Учет расчетов с подотчетными лицами, с разными дебиторами и кредиторами на предприятии

 

В конце месяца нужно списать  не все эти расходы, а только их часть, пропорциональную отгруженным  товарам. Для того, чтобы определить величину расходов, нужно проанализировать два счета: 41 «Товары» и 44.ТР «Расходы на продажу».

Организация выбирает один из указанных выше способов учета  ТЗР (включать ТЗР в стоимость  товаров либо отражать ТЗР в виде отдельной статьи расходов на счете 44), отражает свой выбор в приказе  по учетной политике и применяет  этот способ в течение всей своей  деятельности. Изменить способ учета  можно только с начала нового календарного года.

2. Расходы на доставку товаров покупателям:

• Если покупатель забирает товаром самовывозом, то расходы на доставку у предприятия-продавца при этом не возникают.

• Если доставку товара продавец осуществляет за свой счет, то расходы либо включаются в цену товара либо учитываются отдельной статьей расходов на продажу, которые потом в полной сумме списываются ежемесячно.
• Порядок отражения транспортных расходов, связанных с приобретением товаров, в бухгалтерском учете определен ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденным Приказом Минфина РФ от 09.06.2001 г. N 44н (в ред. от 25.10.2010 г.) (далее – ПБУ 5/01).
• Транспортные расходы могут быть отражены в учете двумя способами:

- либо формировать себестоимость  товаров,

- либо  включаться в состав расходов на продажу.

• Порядок учета транспортных расходов торговые организации должны утвердить в своей учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Учет транспортных затрат в обоих  случаях будет отличаться. В первом случае организация включит эти  затраты в себестоимость товаров, во втором случае либо включит в  цену товара, либо будет учитывать  отдельно в качестве расходов на продажу.

2.3 Учет расчетов с прочими дебиторами и кредиторами

Для учета различных расчетных  отношений с другими предприятиями, организациями, отдельными лицами используют активно-пассивный счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

К счету 76 могут быть открыты следующие субсчета:

1. «Расчеты по имущественному и личному страхованию»;
2. «Расчеты по претензиям»;
3. «Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам»;
4. «Расчеты по депонированным суммам» и др.

На субсчете 1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» отражают расчеты по страхованию  имущества и персонала организации, в котором организация выступает  страхователем.

Начисленные суммы страховых  платежей отражают по кредиту счета 76, субсчет 1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию», в корреспонденции  со счетами учета затрат на производство или других источников страховых  платежей (08, 23, 25, 26, 29 и др.).

Перечисленные суммы страховых  платежей страхователям списывают  с кредита счетов по учету денежных средств (51, 52, 55) в дебет счета 76-1.

Потери ТМЦ по страховым  случаям списывают с кредита  счетов 10, 43 и др. в дебет счета 76-1. По дебету счета 76-1 отражают сумму  страхового возмещения, причитающуюся  по договору страхования работнику  организации (кредитуют счет 73 «Расчеты с персоналом прочим операциям»).

На субсчете 2 «Расчеты по претензиям» счета 76 отражают расчеты  по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам транспортным и другим организациям, а также по предъявленным  и признанным (или присужденным) штрафам, пеням и неустойкам.

В дебет этого счета  списывают причиненный организации  ущерб по вине поставщиков материальных ресурсов, подрядчиков, учреждений банков и других организаций с кредита  следующих счетов:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на суммы несоответствия цен и тарифов, качества, арифметических ошибок и т. п. по уже оприходованным ценностям;
• 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства» и других счетов учета затрат - за брак и потери, возникшие по вине поставщиков и подрядчиков;
• учета денежных средств и кредитов банка (51, 52, 66, 67 и др.) - по суммам, ошибочно списанным со счетов! организации;
• 91 «Прочие доходы и расходы» - по штрафам, пеням, неустойкам, взыскиваемым с поставщиков, подрядчиков, покупателей, заказчиков, потребителей услуг за несоблюдение договорных обязательств.

Суммы удовлетворенных претензий  списывают с кредита счета 76-2 в дебет счетов учета денежных средств (51, 52 и др.). Суммы неудовлетворенных  претензий, как правило, списывают  с кредита счета 76-2 в дебет  тех счетов, с которых они были списаны на счет 76-2 (60, 10, 20, 23 и др.).

Уплаченные организацией разные штрафы, пени и неустойки  списывают с кредита счетов учета  денежных средств в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

На субсчете 3 «Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам» учитывают расчеты по причитающимся  организации дивидендам и другим доходам, в том числе по прибыли, убыткам и другим результатам  по договору простого товарищества.

Подлежащие получению  доходы отражают по дебету счета 76-3 и  кредиту счета 91 «Прочие доходы и  расходы». Полученные доходы записывают по дебету счетов учета активов (51, 52 и др.) и кредиту счета 76-3.

На субсчете 4 «Расчеты по депонированным суммам» счета 76 учитывают  расчеты с работниками организации  по невыплаченным установленный  срок суммам из-за неявки получателей.

Депонированные суммы  отражают по кредиту счета 76-4 и дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». При выплате депонированных сумм получателю кредитуют счета  учета денежных средств и дебетуют счет 76-4.

Аналитический учет по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» ведут по каждому  дебитору и кредитору. Сальдо по счету 76 определяют по оборотной ведомости  по аналитическим счетам счета 76.

Учет расчетов с разными  дебиторами и кредиторами в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которых составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 76 обособленно.

Учет расчетов с разными  дебиторами и кредиторами ведется  на счете 76 "Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами", на котором  учитываются расчеты с учебными заведениями, научными организациями, транспортными организациями; с работниками организации по депонированным суммам заработной платы, премий и других выплат; по удержанным из заработной платы суммам в пользу разных организаций и лиц по исполнительным документам и т.п. (Таблица 9).

