Учет расчетов с подотчетными лицами, с разными дебиторами и кредиторами на предприятии

Командировки, целью которых  является деятельность, не связанная  с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам  списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся  поездки работников, связанные с  лечением, обслуживанием, передачей  объектов непроизводственного назначения и т.п.

Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

• для командировки работнику  оформляется командировочное удостоверение;

• наряду с командировочным  удостоверением может быть издан  приказ о командировке;

• командировочное удостоверение  может не выписываться на однодневные  командировки, если по ним не выплачиваются  суточные;

• фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении  печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

• днем выезда считается  день отправления  соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;

• перед командировкой  работнику наряду с командировочным  удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся  ему для выполнения установленного задания;

• организации разрешается  рассчитываться с командированным  работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

• по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения  авансовый отчет с приложением  командировочного удостоверения и  документов, подтверждающих достоверность  производственных расходов. После утверждения  отчета руководителем, он передается в  бухгалтерию для отражения в  бухгалтерском учете использованной суммы.

Командировки  на территории России.

Служебной командировкой  является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для  выполнения служебного поручения вне  места постоянной работы. В командировку могут быть направлены только штатные  работники предприятия, с которыми заключен трудовой договор.

Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни  отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

В случаях, когда работник выезжает в командировку в выходной день, о чем должно быть указано  в приказе о направлении в  командировку, ему после возвращения  из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению.

Во время командировки (в том числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок  за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Предприятия, как правило, ведут специальные журналы - "Журнал учета работников, прибывших в  командировку" и "Журнал учета  работников, выбывающих в командировки", в которых работник, отбывающий в  командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения.

Перед отъездом в командировку работник (на основании приказа о  направлении в командировку) получает в кассе предприятия аванс. Лицам, которые не отчитались по ранее выданным авансам, подотчетные суммы не выдаются.

По возвращении из командировки работник обязан в трехдневный срок сдать в бухгалтерию предприятия  авансовый отчет, а неизрасходованные  суммы вернуть в кассу предприятия. К авансовому отчету должны быть приложены  оправдательные документы, подтверждающие расходы командированного, командировочное  удостоверение с необходимыми отметками  и утвержденный руководителем отчет  о командировке. Бухгалтер, обрабатывающий авансовый отчет, прикладывает к  нему копию приказа руководителя о направлении в командировку работника.

Бухгалтер, проверив авансовый  отчет командированного лица и получив  от него при необходимости пояснения  в письменном виде, подписывает этот отчет и передает его на утверждение  руководителю предприятия в день получения отчета от подотчетного лица. Бухгалтерские записи в балансе  производятся только по утвержденным руководителем авансовым отчетам. 
Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику полностью по предоставленным документам.

Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения  должны возмещаться работнику в  пределах установленных действующим  законодательством норм, которые  имеют тенденцию к постоянному  увеличению в связи изменением уровня цен. В настоящее время  указанные расходы возмещаются по  нормам, установленным Приказом МФ РФ от 06.07.2001г. № 49н, действующим  с 01.01.2002г., в следующих размерах:

• оплата суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке;

• оплата найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки. 
Министерству финансов РФ предоставлено право корректировать эти нормы с учетом изменения индекса цен.

При командировках в такую  местность, откуда командированный  имеет возможность ежедневно  возвращаться к месту своего постоянного  жительства, суточные не выплачиваются. Если командированный работник по окончании  рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения  расходы по найму возмещаются  в установленном порядке. 
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к исполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются. Временная нетрудоспособность и невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены медицинским учреждением.

В бухгалтерском учете  при командировочных расходах делаются проводки (Таблица 2).

Таблица 2 – Проводки в бухгалтерском учете при командировочных расходах

Дебет	Кредит	Хозяйственная операция
71	50	выдача денежного аванса командированному лицу
08, 10, 20, 23, 25, 26, 44	71	списаны командировочные  расходы в зависимости от характера  расходов
19	71	учтен НДС, подлежащий возмещению из бюджета
50	71	возвращены в кассу  неизрасходованные денежные средства

 

Командировки  за пределы территории Российской Федерации.

При направлении работника  в командировку за границу руководитель издает приказ, в котором указывается: цель командировки, срок командировки, страна назначения, дата пересечения  границы, количество дней нахождения за пределами территории РФ, размер суточных и расходов по найму жилого помещения  за границей в иностранной валюте (в день и всего).

