Понятие хозяйственного учета и его виды

Документ это деловая бумага. Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения операции, право на ее совершение или устанавливает  материальную ответственность работника  за доверенные ему ценности.

3. Калькуляция - исчисление себестоимости единицы продукции или всей товарной продукции. Чтобы произвести и продать любую продукцию или выполнить работу, оказать услугу, необходимо затратить определенные материальные и трудовые ресурсы. Сумма всех затрат составляет фактическую себестоимость.

4. Инвентаризация - проверка соответствия фактического наличия имущества или обязательств и данных бухгалтерского учета на определенную дату. Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

5. Бухгалтерский баланс - метод бухгалтерского учета, позволяющий в денежной оценке на определенный момент времени показать состояние имущества и источники его формирования. Это “фотография” предприятия на определенный момент времени.

6. Счета бухгалтерского учета  - метод бухгалтерского учета,  показывающий непрерывное текущее  наблюдение, группировку и контроль  хозяйственных операций и изменений  в составе имущества и источниках  его формирования.

7. Двойная запись  на счетах - способ, суть которого состоит в том что, каждая хозяйственная операция отражается в одинаковой сумме по дебету и кредиту разных счетов одновременно.

8. Бухгалтерская отчетность - система  показателей, отражающих результаты  финансово-хозяйственной деятельности  организации за отчетный период. Отчетность включает таблицы,  которые составляют по данным  бухгалтерского, статистического, оперативного  учета. Это завершающий этап  учетной работы. 

 

                                                            Тема 5 

                                  Документирование и инвентаризация

Одна из особенностей бухгалтерского учета, в отличие от других видов  учета, - его документированность. Документ является основой построения всей системы  бухгалтерского учета и представляет собой письменное распоряжение о  выполнении хозяйственных операций или письменное доказательство свершения  этих операций.

Первичные учетные документы, используемые для отражения хозяйственных операций организации, весьма разнообразны. Для уяснения отличительных особенностей и порядка использования отдельных видов документов их классифицируют по различным признакам (табл. 3.1).

В каждом документе содержатся сведения о характере совершенного факта  хозяйственной жизни. Эти сведения называются реквизитами документа.

Обязательные реквизиты:

наименование документа (формы);

код формы;

дата составления документа;

наименование организации, от имени  которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной  операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц, их расшифровки.

При отсутствии одного из этих реквизитов документ может быть признан не действительным.

Первичные документы принимаются  к учету, если они составлены по имеющимся  стандартам (форме).

По форме документы подразделяются на типовые и специализированные.

Типовые документы содержат такой  состав и размещение реквизитов, которые  предназначены для регистрации  однородных, широко распространенных операций, имеющих место в большинстве  организаций.

Для некоторых организаций применяют  специализированные формы документов, т.е. такие первичные учетные документы, которые могут быть использованы только для одной группы организаций. Например, ведомость учета выработки  станков в организациях текстильной  промышленности.

Для снижения трудоемкости учета, его  рациональности проводится унификация и стандартизация учетных первичных  документов.

Каждый документ должен быть тщательно  проверен. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документирования операций, логическая увязка отдельных  показателей). После проверки документов приступают к их бухгалтерской обработке, которая включает таксировку, группировку  и составление проводок (контировок).

Таксировка (расценка) представляет собой  умножение количества на цену за единицу  в самом первичном документе.

Группировка включает составление  группировочных ведомостей по данным сгруппированных первичных документов однородных по экономическому содержанию. Такие группировочные ведомости составляют по приходу и расходу материалов, по заработной плате, общепроизводственным и общехозяйственным расходам и т.д. в разрезе наименований и направлений в использовании ресурсов за определенный истекший период.

Контировка выражается в указании в первичных документах корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции.

Организованная система создания, проверки, обработки и регистрации  всех первичных учетных документов от момента их составления до сдачи  в архив называется документооборотом.

Основным этапами документооборота являются:

составление документов при выполнении хозяйственных операций;

прием документов бухгалтерией;

отражение данных документов в системе  учетных записей;

передача документов в архив.

Правильное построение документооборота требует продвижения документов непрерывным потоком. В связи  с этим разрабатывают график движения.

Ответственность за соблюдения графика  документооборота, а также за своевременное  и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения  в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и  подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Первичные учетные документы после  их обработки и совершения учетных  записей в регистры должны быть сохранены. В большинстве случаев срок хранения бухгалтерских документов составляет не менее 5 лет, для некоторых - более 5 лет. Например, для документов по заработной плате срок хранения 75 лет.

Изъятие первичных учетных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия  и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями  и налоговой полицией, на основании  их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

                 Инвентаризация - элемент метода бухгалтерского учета

Существуют хозяйственные процессы, не поддающиеся повседневной регистрации  и документированию в момент их совершения. К ним относятся, например, потери материальных ценностей в результате естественной убыли, ошибок при оформлении и проведении операций и др. Данные о таких и аналогичных фактах могут быть выявлены при помощи инвентаризации.

