Учет расчетов с подотчетными лицами (на примере ЗАО «Узловский хлебокомбинат»)

Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому  подотчетному лицу с представленными  авансовыми отчетами за конкретный период.

Одним из направлений  внутреннего бухгалтерского контроля является инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям п.11 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Банка России 22.09.1993 N 40.

При инвентаризации подотчетных  сумм проверяются отчеты подотчетных  лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также  суммы выданных авансов по каждому  подотчетному лицу (дата выдачи, целевое  назначение).

Одним из этапов внутреннего контроля является проверка документального оформления авансовых отчетов.

В ходе проверки выявляются и делаются следующие замечания:

 

1. Замечания по оформлению авансовых  отчетов:      

 

2. Замечания по оформлению командировочных расходов (в том числе за рубеж:  

 

3. Передача подотчетных средств  другому лицу:      

 

 

Проверка командировочных  расходов осуществляется следующим  образом:

1. Проверяется наличие и ведение журнала учета работников выбывших в командировку. Для этого используется следующая форма:

Дата проверки	Наличие (+), отсутствие (-) журнала	Регулярность записей (+), отсутствие регулярности записей (-)	Замечания по заполнению журнала

2. Проверяется правильность расчета сверхнормативных расходов и порядок их списания;
3. Проверяется правильность выделения суммы НДС из сумм командировочных расходов;
4. Проверяется соблюдение сроков отчетов по выданным подотчетным суммам и наличие остатков неиспользованных сумм, при этом составляется список работников предприятия своевременно не предоставивших отчета по возвращению из командировки, который выглядит следующим образом:

 

Фамилия, имя, отчество подотчетного лица	Дата		Превышение срока (рабочие дни)
	Возвращение из командировки	Составления авансового отчета

 

Следующим этапом контроля за учетом расчетов с подотчетными лицами является контроль за представительскими расходами.

При осуществлении внутреннего  бухгалтерского контроля за расходами  на представительские мероприятия проверяется правильность отнесения расходов к данной категории.

Проверяется наличие  первичной документации подтверждающие правомерность сделанных учетных  записей.

Проверяется правильность нормирования представительских расходов.

3.2. Анализ выявленных ошибок по учету расчетов с подотчетными лицами и пути их устранения

Необходимо еще раз  подчеркнуть, что данный участок  учета является очень трудоемким, поэтому при ведении бухгалтерского учета подотчетных сумм является непременным условием знания не только данного участка учета, но и законодательства в области налогообложения, ведения кассовых операций, внешнеэкономической деятельности и пр.

Проводимой проверкой  данного участка учета были выявлены следующие ошибки при совершении операций по выдаче и учету подотчетных  сумм:

12 января 2005 года на покупку хозяйственных средств были выданы деньги вновь принятому экспедитору Овсянникову О.В., который не был еще внесен приказом руководителя предприятия, в список лиц которые имеют право получать наличные деньги из кассы подотчет;

Были выявлены ошибки при составлении авансового отчета от 12.10.2005 г. по представительским расходам. Отсутствовали некоторые оправдательные документы подтверждающие, что предприятие понесло эти расходы. При этом налогооблагаемая прибыль была уменьшена на сумму расходов отраженных в авансовом отчете.

На некоторых первичных  документах отсутствовали необходимые  реквизиты: на расходном ордере № 37 от 24.02.2005 г. отсутствовали подписи кассира, выдавшему подотчет сумму в размере 3517 руб.; на авансовом отчете № 4 от 01.02.2005 г. не указана сумма остатка, которая была внесена в кассу завхозом, что подтверждено приходным ордером от этого же числа; на авансовом отчете № 7 от 11.02.2005 г. отсутствует подпись кассира.

