Учёт расчётов с покупателями и заказчиками

 

Таблиця 3.4

Облікова номенклатура первинного обліку надходження грошей від покупця  на поточний рахунок.

Дані для обліку	Використання облікових  даних	Вимірники		В яких носіях фіксується вперше
		Натуральні	Вартісні
Надходження грошей від покупця	Для обліку грошових коштів та розрахункових операцій.
1.Назва платника:ПП «Акрос»		+	-	Платіжне доручення, виписка  банку
2.Номер рахунка:28675685		-	-
3.Найменування та місцезнаходження  банку платника: ВАТ Кримська  філія АБ «Приватинвест», м. Сімферополь		+	-
4.Дата:24.04.2012г.		+	-
5)Сума: 20000грн.		-	+
6)Кореспонденція: Д-т 311; К-т  361		-	-
7)Призначення платежу:  оплата дебіторської заборгованості  за зернові культури.		-	-

 

 

На підприємстві розрахунки з покупцями кожен день проводяться  також через касу, тому для полегшення роботи бухгалтера ми хочемо запропонувати  приклад облікової номенклатури поточного обліку касових операцій у таблиці 3.5.

Це дозволить удосконалити документообіг, документацію, обробку  інформації, більш раціонально використовувати  робочий час облікових працівників, здійснювати точний, своєчасний і  чинний облік при найменших витратах сил і коштів на його ведення і  забезпечити злагоджену ритмічну роботу на всіх етапах облікового процесу.

 

 

Таблиця 3.5

Облікова номенклатура поточного  обліку касових операцій

Облікові номенклатури	Використання облікових  данних	Вимірники		Носії фіксованої інформації
		Натуральні	Вартісні
1)№ документа: ПКО №73 2)Номер рахунку: 301 3)Сума:1477 грн.	Для обліку касових операцій (прийнятя і видачі готівки)	- - +	- - +	Аналітичний рахунок Касова книга
1)Залишок на початок  дня: 123.32 грн. 2)Номер рахунку: 301 3)Обороти за день: ДО-9565грн.; КО-9498грн. 4)Залишок на кінець  дня: 190.23грн.	Для розрахунку і відображення залишків за рахунками на кінець звітного періоду  (з відображенням оборотів  за операціями за день)	-   - -     -	+   - +     +

 

 

Тому важливим етапом буде розробка зручного документообігу, раціональної системи зберігання документів, що забезпечить своєчасне отримання  облікової інформації управлінськими структурами, надійний контроль за господарською  діяльністю, дозволить користуватися  документацією у будь-який момент, гарантувати цілісність схоронності  документів протягом встановлених законодавством строків.

 

3.2 Автоматизація обліку розрахунків  з покупцями(замовниками)  на ВАТ  «Широке»

 

ВАТ «Широке» Сімферопольського  району, як і будь-яке інше сучасне  підприємство, у своїй діяльності прагне до підвищення ефективності своєї  діяльності. Однією зі складових ефективної виробничої діяльності є не менш ефективне  і якісне управління підприємством. А в даний час важко здійснювати управління підприємством, втім, як і вести бухгалтерський облік діяльності та здійснювати керівництво підприємством на належному рівні, без відповідного матеріально-технічного забезпечення.

На ВАТ «Широке» ведеться автоматизований облік розрахунків  з покупцями та замовниками. Автоматизація обліку дозволяє значно полегшити роботу бухгалтерії в цілому та кожного бухгалтера окремо, особливо при впровадженні телекомунікаційного обміну інформацією між автоматизованими робочими місцями облікових працівників з використанням комп’ютерних мереж.

Досить важливим показником є рівень забезпеченості підприємства необхідною технікою, у тому числі і комп'ютерної, а також ступінь автоматизації процесів на всіх етапах виробництва, організації бухгалтерського та управлінського обліку.

Що ж стосується аналізованого  підприємства, то слід зазначити, що ВАТ  «Широке» забезпечено всім необхідним на досить високому рівні. У 2007 році головний офіс підприємства з усім керівництвом, управлінських і обліковими персоналом переїхала в новий офіс. Одночасно  з цим переїздом істотно оновилося  та матеріально-технічне забезпечення всіх працівників адміністрації. Так, було закуплено 12 сучасних комп'ютерів з рідкокристалічними моніторами. Таким  чином, працівники бухгалтерії отримали 6 персональних комп'ютерів для виконання своїх службових обов'язків, які забезпечували і забезпечують досі досить прийнятні умови праці. Ці комп'ютери з системним вимогам дозволяють бухгалтерам працювати з основними загальними і спеціалізованими програмами, такими як пакет MS-Office і програма 1С: Бухгалтерія. В той же час, забезпечення бухгалтерів новим обладнанням призвело до підвищення продуктивності праці працівників облікового апарату і зниження загальної втоми і втоми очей з-за роботи на несучасні, часто ширяючих комп'ютерах з «доісторичними» моніторами.

