Учет и аудит основных средств и анализ эффективности их использования

Для определения непригодности основных средств, а также для оформления всей необходимой документации на предприятии создают постоянно действующие комиссии, которые производят непосредственный осмотр объектов, подлежащих списанию, и устанавливают их непригодность к восстановлению и дальнейшему использованию; причины списания, а в необходимых случаях и виновных в преждевременном списании объектов; возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов, их оценку.

Все эти операции оформляют следующими документами:

• акты на списание  основных средств (Ф. ОС-3)
• акт приемки - передачи основных средств (фОС-1)
• акт приемки - сдачи отремонтированных основных средств (ф. ОС-2)
• акт о ликвидации основного средства (фОС-5)
• акт о выбытии основного средства ( ф. ОС-4).

Затраты по списанию, а также стоимость поступивших материальных ценностей от ликвидации и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудования отражают в акте по разделу «расчет результатов списания объекта».

При выбытии основного средства освобождается инвентарный номер, он не присваивается в течение 5 лет.

В каждом отдельном случае необходимо проверить правильность оформления документов на выбывшие основные средства, законность и целесообразность выбытия, а также правильность отражения в учете операций, связанных с ликвидацией и выбытием основных средств. Правильность и своевременность оформления документами выбытия основных средств устанавливают проверкой данных первичных документов, сопоставлением аналитического и синтетического учета, законность их ликвидации устанавливают по актам на списание.

В процессе контроля выясняют, не было ли случаев списания новых объектов основных средств и подмены их старыми.

Аудитор обязан тщательно проверить правильность отражения в учете операций по выбытию основных средств которые списываются с баланса. Это может происходить в следующих случаях :

• реализация
• передача в качестве вклада в уставный капитал другого предприятия
• безвозмездная передача
• обмена
• бартера
• ликвидации.

 

Для обобщения информации о реализации и прочем выбытии принадлежащих предприятию основных средств предназначен счет «Расходы по выбытию основных средств». По дебету этого счета отражают восстановительную или балансовую стоимость выбывших объектов, а также расходы, связанные с выбытием основных средств.

При осуществлении аудита проверяют правильность составления плана и смет капитального ремонта:

1. счета – фактуры
2. акты выполненных работ
3. обоснованность проведения ремонта и стоимость этих работ

Особое внимание при этом уделяется реальности смет. Сметы на капитальный ремонт зданий и сооружений должны составляться на основании актов технического осмотра, их утверждает руководитель организации.

 

При проверке капитального ремонта основных средств, выполняемого подрядным способом, следует установить, имеются  ли договора подряда и не была ли превышена стоимость ремонта, обусловленная договором.

 

Для выяснения причин удорожания капитального ремонта основных средств, осуществляемого хозяйственным способом, необходимо проверить правильность формирования расходов по статьям затрат.

Проверяя операции по ремонту основных средств, следует убедиться, не допускались ли приписки выполненных работ с целью завышения заработной платы и списания израсходованных материалов, запасных частей, которые впоследствии были похищены; не завышались ли нормы расхода материалов и расценки по оплате труда на ремонтные работы. Целесообразность и законность операций по ремонту устанавливаются на основе проверки первичных документов. Чтобы установить факты незаконного списания запасных частей и ремонтных материалов на выполнение работы, используется встречная сверка документов, контроль документов по взаимосвязанным операциям, опрос должностных и материально ответственных лиц, выборочная контрольная инвентаризация выполненных работ, письменные запросы подрядчиков.

 

Особое место отводится проверке качества капитального ремонта. Здесь необходимо по данным первичных документов и оперативной отчетности о работе машин и оборудования установить количество простоев из-за технических неисправностей и сверхнормативное количество текущих ремонтов. Длительность межремонтных периодов проверяется по отметкам в инвентарных карточках.

 

В случае если расходы на ремонт основного средства произведенного арендатором и не возмещаемые арендодателем согласно договора аренды включают  в состав расходов на ремонт соответствующей группы основных средств и подлежат вычету.

Если расходы арендуемых основных средств не отнесены на вычеты, такие расходы не относятся на увеличение стоимостного баланса группы у арендатора и не подлежат вычету.

 

Аудитор проверяет соответствие первичных документов по ремонту, и отражение их в учетных регистрах:

• журнал  ордер № 6 ( если сторонними организациями )
• журнал ордер №10 (если своими силами).
• Если в бухгалтерии суммы затрат полностью относя на расходы .

В заключение следует проверить правильность учета затрат на проведение ремонтов основных средств. В этом случае надо руководиться учетной политикой предприятия, имея в виду, что организация может по своему усмотрению применять один из следующих вариантов включения в себестоимость продукции расходов по ремонту основных средств:

Фактические затраты по всем видам ремонтов списывают на дебет счетов 7100,7190 то есть включают в себестоимость продукции посредственно по мере их осуществления,

создается ремонтный фонд, отчисления в который определяются исходя их балансовой стоимости основных производственных фондов и нормативов, утверждаемых организацией за год.  Превышение фактических затрат над отчислениями в ремонтный фонд относят на расходы будущих периодов с последующим списанием при значительных расходах на затраты производства в течение не более чем 5 лет. Неиспользованные суммы фонда находят отражение в балансе следующего года. Отнесение фактических затрат по ремонту основных средств на расходы будущих периодов с последующим равномерным списанием в течение не более двух лет.

 

2.3. Проверка правильности начисления амортизации и отражения в учете износа основных средств.