Данные ошибки были исправлены следующим образом:

Экспедитор Овсянников был внесен в список лиц, которые имеют право получать наличные деньги подотчет приказом директора № 216 от 21.01.2005 г.;

Подотчетному лицу, который  не предоставил необходимые документы, подтверждающие их расход в соответствии с предоставленным авансовым отчетом (Дружинников П.И.), была выставлена недостача на сумму недостающих документов (217 руб.), которая была удержана из его заработной платы, при этом был составлен акт. В учете были сделаны соответствующие корректировочные записи.

Первичные документы  были переоформлены с учетом требований, предъявляемым к ним в соответствии с нормативным регулированием данного участка учета.

3.3. Предложения по совершенствованию внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Совершенствование системы  внутреннего контроля - это непрерывный процесс обоснования и реализации наиболее рациональных форм, методов, способов и путей ее создания (реструктурирования) и развития; рационализация ее отдельных сторон, контроль и выявление "узких мест" на основе непрерывной оценки соответствия системы контроля внутренним и внешним условиям функционирования организации.

С учетом выявленных ошибок можно сформулировать предложения  по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Является необходимым усиление контроля за ведением бухгалтерского учета вообще и расчетов с подотчетными лицами в частности.

Наиболее существенными  элементами организации внутри-производственного  контроля, которые необходимо применять предприятию, являются следующие.

1. Отделение функций по осуществлению реальной коммерческой и финансово-хозяйственной деятельности от функции по ведению бухгалтерского учета. Один и тот же сотрудник предприятия не должен распоряжаться материальными ценностями и денежными средствами и вести бухгалтерский учет операции с этими актами. Такой подход обеспечивает объективность и независимость учета и создает основу для действительного внутрипроизводственного контроля.
2. Разделение функций по ведению бухгалтерского учета. При распределении обязанностей между работниками бухгалтерской службы необходимо добиваться, чтобы один сотрудник не осуществлял контроль за ведением всего участка бухгалтерского учета, выполняя одновременно с этим какую-либо одну операцию на том же участке.
3. Установление ответственности каждого работника предприятия. При подборе персонала предприятия необходимо точно определить меру ответственности конкретных исполнителей за правильное оформление и составление первичных учетных документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете. Четкое распределение ответственности не только даст психологический эффект, ни и позволит определять результативность работы каждого сотрудника и контролировать выполнение возложенных на него обязанностей.
4. Система утверждений. Внутренними правилами и регламентами предприятия должен быть определен круг должностных лиц, которые имеют право подписи документов расход денежных средств, на принятие к учету командировочных и представительских расходов.
5. Внезапные проверки. Хозяйственную деятельность периодически должны контролировать бухгалтерская служба, ревизионная комиссия, служба внутреннего аудита, независимая аудиторская организация, лица, уполномоченные правлением или дирекцией. В частности, один раз в месяц целесообразна внезапная инвентаризация рассматриваемого участка учета.
6. Квалификация персонала. На предприятии должно быть организовано систематическое обучение персонала правилами приемки и отпуска материальных ценностей и денежных средств, технике составления и оформления первичной учетной документации в соответствии с положениями и требованиями действующего хозяйственного законодательства.

Главному бухгалтеру предприятия целесообразно разработать и издать внутренний организационно-распорядительный документ, регламентирующий конкретный порядок расходования средств на представительские мероприятия, их документальное оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности организации.

Заключение

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет.

Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам: на командировочные расходы; на хозяйственные нужды; на оплату представительских расходов.

Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, используется активный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Объектом практического исследования являлось закрытое акционерное общество «Узловский хлебокомбинат». Основными видами хозяйственной деятельности акционерного общества являются: производство хлебобулочных, кондитерских и макаронных изделий;

Анализ финансовой отчетности позволил сделать вывод об успешном развитии предприятия. За рассматриваемый период рост выручки составил 42,36%. Темп роста себестоимости не такой высокий, он составил 40,58%, что говорит о повышении эффективности функционирования предприятия. Это подтверждает рассчитанный показатель темпа роста валовой прибыли, валовая прибыль выросла на 48,85% т.е. практически в 1,5 раза.