Таблица 9 – Счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Увеличение дебиторской  и уменьшение кредиторской задолженности  организации	Корреспондирующий счет	Уменьшение дебиторской  и увеличение кредиторской задолженности  организации	Корреспондирующий счет
Сальдо — долг дебиторов на начало периода	—	Сальдо — долг кредиторам на начало периода	—
Начислена разная дебиторская задолженность	47, 48, 80	Получена разная дебиторская задолженность	51, 52
Перечислена разная кредиторская задолженность	51,52	Начислена разная кредиторская задолженность	08, 10, 12, 20, 23, 25,26, 43, 44, 88
Выдана из кассы депонированная заработная плата		Депонированная заработная плата	70
Сальдо —  долг дебиторов на конец периода	—	Сальдо — долг кредиторам на конец периода	—

 

 

 

 

Сальдо на счете 76 показывается в развернутом виде.

Начисление разной дебиторской  задолженности отражается следующей  бухгалтерской записью:

Дебет счета 76 Кредит счетов 47, 48, 80;

начисление разной кредиторской задолженности:

Дебет счетов 08, 10, 12, 25, 26, 43, 44, 88 и др. Кредит сч. 76.

Депонированная заработная плата переводится на счет 76 со счета 70 (дебет счета 70, кредит счета 76). Выдача депонированной зарплаты отражается по дебету счета 76 (дебет счета 76, кредит счета 50).

Удержания из заработной платы  в виде сумм по исполнительным листам; по товарам, купленным в кредит; взносов в различные организации; страховых платежей и т.п. отражаются по кредиту счета 76 (дебет счета 70, кредит счета 76).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ, С РАЗНЫМИ ДЕБИТОРАМИ  И КРЕДИТОРАМИ

Практика проверок показывает, что наибольшее количество замечаний  среди расчетов с дебиторами и  кредиторами вызывают расчеты с  подотчетными лицами. В большинстве  случаев авансовые отчеты подписываются  только бухгалтером, без утверждения  их руководителем предприятия. Повсеместны  случаи, когда к авансовым отчетам  прилагаются недействительные документы  в виде товарных чеков без отметок  или штампов, фискальные чеки, неустановленного образца, или чеки, не имеющие отношения  к операции, отражаемой в авансовом  отчете и т.п. В других случаях  к авансовым отчетам не прилагаются  квитанции приходных кассовых ордеров  или чеки при оплате стоимости  товарно-материальных ценностей подотчетным  лицом.

Особое внимание следует  обращать на расчеты с подотчетными лицами по денежным средствам, выдаваемым им на приобретение горюче-смазочных  материалов, запасных частей, ремонтных  материалов, осуществление ремонта. Как правило, эти суммы безо всяких оправдательных документов списываются  на расходы предприятия или расходы, согласно авансовым отчетам, многократно  превышающим потребность в производстве ремонтов или приобретении запасных частей. Иногда к авансовым отчетам  прилагаются квитанции, товарные чеки на ремонтные материалы или запчасти не соответствующие по своему назначению и характеру произведенных работ.

Часто работникам предприятия  выдаются денежные средства под отчет  на приобретение проездных билетов, т.е. возмещается стоимость проезда  на общественном транспорте. Предприятие  вправе компенсировать своим работникам такие расходы, но только за счет чистого  дохода с учетом требований налогового законодательства.

Необходимо обратить внимание на внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя предприятия контроль необходим в целях сохранности активов предприятия и обеспечение расходования их по целевому назначению. Система контроля преследует цель не только сохранности имущества собственника, но и обеспечивает нормальную работу всего предприятия и всех тех, кто работает на нем.

Рассмотрим, на первый взгляд, незначительные требования по заполнению и утверждению авансовых отчетов. Упоминалось, что не редки случаи, когда авансовые отчеты подписывались  только главным бухгалтером или  лицом, ответственным за учет расходования подотчетных сумм. Часто встречаются авансовые отчеты, хотя и утвержденные руководителем, но без указания утвержденной суммы или утвержденная сумма обозначена в числовом выражении. Форма авансового отчета составлена таким образом, что, предварительно проверив расчет, бухгалтерия делает в нем отметку о фактически произведенных расходах, затем руководитель в соответствующей графе отчета утверждает сумму, указанную прописью. Случается, что это условие не выполняется, и сумма указывается цифрами. Указанное обстоятельство создает условия для злоупотребления со стороны лиц, причастных к оформлению авансовых отчетов.

В качестве рекомендаций организациям можно предложить:

- тщательно следить за сроками выдачи под отчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц, проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов;

- конкретизировать приказ «О выдаче денежных средств под отчет» на каждого работника, чтобы на одного его приходился один вид расхода, а не возлагалась вся ответственность за понесенные расходы.

Таким образом, в приказе  нужно не только перечислить подотчетных  лиц, но и указать, какую сумму  каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда  они должны сдавать авансовые  отчеты в бухгалтерию.

Если в организации  нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае подотчетные лица должны отчитываться не позднее чем через три рабочих дня после того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе налоговой проверки предприятие могут оштрафовать за нарушение Порядка ведения кассовых операций.

На каждого работника в организации может быть заведена пластиковая карточка, поэтому выдачу подотчетным лицам денежных средств можно осуществлять путем перевода на пластиковую карточку, что сократит потери времени на оформление и заполнение чековых книжек и прочих документов. В связи с этим списание неиспользованных сумм можно осуществлять непосредственно с карточки - это позволит в кратчайшие сроки погасить задолженность либо работника перед организацией, либо наоборот. После чего составляется авансовый отчет, к нему прикладываются карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм. Авансовый отчет представляется в бухгалтерию в сроки, определяемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в месяц.