Автор работы: Пользователь скрыл имя, 02 Февраля 2014 в 14:39, контрольная работа
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее — Правила), разработаны на основании ст. 6 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон об архивном деле).
1 Студенческие документы…………………………………………………
2 Распорядительные документы……………………………………………
2.1 Приказы по основной деятельности……………………………………
2.2 Приказы по личному составу…………………………………………..
3 Справочно-информационные документы……………………………….
4 Документы, входящие в состав личного дела……………………………
5 Деловое письмо……………………………………………………………
6 Переписка с иностранным корреспондентом……………………………
7 Тексты статей из журнала”Секретарское дело”
7.1 Комментарий к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций - А.Рыбаков, № 12/2012…………………..............
7.2 Новвоведение в сроках хранения документов организаций - А. Сукач, № 12/2012……………………………………………………….
7.3 Готовимся к новому делопроизводственному году - Д.Синяк, №12/2012……………………………………………………………………
7.4 Практикум в Школе секретаря - Д.Пешкова, № 12/2012..................
7.5 Составление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения - Г.Кудрякова, № 12/2012….....................................................
8 Список использованной литературы……………………………………...
Не следует забывать, что в верхней части обложек дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив предусматривается место для указания наименования соответствующего государственного архива.
Как правило, передача дел c постоянным сроком хранения в архив осуществляется не в одночасье после их завершения в делопроизводстве, a в течение еще нескольких лет. За это время происходит их полное оформление, включение в описи структурных подразделений и сводные описи. Более подробно требования, включающие полное оформление дел, расписаны в п. 184-187 Инструкции по делопроизводству.
В связи c этим спешить c полным оформлением всех дел организации до окончательного завершения делопроизводственного года не стоит. В конце года достаточно грамотно оформить обложки для заводимых дел, на корешки папок наклеить информацию c заголовком и индексом дела. Работу по пере-систематизации документов в деле и подготовке дел к передаче в архив целесообразно начинать после завершения делопроизводственного года.
B дела группируются
документы только одного делопр
Журнал считается заведенным c момента появления в нем первой записи и оконченным при заполнении последней строки. Таким образом, в одном журнале регистрация документов может осуществляться за несколько лет, при этом делопроизводственные годы должны быть отделены друг от друга несколькими строками.
В соответствии c п. 139.9 Инструкции по делопроизводству журнальная форма регистрации документов допускается в организациях c незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год).
В приложении 7 к Инструкции по делопроизводству приводятся правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки. Эти правила распространяются и на заполнение основных реквизитов журналов.
Правила заполнения регистрационных форм
Реквизиты |
Пояснения к заполнению |
1 |
2 |
Наименование вида документа |
Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется |
Автор (корреспондент) |
При регистрации поступившего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов |
Дата и индекс документа |
Записываются дата и
индекс, присвоенные документу |
Заголовок (краткое содержание) |
Переносится заголовок, сформулированный на документе |
Резолюция или кому направлен документ |
Переносится текст резолюции руководителя |
Срок исполнения |
Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа |
Отметка об исполнении документа |
Кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа |
Дело № |
Проставляется индекс дела, в которое помещен документ после исполнения в соответствии с номенклатурой дел |
При оформлении журналов регистрации документов, можно воспользоваться следующими формами:
Примерная форма журнала регистрации входящих документов
Дата поступления |
Индекс документа |
Корреспондент |
Дата и индекс поступившего документа |
Заголовок |
Резолюция или кому направлен документ |
Расписка в получении |
Отметка об исполнении |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Примерная форма журнала регистрации исходящих документов
Дата |
Индекс документа |
Адресат |
Заголовок </td |