Учет и аудит основных средств и анализ эффективности их использования

для зданий и сооружений – смена изношенных конструкций и деталей или замена их на более прочные и экономичные, улучшающие эксплуатационные возможности ремонтируемых объектов, за исключением полной замены основных конструкций, срок службы которых в данном объекте является наибольшим (каменные и бетонные фундаменты зданий, трубы подземных сетей, опоры мотов и пр.).

 

Основным первичным документом, согласно которому определяются объем работ по капитальному ремонту, его сметная стоимость и продолжительность, является дефектная ведомость. На ее основании служба главного механика выписывает наряд – заказ в трех экземплярах: один – цеху-исполнителю, второй остается в указанной службе и используется как основной источник информации для оперативного контроля за выполнением ремонта, а третий – бухгалтерии для осуществления организации его аналитического учета.

Первичными документами при осуществлении работ на отдельные виды ремонта являются:

• требования-накладные, выписываемые в двух экземплярах. Один остается на складе как основание для списания с подотчета работника склада запасных частей, других товарно-материальных ценностей. Второй экземпляр используется в ремонтном цехе для - них оприходования. В дальнейшем оба экземпляра требования-накладной, подписанные материально ответственными лицами склада и цеха потребителя, сдаются в бухгалтерию для текущего контроля за формированием издержек на отдельные виды ремонта основных средств;
• наряды на заработную плату ремонтным рабочим.

Аналитический учет затрат на капитальный ремонт ведется в карточке, открываемой на отдельный заказ, которому присваивается свой шифр (код). Под этим шифром в постатейном разрезе формируются затраты в процессе осуществления данного ремонта: стоимость запасных частей, материалов, заработной платы – основной и дополнительной – ремонтных рабочих, начислений на их заработную плату, а также общепроизводственные и общехозяйственные расходы.

Затраты на строительство и ремонт учитываются на 7190 подразделе типового плана счетов.

Строительство и ремонт могут осуществляться как подрядным так и хозяйственным способом.

 

При подрядном способе основные средства ремонтируют специализированные субъекты ( авторемонтные, ремонтно - строительные организации).

ОсОО «ЧСПМК» произвело ремонт в офисе РСУ «Гор Строй» на                сумму 300000 сом.

На договорную стоимость выполненного ремонта предъявлен счет подрядчика 252000.

Д 03(7190)

К 60,76(3100)

На сумму НДС 48000 сом.

Д 09(1540)

К 60,76(3100)

Зачет НДС 48000 сом.

Д 68

К 19

Погашена задолженность перед подрядчиком 300000 сом.

Д  60,76(3100)

К 50,51,71(1110,1200,1530)

 

При хозяйственном способе.

 

На стоимость материалов, отпущенных на ремонт О.С, производимых подразделениями хозяйствующего субъекта

Д 03(7190)

К 10(1610)

Начислена заработная плата рабочим ремонтного цеха.

Д 03(7190)

К 10(1610)

пенсионный фонд

Д 03(7190)

К 68(3560)

Определенны расходы по ремонту основных средств ремонтного цеха

Д 03

К 23

Списание затрат.

Д 86

К 03

Согласно :МСБУ  №16 последующие затраты, связанные с объектом основных средств признаются в качестве актива только тогда, когда они улучшают состояние актива, повышая его производительность сверх первоначально рассчитанных нормативов.

Примерами улучшения, которые ведут к увеличению будущих экономических выгод,  являются:

1. модификация (модернизация) основного средства, увеличивающая сорок его полезной службы, включая повышение его мощности;
2. усовершенствование деталей и узлов машин для достижения значительного  улучшения качества выпускаемой продукции;
3. внедрение новых производственных процессов, обеспечивающих значительное сокращение ранее рассчитанных производственных затрат.

 

Согласно МСБУ №16 и методическим рекомендациям к нему примером капитальных вложений в основные средства могут быть затраты на модернизацию, реконструкцию техническое перевооружение действующих объектов основных средств и капитальный ремонт.  При этом увеличение первоначальной стоимости объектов основных средств производится только в случае улучшения состояния объекта, повышающего его первоначально оцененные нормативные показатели.

 

Исследуемое предприятие ОсОО «ЧСПМК» в 2002 году произвело модернизацию 1 компьютера на сумму 40000 сом. Были заменены:

• CD-ReWriter 20x /40x /48x ,Mitsumi 485 C
• Корпус - case ATX midi tower ATX6115
• флуп - FDD Sony 3.5.

Отнесены на увеличение первоначальной стоимости компьютера затраты по модернизации по принятым от подрядчиков счетам:

На сумму новых комплектующих 31200 сом.

Д 1/13(2200)

К 60(3100)

Оплачены услуги подрядной организации на : на сумму 8800

Д 60,76(3100)

К 50,51(1110,1200).

 

С целью выявления фактического наличия основных средств и контроля за их сохранностью, субъектами периодически проводится инвентаризация основных средств в соответствии с действующими нормативными актами и учетной политикой предприятия.

 

Инвентаризация- проверка соответствия фактического наличия имущества и обязательств данным бухгалтерского учета.

 

Инвентаризационные описи- документы, составляемые в момент проведения инвентаризации и подтверждающие фактическое наличие имущества и обязательств на определенную дату.

 

Цель инвентаризации - выявление фактического наличия основных средств и контроля за их сохранностью.

