Контрольная работ по делопроизводству

 Значительное внимание  в новых Правилах уделено вопросам обеспечения сохранности документов (раздел IХ). Следует обратить внимание, что в новый нормативный правовой акт не включены требования к электро- и противопожарному оборудованию архива организации, которые установлены Правилами пожарной безопасности Республики Беларусь для архивов ППБ 2.18-2003, утвержденными приказом Главного государственного инспектора Республики Беларусь по пожарному надзору от 21.10.2003 № 187.

 Особого внимания  заслуживает в Правилах гл. 37, устанавливающая требования к порядку выдачи дел из хранилищ в ней четко определено, кому, для каких целей и на какой срок могут выдаваться дела, на основании каких документов и с чьего разрешения, какими документами должна оформляться выдача дел (п. 307-309). Правилами также установлен единообразный порядок регистрации выдачи дел из хранилища, в соответствии c которым такая выдача должна учитываться в соответствующих книгах выдачи дел, ведущихся отдельно по каждому виду выдачи (п. 311). Следует обратить внимание, что Правилами не предусмотрена необходимость ведения специальной книги выдачи дел во временное пользование (в дополнение к книге выдачи дел из хранилища), установленная в ранее действовавших Основных правилах работы архивов.

Несмотря на то, что  использование архивных документов является направлением работы, ради которого создается и комплектуется архив, обеспечивается сохранность поступивших в него документов, ведется их централизованный учет, разрабатывается научно-справочный аппарат, данное направление деятельности архивов организаций в Правилах изложено в достаточно общей форме. Так, сохранились понятия «тематический запрос» и «запрос социально-правового характера», однако подготовка ответов по ним попадает под действие законодательства об обращениях граждан и юридических лиц. На этом основании в Правила не включены требования к составлению и оформлению на основании хранящихся в архиве организации документов архивных справок, архивных копий, архивных выписок социально-правового характера (o трудовом стаже, размере заработной платы, имущественных и наследственных правах и др.).

Правилами установлено, что подготовка ответов на тематические и социально-правовые запросы должна осуществляться в соответствии c Законом Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (п. 341). B отношении видов документов, выдаваемых архивом по таким запросам, и требований к их оформлению Правила ограничиваются общими положениями, согласно которым архив организации готовит ответы на обращения граждан и юридических лиц, которые подписываются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами. K ответу могут прилагаться копии архивных документов, тематические перечни архивных документов, тематические подборки копий архивных документов (п. 342).

B Правила не включена глава, устанавливающая требования к организации работы читальных залов в архивах организаций. Согласно ч. 2 ст. 28 Закона об архивном деле порядок пользования архивными документами, хранящимися в архивах государственных органов, иных организаций, устанавливается их руководителями в соответствии c законодательством.

 Вместе с тем  необходимость организации читальных  залов в архивах организаций  Правилами не отменяется. Согласно  требованиям п. 343 Правил работа  пользователей c документами в читальных залах архивов организаций может осуществляться в соответствии c нормативными правовыми актами Министерства юстиции Республики Беларусь, регламентирующими порядок работы пользователей в читальных залах государственных архивов. Таким нормативным правовым актом на сегодняшний день является Инструкция о порядке пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N_ 133.

Таким образом, исходя из положений Закона об архивном деле и Правил, организациям необходимо разрабатывать свои локальные нормативные правовые акты, устанавливающие порядок пользования хранящимися в их архивах документами.

B Правила также не  включены нормы, регламентирующие вопросы работы c документами личного происхождения в архиве организации. Согласно положениям п. 3 Правил особенности работы архивов организаций с документами, образовавшимися на протяжении жизни граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства (их семьи рода) либо приобретенными ими на законных основаниях и находящимися в их собственности, регулируются актами законодательства Республики Беларусь. B настоящее время действует лишь один акт законодательства, регулирующий соответствующие правоотношения. Это Закон об архивном деле, ст. 10 которого установлено, что документы, образовавшиеся на протяжении жизни граждан (их семьи, рода) включаются в состав НАФ по решению государственных архивных учреждений на основании экспертизы их ценности, проводимой государственными архивными учреждениями. Порядок проведения такой экспертизы закреплен в Правилах работы государственных архивов Республики Беларусь, утвержденных постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.11.2005 № 7.

Таким образом, после  вступления в силу Закона об архивном деле комплектование архивов организаций документами личного происхождения возможно только после принятия соответствующего решения государственным архивом.

7.2 Нововведения в сроках хранения документов организаций

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N_ 140 утвержден "перечень типовых  документов Национального архивного  фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее — Перечень). Новый Перечень вступил в силу после его официального опубликования 9 августа 2012 г. на Национальном правовом интернет-портале Республики Беларусь (www.рravo.by).

Указанным постановлением отменены два действовавших ранее  перечня типовых документов:

• Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям c указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 (далее — Перечень-2001);
• перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе c кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций c указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82 (далее — Перечень-2006).

Перечень разработан в соответствии со ст. 4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон об архивном деле и делопроизводстве). Перечень обязателен к применению все ми государственными органами и иными организациями (как государственными, так и негосударственными), а также индивидуальны ми предпринимателями. Он должен использоваться при проведении экспертизы ценности документов независимо от видов носителей документов (бумажных, электронных и др.) в целях установления сроков их хранения.

