Методика аудиторской проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками

     Процедура 1. Проверка достоверности (полноты и точности) фактов оприходования товарно-материальных ценностей, принятия к учету работ, услуг. Основная цель проверки – достижение уверенности в том, что на предприятии присутствует вся первичная документация по всем поступившим ценностям и всем оказанным услугам за отчетный период. Выборку на данном участке целесообразно осуществлять следующим образом: операции по поступлению товарно-материальных ценностей(ТМЦ) – выборка репрезентативная (осуществлять с помощью случайного или систематического отбора); операции по приобретению работ, услуг – выборка непредставительная, в зависимости от предмета договоров, их стоимости и прочих факторов. При этом, проверяя полноту отражения приобретенных работ, услуг, аудитор может использовать информацию о типичном «наборе» услуг, представляемых проверяемой организацией за определенный период, которую можно получить в устном опросе или используя учетные регистры за предыдущий период. Проводя эту процедуру, аудитору надлежит сверить данные первичных приходных документов с договорами на поставку с тем или иным поставщиком. Затем необходимо проверит наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке (целесообразно использовать журнал регистрации счетов-фактур). После этого следует сверить данные указанных документов с данными складского учета или с информацией от бухгалтерии о принятых к учету работах, услугах.

     ВЫВОД: Состояние учета поступления и оприходования товарно-материальных ценностей, выполненных работ, оказанных  услуг в ООО «Сеть универсамов «Алые Паруса»» аудитор оценил наличие договоров на поставку товарно-материальных ценностей, качество заключаемых договоров. Были выявлены незначительные нарушения по неправильному оформлению документов (в приходных накладных не заполнены все необходимые реквизиты).

     Процедура 2. Проверка оперативности  регистрации фактов поступления товаров  и материалов, оказания услуг. Аудитор должен установить причины расхождений (если они есть) между датами совершения хозяйственных операций и сроками их регистрации в учете, а также выяснить, имеют такие факты разовый или систематический характер. С помощью опроса главного бухгалтера (его заместителя или работника отдела по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками) аудитор должен выяснить, каким образом и в какие сроки обрабатываются поступившие на предприятие документы, каковы основные каналы поступления документов, ведется ли их централизованная регистрация, осуществляются ли работы по истребованию документов в случае их отсутствия, некомплектности или некачественности и как в таких ситуациях происходит принятие к учету ТМЦ, работ, услуг.

     ВЫВОД:В результате проверки выяснилось что никаких расхождений в своевременности регистрации фактов поступления товаров, материалов и оказанных услуг нет.

     Процедура 3. Проверка законности оформления и содержания первичной учетной документации по операциям расчетов с поставщиками и подрядчиками. Проведение этой процедуры обязательно. Ее цель – получение достаточного количества доказательств того, что весь массив первичной учетной документации имеет юридическую силу (т.е. соблюдены все требования к оформлению документации). Аудитор полистно просматривает те документы, которые были отобраны им для проверки ранее ( в соответствии с выбранными критериями). К проверке документации, оформляющей операции, по которым были обнаружены расхождения, следует подойти с особой тщательностью.

     По  результатам проведения данной процедуры  аудитор должен выявить общий  уровень соблюдения правил оформления документов по данному участку и, выявив нарушения, отразить из в акте проверки. Информация по тем операциям, где документов не удалось обнаружить, либо они оформлены неверно (отдельные реквизиты отсутствуют, либо в документах имеются неоговоренные исправления), обязательно должна быть учтена в дальнейшем, при проверке их отражения на счетах учета.

     Процедура 4. Проверка соблюдения графика документооборота. Проверка проводится с целью установить наличие или отсутствие графика документооборота по операциям с поставщиками и подрядчиками и на все ли первичные документы он составлен.

     При необходимости аудитор может  также лично проследить за движением  конкретного документа и исполнением  сроков его создания и обработки. По операциям, оформляемым документами, графики оборота которых не составлены или составлены только формально, если риск того, что первичные документы: могут отсутствовать, могут быть утеряны, будут приняты к учету (т.е. проверены и обработаны) несвоевременно, содержат приписки и др.

     Исходя  из этого на документацию, на которую  нет графиков документооборота или  эти графики реально не используются, при проведении следующей процедуры аудитор должен обратить особое внимание.

     Процедура 5. Проверка полноты  и точности регистрации  документа в учетных  регистрах. Эта проверка нацелена на получение достаточного количества доказательств того, что при принятии документа к учету были соблюдены следующие принципы:

     1.было  достаточно оснований для регистрации  документа в системе учета;

     2.все  документы, оформляющие проверяемые  операции, зарегистрированы полностью;

     3.все  документы зарегистрированы своевременно;

     4.все  документы зарегистрированы в  соответствующих данной хозяйственной  операции учетных регистрах;

     5.все  документы отражены в соответствии  с экономической сущностью операции  и по всем документам проведен  точный количественный и качественный перенос данных в систему учета;

     6.документ  принят к учету единожды.

     Выборка документов, проверяемых в рамках данной процедуры, должна проводиться  с учетом результатов предшествующих процедур. Особо внимательно следует  подойти:

     - к документам, на которые не составлены графики документооборота;

     - к операциям, где отсутствуют  либо первичные документы, либо  определенные реквизиты в них.

