Анализ организации деятельности кадровой службы

Отдел кадров выполняет свои функции в тесном контакте со всеми структурными подразделениями общества по вопросам расстановки кадров, оформления кадровой документации, применения к работникам мер поощрения и взыскания, проведения аттестаций, оформления отпусков, соблюдения трудовой дисциплины.

Для выполнения своих функций и реализации предоставленных прав отдел кадров взаимодействует:

– с главной бухгалтерией по вопросам обмена информацией: о заработной плате работников; штатной численности; учете рабочего времени; финансовом обеспечении отпусков, командировок, увольнений; иных объектах и предметах;

– с отделом организации и оплаты труда по вопросам обмена информацией: о структуре управления; штатном расписании; схемах должностных окладов; расчетах заработной платы; нормативах по труду; расчетах потребности в кадрах; приеме, перемещении и увольнении работников; текучести кадров; иных объектах и предметах;

– с отделом подготовки кадров по вопросам обмена информацией: о потребностях в квалифицированных кадрах по отдельным должностям, специальностям, профессиям; качественном составе работников; порядке направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации; планах проведения занятий; сведениях об успеваемости учащихся и сроках обучения; результатах итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства; составе аттестационных комиссий; иных объектах и предметах;

– с канцелярией по вопросам обеспечения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, а также по вопросам проведения ремонта в помещениях, закрепленных за отделом кадров.

Важно отметить, что взаимодействие со структурными подразделениями общества не должно выходить за пределы компетенции отдела кадров, а также приводить к выполнению функций отдела кадров другими подразделениями.

Для качественного и полного выполнения функций в отделе создаются группы работников, отвечающих за следующие направления: прием; увольнение; перемещение, отпуска, командировки; изучение и оценка кадров; состояние трудовой дисциплины; оформление пенсий.

Таким образом, задачи соответствуют целям кадровой службой филиала ОАО «МРСК Волги» - «Оренбургэнерго». Отдел кадров  полностью выполняет свои права и несет ответственность за многие мероприятия по работе с кадрами.

 

 

 

 

3 Рекомендации по совершенствованию  деятельности     кадровой  службы филиала ОАО «МРСК Волги» «Оренбургэнерго»

 

 

В ходе исследования были выявлены проблемы в области размещение кадровой службы филиала ОАО «МРСК Волги» «Оренбургэнерго», целесообразным решением в данной ситуации будет разработка правильного расположения кадровой службы в здании аппарата управления.

Кадровая служба в филиале ОАО «МРСК Волги» «Оренбургэнерго» имеет два смежных помещения: кабинет руководителя службы и комнату для работников службы, где находятся 3 специалиста кадрового отдела. Помимо операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, так как посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности кадровой службы и физической безопасности ее работников.

Поэтому предлагаю выделить дополнительное помещение за пределами основных помещений службы, например на первом этаже здания, для ожидающих приема посетителей и разработать приемные часы таким образом, чтобы были разными для работников организации и лиц, не входящих в эту категорию.  Подобное разграничение необходимо ввиду того, что в числе последней группы лиц может быть злоумышленник, который будет слышать переговоры работников организации, сможет познакомиться с работниками, получить информацию об их привычках, чертах характера, что в последующем может стать основой для формирования канала несанкционированного доступа к ценной информации.

Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении службы не было лиц, ожидающих приема. Не должны возникать так называемые «живые очереди». Лица, ожидающие приема, всегда подсознательно или умышленно прослушивают переговоры работника кадровой службы и посетителя. Злоумышленник может эти переговоры записывать с помощью диктофона или миниатюрной видеокамеры.

Так как кадровая служба филиала ОАО «МРСК Волги» «Оренбургэнерго» имеет достаточное количество программ, помогающие ей в кадровой деятельности, можно порекомендовать приобрести программу 1С:Зарплата и управление персоналом 8.

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.(Рис.5)

 

Рисунок 3.1 - Функциональные возможности линейки решений 1С:Зарплата и управление персоналом 8

 

Решения 1С:Зарплата и управление персоналом 8 соответствуют требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О защите персональных данных". В программе реализована возможность регистрации событий, связанных с работой с персональными данными, в частности, доступ и отказ в доступе к персональным данным, включая информацию о том пользователе, с которым данное событие было связано.

Удобные и гибкие механизмы настройки отчетов позволяют получать полную и достоверную информацию в самых различных аналитических разрезах для различных категорий пользователей: руководства, службы управления персоналом, кадровой службы и других.

        Конфигурация 1С Зарплата и Управление  Персоналом 8 позволяет повысить  эффективность кадровой политики  предприятия. Конфигурация будет  полезна для всех участников, прямо или косвенно с ней  взаимодействующих:

        Руководство будет иметь полный  контроль над происходящим, задавать  структуру предприятия и составляющих  его организаций, анализировать  кадровый состав, принимать управленческие  решения на основе полной и  достоверной информации. Мощные  аналитические отчеты предоставляют  пользователю информацию в произвольных  разрезах.

        Кадровая служба получит ценный  инструмент автоматизации рутинных  задач, в том числе анкетирования  и подготовки отчетов о работниках  с различными условиями отбора  и сортировки.

       Работники предприятия будут  уверены в том, что в любой  момент смогут быстро получить  необходимые им справки, сведения  о своем отпуске, данные персонифицированного  учета в Пенсионный фонд и  т.д.

