Учет кредиторской задолженности

В ходе аудита расчетов с подотчетными лицами внутренним аудитором устанавливается, что все расчеты осуществляются со счета 71. Выданные под отчет суммы дебетуются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

В целях обеспечения внутреннего  контроля над сохранностью денежных средств в ООО «Консалтинг-МГ» издается приказ, устанавливающий перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства, размеры и срок, на который выдаются денежные средства.

Не возвращенные работниками в  установленные сроки подотчетные  суммы отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника) [36].

Внутренний аудитор проверяет, ведется ли аналитический учет по счету 71 по каждой сумме, выданной под отчет. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Аудитором сопоставляются суммы, указанные в авансовых отчетах, с данными первичных документов, подтверждающих указанные расходы. Дата авансового отчета не должна быть ранее, чем дата приложенных документов, подтверждающих расходы.

Отсутствие документов, подтверждающих расходы подотчетных лиц, являются основанием для налоговых органов  доначислить НДС и налог на прибыль [24].

В Таблице 7 приведен перечень первичных документов, которые внутренний аудитор должен проанализировать для признания указанных расходов правомерными.

Таблица 7

Перечень первичных документов для признания расходов подотчетным лицом правомерными

Вид расходов	Наименование первичных  документов
Хозяйственные расходы	Товарные и  кассовые чеки, акты выполненных работ,  накладные  счета-фактуры
Представительские расходы	Товарные и кассовые чеки, накладные, счета-фактуры, приказы  о назначении лиц, ответственных  за проведение мероприятий, программы  встречи с представителями, сметы  расходов, утвержденных руководителем, списки участников встречи с указанием  результатов встречи
Командировочные расходы	Проездные документы, счета  гостиниц, документы, подтверждающие оплату постельных принадлежностей, товарные и кассовые чеки, счета-фактуры

 

ККТ применяется при  всех наличных денежных расчетах с  юридическими и физическими лицами, включая предоплату за оказание услуг, что и должен проконтролировать аудитор. При принятии к учету авансового отчета подотчетного лица наличие чека ККТ, как оправдательного документа по расходу подотчетных денежных сумм обязательно [22].

Наиболее спорным моментом при проведении аудита подотчетных лиц является применение налогового вычета по НДС в части расходов на оплату проживания в гостинице. При оплате за наличный расчет подотчетными лицами услуг гостиниц (относящихся к расходам на наем жилого помещения) в период служебной командировки, услуг по перевозке работника к месту служебной командировки и обратно (включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельными принадлежностями) основанием для вычета суммы налога, уплаченной по таким услугам, является бланк строгой отчетности с выделенной в нем отдельной строкой суммой налога, а при отсутствии его - счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой налога).

Поэтому, для проверки таких расходов, внутренний аудитор ООО «Консалтинг-МГ» собирает необходимый комплект документов, подтверждающих командировочные расходы.

При осуществлении внутреннего аудита в ООО «Консалтинг-МГ» используются различные контрольно-ревизионные процедуры [26].

Одним из наиболее существенных методов внутреннего контроля денежных средств предприятия является инвентаризация. В соответствии с п. 1 ст. 12 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [3], прежде чем, составлять годовую бухгалтерскую отчетность, в целях обеспечения ее достоверности организации обязаны провести инвентаризацию имущества и обязательств [28].

Инвентаризация задолженности  заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. При инвентаризации задолженности проверке подлежит следующее:

1. Правильность расчетов  с банками, финансовыми налоговыми  органами.

2. Правильность и обоснованность  сумм, числящихся по недостачам  и хищениям.

3. Правильность и обоснованность  сумм дебиторской и кредиторской задолженности перед контрагентами. Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности проводится путем сравнения остатков с данными контрагентов. Обоснованность предполагает наличие документов, подтверждающих возникновение задолженности, - договоров с контрагентами, в том числе договоров страхования, перестрахования, агентских договоров; платежных документов; соглашений о зачете взаимных требований и др.[13].

Для подтверждения наиболее крупной задолженности контрагенту  направляется акт сверки задолженности. На основании акта устанавливаются сумма и дата возникновения задолженности, наличие просроченной задолженности. Акт сверки подписывается двумя сторонами (дебитором и кредитором), и данные по нему сопоставляются с учетными данными [28].

Инвентаризация расчетов в ООО «Консалтинг-МГ» проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств № 49 от 13.06.95г.

В соответствии п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации, при инвентаризации проверяются расчеты с:

- покупателями и поставщиками;

- бюджетом по налогам и сборам и с внебюджетными фондами по взносам;

- работниками, в том числе с подотчетными лицами.

Для подтверждения сальдо расчетов с покупателями и поставщиками бухгалтерии необходимо организовать работу по проведению сверок расчетов. Внутренний аудитор ООО «Консалтинг-МГ» проверяет наличие актов сверки расчетов с контрагентами. Акты сверки расчетов необходимы для подтверждения реальности существующей задолженности и сверки ее суммы. В ходе проверки расчетов с контрагентами оформляется справка о дебиторской и кредиторской задолженности (приложение к форме № ИНВ-17). В справке отражают: реквизиты каждого дебитора или кредитора организации, причину и дату возникновения задолженности, сумму задолженности [21]. Формы сверки дебиторской и кредиторской задолженности представлены в Приложении 11.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки устанавливает правильность и обоснованность числящихся на счетах бухгалтерского учета сумм дебиторской и кредиторской задолженности, сроки ее возникновения, а также выявить нереальные к взысканию долги. Их сумма искажает капитал и чистые активы организации, и влияет на расчет дивидендов. Специализированная (внутренняя) бухгалтерская отчетность по учету взаиморасчетов позволяет выполнять анализ движения дебиторской и кредиторской задолженности организации за отчетный период, а также ее состояние на дату составления отчетов.