     ВЫВОД: Соответствие занесения данных счетов поставщиков в учетные  регистры в ООО «Сеть универсамов «Алые Паруса» занесены  верно,  т.е.  данные  первичных  документов полностью совпадают  с их отражением на счетах бухгалтерского учета.

     Процедура 6. Проверка организации  хранения документов и организации  доступа к первичной  учетной документации. Цель проведения этой процедуры – установить, соблюдены ли на предприятии правила хранения документации в процессе текущей деятельности и правила хранения документов в архиве предприятия. Если на предприятии нет четко установленного порядка хранения документации в период исполнения документов и в период хранения уже исполненных документов в архиве, возникает большой риск несанкционированного доступа к первичной учетной документации. Это, в свою очередь, может привести к утере документов, так и к разного рода злоупотреблениям с первичной учетной документацией: припискам, исправлениям в документах, уничтожению или подлогу документов.

     ВЫВОД: В ООО «Сеть универсамов «Алые Паруса» четко сформирован порядок хранения документации в период исполнения документов, соблюдена своевременная сдача документов в архив, доступ в архив происходит только через бухгалтера, который непосредственно связан с первичной учетной документацией, и руководство организации.

     Все организации обязаны хранить  первичную учетную документацию не менее 5 лет. Соблюдение этого срока также надлежит проверить в ходе проведения данной процедуры.

     Источниками информации аудитору служат графики  документооборота (где указаны сроки  сдачи документов в архив), оформленные  к передаче в архив и уже  хранящиеся в архиве дела, акты о выделении документов к уничтожению. Кроме того, в ходе проверки использована информация о наличии или отсутствии на предприятии системы паролей доступа к автоматизированным рабочим местам, на которых осуществляется создание и обработка документов данного раздела учета.

     Сведения, полученные в ходе аудита организации  первичного учета по этому разделу, используются для определения дальнейшей тактики проведения проверки учета  расчетов с поставщиками и подрядчиками (глубины проверки бухгалтерского и налогового учета, определения объемов выборки на отдельных участках и способов отбора проверяемой совокупности).  

     Учитывая  результаты проведенных ранее процедур, аудитор приступает к детальной  проверке оборотов и сальдо по счетам учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Для проверки правильности и полноты отражения в учете и отчетности операций данного раздела учета применяют следующие аудиторские процедуры.

     Процедура 7. Проверка реальности дебиторской и  кредиторской задолженности. Цель процедуры – достижение уверенности в том, что задолженности контрагентов и задолженности перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях. Наиболее эффективным способом проведения данной процедуры является инвентаризация расчетов. Учитывая, что на некоторых предприятиях инвентаризация расчетов проводится некачественно и не проводится вовсе, аудитор должен настоять на проведении этой процедуры. В ходе инвентаризации устанавливаются сроки возникновения задолженности, реальность ее погашения, тождественность расчетов с различными организациями, правильность и обоснованность числящихся по балансу сумм дебиторской и кредиторской задолженностей, а также предъявлены ли иски на взыскание просроченной дебиторской задолженности. Инвентаризацию целесообразно проводить посредством запроса к контрагенту аудируемой организации о состоянии расчетов на определенную дату с приложением к запросу расшифровки задолженности. Запросы-подтверждения или акты сверок (обычно используют именно их) могут быть оформлены на бланке предприятия. Такой запрос отправляется поставщику или подрядчику в двух экземплярах, один из которых с подтвержденной (или нет) суммой возвращается аудитору. Это одна из важнейших процедур аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как операции с кредиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными средствами представляют возможность для мошенничества, растрат и искажений данных финансовой отчетности. Необходимо принимать во внимание данное обстоятельство и знать типичные методы совершения и сокрытия подобных действий.

     Наиболее  значительных размеров мошенничество  может достигать при осуществлении  закупочных операций. Нарушения при  закупке сырья могут быть как простыми, например, предъявление в качестве оправдательных документов накладных и счетов фиктивных фирм, что легко выявляется в ходе инвентаризации и сверок расчетов, так и очень сложные, которые почти невозможно вскрыть при помощи аудиторской проверки, когда мошенничество осуществляется по взаимной договоренности должностных лиц обеих сторон сделки в целях обеспечения неверных кассовых выплат. Аудитору следует убедиться также в том, что за проверяемый период не было случаев перекрытия кредиторской задолженности перед одним контрагентом дебиторской задолженностью другого. Кроме того, суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности должны быть своевременно списаны на внереализационные доходы организации.

     ВЫВОД: При выявлении реальности дебиторской и кредиторской  задолженности  в ООО «Сеть универсамов «Алые Паруса»  выявлено  с помощью источников  информации,  что нарушений при получении товара  и его оплаты  в сроки   не  обнаружены, искажения   данных  финансовой  отчетности  также отсутствуют,   отраженная кредиторская задолженность является реальной.

     Процедура 8. Проверка правильности списания дебиторской задолженности безнадежной к взысканию. Проверке подлежат обороты по следующим субсчетам: по дебету счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» или дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Кроме того, надлежит проверить факт отражения списанных в качестве безнадежных ко взысканию сумм на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

     Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности (в общем случае 3 года), а также другие долги, нереальные ко взысканию, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации относятся на счет средств резерва сомнительных долгов либо на счет прочих доходов и расходов, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались.

     Аудитору  следует иметь в виду, что при  списании задолженности в связи с истечением рока исковой давности началом окончания срока исковой давности считается дата окончания срока исполнения обязательств должником.