Учет расчетов с подотчетными лицами (на примере ЗАО «Узловский хлебокомбинат»)

В командировку может  быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор.

Поездка в другую местность  работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Если такому работнику  возмещаются расходы по той или  иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.

Не могут быть направлены в командировку беременные женщины  и работники младше 18 лет.

Некоторых работников можно  направить в командировку только с их письменного согласия (ст.259 ТК РФ).

Если период командировки включает выходные и праздничные  дни, то другие дни отдыха по возвращении  работника из командировки ему не предоставляются. Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата или предоставлен дополнительный день отдыха.

За рабочие дни в  командировке работнику выплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы [20, c. 11-12].

Рассмотрим порядок  оформления командировки работника.

Перед тем как направить  работника в командировку, необходимо оформить служебное задание по форме № Т-10а.

После возвращения из командировки работник на том же бланке служебного задания должен заполнить  раздел 11 «Краткий отчет о выполнении задания».

На основании служебного задания составляют приказ о направлении  работника в командировку по форме № Т-9 или Т-9а (если в командировку направляются несколько работников). Формы бланков утверждены постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26.

На основании приказа  о направлении работника в  командировку выписывается командировочное удостоверение. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия работника, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью той организации, куда работник был направлен.

Командировочные удостоверения  могут не оформлять:

• филиалы и представительства иностранных фирм;
• фирмы, которые направляют сотрудников в загранкомандировки (даты въезда в страну и выезда из нее в этом случае берут из загранпаспорта командированного).

Все командировочные  удостоверения регистрируют в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Командировочные удостоверения приехавших сотрудников других предприятий регистрируют в журнале учета работников, прибывающих в командировки.

Работник, вернувшийся  из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма № АО-1) и представить его в бухгалтерию. Если работник возвратился из заграничной командировки, авансовый отчет составляется не позднее 10 дней после возвращения (Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утвержденное Банком России 25 июня 1997 г. № 62) [13, c.8-10].

Бухгалтеру следует  проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Командированному работнику  оплачиваются:

• расходы по найму жилого помещения;
• расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• суточные;
• другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Аванс выдается в рублях. Однако если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, аванс  выдается в валюте страны, в которую  он направляется. Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета.

Покупать валюту для  оплаты командировочных расходов за наличные рубли в обменных пунктах  банков предприятиям запрещается.

Выдавая иностранную  валюту, работник банка должен выписать справку по форме № 0406007, которая является разрешением на вывоз валюты за рубеж.

После возвращения работника  из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу  организации [27].

Расходы по найму  жилого помещения. Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения. Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого  порядка предусмотрено для услуг  по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются.

Если руководитель организации  все-таки принял решение оплатить такие расходы, то их сумма облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Расходы на проживание, возмещаемые  командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п.12 ст.264 НК РФ).

Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, налогом  на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний не облагается.

Документально не подтвержденные расходы  налогооблагаемую прибыль фирмы  не уменьшают.

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого необходимо, чтобы расходы были произведены для осуществления деятельности, облагаемой НДС, и уменьшали налогооблагаемую прибыль фирмы.

Налоговый вычет производится на основании:

• счета-фактуры гостиницы;
• расчетных документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога (кассовый чек, бланк строгой отчетности и т.п.).

Расходы по проезду  к месту командировки и обратно. Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

1. стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);
2. оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
3. оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
4. стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
5. сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы, связанные с  проездом к месту командировки и  обратно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п.12 ст.264 НК РФ).

Сумма расходов по проезду  командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.

Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории России.

Кроме того, сумма НДС  должна быть выделена в проездном  документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

Суточные. Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Размер суточных, которые выплачиваются работникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя.

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.), на котором  работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного средства.

При отправлении транспортного  средства до 24.00 включительно днем отъезда  считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - следующие.

Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного  пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани).

Аналогичные правила применяются  для определения последнего дня  командировки [25, c. 7-11].

Нормирование  суточных для целей налогообложения. Размер суточных, которые фирма выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для бюджетных организаций.

В настоящее время этот размер составляет 100 рублей за день нахождения в командировке (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93). Этим же постановлением установлены нормы суточных при загранкомандировках.

Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается налогом на доходы физических лиц, ЕСН, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Если суточные выдаются сверх установленных  норм, то сумма превышения:

• не уменьшает налогооблагаемую прибыль;
• облагается налогом на доходы физических лиц;
• облагается взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Единый социальный налог  на суточные, выданные сверх норм, не начисляется. Связано это с тем, что суточные сверх норм налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают, а такие выплаты ЕСН не облагаются (п.3 ст.236 НК РФ).

Налогообложение командировочных расходов. Порядок налогообложения командировочных расходов обобщен в таблице 1.3 [20, c.13-14]:

Таблица 1.3

Налогообложение командировочных расходов

Виды расходов	Налог на доходы физических лиц	Единый социальный налог и взносы на обязательное пенсионное страхование	Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
Оплата проживания (на основании  документов подтверждающие расходы)	Не облагается	Не облагается	Не облагается
Оплата услуг в гостинице, непосредственно  не связанных с проживанием	Облагается	Облагается	Не облагается
Оплата проезда до места командировки и обратно	Не облагается	Не облагается	Не облагается
Расходы по проезду на аэродром или  вокзал в местах направления, назначения и пересадок (в том числе на такси)	Не облагается	Не облагается	Не облагается
Расходы на провоз багажа	Не облагается	Не облагается	Не облагается

 

 

Продолжение таблицы 1.3

Расходы по обмену одной валюты на другую или дорожного чека на наличную валюту	Не облагается	Не облагается	Не облагается
Суточные в пределах норм, утвержденных правительством Российской Федерации	Не облагается	Не облагается	Не облагается
Суточные сверх норм, утвержденных правительством Российской Федерации	Облагается	Не облагается	Облагается
Сборы за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы	Не облагается	Не облагается	Не облагается
Другие расходы производственного характера	Не облагается	Не облагается	Не облагается