Учет расчетов с подотчетными лицами (на примере ЗАО «Узловский хлебокомбинат»)

Содержание:

Введение

В новых условиях у предприятия возрастает необходимость активнее использовать данные бухгалтерского учета, с целью организации контроля и совершенствования своей деятельности. Учет является важнейшим средством систематического контроля за сохранность всех средств хозяйства за правильным их использованием и выявлением дополнительных резервов снижения себестоимости продукции.

Бухгалтерский учет - важный элемент финансово-экономических  отношений в человеческом обществе, выступающий в сфере действия коммерческого предприятия, как:

1. звено управления, осуществляющее взаимную связь между руководством предприятия и его трудовым коллективом;
2. специальный финансовый язык, с помощью которого отображаются сущность и своеобразие хозяйственной деятельности.

В целом, бухгалтерский  учет выполняет функции особой информационно-технической системы, обеспечивающей непрерывность и устойчивость работы коммерческого предприятия, а также предсказуемость ее финансового результата. С этой точки зрения его нельзя заменить никаким другим равнозначным экономическим элементом или однотипной финансовой структурой.

В данной работе мы рассмотрим особенности учета расчетов с  подотчетными лицами.

В процессе своей финансово-хозяйственной  деятельности предприятия и организации  часто производят расчеты наличными  деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет.

Прежде всего, наличные денежные средства используются для  оплаты командировочных расходов. А именно: для покупки билетов, оплаты проживания и др. Работникам, которые направляются в служебные командировки, выдаются также суточные - деньги на питание. Кроме того, работникам могут понадобиться наличные средства для покупки канцелярских товаров и других материальных ценностей, для оплаты хозяйственно-операционных расходов, выполненных работ, оказанных услуг.

Необходимо отметить, что учет подотчетных сумм является достаточно емким участком учета. Через подотчетные лица проходят значительные суммы наличных денежных средств, поэтому задачами бухгалтерского учета в данном случае является не только контроль за своевременным и правильным отражением операций на счетах бухгалтерского учета, но и контроль за обоснованностью использования и сохранностью подотчетных сумм. Также немаловажным моментом является вопрос налогообложения сумм израсходованных подотчетными лицами. В некоторых случаях, связанных с командировками возникает необходимость налогообложения сумм израсходованных сверх установленных норм. Неверное исчисление налогов, может привести к штрафным санкциям со стороны налоговой инспекции. Все вышеперечисленное обусловило актуальность выбранной темы.

Цель данной работы –  изучить особенности ведения  расчетов с подотчетными лицами на примере реально существующего предприятия и предложить пути совершенствования учета и контроля по данному участку учета.

Из поставленной цели вытекаю следующие задачи:

1. Рассмотреть правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами;
2. Охарактеризовать теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами;
3. Дать экономическую характеристику предприятию, выбранному в качестве объекта практического исследования;
4. Рассмотреть организацию бухгалтерского учета и учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии;
5. Охарактеризовать систему контроля за учетом расчетов с подотчетными лицами;
6. Предложить пути совершенствования учета и контроля по данному участку учета.

Объектом практического  исследования является ЗАО «Узловский хлебокомбинат», основная деятельность которого, заключается в производстве хлебобулочных изделий.

Информационной базой  исследования послужили теоретические  и фактические материалы, содержащиеся в работах отечественных и зарубежных специалистов, нормативные документы Правительства РФ, а также данные предприятия ЗАО «Узловский хлебокомбинат».

Глава 1. Теоретические аспекты организации учета с подотчетными лицами

1.1. Правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

Свод правил бухгалтерского учета разработан на основе концепции  бухгалтерского учета в России и  представляет собой систему нормативных документов, которые в зависимости от назначения и статуса разделяются на следующие четыре уровня [11, c. 112]:

Рис.1.1. Система нормативного регулирования бухгалтерского учета

Основным актом первого уровня является Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ, который определяет правовые основы бухгалтерского учета, его содержание, принципы, организацию, основные направления бухгалтерской деятельности и составления отчетности, состав хозяйствующих субъектов, обязанных вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность.

К первому уровню системы  следует отнести также Гражданский  кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Постановление  Правительства Российской Федерации  «О Программе реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными учетными стандартами финансовой отчетности» от 06.03.98 г. № 283 и др.

Остановимся более подробно на законе о бухгалтерском учете.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» - первый законодательный акт, принятие которого с нетерпением ожидали специалисты в области бухгалтерского учета и налогообложения. В нем сведены воедино все основные правовые и методологические принципы организации и ведения бухгалтерского учета, сложившиеся в РФ на настоящий момент и содержащиеся во многих нормативных документах Минфина РФ.

Кроме того, с развитием  рыночных отношений и международного сотрудничества назрела необходимость  в закреплении концептуальных основ  организации и ведения бухгалтерского учета, порядка составления и  представления бухгалтерской отчетности на более высоком, законодательном уровне.

Указанный Закон имеет  большое значение для развития бухгалтерского учета в стране, поскольку:

1. повышает юридический статус норм бухгалтерского учета для коммерческих и некоммерческих организаций;
2. закрепляет обязанность юридических лиц вести бухгалтерский учет;
3. повышает статус норм бухгалтерского учета до уровня статуса норм другого законодательства.

