Учет расчетов с подотчетными лицами (на примере ЗАО «Узловский хлебокомбинат»)

 

1.2.3. Бухгалтерский учет расходов на хозяйственные нужды и представительские расходы

Под расходами на хозяйственные  нужды обычно понимаются затраты  по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Руководитель организации  должен утвердить своим приказом список работников, которым могут  выдаваться денежные средства под отчет.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен.

Такой срок также может (но не обязательно) установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения этого срока.

Оплачивая расходы, подотчетное  лицо действует от имени организации.

Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (60 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом). Если работник нарушит лимит расчетов, фирма может быть оштрафована.

При покупке ценностей в розничной  торговле работник должен представить  в бухгалтерию товарный чек или  накладную и чек контрольно-кассовой машины.

Налоговый вычет по НДС предоставляется  только при наличии счета-фактуры  поставщика товаров (работ, услуг) [28, c. 214-216].

Охарактеризуем теперь порядок  учета представительских расходов.

Представительскими считаются  расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских  расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в статье 264 НК РФ.

Необходимо обратить внимание на следующий факт: затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами для целей налогообложения не являются.

Для контроля за затратами по приему делегаций рекомендуем установить предельные размеры (нормативы) отдельных  видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных  за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств  на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме № АО-1.

К авансовому отчету прилагаются все  первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.д.).

Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль  только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации  на оплату труда (ст.264 НК РФ).

Перечень этих затрат приведен в  статье 255 НК РФ.

Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает. Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету.

Рассмотрим на практическом примере  порядок учета представительских  расходов.

В марте 2005 года ЗАО «Узловский хлебокомбинат» принимало делегацию, прибывшую на переговоры для заключения договоров о продаже готовой продукции. Для обеспечения приема делегации были оплачены расходы на проведение завтраков, обедов и ужинов на сумму 12 600 руб., в том числе НДС - 2100 руб.

Для оплаты представительских расходов работнику предприятия экспедитору Завьялову Александру Семеновичу был выдан аванс в сумме 15 000 руб.

При выдаче денежных средств под  отчет бухгалтером предприятия были сделаны следующие записью:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50-1 «Касса» субсчет «Касса организации» - 15 000 руб. - выданы наличные денежные средства для оплаты представительских расходов.

Расходы хлебокомбината на оплату труда работников в I квартале 2005 года составили 180 000 руб.

Сумма представительских расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, составляет:

180 000 руб.*4% = 7 200 руб.

Сумма НДС, которая подлежит налоговому вычету, составит:

7 200 руб.*20% : 120% = 1 200 руб.

При отражении представительских  расходов бухгалтером предприятия были сделаны следующие записи:

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 2 100 руб. - учтена сумма НДС по представительским расходам (на основании счета-фактуры ресторана);

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» - 1 200 руб. - произведен налоговый вычет НДС по представительским расходам (в пределах норм);

Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 10 500 руб. (12 600 - 2100) - учтены представительские расходы;

Дебет 91-2 «Прочие доходы и расходы» Кредит 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» - 900 руб. (2100 - 1200) - списан НДС, не принимаемый к вычету;

Дебет 50-1 «Касса» субсчет «Касса организации» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 2400 руб. (15 000 - 12 600) - экспедитор Завьялов А.С. вернул в кассу неизрасходованные средства [34, c. 11-14].

1.3. Характеристика ЗАО «Узловский  хлебокомбинат»

Объектом практического исследования является закрытое акционерное общество «Узловский хлебокомбинат» (сокращенно ЗАО «Узловский хлебокомбинат»). Такая организационно-правовая форма предполагает размещение акций только среди его учредителей или иного, заранее определенного круга лиц. Такое общество не вправе проводить открытую подписку на выпускаемые им акции либо иным образом предлагать их для приобретения неограниченному кругу лиц.

Акционеры общества пользуются преимущественным правом приобретения акций, продаваемых другими акционерами этого общества, по цене предложения третьему лицу пропорционально количеству акций, принадлежащих каждому из них, если уставом общества.

Прибыль, остающаяся у предприятия после выплаты  дивидендов, налогов и иных платежей, поступает в полное распоряжение и используется обществом самостоятельно.

Высшим органом управления общества является общее собрание акционеров, в компетенцию которого входит:

1. внесение изменений и дополнений в Устав общества;
2. реорганизация общества;
3. ликвидация общества;
4. определение количественного состава Совета директоров;
5. утверждение годовых отчетов, бухгалтерских балансов, счета прибылей и убытков.

