоторые исключения, но перевод с одной должности на другую или между подразделениями компании к их числу не относится.

В кадровом делопроизводстве существуют свои строгие правила, несоблюдение которых чревато для работодателя санкциями со стороны контролирующих органов. Формально заявление работника о переводе должно служить основанием для соответствующего приказа, а тот – для записи в трудовую книжку.

В таких записях заинтересован сам работник: если они не будут подтверждать позиции, указываемые им в резюме, могут возникнуть сложности при поиске новой работы. Ведь есть основания и решить, что человек просто приукрасил свой опыт, чтобы подать себя в более выгодном свете.

На практике значимым переменам в карьере, особенно если они связаны с повышением по службе или возможностью заниматься более интересными задачами, предшествует устная договоренность с начальством. 
В некоторых компаниях кадровыми формальностями пренебрегают, особенно в малом бизнесе. А в некоторых могут просто не знать, как правильно все сделать. Малый бизнес потому и невелик, что не может себе позволить содержание огромного штата юристов, бухгалтеров, специалистов по работе с персоналом. Да и на крупных предприятиях бывают свои нюансы. 
Помощь грамотного работника, который знает, как надо все оформить, в таких ситуациях как нельзя кстати.

Любое заявление начинается с «шапки». Первые две строчки обычно отражают, на чье имя пишется заявление..

Решение о переводе работника принимает руководитель компании, значит, на его имя и пишется заявление. В первой строчке пишем должность (директор, генеральный директор, президент и т.п.), во второй – фамилию и инициалы.

Далее две строки, в которых сотрудник указывает свои данные: одна для должности, вторая для фамилии и инициалов.

И подо всем этим с маленькой буквы по центру страницы располагается слово «заявление».

Теперь необходимо оформить содержательную часть заявления. С новой строки пишется: «Прошу перевести меня...».

Если перевод осуществляется в пределах одного структурного подразделения компании, достаточно указать новую должность. Например: «... на должность старшего менеджера по продажам».

Если же перевод происходит из одного подразделения в другое, указываем и отдел, где отныне предстоит работать (департамент, филиал и пр.), и должность, которую там займем. К примеру: «Прощу перевести меня в представительство в Челябинской области на должность регионального представителя».

Под содержательной частью необходимо поставить внизу дату. 
Если заявление писалось сотрудником от руки, подпись ставится сразу. Если на компьютере, заявление выводится на принтер, подписывается сотрудником и относится в отдел кадров (или иное подразделение, на которое возложены его функции) или приемную – смотря как принято в конкретной компании.

В кадровом делопроизводстве нередко бывают востребованы не только «классические» характеристики на сотрудников, но и более конкретные их варианты – представления на должность (см. рис. 1). У этих документов – свои объем и структура, особые правила оформления. Специфичны и сами информационные блоки представления.  

Если кадровая служба намерена включить в систему делопроизводства непосредственно представление на перевод сотрудника, то при разработке его формы желательно учесть ряд нижеследующих рекомендаций: 
       1) В представлении в обязательном порядке должно быть место для учетных данных. Их состав зависит от того, «под кого» разрабатывается форма. Так, в представлении на перевод работника, которое будет составлять непосредственный руководитель работника, не совсем правильно предусматривать графы для указания тех учетных сведений, доступ к которым имеет только кадровая служба. Для формы такого представления достаточно общих данных, которые известны непосредственному руководителю работника — фамилии, имени и отчества, занимаемой должности (выполняемой работы), табельного номера. В том случае, если в форму включаются графы для большего количества сведений, например, о стаже работы в организации, времени замещения последней должности (выполнения работы по последней профессии), то они могут заполняться сотрудником кадровой службы после получения частично заполненного представления от руководителя структурного подразделения. 

2) В представлении на перевод следует предусмотреть место для отражения информации о наличии у работника дисциплинарных взысканий или поощрений (на случай если такие имеются).

3) В том случае, если, по мнению кадровой службы, лицу, имеющему право принимать решения о переводе, для его принятия необходимо знать информацию о работнике, в форме представления предусматриваются графы для краткой характеристики работника.  

4) В форме представления должно быть предусмотрено место для подписи работника, составившего представление.

В том случае, если системой перевода предусмотрено согласование представлений, составляемых непосредственными руководителями, с кадровой службой, то в форме представления целесообразно предусмотреть место для ее заключения. 
        В зависимости от того, каким способом руководитель организации или иное лицо должно выразить свое решение по представлению, при разработке формы представления необходимо предусмотреть место для резолюции или для выражения конкретного решения.

