Учет расчетов с подотчетными лицами (на примере ЗАО «Узловский хлебокомбинат»)

Пример 3

Рассмотрим теперь, как составляется смета расходов на служебную командировку бухгалтером предприятия.

Смета расходов на служебную командировку

 

ЗАО «Узловский хлебокомбинат»

Смета командировочных расходов на одного человека

Место командировки - г. Архангельск.

Срок командировки - 3 дня.

Вид транспорта - самолет.

1. Суточные - 3 дн.*100 руб. = 300 руб.

2. Стоимость перелета г. Тула - г. Архангельск - г. Тула: 3500 руб.*2 = 7000 руб.

3. Стоимость проживания в течение двух дней - 600 руб.*2 дн. = 1200 руб.

Итого: 8500 руб.

 

31.07.2005 Отчет составил     Бадаква А.Н.

(подпись)

2.3. Документальное оформление операций по учету с подотчетными лицами

Рассмотрим порядок  документального оформления операций по расчетам с подотчетными лицами.

На предприятии применяются  только типовые формы первичной  документации.

В случае необходимости  получения денежных средств работник, желающий получить наличные деньги под отчет, оформляет заявление в одном экземпляре. Подписывает заявление генеральный директор или руководитель структурного подразделения. Типовой бланк для заявления не предусмотрен, поэтому на предприятии оно заполняется в произвольной форме.

При выдаче денег из кассы  составляют расходный кассовый ордер (форма № КО-2).Заявление хранят вместе с расходным ордером, по которому были выданы деньги.

Образец заявления представлен  в приложении №2.

Сотрудник, получивший подотчетную  сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (форма № АО-1 утверждения Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).

Рассмотрим порядок  заполнения авансового отчета (см. приложение 3).

Сначала авансовый отчет  составляет подотчетное лицо.

На лицевой стороне  формы авансового отчета в строке "Наименование организации" указывается полное наименование организации – ЗАО «Узловский хлебокомбинат».

В графе «Дата» указывается дата заполнения работником авансового отчета – 14.09.2005.

В строке «Структурное подразделение» указывается наименование структурного подразделения организации, в котором работает подотчетное лицо – служба делопроизводства.

В строке «Подотчетное лицо» указываются фамилия и инициалы работника, составляющего авансовый отчет – Васильев О.Ю.

В графе «Табельный номер» указывается табельный номер подотчетного лица - 211.

В строке «Профессия (должность)» указывается наименование должности или профессии работника, заполняющего авансовый отчет - завхоз.

В строке «Назначение аванса» указывается целевое назначение денежных средств, выданных работнику под отчет – покупка канцелярских принадлежностей.

Далее в авансовом  отчете следует таблица, в которой  работник заполняет графы «Наименование показателя» и «Сумма, руб. коп.» – 2450 руб. 00 коп.

По строке «Предыдущий аванс» в графе «Сумма, руб. коп.» указывается сумма остатка ранее выданного аванса или сумма перерасхода по выданному ранее авансу. В нашем примере - не заполняется.

В графе «Наименование показателя» в строках «Получен аванс 1. из кассы», «2.» указываются источники получения денежных средств под отчет.

В графе «Сумма, руб. коп.» соответственно по каждой строке указывается сумма полученного аванса.

Строка 1а заполняется лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации (например, на командировочные расходы при направлении работника в загранкомандировку).

В нашем примере заполняется  только первая строка: в графе «Наименование показателя» - Получен аванс 1. из кассы – 2450-00.

По строке «Итого получено» в графе «Сумма, руб. коп.» указывается общая сумма полученных авансов - 2450-00.

После этого подотчетное  лицо заполняет оборотную сторону формы № АО-1.

На оборотной стороне  формы работник записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6 таблицы).

Графа 6 заполняется лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации. В нашем примере она не заполняется.

Документы, приложенные  к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В нашем примере работник для подтверждения произведенных  им расходов на приобретение канцелярских принадлежностей в размере 2208 руб. 90 коп. представил в бухгалтерию два товарных чека и два чека ККМ.