Вместе с тем Закон  не вносит никаких кардинальных изменений  в сложившийся порядок организации  и ведения бухгалтерского учета на территории РФ, а лишь систематизирует наиболее устойчивые и уже продемонстрировавшие свою практическую применимость принципиальные моменты российского бухгалтерского учета [18, c. 24-25].

Сложившийся в настоящее  время фактически в системе нормативного регулирования бухгалтерского учета и закрепленный в проекте закона второй уровень документов представляет собой ПБУ - Положения по бухгалтерскому учету. Положения по бухгалтерскому учету создаются, как известно, согласно Программе реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 6 марта 1998 г. N 283.

Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ) устанавливают принципы и правила (критерии признания, оценки, группировки и т.д.) формирования информации об отдельных объектах бухучета (активах, обязательствах, операциях) и представления информации в бухгалтерской отчетности.

Отечественные ПБУ в  отличие от международных стандартов носят не рекомендательный, а обязательный характер. Большинством ПБУ предусмотрены различные варианты учета соответствующих объектов [22, c. 103-104].

Методические рекомендации и инструкции (3-й уровень) призваны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. Они разрабатываются Минфином РФ и различными ведомствами.

Примером данных нормативных  документов служит план счетов и инструкцию по его применению.

Последний уровень регулирования  бухгалтерского учета представлен  рабочими документами самого предприятия.

Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основные рабочие документы организации:

• документ по учетной политике предприятия;
• утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;
• графики документооборота;
• утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;
• утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.

Следует отметить, что  многие организации ограничиваются разработкой приказа по учетной  политике. Остальные рабочие документы или отсутствуют (графики документооборота, формы внутренней отчетности), или не утверждены руководителем (формы первичных учетных документов, План счетов). Подобные организации грубо нарушают порядок ведения бухгалтерского учета, установленный Законом «О бухгалтерском учете» и другими нормативными документами [28, c. 35].

Охарактеризуем теперь нормативные документы, непосредственно  регламентирующие порядок учета  расчетов с подотчетными лицами.

Все организации независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В кассе предприятия можно иметь наличные деньги только в пределах лимитов, которые установлены обслуживающим банком. А расходовать эти средства можно только на цели, установленные в Порядке ведения кассовых операций в РФ, утвержденном решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Рассмотрим, на какие расходы могут выдаваться наличные деньги под отчет.

Согласно пункту 11 этого  документа, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций. Размер подотчетных сумм, а также сроки, на которые они выдаются, определяет в своем приказе руководитель организации. Кроме того, в приказе должен быть установлен круг лиц, имеющих право получать наличные деньги под отчет.

Следует иметь в виду, что наличные выдаются работнику  под отчет при условии, что  он отчитался по ранее выданным суммам. Работник не имеет права передавать полученные под отчет средства другим лицам. Для того чтобы выдать эти деньги другому работнику, их сначала нужно внести в кассу предприятия.

Если на предприятии  временно отсутствует касса, то кассирам разрешено выдавать чеки на получение  наличных денег непосредственно  из кассы банка. Однако делать это  можно только по согласованию с банком.

Предприятие может выдать подотчетному лицу любую сумму, но каждый отдельный платеж, совершенный работником со сторонней организацией от имени  предприятия (по доверенности), не должен превышать установленного предельного  размера расчетов. Такое же требование действует, когда подотчетное лицо осуществляет сделки без доверенности, но в интересах своего предприятия, которое впоследствии одобряет его действия, принимая его отчет об израсходованных суммах (ст.982 ГК РФ).

Предельный размер расчета наличными деньгами по одному платежу установлен Указанием ЦБР от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке». Согласно этому указанию предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей.

При покупке проездных билетов и найме жилого помещения ситуация иная.

Во-первых, в соответствии с пунктом 2 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490, потребителем гостиничных услуг является гражданин, который заказывает и использует их исключительно для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности.

Во-вторых, статья 786 Гражданского кодекса РФ, определяющая договор  перевозки пассажира, устанавливает  стороной в договоре перевозки физическое лицо - пассажира. Аналогично статья 75 Устава автомобильного транспорта РСФСР, утвержденного постановлением Совмина РСФСР от 8 января 1969 г. № 12, устанавливает, что по договору перевозки пассажира автотранспортное предприятие обязуется перевезти пассажира в пункт назначения.

Таким образом, в этих случаях расчеты производятся не от имени предприятия, а от имени командированного работника. Поэтому установленный предельный размер расчетов наличными деньгами не применяется. Такое же мнение было высказано Минфином России в письме от 30 декабря 1997 г. № 04-03-11.

Иногда в ходе проверки некоторые налоговые инспекции, выявив факт выдачи денег в подотчет работникам из поступившей в кассу наличной выручки, расценивают это как нарушение наличного денежного обращения, то есть расходование наличных денежных средств непосредственно из кассы, минуя расчетный счет. Налагая штраф, они руководствуются пунктом 9 Указа Президента РФ от 18 августа 1996 г. № 1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения».