Учёт расчётов с покупателями и заказчиками

13) Списана дебіторська заборгованість, визнана безнадійною на підставі бухгалтерської довідки .

 

Дт 38 «Резерв сумнівних боргів»

Кт 36«Розрахунки з покупцями  та замовниками» -652,25грн.

Таким чином, можно зробити  висновки, що аналітичний та синтетичний облік на підприємстві ведеться правильно, згідно з встановленими нормами. 

Розділ 3. Удосконалення обліку розрахунків  з покупцями(замовниками)  на ВАТ  «Широке».

 

3.1 Удосконалення  документального оформлення обліку  розрахунків з покупцями(замовниками)  на ВАТ «Широке»

Дослідивши організацію  обліку розрахунків з покупцями та замовниками на Відкритому акціонерному товаристві «Широке» ми виявили деякі недоліки, які доцільно було б удосконалити для більш раціонального ведення обліку та підвищення ефективності діяльності підприємства в цілому.

  Як вже зазначалося, Наказ про облікову політику підприємства має ряд

недоліків, головним з яких є відсутність  важливих елементів за об’єктами  обліку в цілому. Це свідчить про  неповноту відображення основних моментів господарської діяльності Відкритого акціонерного підприємства «Широке».

Тому ми вважаємо, що доречно Наказ про облікову політику доповнити необхідними елементами обліку, зокрема в частині обліку дебіторської заборгованості, що дасть змогу найбільш повно висвітлити питання організації бухгалтерського обліку та підвищити контроль за розрахунками з

покупцями та замовниками.

Отже, наведемо основні  елементи стосовно організації обліку розрахунків з дебіторами, що мають бути висвітлені в наказі про облікову політику Відкритого акціонерного товаристві «Широке»:

- класифікація дебіторської заборгованості шляхом групування за термінами її погашення;

- порядок визначення коефіцієнта  сумнівності та резерву сумнівних  боргів;

- строки проведення інвентаризації  дебіторської заборгованості для створення резерву по сумнівних боргах;

- порядок визнання поточної  дебіторської заборгованості безнадійною; 

- порядок обліку та списання  безнадійної дебіторської заборгованості.

Таким чином, наявність  цих елементів підвищить рівень інформованості користувачів у частині організації бухгалтерського обліку та контроль за дебіторською заборгованістю для ефективності діяльності підприємства.

Також, ми пропонуємо вдосконалити Відомість 3.1 аналітичного обліку розрахунків  з покупцями та замовниками, з  метою підвищення контролю за розрахунками з покупцями та замовниками на ВАТ «Широке».

У даній відомості відображається заборгованість за відвантажену та неоплачену продукцію (товари, роботи, послуги), крім заборгованості, яка забезпечена  векселями, за кожним договором та рахунком. У кінці кожного 

місяця виводиться сума заборгованості за неоплаченими рахунками.

 На підприємстві Відомість аналітичного обліку розрахунків з покупцями та замовниками (до рахунку 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками») ведеться позиційним способом, тобто для кожного покупця (замовника) у цій відомості відводять один рядок.

На нашу думку, графа 3 «Найменування покупця (замовника)» надто мала для відображення реквізитів, які потрібні у практичній роботі. Адже крім власне назви підприємства треба мати більш повні дані про них: адреси, телефони (факси), коди, номера рахунків у банку, прізвища керівників, бухгалтерів та ін. Тому вважаємо, що до цього реєстру треба складати додаткову відомість, у яку були б занесені такі дані, маючи на увазі, що при записах операцій лише з урахуванням назви покупців легко помилитися, оскільки вони нерідко однокові чи подібні. Це стосується також інших відомостей з обліку розрахунків, оскільки інформація про партнерів є надто важливою і нехтувати нею не можна [8, c.176].

У згаданій Відомості 3.1 передбачена  графа 4 «Дата виникнення заборгованості» однак для ефективного управління розрахунками та грошовими потоками цього недостатньо.

Для поглиблення інформативності  в управлінському обліку, потрібні дані не тільки про дату виникнення заборгованості, а й про договірний термін її погашення, фактичне надходження коштів від дебітора. З цією метою можна використати аркуші - розшифровки запропонованої форми для відображення операції за розрахунками з покупцями й замовниками.(Таблиця3.1)

Таблиця 3.1

Аркуш-розшифровка до розрахунків

№	№ документу	Відвантажено продукції			Оплачено заборгованість			Залишок заборгова- ності, грн..
		Дата відванта ження	На суму грн.	Термін оплати  за договором	№ доку- мента	Дата опла- ти	Сума, грн.	Дт	Кт
1	1	10.02.12	2893,2	15.03.12	15	20.02.12	2800.2	93.2
	Разом за місяць		2893,2		Разом за місяць		2800.2	93.2

 

Доповнення реєстрів фінансового  обліку (журналу № 3, відомості 3.1)

такою розшифровкою дасть змогу  оперативно контролювати стан розрахунків, своєчасно вживати необхідні заходи для дотримання кожним покупцем чи замовником зобов’язань щодо термінів оплати за відвантажену продукцію, виконані роботи чи надані послуги. Це посилює дисципліну розрахунків як з боку підприємства, так і покупців чи замовників, оскільки за цими даними можна своєчасно здійснити, наприклад, попередню телефонну розмову чи пред’явити претензію у зв’язку з відхиленням від умов договору [11].

Зауважимо, що це вимагає  відповідної уваги до визначення термінів оплати за відвантажену продукцію (роботи, послуги), а також виконання  замовлень перед покупцями при укладенні договорів. При цьому не слід застосовувати принцип одностороннього руху, бо відхилення щодо термінів поставки продукції (виконання робіт, послуг) автоматично зумовлюють аналогічні зсуви та оплати за них [11].