Таким образом представление может быть разбито на следующие информационные блоки:

1. Учетные сведения;
2. Характеристика работника и его заслуг;
3. Непосредственно представление на поощрение;
4. Заключение кадровой службы;
5. Решение руководителя, уполномоченного на применение решения.

1.4.2. Рекомендации по оформлению дополнительного соглашения к трудовому договору

 

Инициатором внесения изменений в трудовой договор может быть не только работодатель, но и работник. При инициативе работодателя следует помнить, что об изменении условий трудового договора он должен уведомить работников не менее чем за два месяца до предстоящих изменений (например, при изменении оплаты труда, режима рабочего времени или характера работы). Но работодателю важно не только соблюсти обязательные процедуры, но и правильно их оформить. При внесении изменений в трудовой договор необходимо составить дополнительное соглашение к данному договору10 (см. Приложение А).

Во-первых, необходимо определить название соглашения. Поскольку замена положений трудового договора, слов, цифр и дополнение текста пунктами или статьями являются изменением текста, вероятно, что лучше всего назвать соглашение следующим образом: «Соглашение об изменении условий трудового договора» или «Соглашение о внесении изменений в трудовой договор». Однако, озаглавив документ, например, «Дополнительное соглашение к трудовому договору», – это также не будет ошибкой.

Во-вторых, нужно составить преамбулу. Оптимально, если в соглашении она будет повторять преамбулу трудового договора. При этом желательно, чтобы в ней были сделаны оговорки в отношении ранее заключенных договоров и соглашений.

Если преамбула классическая, она выглядит следующим образом: 
«Общество с ограниченной ответственностью «…» (ООО «…») в лице директора …(ФИО директора полностью), действующего на основании устава, именуемое Работодатель, с одной стороны, и …, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем...»

Если вы в преамбуле необходимо обозначить связь с трудовым договором, в который вносятся изменения, можно дать иную формулировку: 
«Общество с ограниченной ответственностью «...» лице директора …(ФИО директора полностью), действующего на основании устава, и … (ФИО сотрудника полностью), именуемые в трудовом договоре от 12 марта 2008 г. № 36 соответственно Работодатель и Работник, заключили настоящее соглашение о нижеследующем…»

Если вы все-таки не хотите перегружать преамбулу и излагаете причину внесения изменений в трудовой договор в тексте соглашения, это может быть сделано следующим образом: «Общество с ограниченной ответственностью «...», в лице директора … (ФИО директора полностью), действующего на основании устава, и … (ФИО сотрудника полностью), именуемые в трудовом договоре от 12 марта 2008 г. № 36 соответственно Работодатель и Работник, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

В связи с изменениями организационной структуры ООО «…» и упразднением юридического отдела в трудовой договор от 12 марта 2008 г. № 36 вносятся следующие изменения...»

Текст соглашения является основным реквизитом документа. Качество составления и оформления текста отражает уровень профессиональной подготовки составителя и управленческой культуры в организации.

Чтобы внесенные изменения были четкими и понятными, нужно руководствоваться следующими правилами:

1. Последовательно излагать изменения с указанием статьи, пункта или подпункта, в которые они вносятся. Это означает, что не нужно в тексте соглашения вносить изменения вначале, например, в п. 7 трудового договора, а потом в п. 3. Правильно сначала зафиксировать изменение третьего пункта, а затем седьмого.

2. Нельзя вносить изменения без конкретизации структурных единиц (пункта, подпункта) трудового договора. То есть, внося изменения в текст соглашения, необходимо конкретно указать, куда они вносятся. Нельзя написать: «Слова «средней месячной заработной платы» заменить словами «должностного оклада». Правильно: «В п. 3.2 слова «средней месячной заработной платы» заменить словами «должностного оклада».

3. При изменении чисел в соглашении нужно употреблять термин «цифры». Например: «В п. 3.5 цифры «9000» заменить цифрами «11 000». 
В подпункте «г» пункта 2.6 цифры «5, 20» заменить цифрами «10, 25».

4. При сохранении условий трудового договора и дополнении его новыми, рекомендуем приводить новую редакцию дополняемых структурных единиц (пунктов, подпунктов, статей). Для этого можно пользоваться следующими конструкциями:

- Дополнить трудовой договор пунктом 3.6 следующего содержания: «3.6....». 
     - Подпункт «в» пункта 5.4 дополнить третьим абзацем следующего содержания: «...».

       - Абзац второй пункта 4.4 дополнить предложением следующего содержания: «...».

       - Дополнить раздел 3 пунктом 3.5 следующего содержания: «3.5....». Пункт 3.5 считать пунктом 3.6.

Последний вариант крайне нежелателен, хотя в небольших организациях вполне возможен, поскольку кадровый работник может вспомнить, какое условие под каким номером было изначально в трудовом договоре.