Бухгалтерский учет на предприятии  автоматизирован, установлена программа фирмы 1С. Были выбраны две конфигурации: «1С:Бухгалтерия 7.7» и «1С:Зарплата и Кадры 7.7».

«1С:Бухгалтерия 7.7» позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов: платежные поручения и другие банковские документы; счета на оплату; накладные; счета-фактуры; приходные и расходные кассовые ордера; авансовые отчеты; доверенности; другие документы.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В данной конфигурации счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» имеет два субсчета, один для учета расчетов валюте Российской федерации, а другой - в иностранных валютах. Аналитический учет на счете в целом и на его субсчетах ведется в разрезе одного вида субконто – «Сотрудники». Данному виду субконто соответствует справочник «Сотрудники».

На предприятии нет специально организованной службы аудита, так как руководство посчитало нецелесообразным создавать такую службу.

Внутренний контроль на предприятии представлен следующими элементами: персональная материальная ответственность всех работников; постоянное повышение квалификации работников; организация хранения материальных ценностей, исключающих порчу и хищение; система внутрипроизводственного учета движения материальных ценностей; плановыми и внеплановыми проверками наличия товарно-материальных ценностей; плановыми и внеплановыми инвентаризациями и ревизиями.

Проверка учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по следующим направлениям: проверяются  обороты по кредиту и дебиту и  их соответствие главной книги, проверяется  правильность заполнение авансовых отчетов и наличие оправдательных документов понесенным расходам, осуществляется контроль за представительскими расходами.

В ходе проверки учета  расчетов с подотчетными лицами были выявлены следующие ошибки: выданы подотчет деньги экспедитору, который не был внесен в список лиц имеющих право на получение подотчет; было выявлено отсутствие оправдательных документов; на некоторых первичных документах отсутствовали необходимые реквизиты.

В соответствии с выявленными  ошибками были разработаны рекомендации по совершенствованию данного участка бухгалтерского учета в том числе усиление внутреннего контроля данного участка учета.

В целом по предприятию, учетная политика и организация  бухгалтерского учета соответствует  требованиям российского законодательства, а организация внутреннего контроля обеспечивает сохранность имущества и препятствует хищениям и злоупотреблениям персонала.