Нагромадження інформації в аркушах-розшифровках за тривалий період взаємовідносин дає змогу отримати вичерпну характеристику покупців і замовників, твердо опиратись на достовірну інформацію управлінського обліку про можливість одержання коштів у встановлені терміни, що дуже важливо для реального планування грошових потоків на підприємстві. За даними аркушів-розшифровок можна скласти узагальнену відомість, що дає змогу аналізувати надходження коштів від покупців і замовників (таблиця 3.2) [11].

Таблиця 3.2

Відомість контролю за надходженням коштів від покупців і замовників

Назва покупців	Сума  заборгованості, грн	Дата погашення		Відхилення, днів	Примітки
		За графіком (договором)	Фактично
ВАТ «Фієна»	24095,69	15.12.12	18.12.12	3

 

Залежно від періодичності  поставок продукції покупцям і розрахунків  за неї та технічних можливостей  щодо опрацювання інформації на підприємстві, відомість можна складати за більш чи менш тривалі періоди: день, тиждень, декаду. При цьому, чим коротші будуть такі періоди, тим ціннішою і практично значимішою буде подана в ній інформація [11].

Далі у Відомості 3.1 відображують (графи 6-11) обороти за дебетом рахунку 36, які відносять з кредиту рахунків 30 «Каса», 31 «Рахунки в банках», 70 «Доходи від реалізації», 71 «Інший операційний дохід», 76 «Страхові платежі». Зазначимо, що кількість граф для цього недостатня, оскільки їх є чотири, а одночасний запис операцій може тут бути з кредиту п’яти рахунків, тому доцільно передбачити ще одну додаткову графу.

Заодно необхідно розширити  Відомість 3.1 аналітичного обліку за розрахунками з покупцями та замовниками введенням додаткових граф у частині кредитового обороту (графи 13-20), оскільки тут одночасно можуть бути записи за 21 рахунком, а граф для цього відведено тільки 8 [11].

Як уже зазначалося, Товариство веде Відомість 3.1 аналітичного обліку

розрахунків з покупцями та замовниками  позиційним способом. На нашу думку, доцільно вести дану відомість й іншим способом, коли для кожного

покупця (замовника) відводять необхідну  кількість рядків, яку завбачливо визначають виходячи із можливої кількості  документів (товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур, платіжних доручень), дані яких сюди треба буде внести.

У випадку ведення аналітичного обліку розрахунків з покупцями  та замовниками таким способом записів операцій графа 6 «Дата» має супроводжуватися графою «Номер документа», оскільки без цього важко контролювати стан розрахунків. Однак тут такої графи немає. Вона є за графою №2, а тому незрозуміло, яких документів стосується: товарно-транспортних накладних, актів про виконані роботи, рахунків-фактур, згідно з якими відображують операції за дебетом рахунку 36 (графи 7-10), чи платіжних доручень, прибуткових касових ордерів, розрахункових чеків, векселів, за якими відображуються кредитові обороти - графи 13-20 [11].

Тому доречно у Відомість 3.1 поряд з графами 6 та 12 «Дата» передбачити додаткові графи «Номер документа», а графу 2 однойменної назви прибрати як зайву .

Таким чином, удосконалення  Відомості 3.1 аналітичного обліку розрахунків з покупцями та замовниками у Відритому акціонерному підприємстві ВАТ «Широке» підвищить рівень інформативності в управлінському обліку, посилить контроль за цією заборгованістю і дасть змогу аналізувати надходження коштів від покупців та замовників.

Загальна тривалість складання  документу має бути мінімальною. Для цього необхідно обмежити кількість осіб, які беруть участь у складанні того або іншого документа, та встановити раціональну послідовність складання графіка руху. На підприємстві не використовують опрерограми, але кожного дня їм потрібно складати багато первинних документів, тому ми пропонуємо зразок оперограми найпоширенішого первинного документу з обліку розрахунків з покупцями та замовниками – прибуткового касового ордеру у таблиці 3.3

Одним з шляхів якісного поліпшення організації обліку в 
ВАТ «Широке» ми вважаємо збільшення аналітичності і оперативності бухгалтерського обліку, яка багато в чому залежить від раціональної організації облікового апарату.

 

Таблиця 3.3

Оперограма прибуткового касового ордеру.

Найменування роботи	Виконавці
	Головний бухгалтер	Заступник головного бухгалтера	Касир	Покупець
1)Складання ПКО		*
2)Реєстрація в "Журналі реєстрації ВКО і ПКО"		*
3)Підписання ПКО	*		*
4)Видача грошових коштів			*
5)Отримання покупцем квитанції  прибуткового ордеру				*
6)Запис ПКО у касову книгу			*
7)Передача ПКО на зберігання		*
8)Зберігання		*

 

Значний обсяг бухгалтерської інформації потребує наукової організації  облікового процесу і – навіть в умовах ручної праці – розроблення облікової номенклатури. Що ж до організації бухгалтерського обліку в умовах його автоматизації, то без розроблення облікових номенклатур сама автоматизація стає неможливою.(7,с.42))

Облікові номенклатури –  це прелік господарських фактів про  форми функціонування майна –  засоби господарства, джерела утворення  зазначениз засобів, про господарськи оерації, а також результати господарської діяльності, які мають бути відображені в бухгалтерському обліку.(7,с.42)

Розглянемо номенклатуру первинного обліку надходження грошей.Для  визначення облікових номенлатур первинного обліку з надходження грошей складають таблицю, форма якої наведена у таблиці 3.4, визначає основні дані, котрі потрібно буде відобразити у носіях.