В конфигурации параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по компании в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации (собственного юридического или физического лица). Конфигурация позволяет вести учет от имени нескольких организаций (которые могут быть оформлены как юридические лица или являться частными предпринимателями), составляющих единую компанию. Штатное расписание и кадровый учет ведутся независимо для компании и составляющих ее организаций.

Конфигурация "Зарплата и Управление персоналом" позволяет повысить эффективность кадровой политики компании. Конфигурация будет полезна для всех участников, прямо или косвенно с ней взаимодействующих.

Реализованные в системе возможности управленческого учета обеспечивают опережающее планирование потребностей в персонале, ведение учета кадров в рамках компании и подбор кадров, а также планирование занятости персонала.

Штатное расписание представляет собой совокупность сведений о штатных единицах компании. Штатная единица - это некоторая должность в конкретном подразделении компании. Структура компании может быть иерархической, т.е. отражать подчиненность одних подразделений компании другим. (Рис.3.2)

Подсистема "Штатное расписание" объединяет справочники, документы и регистры, предназначенные для ведения штатного расписания компании, в том числе учета штатных единиц, окладов и надбавок по штатному расписанию. В штатном расписании можно указывать как диапазон тарифных ставок (минимальную и максимальную ставку по штатной единице), так и единую тарифную ставку. Тарифные ставки могут быть месячными (например, месячный оклад), дневными и часовыми, а также могут быть указаны в произвольной валюте. Для каждой штатной единицы можно назначить произвольное количество надбавок, которые могут быть выражены как в процентах к тарифной ставке по штатной единице, так и в фиксированных суммах.

Рисунок 3.2- Штатное расписание компании

 

Для исчисления фондов оплаты труда по различным типам тарифных ставок с учетом времени существования каждой штатной единицы используются назначенные штатным единицам графики работы.

В отчете по фонду оплаты труда можно указать произвольный период. Показатели отчета рассчитываются помесячно отдельно по нижней и верхней границе диапазона тарифных ставок. Для каждой штатной единицы определяется период ее существования, на основании указанного для нее графика работы рассчитывается нормативная оплата в валюте отчета за очередной месяц с учетом возможного изменения количества вакантных ставок и курса валюты штатной единицы. (Рис.3.3)

Рисунок 3.3 - Расчеты начислений и удержаний зарплаты

 

Аналитический отчет по фонду оплаты труда представляет рассчитанные показатели как в виде обычной таблицы или диаграммы в разрезе указанных пользователем группировок, так и в виде сводной таблицы, которая позволяет анализировать полученные данные в различных разрезах.

Подбор кадров, анкетирование и оценка

Подсистема подбора кадров предназначена для документирования и автоматизации процесса подбора и оценки кандидатов. Подсистема обеспечивает:

хранение личных данных о кандидатах как о физических лицах;

хранение материалов, появляющихся в процессе работы с кандидатом, начиная от резюме и до результатов анкетирования;

планирование встреч с кандидатами и регистрацию принятых решений вплоть до принятия на работу. (Рис. 3.4)

 

Рисунок 3.4 – Отчет по заявкам кандидатов

 

В конфигурации можно хранить вопросы, используемые при анкетировании соискателей работы в компании или опросах работников компании, своеобразную "базу знаний". В справочнике "Типовые анкеты" создаются типовые наборы вопросов, используемых при анкетировании соискателей или при опросах работников компании. Эти механизмы помогают всесторонне оценить кандидата на работу, проанализировать его соответствие желаемой должности и принять решение о приеме сотрудника на работу. (Рис.3.5)

Рисунок 3.5- Аналитический отчет по анкетированию

 

Подсистема учета кадров в компании обеспечивает хранение следующей информации:

личных данные о работниках как о физических лицах;

подразделения и должности сотрудника, количество занимаемых ставок;

служебных телефонов, адресов электронной почты и другой контактной информации.

По накопленной информации о работниках можно построить разнообразные отчеты:

списки работников компании,

текучесть кадров компании,

статистика кадров компании (рис. 3.6),

отчеты по отпускам (графики отпусков, использование отпусков и исполнение графика отпусков).

Рисунок 3.6 - Статистика кадров компании

 

Аналитические отчеты по работникам предоставляют возможность сформировать разнообразные списки работников, отобранные и сгруппированные по различным критериям. Отчеты позволяют группировать информацию в разрезе подразделений и должностей компании и других измерений. Выводимые в отчет данные выбираются из широкого списка показателей. Это дает возможность всесторонне анализировать кадровый состав компании и, следовательно, принимать более обоснованные управленческие решения.

Пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически - созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены для дальнейшего использования.

В конфигурацию также включена возможность планировать использование рабочего времени работников, в частности планирование встреч (например, совещаний) и участие работников компании в мероприятиях (Рис 3.7). Кроме того, для успешного проведения встреч, совещаний и других внутренних мероприятий компании можно планировать использование помещений компании, в которых эти мероприятия проводятся.

 

Рисунок 3.7- Участие сотрудников в мероприятиях

 

Регламентированный кадровый учет предусматривает заключение трудовых договоров с каждым сотрудником организации, формирование утвержденных форм по труду, персонифицированный учет для ПФР, а также ведение воинского учета.

Справочник "Организации" предназначен для описания формальной структуры компании, которая может состоять из нескольких хозяйствующих субъектов, фактически принадлежащих одному и тому же собственнику или группе собственников, действующих согласованно в целях получения прибыли.