В такой ситуации не совсем понятно, как записать товарный чек и чек ККМ, учитывая то, что оба документа подтверждают одни и те же расходы (приобретение канцелярских принадлежностей). Записывать их в одной строке под одним порядковым номером неверно, так как это два разных документа с разными номерами. Если записать товарный чек и чек ККМ в разных строках под разными порядковыми номерами и напротив каждого документа, как требуется, указать сумму расхода, то в строке «Итого», значение которой по каждой графе рассчитывается суммированием данных по этой графе, в графе 5 получится удвоенная сумма расхода.

Поскольку в нормативных документах не содержится никаких разъяснений по данному вопросу и одновременно в них сказано, что работник должен записать на оборотной стороне авансового отчета перечень подтверждающих документов (в том числе это и чеки ККМ, и товарные чеки), каждый из которых нумеруется в порядке записи в отчете, то эта операция отражается следующим образом.

Товарный чек и чек ККМ записывается в двух строках под разными порядковыми номерами, а сумма расхода указать только напротив одного из чеков.

По строке «Итого» в графе 5 указывается сумма всех произведенных расходов – 2208-90.

Эта сумма затем записывается по строке «Израсходовано» в графе «Сумма, руб. коп.» таблицы на лицевой стороне формы.

Далее в этой таблице  в графе «Сумма, руб. коп.» указывается остаток, если работник, как в нашем примере, израсходовал не все деньги, выданные ему под отчет, или перерасход аванса, если работник израсходовал больше, чем ему выдали. Если работник израсходовал ровно столько денежных средств, сколько получил под отчет, то строки «Остаток» и «Перерасход» не заполняются.

В нашем примере по строке «Остаток» в графе «Сумма, руб. коп.» указывается – 241-10.

После таблицы в строке «Приложение документов на листах» на лицевой стороне авансового отчета указывается количество приложенных к отчету документов, подтверждающих произведенные подотчетным лицом расходы, перечисленных в таблице на оборотной стороне формы, а также общее количество листов в этих документах.

В нашем примере - Приложение 4 документов на 4 листах. На оборотной стороне авансового отчета работник подписывает составленный им отчет.

В нашем случае - Подотчетное лицо подпись Васильев О.Ю.

Заполненный таким образом  авансовый отчет вместе с прилагаемыми к нему подтверждающими документами (товарными и кассовыми чеками) сдается подотчетным лицом в бухгалтерию для его проверки и дальнейшего оформления работниками бухгалтерии.

В бухгалтерии при  сдаче работником авансового отчета бухгалтер указывает на лицевой стороне отчета в графе «Номер» номер этого документа (34) и внизу лицевой стороны формы оформляет расписку, которая затем отрывается от бланка отчета и отдается работнику в подтверждение того, что авансовый отчет с прилагаемыми к нему документами у него принят к проверке.

В расписке указываются  фамилия и инициалы подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, произведенных работником, а также количество прилагаемых  к отчету документов, подтверждающих произведенные расходы, и листов в них. Бухгалтер подписывает расписку (с расшифровкой подписи) и указывает дату принятия отчета.

На лицевой стороне  формы напротив наименования организации  указывается ее код по ОКПО.

В графе «Код» напротив структурного подразделения указывается код этого подразделения, разработанный в организации. В ЗАО «Узловский хлебокомбинат» система кодирования не предусмотрена, поэтому данная графа не заполняется.

Затем в бухгалтерии  проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.

После проверки бухгалтер  делает на лицевой стороне авансового отчета отметку в разделе «Отчет проверен». В этом разделе указывается прописью и цифрами сумма, подлежащая утверждению, - сумма целесообразно произведенных и документально подтвержденных расходов (в нашем случае - 2208 руб. 90 коп.).

Бухгалтер, проверивший  отчет, а также главный бухгалтер  расписываются с расшифровкой подписи.

Проверенный авансовый  отчет утверждается генеральным директором или руководителем подразделения.

Лицо, утверждающее отчет (в нашем случае заместитель генерального директора по контролю), проверяет целевое расходование аванса и на лицевой стороне формы указывает сумму, которую оно утверждает, свою должность, расписывается с расшифровкой подписи и ставит дату утверждения.