2.3. Аудит расчетов с дебиторами и кредиторами

В ООО «Консалтинг-МГ» система внутреннего контроля определена в первую очередь инвентаризацией, в том числе и расчетов с дебиторами и кредиторами. Порядок внутреннего контроля за финансово-хозяйственной деятельностью организации и деятельность внутреннего аудитора определена в Уставе Общества и должностной инструкцией внутреннего аудитора.

Порядок проведения инвентаризации в ООО «Консалтинг-МГ» устанавливается  приказом руководителя. Приказ является письменным заданием на проведение инвентаризации. В частности, в приказе указан:

• Состав рабочей инвентаризационной комиссии
• Перечень инвентаризируемого имущества и обязательств
• Сроки проведения инвентаризации
• Причины инвентаризации

Как указано в учетной политике ООО «Консалтинг-МГ» «в целях обеспеченна достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности производится инвентаризация:

• дебиторской и кредиторской задолженности  не реже 1 раза в год».

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности проводилась в четвертом квартале перед сдачей годового баланса.

План и программа проведения внутреннего аудита кредиторской и дебиторской задолженности (расчётов с поставщиками и покупателями) в ООО «Консалтинг-МГ» построены с учётом результатов проверки системы внутреннего контроля. При этом план аудита охватывает следующие основные направления проверки:

• правовая оценка договоров с поставщиками и покупателями с позиций действующего законодательства;
• организация первичного учёта операций по расчётам с поставщиками и покупателями;
• организация бухгалтерского учёта операций по расчётам с поставщиками и покупателями;
• организация налогового учёта операций по расчётам с покупателями и заказчиками.

Содержание плана и  программы проверки учёта расчётов с поставщиками и покупателями в ООО «Консалтинг-МГ» приведены в Таблице 1 и 2 Приложения 12.

При проведении аудита организации  первичного учета по разделу учета дебиторской и кредиторской задолженности использованы следующие методы сбора аудиторских доказательств:

• Проверка достоверности (полноты и точности) фактов списания товарно-материальных ценностей. Проводя эту процедуру, сверялись данные первичных приходных документов с договорами на поставку с тем или иным поставщиком или покупателем.
• Проверка соблюдения графика документооборота. Договоры проверялись на предмет соответствия требованиям Гражданского Кодекса РФ (часть 1, главы 9 - 18).

В ходе проверки было установлено  наличие договоров поставки по проведенным  сделкам, проверена правильность их оформления, наличие возникновения и причину образования просроченной задолженности.

Далее выборочно проверялись расчетные операции с поставщиками по данным расчетно-платежных документов и учетных регистров по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Остаток по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» сверялись с данными ости контрагентов и задолженности перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях.

В состав выборки включались поставщики, расчетные операции с  которыми осуществляются систематически, и суммы расчетов с которыми существенны. В процессе проверки выяснялась дата проведения и характер операций, правильность применения цен по поступившим ценностям, полнота их оприходования, обоснованность выделения НДС.

Наиболее эффективным  способом проведения данной процедуры  является инвентаризация. Это одна из важнейших процедур аудита расчетов с поставщиками и покупателями, так как операции с дебиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными средствами представляют возможность для мошенничества, растрат и искажений данных финансовой отчетности.

В ходе проведения процедуры проверки соответствия данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета проверялась полнота и достоверность отражения на счетах синтетического учета расчетов с поставщиками и покупателями. Проводилась сверка методом пересчета - определение достоверности сумм кредиторской и дебиторской задолженностей в части расчетов с покупателями и покупателями, отраженных в отчетности ООО «Консалтинг-МГ».

Инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, рабочими и служащими, депонентами и др. дебиторами и кредиторами, а также с банками по ссудам в ООО «Консалтинг-МГ» заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и проверки обоснованности сумм, числящихся на счетах. Внутренний аудитор и члены инвентаризационной комиссии устанавливают сроки возникновения задолженности по счетам дебиторов и кредиторов, ее реальность и лиц, виновных в пропуске исковой давности. Результаты инвентаризации расчетов оформляются актом. Анализ имеющихся на проверяемом предприятии материалов инвентаризации расчетов или проведение инвентаризации самим аудитором дает возможность сосредоточить внимание на более тщательной проверке расчетов, по которым установлены расхождения, неувязки, неясности.

Однако при оценке соответствия правил ведения учёта и порядка отражения информации в бухгалтерской отчётности требованиям законодательства и нормативных документов были выявлены нарушения.

В ходе инвентаризации расчётов была выявлена дебиторская задолженность  ОАО «СВГВХ», срок давности которой истёк в декабре 2006 г. А эта задолженность продолжала числиться на сч. 62. Следует создать резерв под задолженность ОАО «СВГВХ» и списать её счёт резерва по сомнительным долгам.

Проверка расчетов с  подотчетными лицами, показала, что расходные материалы используют работники структурных подразделений, а учет и контроль операций осуществляет главный бухгалтер (а также внутренний аудитор). Поэтому лучше, чтобы учет и контроль подобных операций осуществляли бухгалтера структурных подразделений. В компьютерной системе учета целесообразно, чтобы персонал, ответственный за отражение данных по финансовому положению, не занимался обработкой данных по хозяйственным операциям.