Контрольная работ по делопроизводству

Согласно примечанию 12 к Перечню исчисление сроков хранения документов должно производиться c 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Так, если дело закончено делопроизводством в сентябре 2012 г., то срок его хранения следует отсчитывать c 1 января 2013 г. Например, если в организации в 2012 году было заведено и закончено делопроизводством дело «Переписка по вопросам планирования деятельности предприятия», срок хранения которого в соответствии с п.155 Перечня составляет 5 лет, то такое дело должно храниться в организации в течение 2013-2017 годов и выделить его к уничтожению можно будет не ранее 1 января 2018 г.

При определении временных  рамок хранения дела необходимо учитывать дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока, отраженные в графе 5 «Пояснение» Перечня.

Пояснение «После замены новыми» означает, что срок хранения соответствующих документов будет исчисляться c 1 января года, следующего за годом отмены документов и их замены (утверждения, подписания) новыми. Например, согласно п. 83 Перечня график личного приема граждан руководством организации должен храниться 1 год после замены новым. Это означает, что такой график, замененный в 2012 году на новый, может быть выделен к уничтожению только после 1 января 2014 г.

Пояснение «При условии  замены новыми» означает, что соответствующие документы должны храниться в организации в течение установленного Перечнем срока, но не менее, чем до 1 января года, следующего за годом принятия (утверждения, подписания) новых (принятых взамен) документов, даже если установленный срок их хранения уже истек. Например, устав государственной организации, не являющейся источником комплектования государственных архивов и, соответственно, определяю щей сроки хранения своих документов на основе графы 4 Перечня, исходя из п. 24.1 Перечня должен храниться не менее 10 лет и может быть уничтожен лишь при условии замены его новым уставом (после 1 января года, следующего за тем годом, в котором будет утвержден новый устав). При этом следует учитывать, что указанные в некоторых пунктах Перечня пояснения «При условии замены новыми" имеют смысл лишь в отношении временных сроков хранения. Например, такое пояснение к п. 24.1 Перечня относится только к графе 4 Перечня, где для государственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, указан временный срок хранения документов (п 10 лет»).

Пояснение «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства» означает, что исчислять срок хранения завершенных делопроизводством документов (дел) следует c 1 января года, следующего за годом, в котором проводилась налоговая проверка. Так, приказы по административно-хозяйственным вопросам в соответствии c п. 21.2 Перечня должны храниться 5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Например, дело c такими приказами завершено делопроизводством в 2012 году, и если соответствующая налоговая проверка будет проведена в 2014 году, то это дело можно будет выделить к уничтожению только после 1 января 2020 г.

Пояснение "После ликвидации организации» означает, что установленный Перечнем срок хранения документов исчисляется c 1 января года, следующего за годом ликвидации организации. При этом в соответствии c Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» и Законом об архивном деле и делопроизводстве документы ликвидированной организации, сроки хранения которых еще не истекли, подлежат передаче на хранение в государственный архив, территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или же архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

B отношении некоторых  видов документов Перечень предоставляет  организациям право самостоятельно определять сроки хранения. B этом случае вместо конкретного срока хранения в Перечне используется отметка "До минования надобности». Согласно примечанию 11 к Перечню отметка «До минования надобности» означает, что срок хранения документов самостоятельно определяется организациями, в делопроизводстве которых эти документы образовались, исходя из практической и иной необходимости. При включении в номенклатуру дел организации документов, для которых Перечнем установлен срок хранения «До минования надобности», можно не конкретизировать в ней срок хранения соответствующих дел, а в графе 4 номенклатуры дел указать ,,До минования надобности».

Выделять к уничтожению  документы (дела) со сроком хранения «До  минования надобности" следует c осторожностью, исходя из всестороннего  анализа содержания документов и  контекста их использования. Например, согласно п. 125 Перечня срок хранения сводных описей дел временного (свыше 10 лет) хранения — «До минования надобности». При принятии решения об уничтожении такой описи следует учитывать, что она должна сохраняться, пока в архиве организации хранится хотя бы одно дело временного хранения, указанное в ней.