Инвентаризация основных средств является обязательной процедурой в следующих случаях:

• при реорганизации предприятия (слияние, разделение, присоединение, выделение, преобразование) на дату составления бухгалтерского баланса);
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• после стихийных бедствий (немедленно после их окончания);
• перед составлением годового отчета (не ранее 1 октября);
• при выявлении фактов хищения, а также порчи такого имущества (сразу после установления таких фактов);
• в других случаях, предусмотренных законодательством К.Р. или нормативными актами национальной комиссии К.Р. по бухгалтерскому учету.

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а книжного фонда библиотек – один раз в пять лет.

Другие сроки проведения инвентаризации вправе устанавливать руководитель предприятия. Он же определяет состав инвентаризационной комиссии.

 

Перед проведением инвентаризации основных средств проверяется:

• наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных описей и списков по учету основных средств
• наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации
• наличие документов на основные средства, сданные или принятые субъектом в аренду, на ответственное хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

Материально ответственные лица в письменной форме должны подтвердить, что все приходные и расходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию. Принятые объекты оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Такой подход в дальнейшем позволит избежать возможных конфликтов между членами инвентаризационной комиссии и лицами с материальной ответственностью.

 

Инвентарные номера присваиваются объектам основных средств по мере их поступления по порядково-серийной системе. Основные средства, заносятся в опись по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению, переоборудованию и вследствие этого изменилось основное назначение то он вносится в опись под наименованием, соответстствующим новому назначению.

 

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в один цех или отдел и учитываемые в одной инвентарной карточке, в инвентарных описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов. Объекты основных средств которые в момент инвентаризации будут вне места нахождения организации (в рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижный состав, машины находящиеся на ремонте и т.д. ) инвентаризируются до момента временного их выбытия, что должно быть оговорено в распоряжении о проведении инвентаризации.

 

Материалы ( песок, цемент, кирпич и т.д.) находящиеся у рабочих мест, не подвергаются обработке, инвентаризируются и фиксируются в отдельных описях.

Фактическое наличие и техническое состояние объектов устанавливаются членами инвентаризационной комиссии совместно с материально ответственными лицами путем непосредственного осмотра по месту нахождения.

Итоги проверки заносятся в инвентаризационные описи (ф. № инв.-1) ручным способом или средствами вычислительной техники в разрезе каждого наименования объекта, с обязательным указанием их инвентарного номера.

Неучтенные основные средства, а также основные средства, по которым выявлена недостача, записываются в отдельную инвентаризационную опись (ф. № инв.-18).

На основные средства, используемые предприятием на условиях аренды, независимо от ее характера (краткосрочная или долгосрочная), составляется отдельная инвентаризационная опись в двух экземплярах. Один экземпляр остается у предприятия, а другой высылается в адрес арендодателя.

Объекты, которые в учете относятся к активной части основных средств (машины, оборудование, транспортные средства), показываются в инвентаризационной описи с подробной расшифровкой их технической характеристики и заводского инвентарного номера.

Оформленные соответствующим образом инвентаризационные описи комиссия передает в бухгалтерию для составления сличительной ведомости. Данная ведомость включает только те объекты, по которым имеются расхождения с бухгалтерской информацией.

Возможен вариант, при котором материалы результатов инвентаризационной комиссии с учетом ее предложений оформляются соответствующим протоколом. Он утверждается руководителем организации.

На основании приказа руководителя по материалам инвентаризационной комиссии в бухгалтерии составляются записи по результатам инвентаризации.

На выявленные неучтенные основные средства делается запись на их оприходование в оценке исходя из технического состояния:

На сумму износа (расчетным путем исходя из технического  состояния)

Д 85(9570)

К 02(2190-2590)

 

На балансовую стоимость основных средств

Д 01(9110-2500)

К 85(9190)

 

Если по результатам инвентаризации обнаруживается недостача, в учете такие операции отражаются с использованием счетов 821 и 334 , т. е. они рассматриваются как и другие операции, связанные с выбытием основных средств:

 

Д 85(2190-2590)

К 01(9570)                - на балансовую стоимость;

 

Д 02(9190)

К 85(2110-2500)      - на сумму ранее начисленного износа

недостающего имущества;

 

По мере выяснения обстоятельств недостачи, потери такого имущества относятся на виновных лиц по рыночной цене (при установлении вины отдельных лиц):

На балансовую стоимость

Д 73(3690)

К 01(2110-2500)

По мере погашения недостачи

Д 50(1110)

К 73(3690)

 

Инвентаризация основных средств проводится также при их переоценке по распоряжению Правительства К.Р.

 

В целях приведения первоначальной стоимости основных средств в соответствие с действующими ценами на определенную дату производится переоценка объектов, в результате которой основные средства отражаются в учете и отчетности по текущей стоимости.

Ее цель – показать в учете современную стоимость производства основных средств находящихся как в запасе, так и в эксплуатации.

Восстановительная стоимость основных средств исчисляется на базе их балансовой (первоначальной) стоимости и индексов изменения этой стоимости в разрезе отдельных видов и групп или путем прямого пересчета экспертным путем на дату переоценки.

В результате  переоценки получают полные и точные данные о наличии и структуре основных средств создает для предприятия экономически обоснованные условия определения себестоимости  продукции, рентабельности, а также формирования инвестиционных ресурсов для активного обновления основных фондов. Материалам по переоценке основных средств могут служить обоснованной базой для уточнения норм амортизации с учетом тоста технического прогресса, сохранности и лучшего использования основных средств.