Список литературы

1. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп. от 23 июля 1998 г., 28 марта, 31 декабря 2002 г., 10 января, 28 мая, 30 июня 2003 г.).
2. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98 (утв. приказом Минфина РФ от 9 декабря 1998 г. № 60н).
3. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 33н).
4. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 32н).
5. Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» (с изм. и доп. от 7 мая 2003 г.).
6. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н) (с изменениями от 7 мая 2003 г.).
7. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами? // Главбух. – 2003. - № 4 – С. 11-13.
8. Андреев В.Д. Черемшанов С.В. Система внутрихозяйственного контроля: основные понятия // «Аудиторские ведомости». – 2004. - № 2. – С. 17-19.
9. Аудит в России /под. ред. Данилевского Ю.А. - М.: НИФИ, 2004. - 185с.
10. Аудит: Учебник для вузов/ В. И. Подольский, Г. Б. Поляк. А.А. Савин, Л. В. Сотников; Под ред. проф. В. И. Подольского - М.: Аудит.: ЮНИТИ, 2003. -432с.
11. Бакаев А.С. Нормативное обеспечение бухгалтерского учета. Анализ и комментарии. Изд. 2-е, перераб. и доп. М.: МЦФЭР, 2001. – 287с.
12. Бакаев А.С. Реформирование бухгалтерского учета: итоги за 2003 год // Финансовая газета. - 2004. - № 4. – С. 3-4.
13. Банк В.Р., Федорова Л.И. Оформление и учет зарубежных командировок // Аудиторские ведомости. – 2002. - № 4. – С. 8-10.
14. Барсукова И.В. Расчеты с подотчетными лицами // Налоговый вестник. – 2002. - № 6. – С. 23-25.
15. Белолипецкий И.А. Бухгалтерский учет и внутренний аудит. - М.: Б-ка ж. "Консультант бухгалтера". –2003. – 257с.
16. Борисов Л.П. Типичные нарушения, допускаемые при работе с подотчетными лицами // «Консультант бухгалтера». – 2001. - № 3. – С. 10-12.
17. Бухгалтерское дело: Учебное пособие / Под ред. Н.Н. Хахоновой. Москва: ИЦК «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2003. – 687с.
18. Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учеб. для студентов обучающихся по экон. специальностям – 3-е изд., доп. и пер. – М.: Омега-Л, 2004. – 576с.
19. Воропаев Ю.Н. Система внутреннего контроля организации // «Бухгалтерский учет». - 2003. - № 9. – С.21-24.
20. Габец Н. Бухгалтерские тонкости командировок // «Практическая бухгалтерия». – 2004. - № 3. – С. 11-14.
21. Глинистый В.Д. Порядок отражения командировочных расходов в бухгалтерском и налоговом учете // «Налоговый вестник». – 2002. - №8. – С. 5-8.
22. Глушков И.Е., Т.В. Киселева. Бухгалтерский (налоговый, финансовый, управленческий) учет на современном предприятии. Издание 11. Эффективная настольная книга бухгалтера в 2-х т.т. Т.1.М.: «КноРус»; Новосибирск: «ЭКОР-книга», 2004. - 1000с.
23. Глушков И.Е., Т.В. Киселева. Бухгалтерский (налоговый, финансовый, управленческий) учет на современном предприятии. Издание 11. Эффективная настольная книга бухгалтера в 2-х т.т. Т.2.М.: «КноРус»; Новосибирск: «ЭКОР-книга», 2004.-1016с.
24. Гусаковская Е.Г. Учет расходов на участие в выставке // Бухгалтерский учет. – 2003. - № 5. – С. 12-16.
25. Жигулина Т.М. Командировочные расходы. Порядок учета и налогообложения // «Главбух», Отраслевое приложение «Учет в медицине». - 2003. - № 3. – С. 7-11.
26. Карпова Т.П.Управленческий учет: Учебник для вузов.-М.:ЮНИТИ, 2003.-355с.
27. Кирюшина И., Чвыков И. Зарубежные командировки // Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь». – 2003. - 9 сентября.
28. Козлова Е.П, Парашутин Н. В.,. Бабченко Т.Н. Галанина Бухгалтерский учет -3-е изд., доп.-М.: Финансы и статистика, 2002. – 556с.
29. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: ИНФРА – М, 2004. – 592с.
30. Лытнева Н.А. Учет краткосрочных загранкомандировок // Бухгалтерский учет. – 2001. - № 22. – С. 5 - 7.
31. Палий В.Ф. Современный бухгалтерский учет. М.: Изд-во «Бухгалтерский учет», 2003. – 621с.
32. Полякова М.С. Подотчет «наоборот»: будьте осторожны! // «Российский налоговый курьер». – 2003. - № 20. – С. 4-7.
33. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. – М.: ИНФРА-М», 2003. - 344с.
34. Сергеева С.Н. Выдача наличных денег под отчет. Порядок и документальное оформление выдачи наличных денег под отчет // Консультант бухгалтера. – 2003. - № 11. – С. 11-14.
35. Стуков Л.С. Реформирование системы бухгалтерского учета и международные стандарты финансовой отчетности // Аудиторские ведомости. - 2003 - №3. – С. – 12-15.
36. Субботина О.М. Материальная ответственность работника // Главбух. – 2002. - № 19. – С. 9-12.
37. Трубников А. Расходы на командировку сотрудника за границу: бухгалтерский и налоговый учет // Финансовая газета. – 2003. - 19 мая.
38. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 2-е изд., перераб. и доп. М.: 000 «НИТАР АЛЬЯНС», 2003. -467с.