Инвентаризация - это способ бухгалтерского учета, обеспечивающий достоверность  учетных данных путем сверки фактических  остатков ценностей и расчетов с  данными учета и осуществления  контроля за сохранностью собственности организации.

В зависимости от классификации  признаков различают различные  виды инвентаризаций (табл. 3.2).

Проведение инвентаризации обязательно:

при передачи средств в аренду, выкупе, продаже;

при смене форм собственности (преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия);

перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности;

при смене материально-ответственных  лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления  или порче ценностей;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации.

Вся работа по проведению инвентаризации возлагается на рабочую или постоянно  действующую комиссию, которая создается  и утверждается руководителем организации  из представителей администрации, специалистов. Рабочие инвентаризационной комиссии производят обмер, взвешивание, пересчет ценностей и фактические остатки  по каждому наименованию ценностей  вносят в инвентаризационные описи (ведомости). По данным инвентаризационных описей в бухгалтерии составляется сличительная ведомость по выявленным расхождениям.

Отражение в учете результатов  инвентаризации. Излишнее имущество  приходуется по рыночным ценам на финансовые результаты.

Недостача и порча товарно-материальных ценностей в пределах действующих  норм естественной убыли относится  на издержки производства или обращения.

Недостача и порча имущества  сверх норм естественной убыли по рыночным ценам списывается на материально-ответственное  лицо.

Если материально-ответственное  лицо не установлено или судом  отказано о взыскании (частично или  полностью) недостачи, убытки списываются  на финансовые результаты организации.

Результаты инвентаризации отражаются в текущем учете и отчетности того месяца, в котором была закончена  инвентаризация.

                                  Способы исправления ошибок, регистры

Сведения из первичных документов о событиях хозяйственной жизни  организации группируются, накапливаются  и регистрируются в учетных регистрах.

Регистры - это разграфленные особым образом листы бумаги, предназначенные  для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных  документах, отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры классифицируют по трем группам:

1. По способу ведения записей:

- хронологические регистры, например  «Журнал хронологической регистрации  хозяйственных операций».

- систематические регистры, например: «Главная книга».

- комбинированные регистры, например: «Журнал-ордер».

2. По степени обобщения информации:

- синтетические регистры, например: «Главная книга».

- аналитические регистры, например: «Карточка аналитического учета».

- комбинированные регистры, например  «Журнал - ордер».

3. По внешней форме:

- книги,

- журналы,

- карточки,

- отдельные листы бумаги.

Регистры открывают в начале финансового года (с 1 января), записывают сальдо на начало года (берут из предыдущих регистров). В конце каждого месяца подсчитывают обороты и выводят  сальдо для составления бухгалтерской  отчетности.

Записи в регистрах можно  исправлять только специальными способами:

1. Корректурным 

Корректурный способ применяется  в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность его состоит в том, что ошибочный  текст или сумма зачеркивается, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму.

Зачеркивание производят тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в  одной цифре. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается подписями лиц, подписавших документ или производящих исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или  в конце странице, записывая в  ней «исправлено» и правильный текст  или сумму.

2. Способом «Красное сторно».

Применяется тогда, когда неправильно  составлена бухгалтерская проводка или когда показана сумма, большая, чем требуется.

Сущность его состоит в том, что вначале ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции  счетов, но запись производится красной  пастой. При подсчете итогов в учетных  регистрах суммы, записанные красной  пастой, вычитаются из итога. Тем самым  неправильная запись аннулируется. После  этого составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами.

Способ «Красное сторно» применяется и в тех случаях, когда корреспонденция счетов не нарушена, но преувеличена сумма операции, а также для корректировки учетных данных по отдельным счетам.

3. Способом дополнительной проводки.

Применяется тогда, когда в учете  показана сумма меньшая, чем требовалось.

Для исправления такой ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку.  

 

Тема 7   Формы бухгалтерского учета

Каждая организация ведет бухгалтерский  учет по определенной форме.

Форма - это одно из центральных  и сложнейших понятий бухгалтерского учета.

Форма бухгалтерского учета - это сочетание  различных учетных регистров  и технических средств для их обработки.

Понятие «форма бухгалтерского учета» было введено Лукой Пачоли. Он описал одну из первых форм счетоводства - староитальянскую систему. Ее суть состоит в 3-х уровневой организации учета.

Для каждого уровня Л. Пачоли выделял отдельную регистр - книгу. На первом уровне проводилась фиксация фактов хозяйственной деятельности в памятной книге (мемориале). На втором уровне данные о фактах соединялись с проводками (появилось понятие Плана счетов). Здесь появляется вторая книга-журнал, где происходит перечисление фактов и указание корреспондирующих счетов по данным, отраженным в этих фактах (журнал хронологической регистрации).На третьем уровне записи о фактах группируются в третьей книге-Главной книге, где осуществляется систематизация учета. По счетам этой книги составляется баланс. Это и есть венецианская форма счетоводства. После этой формы счетоводства возникли французская, немецкая, голландская, английская, американская формы счетоводства.