 

В ходе контроля необходимо установить:

1. все ли объекты основных средств приняты в расчет при начислении амортизации;
2. учитывается ли при этом их движение;
3. правильно ли применяются нормы амортизации и поправочные коэффициенты к ним;
4. нет ли случаев начисления амортизации во время проведения реконструкции и технического перевооружения основных фондов с полной их остановкой, а также в случаях перевода на консервацию;
5. нет ли фактов прекращения начисления амортизации по объектам основных средств во время их ремонта и простоя;
6. обоснованно ли применяется метод ускоренной амортизации активной части производственных основных средств.

 

При проверке полноты принятия в расчет при начислении амортизации сравнивают общую стоимость основных средств с остатком по счетам 2190-2590, в Главной книге и данными баланса по состоянию на соответствующую дату с учетом их движения.  Однако при этом следует иметь в виду, что амортизация не начисляется :

машины, оборудование и другие подобные средства труда, которые числятся на предприятии как товар или готовая продукция;

основные средства, полученные безвозмездно и по договорам дарения, а также объекты, полностью приобретенные за счет бюджетных ассигнований (если объект приобретен частично за счет бюджетных ассигнований, то износ рассчитывается с части стоимости, равной собственным затратам предприятия.

Не начисляется износ на:

• земля;
• автомобильные дороги, тротуары, бульвары, скверы;
• незавершенное капитальное строительство;
• продуктивный скот, буйволов, оленей;
• музейные ценности
• памятники архитектуры и искусства;
• объекты, относящиеся к фильмофонду;
• основные средства, введенные в эксплуатацию в рамках инвестиционного проекта.

 

Следует проверить расчет амортизации основных средств с учетом их движения в течение года, то есть с учетом их поступления и выбытия.

 

В течение года размер амортизации за отчетный месяц определяется исходя из суммы амортизации, начисленной за предыдущий месяц, скорректированной по установленным нормам в связи с изменением в составе основных средств за предыдущий месяц, а также в связи с истечением нормативных сроков службы полностью амортизированных основных средств. Следовательно, сумму амортизации, подлежащую начислению в отчетном периоде, рассчитывают на основе начисленной амортизации в предыдущем месяце, к которой прибавляют начисленную сумму амортизации по поступившим основным средствам и вычитают сумму амортизации по выбывшим основным средствам в прошлом месяце, а также сумму амортизации в связи с истечением нормативных сроков службы полностью амортизированных основных средств. Начисление амортизации без учета движения приводит к искажению учетных данных об издержках производства и действительной величине остаточной стоимости  основных средств.

 

Важно проверить правильность применения норм амортизации и поправочных коэффициентов к ним. Поправочные коэффициенты, увеличивающие базовую норму, применяют в случаях эксплуатации основных средств в условиях их  значительной загрузки или в условиях агрессивной среды, вызывающей их повышенный износ.

 

При проверке документов при начислении и учету амортизации основных средств нужно иметь в виду, что начисление амортизации не производиться во время проведения реконструкции и технического перевооружения основных фондов с полной их остановкой, а также в случае их перевода в установленном порядке на консервацию. На время реконструкции и технического перевооружения продлевают нормативный срок службы основных средств. При этом начисление        амортизации во время ремонта основных средств. По всем фактам неправильного начисления амортизации определяются суммы излишне начисленной или недоначисленной амортизации. Устанавливают, как это повлияло на себестоимость продукции и финансовые результаты, выявляют причины нарушений и виновных в этом лиц, предлагают меры к недопущению подобных недостатков в будущем. В процессе аудиторской проверки следует рекомендовать администрации внести соответствующие изменения в бухгалтерский учет и отчетность.

 

Проверяя обоснованность ускоренной амортизации, следует иметь в виду, что она является целевым методом более быстрого по сравнению полного перенесения их балансовой стоимости на издержки производства и обращения.

 

Организации могут применять метод ускоренной амортизации в отношении основных средств, используемых для увеличения выпуска средств вычислительной техники, новых прогрессивных видов материалов, приборов и оборудования, товаров народного потребления, расширения экспорта продукции в случаях, когда ими осуществляется массовая замена изношенной и морально устаревшей техники. При этом норму нельзя увеличивать более чем в два раза.  При этом ускоренная амортизация не должна применяться по машинам, оборудованию и транспортным средствам с нормативным сроком службы до 3 лет; по подвижному составу автомобильного транспорта; по оборудованию самолетомоторного парка гражданской авиации.

В заключение необходимо проверить правильность отражения начисленной амортизации на счетах бухгалтерского учета.

Начислен износ по основным средствам :

Д 20 (7170,7180,1630,8471 - 8482)

К  02 (2190 – 2690)

общехозяйственного назначения

• Основного производства
• Вспомогательного производства
• обслуживающих процесс реализации
• Социальной сферы
• Сданных в текущую аренду
• относящихся к будущим отчетным периодам
• используемым в капитальном строительстве.

Аудитор так же  проверяет применяемый метод и соответствие его с  учетной политикой. Проверяется соответствие отражения начисленного износа в соответствующих учетных регистрах:

• расчеты по начислению износа основных средств  и соответствие этих данных журнал – ордеру №10
• соответствие остатков и оборотов по счетам
• в главной книге
• общая сумма износа в балансе.

Проверяется правильность отражения в учете  операций  на основании заключенного договора по основным средствам сданным в аренду.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

III ГЛАВА. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТ И ПУТИ ИХ УЛУЧШЕНИЯ .

 

3.1. Анализ состава и структуры основных средств.

 

         В условиях формирования рыночных отношений и обострения конкурентной борьбы побеждают те товаропроизводители, которые могут эффективно использовать все виды имеющихся ресурсов. Формирование рынка поставило предприятия в жесткие экономические условия, которые объективно обуславливают проведение ими сбалансированной политики по подержанию и укреплению финансового состояния его платежеспособности и финансовой устойчивости.