Контрольная работ по делопроизводству

 В случае обнаружения  расхождений между положениями  Правил и Инструкции по делопроизводству на практике руководствоваться необходимо Правилами. Это обусловлено нормами ст. 10 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-3 «О нормативных правовых актах Республики Беларусь», согласно которой новый нормативный правовой акт имеет большую юридическую силу по отношению к ранее принятому (изданному) по тому же вопросу нормативному правовому акту того же государственного органа (должностного лица).

Существенно переработан  и дополнен в новых Правилах раздел V «Составление и оформление сводных и законченных описей дел». В нем впервые четко разграничены понятия «сводная опись деля, «годовой раздел сводной описи дел», «раздел описи дел», «подраздел описи дел», которые, как показала практика, часто вызывали вопросы и путаницу у работников архивов организаций. Правилами установлено, что документы за каждый год должны включаться в соответствующий раздел сводной описи дел, который оформляется по установленным правилам и утверждается как самостоятельный документ. Поскольку такие разделы должны составляться ежегодно (за исключением случая, о котором будет сказано ниже) и в них должны включаться документы, отложившиеся в делопроизводстве только за один год, такой раздел получил название годового раздела сводной описи. Годовые разделы, подкладываемые один за другим при сохранении валовой нумерации включенных в них заголовков дел, вместе формируют сводную опись. Совокупность годовых разделов, суммарное количество заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, соответственно, считается законченной сводной описью дел, после чего в архиве из следующих годовых разделов начинает формироваться новая сводная опись.

 При установлении  требований к формированию сводных описей дел разработчики Правил постарались максимально учесть особенности работы архивов небольших организаций. Для того чтобы годовые разделы не были слишком мелкими, а описью как одним из основных элементов научно-справочного аппарата архива организации было удобно пользоваться в дальнейшем, в Правила включена норма, согласно которой при незначительном объеме ежегодно образующихся дел, подлежащих включению в сводную опись (до 15 дел в год), раздел описи может составляться одновременно сразу за несколько лет, но не более, чем за 5 лет (п. 110). Такой раздел сводной описи уже не будет являться годовым, а сводная опись в данном случае будет формироваться не из годовых разделов, а из разделов описи, в которые будут включены документы, отложившиеся в делопроизводстве за 2, 3, 4 или 5 лет. Соответственно, при использовании хронологически-структурного или хронологически-функционального принципа построения описи обозначение года, за который документы включены в опись, будет являться подразделом соответствующего раздела описи, составленного за несколько лет.

 Достаточно гибко  новые Правила подходят и к решению вопроса о количестве заголовков дел, которые могут быть включены в одну законченную опись (п. 132). В Правилах сохранена существовавшая в ранее действовавших Основных правилах работы архивов норма, согласно которой сводная опись дел считается законченной, если количество заголовков дел в ней достигло любого четырехзначного числа (от 1 000 до 9 999). В то же время в Правила включена норма, согласно которой количество заголовков дел в законченной описи может быть менее тысячи с учетом того, что заголовки дел, составляющие один годовой раздел сводной описи, должны быть включены в одну законченную опись. Кроме того, в Правилах закреплена норма, согласно которой сводная опись дел может считаться законченной независимо от количества заголовков дел, включенных в сводную опись при передаче дел в государственный архив, источником комплектования которого является организация, а также в случае ликвидации организации.

 Данные новации,  внесенные в Правила, обусловлены  соображениями практической целесообразности  и удобства при составлении  сводных описей дел. Следует  помнить, что законченная опись  является самостоятельным делом и оформляется по установленным требованиям, в том числе должно учитываться и максимальное количество листов в деле, которое не может быть более 250 (при толщине дела до 4 см). Слишком большое количество заголовков, включенных в одну сводную опись, приводит к увеличению физического объема дела и необходимости делить его на тома, что создает значительные сложности при нумерации листов в томах такой описи, составлении итоговых записей к каждому тому и законченной описи в целом, а также при учете. описей и присвоении им номеров. Поэтому в Правилах исключена возможность разбивки описей на тома. Не вводя ограничений по количеству заголовков дел, подлежащих включению в одну законченную опись, Правила вводят ограничения по количеству листов такой описи.