B новом Перечне по  сравнению c ранее действовавшими  Перечнем-2001 и Перечнем-2006 расширен  состав приказов (распоряжений) по  личному составу. C учетом п. 21.3-21.4 Перечня все приказы (распоряжения) по личному составу делятся на две группы: приказы 75-летнего и приказы 3-лeтнeгo сроков хранения. Согласно п. 21.3 Перечня к группе приказов 75-летнего срока хранения относятся приказы o:

• приеме (назначении на должность) работников;

• переводе работников;

• перемещении  работников;

• увольнении (освобождении от должности) работников;

• награждении  работников;

• поощрении  работников;

• премировании работников;

• продлении  трудовых договоров (контрактов);

• заключении новых  трудовых договоров (контрактов);

• переводе работников на контрактную форму найма;

• установлении надбавок, доплат работникам;

• временном  заместительстве работников;

• присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов работникам;

• повышении  работникам тарифных окладов;

• длительных (более  месяца) служебных командировках работников в пределах Республики Беларусь и заграницу;

• предоставлении работникам социальных отпусков;

• изменении  фамилии, собственного имени, отчества работников. Согласно п. 21.4 Перечня к группе приказов 3-лeтнeгo срока хранения относятся приказы o:

• предоставлении работникам трудовых отпусков;

• отзыве работников из трудового отпуска;

• наложении  на работников дисциплинарных взысканий;

• назначении дежурных;

• служебных  командировках работников в пределах Республики Беларусь и за границу (длительностью до 1 месяца);

• оказании работникам материальной помощи;

•направлении работников на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

Необходимо  обратить внимание на пояснение к  п. 21.4 Перечня, которое должно учитываться  при определении сроков хранения всех приказов(распоряжений)по личному составу. B случае если приказ (распоряжение) может быть использован при определении размеров социальных пособий, то такой приказ (распоряжение) следует хранить 75 лет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7.3 Готовимся к новому делопроизводственному году

 

«Как новый делопроизводственный год встретишь, так его и проведешь», — считают специалисты. Поэтому опытный секретарь всегда заранее заботится o том, чтобы в его документах весь следующий год был порядок.

Верная помощница — номенклатура дел. B соответствии c п. 150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N_ 4 (далее — Инструкция по делопроизводству) и п. 21 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N2 143 (далее — Правила работы архивов) все документы организации находят отражение в номенклатуре дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел должна разрабатываться в любой организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

K началу нового делопроизводственного  года номенклатура дел организации должна быть пересмотрена, сроки хранения и номера пунктов приведены в соответствие c новым перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, c указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N2 140. Порядок составления и оформления номенклатур дел организаций детально описан в гл. 10 Инструкции по делопроизводству и гл. 5 Правил работы архивов, a также дополнительно разъяснен в Методических рекомендациях по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.07.2009 N2 23.

Как правило, после утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Затем заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях. На основании данных выписок к началу делопроизводственного года необходимо подготовить и оформить новые дела, в которые на протяжении года будут группироваться документы (в строгом соответствии c выпиской из номенклатуры дел организации).

Все дела организации подлежат оформлению в течение трех стадий жизненного цикла дела:

• при заведении в делопроизводстве;
• по завершении делопроизводственного года;
• при подготовке к передаче в архив.

 

Оформление  дел проводится работниками структурных  подразделений, в которых они формируются.

B соответствии c п. 181 Инструкции по делопроизводству  в зависимости от сроков хранения  проводится полное или частичное  оформление дел. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве, что предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии c номенклатурой дел.

На обложке  дела указываются:

• наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения или  функции (направления деятельности) организации в соответствии c номенклатурой дел;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок  дела;

• год, в котором  заводится дело;

• срок хранения дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после  завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы дел хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, после их завершения делопроизводством.

Полное оформление дела предусматривает:

• систематизацию документов дела;

• подшивку или  переплет дела;

• нумерацию  листов в деле;

• составление  внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п.78 Правил работы архивов);

• составление  листа заверителя дела.

Помимо этого  происходит оформление и уточнение  реквизитов обложки дела:

• при изменении  наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование (сверху), a прежнее заключается в скобки;

• в заголовках дел c распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера;

• на обложке  дела проставляется дата дела (крайние  даты документов, включенных в дело);

• если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка «Имеются документы за ... год(ы)»;

• из листа-заверителя на обложку дела выносится количество листов в деле.

Дата на обложке  дела обозначается арабскими цифрами. Даты дел c планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами, дел, сформированных из нескольких личных дел уволенных работников, и дел, содержащих один документ, включают только год. Крайними датами личного дела являются даты приказов o приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.

Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается  оформление реквизитов обложки c помощью технических средств на отдельном листе c последующей наклейкой его на обложку дела.

Согласно п. 204 Инструкции по делопроизводству при внесении дела в сводную опись дел в целях передачи в архив организации на обложке проставляется архивный шифр, состоящий из номера фонда, описи и дела по описи.