Для здійснення своєї діяльності працівники бухгалтерії вже досить давно користуються комп'ютерами  і здійснюють ведення бухгалтерського  обліку автоматизовано в електронному середовищі. Внаслідок цього, всі  бухгалтери є досить досвідченими користувачами персональної комп'ютерної техніки і впевнено працюють з усіма необхідними програмами. Керівництво ВАТ «Широке» дбає про забезпечення достатнього рівня володіння навичками роботи зі спеціальними програмами для бухгалтерів. Періодично працівники бухгалтерії відвідують курси роботи з програмними продуктами фірми «1С». Іноді на підприємстві користуються послугами спеціальних консультантів, які проводять навчання безпосередньо на підприємстві.

За автоматизацію облікових  робіт у ВАТ «Широке» відповідає головний бухгалтер. Підприємство так само вдається до послуг програмістів з представництв фірми «1С» з настроювання програми, її оновлення та виправлення помилок у її роботі.

У штатному розписі ВАТ  «Широке» не передбачено посади інженера-програміста, тому при виникненні проблем працівники вдаються до послуг сторонніх фахівців, або намагаються усунути якісь  дрібні проблеми самотужки.

Всі комп'ютери в офісі  ВАТ «Широке» підключені до локальної  мережі, що значно полегшує процес здійснення посадових обов'язків всіма працівниками підприємства, в тому числі і працівниками бухгалтерії. Нещодавно сталося підключення до глобальної мережі Інтернет, що дозволяє працівникам працювати з іншими зручними програмами через інтернет, а також спілкуватися і домовлятися зі своїми покупцями і замовниками.

Крім всього іншого, працівники бухгалтерії забезпечені і периферійним обладнанням, яке необхідно в  умовах автоматизації бухгалтерського  обліку на підприємстві. В бухгалтерії використовуються струменевий і лазерний принтер Canon, а так само копіювальний апарат цієї ж фірми. Найближчим часом у ВАТ «Широке» планується заміна старого принтера новим мультифункціональним пристроєм.

Оновлення ж комп'ютерної  бази у ВАТ «Широке» найближчим часом  не передбачено. Це зумовлено насамперед тим, що є на підприємстві, устаткування повністю відповідає усім технічним вимогам здійснюваних на ньому робіт. І за прогнозами фахівців, комплектація комп'ютерів зможе задовольняти системним вимогам використовуваних комп'ютерних програм ще протягом мінімум двох років. Наявні комп'ютери так само можуть забезпечити якісну і коректну роботу програми «1С: Бухгалтерія» восьмої версії, яку планується закупити підприємством.

Ведення обліку розрахунків  з покупцями в «1С: Бухгалтерія». Для відображення в обліку операцій, пов'язаних з реалізацією товарно-матеріальних цінностей, у програмі передбачені наступні документи:

"Договір" - Договір  укладений з контрагентом.Договір не формує проведень, Але він може бути документом-замовленням при взаєморозрахунках з клієнтом. При цьому стає можливим виконання ковзних оплат (одна оплата за кількома накладними). Для таких контрагентів потрібно встановити в полі "Вид взаиморозрахунків" значення "У розрізі договорів", а в полі "Осн. договір" вибрати договір, укладений з клієнтом. У всіх документах як замовлення буде цей договір. Взаєморозрахунки будуть вестися в цілому по клієнту, без деталізації за замовленнями.

Рахунок-фактура" - Документ призначений для оформлення попередніх домовленостей на продаж товарів (продукції) клієнтам.Рахунок-фактура не формує проведень, але він може стати  документом-замовленням при виконанні  клієнтом передоплати за ще не поставлені товари і послуги. Таким чином, рахунок  фактура може почати послідовність  документів при реалізації товарів  з передоплатою. У випадку, коли немає  передоплати (тобто спочатку реалізується товар, а потім оплачується), вводити  документ "рахунок-фактура" необов'язково. У цьому випадку Замовленням може виступати "Договір", або сама "Видаткова Накладна".

