Бухгалтерский учёт и контроль материально-производственных запасов в ФГОУ Нолинском техникуме механизации сельского хозяйства

Вывод: принятые материалы должны оформляться приходным ордером, который должен подписываться кладовщиком. Кроме этого в техникуме нет лимита расхода материалов (кроме расхода топлива).

Проверим полноту оприходования материалов. Для этого необходимо сверить и сопоставить документы по оплате с данными по приходу в карточках учета материалов. При этом используем выборочную проверку данных в НТМСХ.

Таблица 16

Проверка соответствия записей в карточках учета материалов данных документов об оплате

№ п/п	Дата и вид документа	Поставщик	Вид материала	Количество в документе	Данные карточки учета материалов
1.	02.12.2002	ООО «Ярис»	Подшипник 705	2 шт.	2 шт.
	счет-фактура
			Аккумулятор	1 шт.	1 шт.
			Автопокрышка	3 шт.	3 шт.
2	15.01.2003	ОАО «Силикат»	Кирпич	4000 шт.	4000 шт.
	счет-фактура
3	18.11.2002	ООО «Балерс»	обои	20 шт.	20 шт.
	счет-фактура
			Краска голубая	15 шт.	15 шт.
4	01.03.03 счет-фактура	Кирово-Чепецкий химкомбинат	нитроаммофоска	6 т	6 т
5	02.02.03 счет-фактура	Нолинский РМЗ	глушитель	2 шт.	2 шт.
6	05.01.03 счет-фактура	ООО «КЭШ»	бумага ксероксная	30 пач.	-
7	15.02.2003	«Новая техника»	Коврик для мыши	10 шт.	-
			Картридж для принтера	2 шт.	-

На основании приведённой выше таблицы на некоторые виды материальных ценностей на складе нет карточек складского учета материалов. Это означает то, что они расходуются, минуя склад. Это является нарушением. Поэтому необходимо усилить контроль над тем, чтобы абсолютно все материальные запасы сначала поступали на склад, а уже потом по накладным выдавались на различные цели.

 

4.4. Проверка использования материальных ресурсов

 

Основными источниками соответствующей проверки журнал-ордер по кредиту счета «Материалы», оборотные ведомости о движении материалов, карточки складского учета материалов, первичные документы по использованию их в производстве.

В процессе проверки устанавливают соответствие данных складского учета показателям синтетического учета. Для этого общий итог остатков в суммарном выражении по сальдовой ведомости сверяют с остатками на конец месяца, приведенными на конец месяца. Общие обороты выбытия материалов за месяц и остатки материалов на конец месяца сверяют с кредитовым оборотом и остатками по счету «Материалы» в Главной книге.

Во всех случаях отпуск материалов в производство должен производиться в пределах лимита. Процедура проверки расходных документов не должна ограничиваться только сопоставлением отпущенных ценностей с установленными лимитами и встречной проверкой документов, находящихся на складах и в бухгалтерии. Одновременно следует внимательно проанализировать данные складского учета после отпуска материальных ценностей.

На общую величину затрат на производство значительное влияние оказывает оценка материалов, методы которой определяются учетной политикой предприятия. Необходимо убедиться в неизменности в течение года способа оценки материалов.

При проверке использования материальных ресурсов   в техникуме основными этапами являются:

1. Проверка правильности списания материально-производственных запасов на производство и по другим направлениям. Для этих целей необходимо проанализировать правильность оформления документов по расходу и внутрихозяйственному перемещению материальных запасов, правильность их учета в бухгалтерии. Нужно проверить, отпускались ли материалы в производство и на другие цели без взвешивания, обмера, пересчета. Необходимо также убедиться в соблюдении действующих норм расхода и соответствии этих норм технологическим потребностям.
2. Сопоставление (сверка) данных документов на списание ценностей и соответствующих регистров бухгалтерского учета.
3. Проверка правильности корреспонденции счетов по списанию материальных ценностей со склада, расходу в производственной и непроизводственной деятельности, реализации.

Изучается также соблюдение правил выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей.

Контролёр должен убедиться, не списываются ли материальные ценности на затраты производства без предварительного их оприходования (отметок заведующего складом) и без оформления по ним расходных документов.

Проведем контроль отпуска и правильного списания материально-производственных запасов в НТМСХ.

Отпуск материалов со склада оформляется накладной, в которой предусмотрено наличие четырех подписей: руководителя, главного бухгалтера, лиц, получивших и принявших материальные ценности. Вместо подписи директора на накладных в техникуме подпись ставит руководитель структурного подразделения, для чьих нужд выдаются со склада материалы. В накладных на расход со склада материалов для хозяйственных нужд роспись ставит заместитель директора по административно-хозяйственной части, а на расход запасных частей – заместитель директора по производственному обучению. Вместо подписи главного бухгалтера ставится роспись бухгалтера, ведущего учет материально-производственных запасов, который и выписывает накладные со склада.

Не на всех накладных имеется роспись лица, получившего материальные ценности. Это говорит о том, что, возможно, движение материальных ценностей через склад происходит только на бумаге, а на самом же деле ценности приобретались, минуя материальный склад.

При списании хозяйственных материалов составляются акты на списание материальных запасов, в которых ставится количество израсходованных материалов по фактическому расходу, при этом не применяются нормы расхода материалов на конкретные работы, что увеличивает возможность мошенничества, злоупотреблений и хищений.