Утвержденный авансовый  отчет передается обратно в бухгалтерию  для дооформления и принятия к  учету.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

На оборотной стороне  формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти  суммы (графа 9). При этом графа 8 заполняется лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации. В нашем примере она не заполняется.

В графе 7 напротив каждой суммы расхода по отчету (графа 5) указывается сумма этого расхода, принятая к учету, а по строке «Итого» - общая сумма расходов, принятая к учету – 2208-90.

В графе 9 напротив каждой суммы расхода указывается дебет  счета (субсчета), на котором она учитывается. Если сумма расхода учитывается более чем на одном счете (субсчете) (например, выделяется НДС), то эти счета (субсчета) в графе 9 в соответствующей строке можно перечислить через запятую.

В нашем примере приобретенные  канцелярские принадлежности на сумму 2208 руб. 90 коп. приходуются по дебету счета 10 «Материалы» (субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»).

В таблице на лицевой  стороне формы авансового отчета заполняются графы «Бухгалтерская запись». В них записывается отражение в учете произведенных расходов и суммы этих расходов. При этом в графе «дебет, счет, субсчет» в каждой строке указывается счет (субсчет) из графы 9 таблицы на оборотной стороне авансового отчета, в графах «дебет, сумма, руб. коп.» и «кредит, сумма, руб. коп.» -соответствующая сумма расхода, принятая к учету.

Остаток неиспользованного  аванса сдается подотчетным лицом  в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если по авансовому отчету выявлен перерасход, то он выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Об этом на лицевой стороне авансового отчета делается соответствующая отметка.

Если вносится остаток - зачеркиваются слова «Перерасход выдан», если выдается перерасход - соответственно слова «Остаток внесен».

Кроме того, указывается  сумма внесенного в кассу остатка (выданного из кассы перерасхода), номер и дата приходного (или расходного) кассового ордера, а бухгалтер (кассир) расписывается с расшифровкой подписи и ставит дату. Если же работник израсходовал ровно сумму полученного аванса, то данный раздел авансового отчета не заполняется.

В нашем примере работник в тот же день - 14 сентября 2005 г. внес остаток аванса в размере 241 руб. 10 коп. в кассу организации.

2.4. Автоматизация расчетов с  подотчетными лицами на предприятии

В ЗАО «Узловский хлебокомбинат» работа всех участков построена с использованием локальной вычислительной сети. Имеется один сервер Pentium III – Xeon 1.7Gh (2-х процессорный), RAM(ОЗУ) 1Gb, 2 HDD(жесткий диск) SCISI – 40 Gb, LAN(сетевая карта) 100Mb, операционная система Windows2000-Server.

Сеть строится на основании применения витой пары по технологии «звезда». Это означает, что проводником сигналов будет выступать восьмижильный кабель, именуемый «витая пара». Кабель одним концом будет подсоединён к сетевому адаптеру компьютера, а другим - к сетевому концентратору, который будет перенаправлять идущие сигналы. Графически, эта схема представляет собой звезду: в середине - сетевой концентратор, а от него отходят провода к рабочим станциям и серверу.

Сеть в первую очередь характеризуется скоростью прохождения сигналов. Витая пара предусматривает два основных стандарта: 10 Мбит/сек и 100 Мбит/сек.

Сетевой кабель (витая пара) имеет два очень важных параметра:

1. Категория. Кабелю, разработанному для работы на предельной скорости 10 Мбит/сек., присваивается 3-я категория. Кабелю, разработанному для работы на предельной скорости 100 Мбит/сек., присваивается 5-я категория, именно такой кабель используется на рассматриваемом предприятии.
2. Многожильность. Кабель состоит из восьми тонких проводников. В свою очередь эти проводники могут состоят из одной жилы или нескольких. Первый тип кабеля используется при прокладке «магистральных» участков, соединяющих сетевой концентратор и розетку, находящуюся у рабочего места. Второй тип кабеля предназначен, для соединения небольшого участка от розетки до сетевого адаптера компьютера.