Контрольная работ по делопроизводству

 Следует обратить  внимание, что в новых Правилах  не применяется термин "ведомственный архив», который в ранее действовавших нормативных правовых актах в сфере архивного дела и делопроизводства обозначал архив государственного органа, иной государственной организации. Это обусловлено тем, что согласно ст. 13 Закона об архивном деле архив, создаваемый в любой организации независимо от ее формы собственности, называется архивом организации.

Соответственно из новых  Правил исключены и формы, в которых организации могут создавать архивы. B действовавших ранее Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5 (далее — Основные правила работы архивов) перечислялись следующие формы, в которых организации могли создавать свои архивы:

• центральный отраслевой архив;
• центральный архив министерства (системы' объединения);
• объединенный ведомственный архив;
• архив, являющийся учреждением; архив, являющийся структурным подразделением или частью структурного подразделения организации.

B настоящее время согласно ч. 1 ст. 13 Закона об архивном деле такие формы архивов, как центральный отраслевой архив, центральный архив министерства (системы, объединения), объединенный ведомственный архив попадают под обобщающее понятие «объединенный архив», a архив, являющийся учреждением, либо архив, являющийся структурным подразделением или частью структурного подразделения организации, охватываются понятием «архив организации». Таким образом, в зависимости от компетенции и функций организации могут создаваться архивы в виде архивов организаций и (или) объединенных архивов.

 Ни Закон об архивном  деле, ни новые Правила не содержат  определений понятий «архив организации» и «объединенный архив». В то же время разработчики Закона об архивном деле и Правил исходили из следующих определений данных понятий:

• архив организации — организация или структурное подразделение организации, осуществляющее прием, хранение, учет и использование архивных документов данной организации и ее предшественников;
• объединенный архив — организация или структурное подразделение организации, осуществляющее прием, хранение, учет и использование архивных документов нескольких организаций независимо от их формы собственности, отраслевой принадлежности (подчиненности) и территориальной расположенности в соответствии со списком организаций — источников комплектования архива.

 Из вышеприведенных  определений следует, что архив  организации создается, как правило, в форме структурного подразделения организации и действует в соответствии положением о нем. При незначительном объеме архивных документов архив организации может создаваться как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления, хотя соответствующая норма также не нашла отражения в Правилах.

 Объединенный  архив, в свою очередь, может иметь статус как структурного подразделения организации (в этом случае разрабатывается положение об архиве), так и самостоятельного учреждения (в этом случае разрабатывается устав архива). Независимо от этого объединенный архив может создаваться в форме центрального отраслевого архива, центрального архива министерства и других формах. Наиболее распространенной в практике разновидностью объединенного архива является центральный архив — организация или структурное подразделение организации, осуществляющее прием, хранение, учет и использование архивных документов организации, организаций непосредственного подчинения и, при необходимости, других подчиненных (входящих в состав, систему) организаций независимо от их подчиненности и территориальной расположенности в соответствии со списком организаций — источников комплектования архива.

 Количество  организаций, участвующих в создании  объединенного архива, законодательством Республики Беларусь не ограничивается. Например, объединенный архив могут создать две организации негосударственной формы собственности.

 Хотя при  определении сферы действия новых  Правил в гл. 1 «Общие положения»  не указано, что они распространяются  непосредственно на порядок работы объединенных архивов, последние должны будут руководствоваться ими в своей деятельности де-факто. Это подтверждается, в том числе; содержанием п. 6 Правил, в соответствии с которым архив организации составляет и ежегодно уточняет список организаций — источников комплектования по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам (для объединенного архива).

 В Правилах отсутствует  норма, устанавливающая обязательность  согласования устава архива организации (положения о нем) с государственным архивом (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или с вышестоящей организацией (для организаций, не являющихся такими источниками). Вместе с тем, для качественной организации работы архива организации подобное согласование представляется целесообразным и может осуществляться в рабочем порядке по взаимной договоренности архива организации с государственными архивами.

B связи с тем, что в новые Правила не включено Примерное положение об архиве учреждения, организации, предприятия, ранее действовавшее в качестве приложения к утратившим силу Основным правилам работы архивов, при разработке соответствующего локального нормативного правового акта в организации в первую очередь необходимо руководствоваться нормами гл. 2 Правил, в которой определены основные задачи, функции и права архива организации. Следует помнить, что в устав архива (положение о нем) должны быть также включены глава или пункт (пункты), в которых определяется состав документов, поступающих на хранение в архив организации. Положения об ответственности работников архива целесообразно отражать в должностных инструкциях работникам.

 Одним из наиболее  актуальных вопросов организационно-правового  обеспечения деятельности архивов  является определение штатной численности их работников, а также установление норм затрат труда на выполняемые в архиве работы. Пунктами 10-12 Правил установлено, что архив организации обеспечивается необходимыми помещением (помещениями), оборудованием и кадрами, а работа архива организации осуществляется на плановой основе. План работы должен состоять из разделов, соответствующих основным направлениям работы архива организации, и включать наименования конкретных видов работ, единицы их измерения, объем работ, бюджет рабочего времени, сроки исполнения и состав исполнителей. При разработке плана работы и определении бюджета рабочего времени должны использоваться нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, утвержденные в установленном порядке.

