Учет расчетов с подотчетными лицами (на примере ЗАО «Узловский хлебокомбинат»)

Однако это неправильно. Ведь в пункте 9 Указа Президента РФ № 1212 предусмотрено, что предприятия не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц (в том числе физических лиц), минуя свой расчетный счет. А в рассматриваемой ситуации производится выдача денег сотрудникам предприятия в подотчет на конкретные цели (хозяйственные или командировочные расходы) по расходным кассовым документам, что разрешено этим же пунктом указа. При этом нет оснований расценивать это как факт использования наличных денежных средств для внесения их на счета других предприятий и физических лиц [14, c. 23-24].

1.2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

1.2.1. Бухгалтерский  учет сумм выданных подотчет

Подотчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин – «под отчет»).

Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам:

1. на командировочные расходы;
2. на хозяйственные нужды;
3. на оплату представительских расходов.

Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, используется активный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет  суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет [31, c. 455-456].

Рассмотрим типовые  ситуации по учету расчетов с подотчетными лицами [22, c. 711-713].

Таблица 1.1

Типовые проводки по дебету счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Рассмотрим теперь типовые  операции по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (см. таблицу 1.2).

Таблица 1.2

Типовые проводки по кредиту счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Продолжение таблицы 1.2

Для учета средств выданных подотчет применяется авансовый отчет. На основании этого первичного документа бухгалтер проверяет, как работник расходовал выданные ему деньги.

Авансовый отчет заполняется от руки или на компьютере. На лицевой стороне этого документа указываются:

1. наименование организации, которая выдала под отчет деньги своему сотруднику;
2. номер авансового отчета и дата его составления;
3. структурное подразделение, в котором работает сотрудник, получивший деньги под отчет;
4. фамилия, имя, отчество и профессия этого сотрудника;
5. назначение аванса;
6. сумма, выданная из кассы сотруднику;
7. расход и остаток (перерасход) денег.

На лицевой стороне  отчета предусмотрена таблица для  отражения бухгалтерских записей, которые связаны с расходованием  подотчетных сумм.

На оборотной стороне  авансового отчета в специальной таблице приводится перечень документов, которые подтверждают расходы работника. Еще здесь указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблицы записывают и номера счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.

Авансовый отчет может  составляться и в иностранной  валюте. Например, когда сотрудник  вернулся из зарубежной командировки и отчитывается за свои расходы. В  таких случаях выданные под отчет  и израсходованные суммы заносят в авансовый отчет в специальные графы. Они заполняются только в том случае, если аванс выдается сотруднику в иностранной валюте.

Работник организации  может получить деньги под отчет, только если на это есть распоряжение руководителя. Полученные деньги он вправе израсходовать только на те цели, на которые они ему выданы. Работник заполняет авансовый отчет в течение трех дней начиная с даты, до которой выданы деньги, или со дня возвращения из командировки.

К авансовому отчету работник прикладывает документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин и т. д.). Эти документы нумеруются в той же последовательности, в какой они указаны в авансовом отчете.

Если после того, как работник произвел все необходимые расходы, у него остались деньги, он должен их вернуть в кассу предприятия. При этом в авансовом отчете он должен указать сумму остатка. А если работник израсходовал денег больше, чем ему выдали, в авансовом отчете он записывает сумму перерасхода.

Заполненный авансовый  отчет сдается в бухгалтерию, где проверяют, правильно ли он составлен, все ли оправдательные документы  к нему приложены, нет ли в нем  арифметических ошибок. Авансовый отчет  утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия  списывает подотчетные суммы. Заполненный  и утвержденный авансовый отчет  вместе с приложенными к нему документами  переплетается и сдается в  текущий архив организации. В этом архиве он хранится пять лет [34, c. 11-14].

1.2.2. Особенности учета командировок работников (за границу и внутри страны)

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.