В Правилах существенно  расширен перечень дел, подлежащих включению в опись дел по личному составу, установлены принципы их систематизации. Также определено (п. 165), что наряду с традиционно включаемыми в опись дел по личному составу приказами по личному составу, личными карточками работников, лицевыми счетами (расчетными листками) по начислению заработной платы работникам, личными делами работников и невостребованными трудовыми книжками в нее должны также включаться:

• документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т.п.;
• документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;
• документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда.

 Такого рода документы  и ранее подлежали включению в сводную опись дел по личному составу, однако соответствующее требование не было нормативно закреплено. Отсутствие соответствующих положений в действовавших ранее Основных правилах работы архивов на практике часто приводило к тому, что соответствующие документы либо вовсе не включались в описи дел по личному составу, либо включались в описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, в связи с чем их сохранность обеспечивалась в меньшей степени. При этом Правила не запрещают составлять и отдельные описи дел на документы аттестационных комиссий, личные дела работников и др., что целесообразно делать в том случае, если в организации таких дел образуется значительное количество

. В новых Правилах  впервые четко прописан порядок  присвоения номеров описям дел. Как вытекает из положений п. 154, 164 и 217 рассматриваемого нормативного правового акта, нумерация описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу осуществляется отдельно в пределах каждого вида описи. Номера сводным описям (их годовым разделам) присваиваются по листу фонда, при этом к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения добавляется условное обозначение «в», а к номеру описи дел поличному составу — «лс».

 В Правила включена  новая форма акта об отсутствии дел (приложение 15). Такой акт должен составляться при передаче дел из структурных подразделений в архив организации в случае, если архивом обнаружено отсутствие дел, не включенных в справки структурных подразделений c изложением причин отсутствия необнаруженных дел, либо отсутствуют сами такие справки, либо отсутствуют дела, хотя их заголовки включены в описи дел структурных подразделений (п. 113). Присутствовавшая в Основных правилах работы архивов форма акта o необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, в новых Правилах сохранена (приложение 58), однако такой акт теперь должен составляться в том случае, если обнаружено отсутствие дел, уже поступивших на хранение в архив организации (например, в результате проверки наличия и состояния дел).

Из Правил исключены Примерное положение о Центральной. экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, госкомитета, центрального органа управления Республики Беларусь и Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия. При разработке в организации соответствующих локальных нормативных правовых актов необходимо руководствоваться в первую очередь нормами гл. 8 Правил, в которой определены основные задачи, функции и порядок работы ЭК.

B Правилах уточнено  содержание таких базовых понятий архивоведения, как «документальный фонд» и «архивный фонд». Пунктом 179 закреплено, что документальный фонд представляет собой совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации или гражданина. В состав документального фонда организации входят все образовавшиеся в ее деятельности документы, хранящиеся как в структурных подразделениях организации, так и в архиве организации, а также в государственном архиве (если организация является источником комплектования такого архива) независимо от их ценности. Часть документального фонда организации, прошедшая в установленном порядке экспертизу ценности и поступившая на хранение в архив организации и (или) в государственный архив (если организация является источником комплектования такого архива), составляет ее архивный фонд.

 Соответственно, организация  или гражданин (физическое лицо), в деятельности которой (которого) образуется документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем. Впервые в Правила включена норма о том, что фондообразователем может являться не только организация, но и структурное подразделение с правами юридического лица либо обособленное подразделение (п. 181), то есть не только юридическое лицо.