 При определении  штатной численности работников  архива и расчете бюджета рабочего  времени необходимо руководствоваться постановлением Министерства труда и социальной за щиты Республики Беларусь от 22.03.2010 №  45 «Об утверждении межотраслевых нормативов времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций». Указанные межотраслевые нормативы не являются актом законодательства Республики Беларусь и носят рекомендательный характер. При отсутствии в указанных межотраслевых нормативах определенных видов работ архивы организаций могут использовать также Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь, утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 29.09.2005 № 43 (с последующими изменениями и дополнениями).

Новой в Правилах является норма об обязательности составления в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, такого документа, как паспорт архива организации (п. 16). Паспорт архива организации должен составляться ежегодно по форме, установленной в приложении 4 к Правилам, в двух экземплярах. В то же время в рассматриваемом нормативном правовом акте отсутствует норма, согласно которой организации — источники комплектования государственных архивов обязаны представлять паспорт архива 1 раз в 2 года в соответствующий государственный архив.

 Паспорт архива  организации необходим государственным  архивам для осуществления контроля  за состоянием и сохранностью  документов в организациях, являющихся их источниками комплектования, а также для определения объемов хранящихся в них документов, подлежащих приему в государственные архивы, как в ближайшей, так и более отдаленной перспективе. Это позволяет им планировать свою деятельность по комплектованию архивными документами, оперативно решать вопросы выделения дополнительных площадей и т.п. Владение такой информацией позволяет государственным архивам также оказывать помощь архивам организаций в решении их профессиональных вопросов, связанных с выделением помещений и дополнительных площадей под архивохранилища, оснащением их необходимым оборудованием, своевременным проведением научно-технической обработки документов, созданием иных условий для надлежащего хранения архивных документов. Учитывая, что законодательство не запрещает архивам организаций представлять один экземпляр своего паспорта в государственный архив, источником комплектования которого они являются, в рабочем порядке (по устной договоренности), п. 16 Правил установлено, что паспорт архива организации составляется в двух экземплярах: предполагается, что один экземпляр паспорта будет оставаться в архиве организации, а другой передаваться в государственный архив.

 В Правилах достаточно  детальное отражение получили  вопросы, находящиеся на стыке делопроизводства и архивного дела (так называемые архивоведческие аспекты в делопроизводстве). Оттого, насколько качественно документы оформлены, сформированы в дела и систематизированы в них, насколько грамотно организован учет дел в организации, во многом зависит и качество комплектования архива документами, их сохранность и перспективы дальнейшего использования.

 При этом в Правила  включен ряд разделов и глав, дублирующих содержание некоторых глав Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству). 9 частности, и в Правилах, и в Инструкции по делопроизводству содержатся требования к составлению номенклатур дел, формированию дел, экспертизе ценности документов, оформлению дел при подготовке к передаче на хранение в архив организации, составлению описей дел структурных подразделений организации, порядку передачи дел в архив организации, уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. Дублирующие друг друга нормы данных нормативных правовых актов не противоречат друг другу, в Правилах они лишь раскрыты более подробно, а в ряде случае конкретизированы и уточнены.

 Например, в п. 46 Правил  включена отдельная часть, определяющая  особенности формирования в дела организационных документов. Согласно ее положениям организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.), как правило, должны формироваться в отдельные дела независимо от способа их утверждения (ранее соответствующая норма отсутствовала). В то же время Правила допускают формировать организационные документы, утвержденные распорядительными документами, в дела вместе с указанными документами как приложения к ним (соответствующая норма закреплена в Инструкции по делопроизводству).

B том же п. 46 Правил  несколько изменен и расширен  состав приказов и распоряжений  поличному составу, которые должны  группироваться в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения. Закрепление соответствующих изменений и дополнений в данной части п.46 Правил обусловлено нормами п. 21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень типовых документов).

B новых Правилах существенно по сравнению с Инструкцией по делопроизводству и действовавшими ранее Основными правилами работы архивов дополнены главы, регулирующие организацию и проведение экспертизы ценности документов и дел. в Правилах впервые нормативно закреплены принципы проведения экспертизы ценности документов и дел (п. 48), определены этапы проведения экспертизы как в делопроизводстве, так и в архиве (п. 51) и др. Основное внимание при анализе требований к проведению экспертизы ценности, установленных новыми Правилами, следует обратить на п. 55 и 56, в которых отражены основные задачи и функции экспертной комиссии организации (далее — ЭК). B частности, п. 55 определено, что основными задачами ЭК является организация и проведение экспертизы ценности документов и дел при составлении номенклатуры дел, а также организация и проведение экспертизы ценности документов и дел, завершенных делопроизводством. Пунктом 56 установлено, что одной из основных функций ЭК организации является определение сроков хранения документов и дел.

Таким образом, в Правилах закреплена норма прямого действия, устанавливающая, что определение сроков хранения документов и дел, образовавшихся в деятельности организации, является компетенцией самой организации и действующей в ней ЭК. При этом ЭК организаций обязана при определении сроков хранения документов руководствоваться действующими актами законодательства Республики Беларусь (в первую очередь упомянутым выше постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь, установившим Перечень типовых документов), а также (при наличии) ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения или перечнями документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций с указанием сроков хранения. Соответственно, в случае, если в перечнях не установлены сроки хранения тех или иных документов, образующихся в деятельности организации, то решение об установлении сроков хранения таких документов принимается ЭК организации самостоятельно (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, — по согласованию c соответствующим государственным архивом).