Вывод: на складе нет нормы запасов и нет нормы расхода, что резко снижает обеспечение контроля за расходованием материалов.

 

4.5. Анализ результатов инвентаризации

 

Основная цель такой работы техникума заключается в проверке соблюдения требований Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49.

Проверяется в НТМСХ проведение инвентаризации в случаях ее обязательного осуществления.

Проверяют наличие в бухгалтерии всех необходимых документов, подтверждающих факт проведения инвентаризации: приказов или распоряжений о проведении и составе комиссий; материальных отчетов, инвентаризационных описей, сличительных ведомостей; письменных объяснений материально ответственных лиц по результатам инвентаризаций; протоколов, приказов и других документов по рассмотрению и утверждению результатов инвентаризации. Определяется комплектность инвентаризационных комиссий.

Для проверки качества инвентаризаций анализируются данные инвентаризационных описей. Устанавливается, указаны ли в них место проведения инвентаризации, полностью ли записаны наименования материалов, их марки, сортность и другие отличительные признаки, оговорены ли исправления в установленном порядке, приведены ли на каждой странице описи показатели числа порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества всех единиц в натуральном выражении. Следует помнить и о том, что на инвентаризационных описях обязательно наличие подписей членов комиссии, а также записи материально ответственных лиц о правильности проведения инвентаризации и принятии ценностей на ответственное хранение. На инвентаризационных ведомостях техникума имеются все росписи членов инвентаризационной комиссии, указано место проведения инвентаризации и материально ответственное лицо. Но не на всех ведомостях есть постраничные итоги количества единиц в натуральном и суммовом выражении.

При изучении сличительной ведомости проверяют достоверность приведенных в ней остатков товарно-материальных ценностей по данным бухгалтерского учета и инвентаризационной описи. Данная проверка показала, что остатки по данным инвентаризационных ведомостей и бухгалтерского учета совпадают.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета в отношении материальных запасов, оказавшихся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.

Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения, при этом нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Результаты инвентаризации в техникуме отражаются в учёте и отчётности того месяца, в котором была закончена инвентаризация [10].

  Нарушения которые чаще всего встречаются при проверках и ревизиях ( Приложение 68 ).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

       Выводы и предложения

 

Экономное и рациональное использование материальных ресурсов в процессе производства является важнейшим условием повышения эффективности финансово-хозяйственной деятельности любого предприятия (организации). В связи с этим актуальность избранной темы несомненна.

Одним из условий рационального использования производственных ресурсов является нормирование складских запасов и материальных затрат. Организации должны стремиться к соблюдению норм производственных запасов каждого вида материалов, поскольку их излишек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток может привести к срыву производственного процесса. Разработка и внедрение прогрессивных технико-экономических норм и нормативов по материальным затратам содействуют не только повышению эффективности использования материальных ресурсов, но и совершенствованию планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг). Поэтому бухгалтерия призвана постоянно осуществлять контроль над качеством норм и нормативов, принимать меры по пересмотру норм с учетом новой технологии и изменений в организации труда и производства. Использование норм в учете предполагает, прежде всего, лимитирование отпуска материалов в производство.

Для контроля над состоянием производственных запасов большое значение имеет правильная организация складского учета производственных запасов. Кладовщик обязан своевременно информировать службу снабжения об отклонениях фактического остатка материалов от установленных норм, а также об остатках материалов, длительное время находящихся без движения.

Важен также выбор метода учета на складе, который должен обеспечить оперативность и достоверность количественного учета на складе, систематический контроль за правильностью документирования операций по движению материалов и соответствием остатков материалов по данным складского учета с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет материальных ценностей должен быть полностью автоматизирован и должен осуществляться с применением разработанного специально для предприятия программного обеспечения, вследствие чего повысится достоверность информации о движении и остатках материальных ресурсов, принадлежащих предприятию.

По рассматриваемому предприятию можно сделать вывод, что использование материалов контролируется только одним способом - инвентарным, но он не в состоянии определить лиц, по вине которых произошел перерасход или экономия. Поэтому для организации важно определить лимит отпуска материалов.

В целом организация учета и контроля использования материалов в техникуме соответствует требованиям, содержащимся в нормативных документах по учету материалов, однако, в ходе исследования были выявлены следующие недостатки:

• недостаточно эффективно организован контроль за рациональным использованием материальных ценностей в производстве, так как на практике применяется только инвентарный метод для контроля за использованием материалов и метод лимитирования отпуска бензина, вследствие чего создаются условия для нерационального и нецелевого использования материалов;
• рабочее место кладовщика не оснащено компьютером, что значительно усложняет работу и повышает вероятность возникновения ошибок при заполнении первичных документов, а также расхождений с данными бухгалтерского учета;
• на субсчете 080-21 «Готовая продукция столярки» не вся готовая продукция имеет стоимостную оценку;
• годовая инвентаризация производится не по состоянию на 1 октября текущего года, что противоречит нормативным актам;
• складские помещения не отвечают требованиям надежности хранения материалов.

       В целях совершенствования учета  и контроля расхода материалов  в ФГОУ Нолинский техникум  механизации сельского хозяйства представляется целесообразным предложить: