Учет расчетов с подотчетными лицами (на примере ЗАО «Узловский хлебокомбинат»)

Наглядно структура товарной продукции  представлена на рисунке 1.5.

Рис.1.5. Структура  товарной продукции ЗАО «Узловский хлебокомбинат»

Глава 2. Особенности организации учета расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Узловский хлебокомбинат»

2.1. Организация бухгалтерского учета на предприятии

Первым этапом анализа  организации бухгалтерского учета  на предприятии является анализ организационной  структуры бухгалтерии.

Организационная структура бухгалтерии  представлена на рисунке 2.1.

Рис.2.1. Организационная структура бухгалтерии ЗАО «Узловский хлебокомбинат»

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» к главному бухгалтеру организации предъявляют следующие требования:

1. Главный бухгалтер обеспечивает организацию бухгалтерского учета, контроль за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, правильным отражением хозяйственных операций и их соответствием законодательству.
2. Главный бухгалтер обеспечивает контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых хозяйственных операций, предоставление оперативной информации, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности, осуществление (совместно с другими подразделениями и службами) экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов.
3. Главный бухгалтер подписывает совместно с руководителем организации документы, служащие основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных, кредитных и денежных обязательств. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и к исполнению не принимаются. Право подписи может быть предоставлено лицам, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя организации.

Назначение главного бухгалтера организации сопровождается проверкой состояния бухгалтерского учета и отчетности. Назначение и  освобождение главного бухгалтера осуществляется исключительно руководителем предприятия.

Главному бухгалтеру непосредственно подчиняется заместитель  по финансовой работе, в обязанности  которого входит:

1. Получение наличных денежных средств по чеку в банке.
2. Подготовка платежных поручений и отправка их в банки по системе «банк-клиент» до 13.00 на основании плана по расходу денежных средств.
3. Обмен корреспонденцией с банками: предоставление в банки информации, предусмотренной законодательством (кассовые планы, заявления на утверждение лимита остатка наличных средств в кассе, подтверждение остатков на расчетных счетах и т.п.); получение необходимых предприятию справок, писем, подтверждений.
4. Получение выписок из банков дважды в неделю, каждый понедельник и четверг, а также 01 числа каждого месяца.
5. Ежедневное предоставление информации о поступлении и перечислении денежных средств поставщикам.

Заместителю главного бухгалтера по финансовой работе подчиняются бухгалтер по налогам и налоговому учету и бухгалтер по учету основных средств предприятия.

В обязанности бухгалтера по налогам  и налоговому учету входит:

1. Расчет налогов уплачиваемых предприятием.
2. Ведение синтетического и аналитического учета по начислению и отчислению налоговых платежей.
3. Составление налоговой отчетности и своевременное предоставление ее в органы налоговой инспекции.

В обязанности бухгалтера по учету основных средств предприятия  входит:

1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета в соответствии с Положением ПБУ 6/01 (оценка основных средств, амортизация основных средств, восстановление основных средств, выбытие основных средств, а также отражение в бухгалтерской отчетности).
2. Осуществляет прием и контроль первичной документации на данном участке бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.
3. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции по учету основных фондов.
4. Производит начисление налогов возникающих на данном участке.
5. Подготавливает данные по соответствующему участку бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

В обязанности бухгалтера-кассира  входит:

1. Прием наличных денежных средств в кассу предприятия: от покупателей по оплаченным накладным; выручка от розничной торговли; возврат неиспользованных подотчетных сумм.
2. Выдача наличных денежных средств подотчетным лицам на основании служебных записок.
3. Контроль за соблюдением лимита остатка денежных средств в кассе.
4. Сдача наличной выручки в банк.
5. Ежедневное ведение кассовой книги и оформление первичных кассовых документов.
6. Ведение и учет расходов с подотчетными лицами предприятия, проверка, оформление авансовых отчетов подотчетных лиц.

В функциональные обязанности бухгалтер по расчету зарплаты входит:

1. Осуществление приема, анализа и контроля табелей учета рабочего времени и подготавливает их к счетной обработке;
2. Прием и контроль правильности оформления листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов.
3. Начисление заработных плат работникам предприятия, осуществление контроля за расходованием фонда оплаты труда.
4. Осуществление регистрации бухгалтерских проводок и их разноска по счету «№ 71».
5. Начисление и перечисление страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, заработных плат рабочих и служащих, других выплат и платежей.
6. Подготовка периодической отчетности по ЕСН в установленные сроки, контроль за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

Бухгалтер по учету материальных ценностей обязан:

1. Ведет учет и отчетность по приходу и расходу материалов.
2. Ведет учет и отчетность по выходу и реализации готовой продукции.
3. Выдает доверенности.
4. Принимает и обрабатывает путевые листы.
5. Производит контрольные проверки материалов.
6. Выписывает товарно-транспортные накладные и выводимые материальные ценности со склада материалов.

В функциональные обязанности бухгалтер по учету готовой продукции входит:

1. Синтетический и аналитически учет готовой продукции;
2. Расчет нормативной и фактической себестоимости;
3. Расчет и учет расходов на продажу.