 Существенно, уточнены  и дополнены установленные п. 184 требования к фондированию документов. в первую очередь изменения и дополнения коснулись вопросов фондирования документов при реорганизации организаций. В ст. 19 Закона об архивном деле закреплено, что при реорганизации организаций их документы передаются правопреемникам этих организаций (за исключением случая, когда реорганизация осуществляется в форме преобразования государственных организаций в организации иной формы собственности). в то же время согласно ст. 54 ГК реорганизация может осуществляться в разных формах: слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования из одного вида в другой. Очевидно, что при различных формах реорганизации установленная ст. 19 Закона об архивном деле норма o передаче документов правопреемникам носит достаточно общий характер и не всегда позволяет решить вопрос фондовой принадлежности как архивных документов, так и документов, находящихся на оперативном хранении, в том числе не завершенных делопроизводством (то есть еще не поступивших в архив либо не подлежащих передаче на хранение в архив организации в связи c временным (до 10 лет) сроком их хранения). Указанный пробел в значительной степени устранен в п.184 Правил. Таким образом, Правила решают проблему передачи правопреемникам архивных документов и документов, находящихся на оперативном хранении, при различных формах реорганизации организации. Это должно существенно облегчить решение вопроса «Кому передавать документы?» не только для работников архивов организаций, но и для работников делопроизводственных служб.

 Значительные уточнения внесены в Правила в части, касающейся организации учета и ведения учетных документов в архиве организации. в частности, п. 139 и 215 Правил установлено, что номер присваивается фонду только в том случае, если в архиве организации хранится более одного фонда или если организация является источником комплектования государственного архива. Номер фонду в архиве организации, хранящем более одного фонда, присваивается по списку фондов. Ситуация, при которой в архиве организации будет храниться два и более фондов, может сложиться, например, в случае приема на хранение в архив организации документов подчиненных ликвидированных организаций в соответствии c положениями ст. 19 Закона об архивном деле, в ряде случаев — при реорганизации, о чем уже говорилось выше, а также в случае придания статуса самостоятельных фондообразователей структурным подразделениям организации, в том числе обособленным подразделениям (если в них не создаются отдельные архивы). Список фондов в обязательном порядке будет вестись также и в объединенном архиве, который, как вытекает из положений ст. 13 Закона об архивном деле, может создаваться двумя и более организациями и в котором, следовательно, будет храниться не менее двух фондов.

 Номер фонду организации,  являющейся источникам комплектования государственного архива, присваивается соответствующим государственным архивом при первом поступлении дел этой организации на постоянное хранение в государственный архив.

 На практике может сложиться  ситуация, при которой в архиве  организации будёт храниться два или более фондов, при этом одна или несколько организаций-фондообразователей являются источниками комплектования государственного архива. Следует обратить внимание, что согласно требованиям п. 215 Правил если в архиве организации хранится более одного фонда, a сама эта организация является источником комплектования государственного архива, то в списке фондов номер, присвоенный ее фонду государственным архивом, проставляется через дробь (первое число — номер по списку фондов, второе — номер, присвоенный государственным архивом).

 Правила подробно регламентируют  также вопросы отражения номера  фонда в описях дел и архивных  шифрах, проставляемых на обложках  дел организации, являющейся источником комплектования государственного архива. Пунктами 130, 139 и 215 Правил установлено, что если в архиве организации хранится один фонд, то до первой передачи документов на постоянное хранение в государственный архив номер фонда в годовом разделе сводной описи и (или) в законченной описи, а также на титульном листе и в архивных шифрах дел не проставляется. В то же время, если в архиве организации хранится два или более фондов, при этом одна или несколько организаций-фондообразователей являются источниками комплектования государственного архива, то до присвоения государственным архивом номера фонду такой организации номер фонда, присвоенный архивом организации по списку фондов, в архивном шифре на обложках дел и в годовом разделе сводной описи и (или) в законченной описи проставляется мягким черным графитным (то есть «простым») карандашом. После присвоения государственным архивом номера фонду организации, являющейся источником комплектования такого архива, данный номер проставляется в годовом разделе сводной описи и (или) в законченной описи, а также на титульном листе описи и в архивных шифрах на обложках дел чернилами или шариковой ручкой. Данная особенность позволяет обеспечить преемственность в учете фондов и шифровке дел в архиве организации и государственном архиве.

 Существенной коррекции и уточнению в новых Правилах подверглись требования к составлению и оформлению листа фонда, а также сама форма этого учетного документа (приложение 26). В частности, в новом нормативном правовом акте решен вопрос о порядке учета поступивших в архив документов, включенных в описи дел структурных подразделений, но еще не включенных в сводные описи дел. Согласно п. 216 Правил такие документы должны учитываться в листе фонда в разделе «Учет неописанных документов».