Командировочное удостоверение  при загранкомандировках не выписывается. Подтверждением фактического пребывания командированного работника за пределами  РФ являются отметки контрольно-пропускных пунктов с датами пересечения  границы, проставляемые в заграничном  паспорте командированного работника. В авансовый отчет командированного лица следует приложить копию  приказа на загранкомандировку и  копии первой страницы загранпаспорта, страницы с визой и страницы с  пограничными отметками.

При поездке в страны СНГ  с безвизовым режимом въезда командировочное  удостоверение оформляется в  установленном порядке.

Срок заграничной краткосрочной  командировки не должен превышать 60 дней.

Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых  компенсаций по командировкам в  пределах РФ, оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использования  иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных возмещаются следующие  документально подтверждённые расходы:

• по получению виз и  загранпаспорта;

• по прописке загранпаспорта при необходимости;

• по покупке иностранной  валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;

• оплата за провоз багажа.

Нормы расходов организаций  на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке устанавливаются Положением Правительства  РФ.

Следует учитывать, что за рубежом отели обычно представляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных.

При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в  иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в  стране пребывания, с учётом непредвиденных расходов. Для этого с текущего счёта предприятия снимается  наличная иностранная валюта либо покупается дорожный или банковский чек в  валюте. В случае отсутствия на счёте  предприятия необходимой валютной суммы банк по поручению предприятия  может приобрести инвалюту на валютной бирже.

Согласно Порядку ведения  кассовых операций в РФ  валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно приходоваться через кассу предприятия и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течение трех банковских дней, с момента снятия указанных средств.

Когда предприятие в лице кассира выдает под отчет сотруднику наличную валюту из кассы, в то в  составе соответствующего счета  открываются для учета данных операций отдельные субсчета для  каждой из используемых валют. При этом в кассовой книге выделяется место (или заводится отдельная валютная кассовая книга) для учета движения валюты, который ведется непосредственно  в валюте и в рублях по курсу  на день совершения операции. Поскольку  синтетический учет ведется только в рублях, то остатки иностранной  валюты в кассе подлежат переоценке при изменении курса валюты. Данная операция производится на день совершения операции и на последний день каждого месяца с отнесением курсовой разницы на внереализационные доходы (расходы) или на счет доходов будущих периодов проводкой, например, при возрастании курса инвалюты по отношению к рублю:

• Дебет 50-2 "Касса в иностранной валюте" Кредит 99 "Прибыли и убытки",

или

• Дебет 50-2 "Касса в иностранной валюте" Кредит 98 "Доходы будущих периодов".

Сданный подотчетным лицом  отчет обрабатывает бухгалтер. В  процессе обработки проверяется  правильность его составления, наличие  подтверждающих расходы оправдательных документов. Кроме того, затраты  работника распределяются по источникам их покрытия (составляется корреспонденции  счетов).

Бухгалтер, обрабатывая авансовый  отчёт, ведёт учёт отдельно для целей  бухгалтерского учёта и для целей  налогообложения. Суммы сверхнормативных командировочных расходов, а также  нормативных, но не подтверждённых документально, относятся за счёт затрат, не участвующих  в налогообложении прибыли, и  подлежат обложению доходом на налог  в установленном порядке. Такая  корректировка финансового результата производится внесистемно без составления  бухгалтерских проводок.

После утверждения и обработки  авансового отчёта необходимо завершить  расчёты с работником по выданному  в подотчёт на командировку авансу. Когда по результатам расчёта  предприятие является должником, возможны несколько вариантов. Причитающаяся  к доплате сумма может быть выплачена направившей в командировку организацией в соответствующей  иностранной валюте и в рублях по курсу Центрального банка РФ на дату выплаты, а также зачислением  на текущие валютные счета работников или выплаты им валюты через кассы  банков, уполномоченных на осуществление  данных операций.

Кроме того, по результатам  расчёта может возникнуть ситуация, при которой сотрудник обязан вернуть остаток выданного на командировку неиспользованного аванса. При получении от подотчётного лица валютных средств предприятие обязано  внести их на текущий счёт в течении трёх дней, что в учёте отражается проводками:

• Дебет 50-2  «Касса в иностранной валюте» Кредит 71;
• Дебет 52 Кредит 50-2 «Касса в иностранной валюте».

При этом пересчёт валюты в  рубли производится по курсу Центрального банка РФ на дату совершения операции, а курсовая разница отражается также  по счёту 91 «Прочие доходы и расходы.

1.3 Учет представительских  расходов

Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами,  при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.