Особенности организации  бухгалтерского учета представлены в учетной политике предприятия. Учетная политика составлена в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ, Налогового кодекса РФ, Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденного приказом МФ РФ от 09.12.98 г. № 60н.

Учетной политикой регламентируется порядок учета основных средств предприятия, материально-производственных запасов, учет расчетов, порядок образования и распределения прибыли, сроки и порядок выдачи заработной платы и проведения инвентаризации.

Приказом руководителя предприятия назначена постоянно  действующая ревизионная комиссия, членами которой являются:

1. руководитель предприятия;
2. главный бухгалтер;
3. инженерно-технический работник.

Обязанности за организацию  и проведение контрольных процедур возложены на главного бухгалтера.

План инвентаризации имущества предприятия:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
• инвентаризацию основных средств проводить один раз в год до 1 ноября;
• инвентаризацию библиотечных фондов проводить один раз в пять лет;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

На предприятии автоматизированная форма учету (см. рисунок 2.2).

Рис.2.2. Схема автоматизированной формы учета

В автоматизированной форме  главным звеном является алгоритм обработки  исходных данных, получения промежуточной  информации, составления баланса  и отчетности, а также анализа  экономической деятельности. Автоматизированная форма имеет целый ряд преимуществ перед остальными, так как обеспечивает высокую скорость, высокую надежность и всеобъемлющий сервис.

Для учета на предприятии  была выбрана программа фирмы 1С. Были выбраны две конфигурации: «1С:Бухгалтерия 7.7» и «1С:Зарплата и Кадры 7.7». Программы позволяют работать всем бухгалтерам в сетевом режиме без ограничения числа пользователей, вести учет на всех участках бухгалтерского учета, а также программистами были дописаны вышеуказанные конфигурации, позволяющие расширить возможности программы для ведения учета в производстве, складах, экспедиции (отгрузке товара), внесены изменения в конфигурации под специфику организации.

2.2. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет  суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Рассмотрим порядок  учета выданных подотчет сумм на конкретных примерах.

Пример 1

Завхоз Ткаченко Б.Я. получил  под отчет из кассы предприятия 3100 руб. по расходному ордеру от 10 января 2005 г. № 17. Деньги ему выдали на покупку бумаги для ксерокса. 13 января 2003 года он купил 25 пачек бумаги в магазине ООО «Ликос» по цене 124 руб. за одну пачку, в том числе НДС - 19 руб. В магазине Ткаченко Б.Я. получил товарную накладную, корешок от приходного кассового ордера, а также счет-фактуру.

Завхоз 14 января 2004 года составил авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы, выданные магазином ООО «Ликос», - товарную накладную № 125-15 от 13 января 2005 года и корешок от приходного ордера. Потом он передал авансовый отчет бухгалтеру Зайченко О.Ю., который указал в авансовом отчете корреспонденцию счетов, а также поставил свою подпись.

При этом были сформированы следующие проводки, отражающие расходы на покупку бумаги:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетным лицами» - 2625 руб. (25 пачек * (124 руб. - 19 руб.) - оприходована бумага для ксерокса;

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость» Кредит 71 - 475 руб. (25 пачек * 475 руб.) - отражен уплаченный НДС.

Отчет Ткаченко Б.Я. зарегистрирован  за номером 42. В тот же день отчет подписали главный бухгалтер предприятия и заместитель генерального директора. Оприходовав купленную бумагу, бухгалтер предприятия сделал проводку:

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 «Налог на добавленную стоимость» - 475 руб. - предъявлен к возмещению из бюджета НДС.

Пример 2

Согласно приказу руководителя предприятия от 15.05.2005г. работнику выписано командировочное удостоверение. Срок командировки - 3 дня, из них один день занимает дорога. В ЗАО «Узловский хлебокомбинат» действует распоряжение руководителя, в котором установлено, что за сутки пребывания в командировке выплачивается 100 руб. Расходы по проезду до места командировки и обратно составляют 620 руб. Предполагаемые расходы по найму жилья определены в размере 600 руб. за сутки. На основании составленного в бухгалтерии расчета экспедитору Овсянникову О.В. под отчет выдано 2120 руб. (100 руб.*3 дн. + 620 руб. + 600 руб.*2 сут.). При этом был выписан расходный кассовый ордер.

Учетные записи при выдаче денежных средств подотчет:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» - 2120 руб. – выданы наличные деньги подотчет на командировочные расходы.

Вернувшись из командировки экспедитором был предоставлен авансовый  отчет с наличием оправдательных документов на общую сумму 2008 руб.

При этом были сделаны  следующие бухгалтерские записи:

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 2008 руб. отражены расходы по утвержденному авансовому отчету Овсянникова О.В.

Часть оставшейся суммы 112 руб. Овсянников О.В. не сдал в установленный  срок. Поэтому бухгалтером предприятия  были удержаны денежные средства из заработной платы работника. При этом были сделаны следующие бухгалтерские записи:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетным лицами» - 112 руб. - отражены невозвращенные неиспользованные подотчетные суммы;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - 112 руб. - удержана из заработной платы невозвращенная сумма.