Основными видами хозяйственной деятельности акционерного общества являются:

• производство хлебобулочных изделий;
• производство кондитерских изделий;
• производство макаронных изделий;
• коммерческая, посредническая деятельность;
• создание и развитие сети фирменной торговли;
• осуществление операций с ценными бумагами;
• реконструкция производства, создание совместных предприятий.

Организационная структура  предприятия представлена на рисунке 1.2.

Рис.1.2. Организационная структура ЗАО «Узловский хлебокомбинат»

Анализируя действующую  организационно-функциональную структуру  исследуемого предприятия, следует  отметить: во главе его организационной  структуры, как и каждого предприятия, отдельным звеном выделен руководитель – Генеральный директор, связующий и контролирующий всю функциональную деятельность предприятия и всех процессов связанных с ней.

Распределение обязанностей по вопросам всего производственно-технологического цикла контролирует Директор по производству, таким образом, полностью охватывая управление процессом производства.

Технический директор контролирует ремонт оборудования, модернизацию производства, строительство объектов, их использования и эксплуатации в процессе производства. Также в его ведении находиться машинотракторный парк предприятия.

Функции главного бухгалтера будут подробно рассмотрены при  характеристике организационной структуры  бухгалтерии.

Заместитель Генерального Директора по контролю осуществляет руководство делопроизводством.

Заместитель Генерального Директора по кадрам занимается вопросами кадровой политики, в его подчинении находиться служба по кадрам и пропускному режиму в функции которой входит: набор персонала, проведение аттестаций, организация курсов повышения квалификации, определение потребности в персонале и др.

Для экономической характеристики предприятия рассмотрим основные финансовые показатели его деятельности представленные в таблице 1.4.

Таблица 1.4

Финансовые  результаты деятельности ЗАО «Узловский хлебокомбинат», тыс. руб.

Показатели	2002	2003	2004	Изменение, тыс. руб.	Темп роста, %
Выручка от реализации услуг (без НДС)	20328	29272	28939	8611	142,36
Себестоимость продукции	15869	22455	22302	6433	140,54
Валовая прибыль	4459	6817	6637	2178	148,85
Прибыль до налогообложения	4190	6492	6710	2520	160,14
Чистая прибыль	3166	5206	5299	2133	167,37

 

Данные таблицы позволяют  сделать вывод о достаточно успешном развитии предприятия. За рассматриваемый  период рост выручки составил 42,36%. Однако необходимо отметить снижение данного показателя в 2004 году по сравнению с 2003 годом. Динамика выручки от реализации наглядно представлена на рисунке 1.3.

Темп роста себестоимости  не такой высокий, он составил 40,58%, что  говорит о повышении эффективности  функционирования предприятия. Это подтверждает рассчитанный показатель темпа роста валовой прибыли, он составил 148,85%, т.е. валовая прибыль выросла на 48,85% или практически в 1,5 раза.

Рис.1.3. Динамика выручки от реализации ЗАО «Узловский хлебокомбинат»

Темп роста прибыли  до налогообложения и чистой прибыли еще выше, что обусловлено положительным финансовым результатом по операционной и внереализационной деятельности предприятия. Динамика чистой прибыли представлена на рисунке 1.4.

Рис.1.4. Динамика чистой прибыли ЗАО «Узловский хлебокомбинат»

Охарактеризуем структуру  товарной продукции предприятия  для более детальной характеристики его деятельности.

Таблица 1.5

Структура товарной продукции ЗАО «Узловский хлебокомбинат»

Вид деятельности	Абсолютное значение, тыс. руб.			Структура, %
	2002	2003	2004	2002	2003	2004
Производство хлебобулочных изделий	13089	15562	15273	64,39	53,16	52,78
Производство кондитерских изделий	5113	5309	5142	25,15	18,14	17,77
Производство макаронных изделий	2126	8401	8524	10,46	28,70	29,46
Итого	20328	29272	28939	100	100	100

 

Характеризуя товарную продукцию предприятия необходимо отметить, что основную часть выручки  предприятие получает от реализации хлебобулочных изделий. Однако ситуация постепенно меняется. Так если в 2002 году доля выпуска хлебобулочных изделий составляла 64,39%, то в 2004 она составила 52,78%, что обусловлено ростом выручки от реализации макаронных изделий. Особенно заметный рост удельного веса данной продукции произошел в 2003 году (с 10,45% до 28,7%) и в 2004 году он остался на таком же высоком уровне.