Анализ организации деятельности кадровой службы

– отраслевая принадлежность предприятия;

– место предприятия в экономике (мировой уровень, государственный, региональный, местный);

– уровень централизации управления;

– тип предприятия (локальная компания, холдинг);

– определяющие экономические показатели;

– количество работников предприятия;

– концепция управления персоналом;

– кадровая политика (приоритеты, стратегия, тактика);

– состояние регионального рынка труда;

– наличие региональной образовательной инфраструктуры;

– пол и возраст работников;

– технологические особенности производства;

– уровень профессиональной подготовки специалистов службы персонала.

К любой оргструктуре применим ряд требований:

1) оптимальность – минимизация  уровней управления и рациональность  связей между ними;

2) оперативность – реакция на  управляющее воздействие (принятое  решение);

3) надежность – достоверность  и корректность используемой  информации;

4) экономичность – максимальный  эффект от деятельности управленческого  аппарата при минимальных затратах  на него;

5) гибкость – адаптация в  соответствии с изменениями окружающей  среды;

6) устойчивость структуры управления  – ее способность сохранять  состояние “равновесия”, независимо  от влияния внешних воздействий. Деятельность кадровой службы  имеет большое значение для  любой организации. От того, насколько  профессионально организованно  ведение кадрового делопроизводства  зависит успех управленческой  деятельности в целом.

 

 

 

1.2 Нормативно-правовая  регламентация  деятельности  кадровой  службы

 

 

Деятельность кадровых служб, отделов и т.п. нуждается в самой тщательной регламентации. В основе такой регламентации лежат административные процедуры, предварительно описываемые в соответствующих документах: положениях, инструкциях, правилах и т.д. Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении.

Положение о кадровой службе предприятия - это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции службы, и регламентирующий порядок осуществления ее повседневной деятельности. Положение относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых предприятием (организацией, учреждением) локальных актов.

Разработка положения о кадровой службе производится в соответствии с решением руководителя предприятия. Решение о разработке положения оформляется в виде приказа (распоряжения), поручения (указания) либо резолюции (на письменном обращении, см. выше) и доводится до сведения соответствующего исполнителя. Как правило, процедура разработки проекта положения включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение.

Документ вступает в действие после его утверждения руководителем (иным уполномоченным на это должностным лицом) предприятия либо путем издания распорядительного документа об утверждении (например, приказа). Утвержденное положение регистрируется в соответствии с порядком, установленным на предприятии, после чего с утвержденного оригинала  изготавливается требуемое количество копий (для использования в повседневной работе).

Содержание положения обычно разрабатывается на основе учредительных документов предприятия, документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) положений о кадровой службе. Структура положения состоит из разделов:

- общие  положения (положение регулирует  повседневную деятельность кадровой  службы предприятия в соответствии  с учредительными документами, и  устанавливает: организационно-правовой  статус службы, перечень функций  и задач службы в области  организации кадровой работы, полномочия  службы, а также порядок ее  взаимодействия с другими структурными  подразделениями (должностными лицами) предприятия по вопросам кадровой  работы, ответственность службы  за ненадлежащую организацию  кадровой работы, др.);

- функции  и задачи кадровой службы (реализация  цели деятельности кадровой службы  достигается посредством выполнения  ею комплекса специальных функций  и задач);

- полномочия кадровой службы (в интересах надлежащего осуществления своей деятельности кадровая служба наделяется соответствующими полномочиями: правами и обязанностями);

- взаимодействие  кадровой службы (в интересах  надлежащего осуществления своей  деятельности кадровая служба  организует взаимодействие с  другими структурными подразделениями  и должностными лицами предприятия, а в необходимых случаях - с  органами власти (управления), сторонними  организациями);

- ответственность  кадровой службы (кадровая служба  несет ответственность за: надлежащую  реализацию возложенных на нее  задач, соблюдение требований законодательства, нормативно-правовых актов, локальных  актов, организационно-распорядительных  актов в области кадровой работы  и др.)

Что касается должностной инструкции работника отдела кадров, то она, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

Раздел "Должностные обязанности" квалификационных характеристик содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность.

При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационных характеристиках, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ возможно расширение круга обязанностей работника по сравнению с обязанностями, установленными соответствующими квалификационными характеристиками. Работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, родственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

Раздел "Должен знать" содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Раздел "Требования к квалификации" определяет уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.

Квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности. В бюджетных организациях существуют определенные требования к квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием является наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.

Следующий документ, регламентирующий деятельность кадровой службы, это «Положение о персональных данных сотрудников». Положение о персональных данных сотрудников - это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам обращения с персональными данными сотрудников и регламентирующий порядок организации такого обращения (обработки). Положение относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых предприятием локальных актов.

Разработка положения производится в соответствии с решением руководителя кадровой службы во взаимодействии со службой (иным подразделением) обработки информации и включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение.

Содержание документа обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми и информационными ресурсами, а также типовых (примерных) положений о персональных данных. Рекомендуемая структура документа представлена на рис.1.2

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                         Рекомендуемая структура                         │

│               положения о персональных данных сотрудников:              │

│                                                                         │

│    1. Общие положения.                                                  │

│    2. Состав персональных данных сотрудников.                           │

│    3. Организация обработки персональных данных.                        │

│    4. Ответственность  за  нарушение требований к обработке персональных│

│данных.                                                                  │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

 

 

Рисунок 1.2 — Рекомендуемая структура положения о персональных данных сотрудников

 

В качестве приложений к положению обычно разрабатываются формы заявлений о согласии сотрудника на обработку персональных данных, на получение его персональных данных от третьих лиц, их передачу третьим лицам и др.

Еще одним из документов, регламентирующих деятельность кадровой службы, является «Правила внутреннего трудового распорядка предприятия».  Правила внутреннего трудового распорядка предприятия - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников предприятия в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Содержание документа обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) правил. Рекомендуемая структура документа представлена на рис 1.3

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│     Рекомендуемая структура Правил внутреннего трудового распорядка:   │

│                                                                         │

│    1. Общие положения.                                                  │

│    2. Порядок приема и увольнения сотрудников.                          │

│    3. Основные права и обязанности сотрудников.                         │

│    4. Основные права и обязанности работодателя.                        │

│    5. Рабочее время.                                                    │

│    6. Время отдыха.                                                     │

│    7. Поощрения сотрудников.                                            │

│    8. Ответственность сотрудников за нарушение дисциплины.              │

│    9. Заключительные положения.                                         │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рисунок 1.3 — Рекомендуемая структура правил внутреннего трудового распорядка

 

Правила внутреннего трудового распорядка могут разрабатываться в качестве приложения к коллективному договору либо в качестве самостоятельного документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Анализ деятельности кадровой  службы филиала ОАО «МРСК Волги» «Оренбургэнерго»

 

2.1 Организационная характеристика  филиала ОАО «МРСК Волги» «Оренбургэнерго»

 

 

Открытое акционерное общество «Межрегиональная распределительная сетевая компания Волги» учреждено по решению учредителя (Распоряжение Председателя Правления ОАО РАО «ЕЭС Росси» от 22 июня 2007 года № 191р) в рамках реформирования Российской энергетической отрасли и зарегистрировано 29 июня 2007 года в Едином государственном реестре юридических лиц Межрайонной инспекцией федеральной налоговой службы № 8 по Саратовской области на основании решения Совета директоров ОАО РАО «ЕЭС России» от 27 апреля 2007 года.