Перечень устанавливает  сроки хранения документов, которые  находятся не только на оперативном  хранении в структурных подразделениях (в текущем делопроизводстве), но и на хранении в архиве организации. B некоторых случаях сроки хранения документов, установленные новым Перечнем, отличаются от сроков хранения документов, которые устанавливались ранее действовавшими Перечнем-2001 и Перечнем-2006, поэтому при составлении номенклатур дел на будущий год на это следует обратить особое внимание.

B Перечне отражены сроки хранения наиболее типовых документов, то есть таких, которые образуются в деятёльности различных организаций и носят типовой (массовый) характер: документы по распорядительной деятельности, делопроизводству, кадровому обеспечению, работе c обращениями граждан, охране труда, административно-хозяйственным вопросам и др. При этом в Перечне также нашли отражение сроки хранения документов, образующихся в деятельности банковских учреждений и небанковских кредитно-финансовых организаций, а также учреждений образования в связи c большой значимостью документов таких организаций для государства (в первую очередь контролирующих государственных органов),а также граждан.

По своей вертикальной структуре Перечень сохранил преемственность c ранее действовавшими Перечнем-2001 и Перечнем-2006 и включает пять граф:

1) номер пункта;

2) виды и названия  документов;

З) срок хранения документов в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей;

4) срок хранения в  государственных организациях, не  являющихся источниками комплектования государственных архивов;

5) пояснение.

Необходимо акцентировать  внимание на названии графы 1 Перечня, поскольку при составлении номенклатур дел в некоторых организациях пункты Перечня ошибочно называют статьями. B Перечне отсутствуют статьи, a сроки приведены в пунктах и подпунктах, поэтому в графе 4 номенклатуры дел организации. где указывается срок хранения дел, необходимо указывать, например, не «ст. 22», а «п. 22».

При использовании Перечня  особое внимание следует обратить на выбор графы (3 или 4), по которой организация будет определять сроки хранения образующихся в ее деятельности документов. Так, с учетом примечания 5 к Перечню на основании третьей графы должны определять сроки хранения документов государственные органы, иные организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, а также все негосударственные организации и индивидуальные предприниматели. На основании графы 4 определяют сроки хранения лишь государственные организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, При этом необходимо учитывать нормы ст. 9 Закона об архивном деле и делопроизводстве, c учетом которой по графе 4 Перечня сроки хранения также могут определять акционерные общества и иные организации смешанной формы собственности, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, доля собственности государства в уставном фонде которых превышает 50%. Вместе c тем представляется целесообразны м при определении сроков хранения документов в таких организациях также руководствоваться графой 3 Перечня, поскольку в условиях приватизации доля собственности государства в уставном фонде организации в течение года может уменьшиться. B результате этого закрепленные в действующей номенклатуре дел организации сроки хранения будут не соответствовать законодательству и придется оперативно вносить в нее изменения. Кроме того, возникнет необходимость в спешном порядке составлять описи дел постоянного хранения, оформлять и включать в них по установленным правилам соответствующие дела, подлежащие передаче на архивное хранение.

При определении сроков хранения по Перечню в филиалах организации  необходимо учитывать следующее. Согласно п. 2 п. 51 Гражданского кодекса Республики Беларусь филиал - это обособленное подразделение юридического лица. B соответствии c нормами гл. 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N_ 4, при составлении номенклатуры дел организации сроки хранения всех дел организации, в том числе формируемых в обособленных структурных подразделениях, определяются на основе единых принципов и правил. С учетом сказанного при определении сроков хранения документов в филиалах организации необходимо руководствоваться той же графой Перечня (3 или 4), что и при определении сроков хранения документов в центральном аппарате (головном офисе) организации.

Согласно примечанию 9 к Перечню при составлении номенклатуры дел организации сроки хранения документов, закрепленные в Перечне, уменьшать не допускается. При этом в случае практической необходимости сроки хранения образующихся в деятельности организации документов можно продлевать по сравнению с теми сроками, которые закреплены в Перечне. Исходя из примечания 9 к Перечню увеличение сроков хранения документов допускается по решению экспертной комиссии организации (далее — ЭК). Соответствующее решение в организации должно быть оформлено протоколом заседания ЭК. При этом решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, должны согласовываться c соответствующими государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования республиканских государственных архивов) или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов (для организаций, являющихся источниками комплектования областных и зональных государственных архивов). Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые иными организациями, согласовываются c центральными экспертными комиссиями вышестоящих организаций.

При определении сроков хранения документов, не отраженных в  Перечне, следует руководствоваться нормами п. 55-56 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143,согласнокоторым проведение экспертизы ценности документов и дел при составлении номенклатуры дел, а также проведение экспертизы ценности документов и дел, завершенных делопроизводством, определение сроков хранения документов и дел являются одними из основных задачи функций ЭК организации. C учетом этого ЭК организации уполномочена определять сроки хранения документов, не закрепленные в законодательстве, в том числе не нашедшие отражение в Перечне. Решение ЭК об установлении сроков хранения документов (дел) должно быть отражено в протоколе заседания ЭК, подлежащем утверждению руководителем организации. При этом в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, такое решение должно быть согласовано c соответствующим государственным архивом, а в организациях, имеющих вышестоящую организацию, — c центральной ЭК вышестоящей организации.