Видаткова накладна" - За допомогою цього документа можна  оформити продаж товару, продукції, основних засобів, а також матеріалів і послуг.Видаткова накладна зменшує кількість товару на складі (рахунок "28.1") і збільшує борг покупця (рахунок "36.1"). Якщо ж була передоплата (аванс рахунок "68.1") , то сума авансу буде врахована. Крім того, документ формує проведення за ПДВ і валових доходів/витрат.

"Надання послуг" - За допомогою цього документа  можна оформити факт продажу  послуг.Документ "Надання послуг" збільшує борг контрагента (рахунок  "36.1"). У разі попередньої  оплати (аванс рахунок "68.1"), сума авансу буде врахована.  Також, документ формує проведення  за ПДВ і валових доходів/витрат.Перелік послуг, які надає форма, ведеться в довіднику номенклатура (Рекомендується створити окрему групу "Послуги"). Для кожної послуги в реквізиті "Тип" потрібно встановити значення "Послуга".

На підприємстві користуються програмою "1с: Бухгалтерія" версії 7.7, для полегшення роботи бухгалтерів  я раджу встановити «1С: Бухгалтерія 8.2» , так як:

1)Журнали в восьмій версії мають необмежений період перегляду. Це дає можливість бачити і не втрачати (знайти) будь-який документ, де б він по часу (по даті не був). В «1С: Бухгалтерія 7.7» період перегляду журналів ускладнює роботу користувача. Документ, введений з датою не входить у встановлений період перегляду, може «загубитися». Іноді їх «не знаходять», і вводять документ повторно і спотворюючи тим самим стан обліку.

2)У восьмій версії можна вести облік організацій з різними системами оподаткування. Можна вести облік як організацій, так і приватних підприємців. Підтримуються і загальна система оподаткування зі сплатою податку на прибуток і єдиний податок. Для приватних підприємців підтримується оподаткування зі сплатою ПДВ. Сьома версія не підтримує різні види оподаткування.

3)У 8-й версії рахунки бухгалтерського обліку зазначаються прямо в документі, причому автоматично підставляються налаштовані значення. Такий підхід дозволяє управляти результатом проведення документа і скорегувати значення рахунку при необхідності. У 7-й рахунки обліку жорстко задані в більшості документів і не можуть бути змінені користувачем.

4)Всі платіжні документи мають шаблони для різних операцій. Тобто якщо вам треба видати гроші в підзвіт з каси, то це один шаблон РКО, якщо треба внести гроші на розрахунковий рахунок - інший. Аналогічно, є шаблони у платіжних доручень - якщо вам потрібно перераховувати податки, то виберіть потрібний шаблон і у вашому розпорядженні з'явиться довідник податків, якщо ж потрібно оплатити постачальника, то і тут вибравши потрібний, ви знайдете довідник контрагентів.

5)«Виписка банку» в 8-й версії не є документом як в 7-й, це - звіт. Тобто бухгалтер сам створює всі потрібні документи (платіжні доручення та грошові ордера) за потрібний день і потім викликаєте функцію «показати виписку» - якщо все вірно: сальдо й обороти вірні, то це означає, що ви вірно рознесли виписку.

6)В«1С: Бухгалтерія 8.2» перевірка правильності заповнення звітності з найбільш важливим формами виконується автоматично. При цьому перевіряються співвідношення окремих показників звітності як в рамках однієї форми, так і в ув'язці з іншими формами. Про виявлені невідповідності в показниках звітності повідомляється користувачеві. В «1С: Бухгалтерія 7.7» автоматична перевірка правильності заповнення звітності відсутній.

7)У восьмій версії проводки «роблять» журнали, а не документи як у сьомій. Тобто створений і проведений документ ще нічого не означає. Треба ще, щоб цей документ потрапив в журнал, який створює проводку. Якщо приміром взяти зарплату, то потрібно нарахувати зарплату, а потім ще ввести його в журнал «Відображення зарплати в регламентованому обліку». Інакше проведень не буде. З іншого боку, така «роздутість» дає простір для маневрування. Можна нарахувати зарплату, але не ставити поки проводок - іноді таке буває потрібно. Типову «1С: Бухгалтерія 7.7» часто критикують за обмеженість функціоналу, 8-й таких обмежень практично немає.

8)У 8-й всі документи і довідники програми відображаються у вигляді списків. Форму кожного списку можна налаштувати у відповідності зі своїми вподобаннями: змінити послідовність колонок, прибрати або показати потрібні колонки. У 7-й Форми списків документів і довідників задані жорстко і не можуть бути змінені користувачем.